人力資源檔案信息化建設(shè)的意義

趙佳

摘 要：在我國(guó)信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，人們的生活水平也在不斷的提升，先進(jìn)管理理念和技術(shù)的廣泛應(yīng)用，都為我國(guó)檔案管理工作的開(kāi)展開(kāi)辟了新的途徑。人力資源檔案作為整個(gè)檔案管理中最重要的部分，進(jìn)行人力資源檔案管理信息化 建設(shè)十分必要，需要我們必須轉(zhuǎn)變?cè)裙芾矸绞?，利用先進(jìn)的電子技術(shù)手段，推動(dòng)人力資源檔案信息化建設(shè)，提升人力資源檔案管理的效率，從而實(shí)現(xiàn)人力資源檔案信息化。筆者結(jié)合檔案信息化管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提出人力資源檔案信息化建設(shè)的必要性及意義，針對(duì)人力資源檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀，提出了推進(jìn)人力資源檔案信息化建設(shè)路徑，這對(duì)提高企事業(yè)單位人力資源管理水平具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵字：人力資源；檔案；信息化；意義

1引言

人力資源檔案的信息化主要是為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要而產(chǎn)生的，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)人力資源檔案資源為社會(huì)服務(wù)的重要途徑。因此，人力資源檔案管理部門(mén)應(yīng)該順應(yīng)人力資源檔案信息化的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)檔案管理 的相關(guān)機(jī)制進(jìn)行改進(jìn)和完善。

2人力資源檔案信息化建設(shè)的必要性及意義

2.1人力資源檔案信息化建設(shè)是構(gòu)建人力資源管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)

企業(yè)單位通常實(shí)行多層級(jí)子公司或事業(yè)部管理模式，事業(yè)單位實(shí)行人事部門(mén)主管，各部門(mén)分管的二級(jí)管理模式，管理幅度、跨度較大，人力資源檔案亦呈現(xiàn)多層級(jí)管理模式。這種多層級(jí)管理模式，使管理信息傳遞不到位，政策執(zhí)行不一致，造成人力資源檔案管理流程不規(guī)范，檔案信息轉(zhuǎn)遞、刷新不及時(shí)。未形成系統(tǒng)化的 動(dòng)態(tài)跟蹤管理，造成員工檔案的新材料不能及時(shí)存入檔或者檔案資料不完整的現(xiàn)象。因此，構(gòu)建以人力資源管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)的人力資源檔案信息化建設(shè)，是解決 人力資源檔案信息化、系統(tǒng)化、規(guī)范化的有效路徑。

2.2人力資源檔案信息化建設(shè)有利于人力資源管理工作的開(kāi)展

經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，使得目前我國(guó)各個(gè)行業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)力在不斷地加劇，人才作為企業(yè)之間競(jìng)爭(zhēng)的核心，完善企業(yè)人力資源檔案管理工作是提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵手段。企業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)人才，而健全有效的人才檔案管理體制又是保障企業(yè)人才流失的關(guān)鍵，因此，企業(yè)人力資源檔案信息化建設(shè)如何，會(huì)直接影響企業(yè)的發(fā)展和競(jìng)爭(zhēng)力的提升。針對(duì)目前我國(guó)企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r，人力資源檔案信息化建設(shè)能夠極大的提升企業(yè)人力資源管理工作的效率，更是實(shí)現(xiàn)企業(yè)人才有效管理的必要條件。原先我國(guó)企業(yè)在進(jìn)行人力資源管理還采用傳統(tǒng)的手工管理方式，這樣的方式極大的降低了企業(yè)人力資源管理的效率和質(zhì)量。改變傳統(tǒng)的人力資源檔案管理方式，利用目前先進(jìn)的信息技術(shù)手段，在實(shí)現(xiàn)信息資源共享的同時(shí)，提升人力資源管理的模式。

2.3提升檔案服務(wù)水平需要進(jìn)行人力資源檔案管理信息化建設(shè)

進(jìn)行人力資源檔案管理的最終目的就是實(shí)現(xiàn)人力資源檔案資源的共享。原先手工人力資源管理的方式已經(jīng)不能滿(mǎn)足企業(yè)對(duì)人力資源檔案信息的需求。伴隨著我國(guó)信息時(shí)代的到來(lái)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)達(dá)，強(qiáng)化人力資源檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的必然要求，信息化建設(shè)能夠極大的提升人力資源檔案服務(wù)效率和質(zhì)量，便于企業(yè)管理者利用信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行人力資源檔案管理信息的查閱，一方面降低了企業(yè)成本提升了檔案查閱的準(zhǔn)確性和效率，另一方面還實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理 的規(guī)范和統(tǒng)一。

3人力資源檔案信息化技術(shù)路徑及建設(shè)策略

3.1加大檔案信息資源整合的力度

檔案資源整合應(yīng)在“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的檔案工作體制下實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有國(guó)家檔案資源的有效配置，以適應(yīng)檔案資源社會(huì)共享的需要。檔案資源的整合的基本途徑在于整理與組合。整理不僅指檔案的基礎(chǔ)性整理（系統(tǒng)化與編目），而且包括檔案的研究性整理（編纂加工，使內(nèi)在價(jià)值得到提升）；組合則是根據(jù)整合的目標(biāo)，采取法律、行政、 技術(shù)、輿論等方面的措施使國(guó)家檔案資源在結(jié)構(gòu)上趨于合理、在配置上趨于優(yōu)化。就檔案資源整合的目的而言，檔案資源管理主要涉及物理資源整合、數(shù)據(jù)資源整合、應(yīng)用系統(tǒng)整合等方面。物理資源的整合是將已有的各類(lèi)檔案資源進(jìn)行綜合利用；數(shù)據(jù)資源的整合是將各個(gè)獨(dú)立、分散的數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)邏輯上的整合，形成社會(huì)所需的完整的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)；應(yīng)用系統(tǒng)的整合是指構(gòu)建基礎(chǔ)框架等，將不同時(shí)期、不同技術(shù)建立的系統(tǒng)，相互整合聯(lián)結(jié)構(gòu)成一個(gè)整體。

3.2選擇合適的人力資源檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程

在梳理人力資源管理體系基礎(chǔ)上，企事業(yè)單位應(yīng)該積極與管理軟件供應(yīng)商、相關(guān)專(zhuān)門(mén)管理咨詢(xún)公司充分溝通，把企事業(yè)內(nèi)部的管理語(yǔ)言轉(zhuǎn)化為技術(shù)人員、操作人員易于理解的信息技術(shù)的語(yǔ)言進(jìn)行軟件開(kāi)發(fā)。此外，在選擇信息軟件和系統(tǒng)時(shí)，首先要注意分析軟件產(chǎn)品與企業(yè)自身管理需求之間是否能夠契合，企事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身情況，綜合考慮各項(xiàng)因素，選擇相關(guān)軟件產(chǎn)品。企事業(yè)單位應(yīng)以自身所處的行業(yè)、面對(duì)的群體以及未來(lái)戰(zhàn)略的發(fā)展方向?yàn)橹笇?dǎo)，去尋找并創(chuàng)建適合本單位的人力資源管理與人力資源檔案信息化建設(shè)相兼容或集于一體的管理系統(tǒng)。

3.3人力資源檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變

要實(shí)現(xiàn)人力資源檔案信息化建設(shè)，首先要做的就是對(duì)人力資源檔案的管理模式進(jìn)行優(yōu)化。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，人力資源檔案管理系統(tǒng)也在不斷優(yōu)化升級(jí)，為了促進(jìn)我國(guó)人力資源檔案建設(shè)與時(shí)代接軌，與國(guó)際信息接軌，必須與時(shí)俱進(jìn)，推進(jìn)人力資源檔案信息化管理，采取現(xiàn)代化、信息化的管理方式，利用信息資源，以達(dá)到更快捷、更準(zhǔn)確、更科學(xué)地為人事工作提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。首先，健全人力資源檔案網(wǎng)上信息系統(tǒng)，將人力資源檔案信息錄入系統(tǒng)，便于部門(mén)進(jìn)行高效查詢(xún)。其次，實(shí)現(xiàn)電子材料與紙質(zhì)材料的聯(lián)合，將紙質(zhì)人力資源檔案與信息系統(tǒng)、各項(xiàng)登記本聯(lián)系起來(lái)，互相核對(duì)，找出人力資源檔案內(nèi)容不完整、不規(guī)范之處，及時(shí)修正，促進(jìn)人力資源檔案管理的規(guī)范性。

3.4加大培訓(xùn)，提升檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)

企事業(yè)單位需要充分發(fā)揮企事業(yè)單位人力資源檔案管理信息化的作用，取得長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，人才是重中之重。人力資源檔案管理工作是專(zhuān)業(yè)性、政治性、機(jī)密性較強(qiáng)的工作，涉及個(gè)人的隱私和企業(yè)員工的成長(zhǎng)、工作、遵紀(jì)守法的記錄，其材料份數(shù)多，資料復(fù)雜，實(shí)現(xiàn)信息化管理，對(duì)檔案管理人員要求，不僅具備一定的政治素養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，還要具備一定的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、電腦操作知識(shí)、速錄技能、一定的軟件應(yīng)用能力和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，才能做好人力資源檔案材料的管理和存放，才能做好人力資源檔案的信息化維護(hù)和管理。因此，要組建一支高素質(zhì)和高水平的使用和維護(hù)隊(duì)伍，一方面應(yīng)該不遺余力地吸引優(yōu)秀的復(fù)合人才；另一方面應(yīng)該重視企業(yè)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，重點(diǎn)是使用人員對(duì)信息系統(tǒng)的保密意識(shí)和規(guī)章制度及操作規(guī)程培訓(xùn)，并對(duì)使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)組織學(xué)習(xí)，讓使用人員熟悉實(shí)際情況。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著時(shí)代的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)的水平的提升，信息化技術(shù)應(yīng)用的范圍越來(lái)越廣泛，企業(yè)之間競(jìng)爭(zhēng)也在不斷加劇，因此實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為企業(yè)生存和發(fā)展的重要和關(guān)鍵手段，將目前發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)有效的應(yīng)用都人 力資源檔案管理中去，建立人力資源檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，便于人力資源檔案的查詢(xún)、管理，更能夠提升企業(yè)在激勵(lì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中競(jìng)爭(zhēng)力，減少企業(yè)人才的流失，實(shí)現(xiàn)企業(yè)長(zhǎng)期穩(wěn)定的發(fā)展。

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