檔案信息化建設與檔案管理淺談

摘 要：檔案信息化的核心是轉變保存方式，將以實體保存的檔案管理模式轉化為以數(shù)字化信息保存的檔案管理模式，從而達到長期保存檔案信息，實現(xiàn)檔案資源共享，方便檔案尋找查閱的目的，提高檔案的管理能力。當前，大多數(shù)檔案管理部門已經(jīng)實施檔案信息化管理，但由于檔案信息化建設還處于發(fā)展探索階段，在實施過程中易受到其他因素的影響，降低檔案管理能力。因此，本文研究的目的就是通過對檔案信息化建設與檔案管理的思考，提高檔案管理質量，實現(xiàn)檔案資源的合理利用。

關鍵詞：檔案信息化；建設；檔案管理

檔案信息化是現(xiàn)代檔案管理的主要形式之一，代表了未來檔案管理的發(fā)展趨勢，檔案信息化具有顯著的優(yōu)勢，不僅有利于內(nèi)部檔案資料的長期保存，還能夠實現(xiàn)檔案資源的融合與共享。由此可見，檔案信息化建設與檔案管理至關重要，影響著檔案管理的水平。但目前檔案信息化建設與檔案管理還存在一些問題，阻礙了檔案信息化建設與檔案管理的發(fā)展。因此，分析檔案信息化建設與檔案管理存在的問題，提出應對策略，具有重要的意義。

一、影響檔案信息化建設與檔案管理效率的因素分析

（一）對檔案信息化建設缺乏正確認識

1.檔案部門信息化水平存在差異

由于各地的經(jīng)濟水平不同，檔案部門的信息化施設以及管理人員的專業(yè)能力都會存在一定的差距，導致了檔案部門信息化水平也存在較大的差距，這已經(jīng)嚴重影響了檔案管理的效率。有些部門較早使用計算機輔助管理檔案，檔案管理的信息化水平較高，但有些部門卻仍舊使用單機操作，無法實現(xiàn)資源共享，檔案管理的信息化水平較低，由此導致網(wǎng)絡技術的優(yōu)勢未被發(fā)揮，檔案信息化管理水平參差不齊等問題，從而影響了檔案信息化建設與檔案管理效率，致使檔案管理能力較低，無法合理利用檔案資源。

2.對運用信息資源存在錯誤觀念

對運用信息資源存在錯誤觀念是影響檔案信息化建設與檔案管理效率的因素之一，阻礙了檔案管理水平的提高。傳統(tǒng)檔案管理理念認為，檔案管理的目的就是將檔案入館，較好的長期的保存下來，以便以后的查閱。而現(xiàn)代信息化檔案管理的核心是實現(xiàn)資源的共享，將注意力由如何存放檔案轉移到如何充分利用檔案資源上面，以更好地利用檔案資源、服務大眾為主要目的，以提高檔案資源的利用率，發(fā)揮檔案資源更大的作用與價值。但部分管理人員的觀念還是較為傳統(tǒng)，只注重檔案資料的管理保存，不注重檔案資源的合理利用，致使檔案管理的效率低下，檔案管理水平較低。

3.檔案信息化建設改變了傳統(tǒng)檔案管理方式，是對檔案管理服務理念的變革，但部分管理人員對此缺乏正確的認識，未認識到信息技術對檔案管理的影響，信息技術對檔案管理的影響主要體現(xiàn)在三方面：一是利用信息技術實現(xiàn)檔案管理的信息化能夠提高單個部門的職能效率；二是實現(xiàn)檔案信息化的建設能夠方便檔案的管理與查閱，有效提高個人的工作效率，并為民眾提供方便；三是有利于實現(xiàn)檔案資源的共享，提升組織效率。但部分人員由于未認識到檔案信息化建設的優(yōu)勢，阻礙了檔案管理的變革，降低了檔案管理能力，影響了檔案管理的效率。因此，對檔案信息化建設缺乏正確認識是影響檔案管理效率的因素之一。

二、加強檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

1.建立網(wǎng)絡檔案

建立網(wǎng)絡檔案能夠有效提高檔案管理的效率，具有較好的效果，建立網(wǎng)絡檔案需要做到以下兩點：一是建立檔案網(wǎng)站，發(fā)揮網(wǎng)站的優(yōu)勢，通過建立內(nèi)部服務網(wǎng)站以及公眾服務平臺，提高檔案管理的服務功能，使網(wǎng)絡檔案成為檔案信息服務的平臺，大力宣傳網(wǎng)絡檔案信息，實現(xiàn)檔案信息的合理利用；二是采購必要的硬件設備，硬件設備是提高檔案管理能力的基礎，信息化的檔案管理離不開計算機設備的支持，必要的硬件設備是保證網(wǎng)絡檔案信息交換，共享的基礎條件。研究表明建立網(wǎng)絡檔案有助于提高檔案管理的安全性與可靠性，具有重要的價值。

2.加強電子文件的管理

隨著計算機檔案網(wǎng)絡的建立，越來越多的重要文件被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡上，致使電子文件的檔案管理至關重要。實踐表明，通過電子文件的管理能夠保存重要信息，使檔案信息的價值最大化，具有重要意義。因此，加強電子文件的管理十分重要，需要做到以下幾點：一是建立管理電子信息與維護檔案資源網(wǎng)絡的技術部門，保證電子文件歸檔制度化、專業(yè)化，從而增強電子文件的管理能力；二是做好電子文件的相關處理工作，在電子文件管理過程中，管理人員需要及時進行電子檔案的接收、處理、保存以及文件格式的更改等工作，保證電子文件管理的有效性；三是解決好電子文件的保存問題，電子文件的形成時間短，能否長期儲存缺乏驗證，因此在電子文件管理過程中需要解決好電子文件的保存問題，對于長期儲存的文件需要定期復制，避免出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。

3.提高信息化管理手段

提高信息化管理手段是提高檔案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有兩點：一是建立健全的管理制度，依照檔案管理的規(guī)章制度實施檔案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是轉變管理方式，從傳統(tǒng)的管理方式轉化為現(xiàn)代化的管理方式，依照工作重點提供信息，組織信息，從而達到提高信息化管理手段的目的。

4.提高檔案管理人員的業(yè)務素質

檔案管理人員的業(yè)務素質決定了檔案管理的效率，因此提高檔案管理人員的業(yè)務素質至關重要，提高檔案管理人員的業(yè)務素質主要需要做到以下幾點：一是選擇具備專業(yè)能力的檔案管理人員，檔案管理人員的工作不僅僅是存放檔案，還需要完成在網(wǎng)絡上對檔案進行儲存、接收，并對檔案格式進行修改等工作，需要管理人員具備計算機知識與能力，因此需要選擇具備專業(yè)能力，業(yè)務素質較強的管理人員。二是定期進行培訓，技術在不斷地發(fā)展，檔案管理人員也需要不斷地學習，以滿足社會對檔案管理人員日益增長的要求，通過定期組織培訓可以增加管理人員的知識儲備，使管理人員與時俱進，提高管理人員的業(yè)務素質。三是建立競爭機制，合理設置崗位，做到人盡其才，充分發(fā)揮管理人員的主動性，并激發(fā)管理人員工作的積極性。

探析檔案信息化建設與檔案管理具有重要的意義，有助于轉變傳統(tǒng)的檔案管理方式，使檔案資源得到充分的利用，提高檔案的管理能力。因此，本文主要研究了檔案信息化建設與檔案管理存在的問題以及提高檔案管理效率的策略，通過研究檔案管理的相關內(nèi)容，加深對檔案信息化建設與檔案管理的了解，提高信息化建設與檔案管理的能力?？傊瑢n案信息化建設與檔案管理的幾點思考是具有重要價值的。

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作者簡介

佘闖（1969-），男，漢族，梨樹縣人，助理館員，研究檔案管理。