電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理淺析

李華

摘 要：隨著信息時代和大數(shù)據(jù)時代的到來，政府部門檔案、資料管理和文件處理方式也由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件時期進入到了電子政務(wù)時代。電子政務(wù)是利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，用文字、圖片、影音資料的形式，把政府工作事務(wù)錄入計算機信息系統(tǒng)，用數(shù)字化資料進行信息的錄入、生成、保存和傳遞，對于具有保密級別的資料，按相應(yīng)的密級進行加密并設(shè)置權(quán)限，對于公眾參與的公開信息，放到網(wǎng)絡(luò)平臺上，由需要辦理該項事務(wù)的機關(guān)、單位或個人通過網(wǎng)絡(luò)填報，后臺進行保存和整理、電子政務(wù)極大了提高了政府工作效率，讓政府行政工作更加透明，有利于提高政府的公信力。因此，各級地方政府應(yīng)當充分重視電子政務(wù)管理工作的重要性，積極了解的研究當前遇到的問題，并做出科學(xué)合理的解決方案。

關(guān)鍵詞：電子政務(wù)；檔案管理；問題；對策

1 電子政務(wù)檔案管理的重要性

電子政務(wù)檔案管理的本質(zhì)是對各類電子政務(wù)文件進行篩選、整理、審查，將其中具有保存價值的電子政務(wù)文件進行進一步的收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用。與傳統(tǒng)檔案管理相比，現(xiàn)代的電子政務(wù)檔案管理主要面臨三個方面的問題，其一，檔案管理的主要內(nèi)容是將有價值的政府文件以及相關(guān)單位的文件備案。傳統(tǒng)的檔案管理為“收、管、用”，而“收”和“管”在其中占有主導(dǎo)地位，現(xiàn)代的電子政務(wù)檔案管理則更加注重“用”。其二，建立統(tǒng)一的、互通有無的共享信息資源網(wǎng)絡(luò)體系更是互聯(lián)網(wǎng)時代電子政務(wù)檔案管理的主要工作內(nèi)容。其三，電子政務(wù)檔案保密管理的審查更加嚴格，事實上檔案管理本身就要嚴格遵守保護國家秘密的要求，而電子政務(wù)檔案在審核、管理與使用中的要求更加的細致，特別是對于那些不適合公開的電子政務(wù)檔案，更要嚴格按照國家保密政策執(zhí)行。2017年3月《國務(wù)院辦公廳關(guān)于開展第一次全國政府網(wǎng)站普查的通知》中指出，在新時期要不斷建立和完善電子政務(wù)工作中各個環(huán)節(jié)的制度與規(guī)范，要加快推進電子政務(wù)工作的展開，為社會經(jīng)濟的發(fā)展與群眾生活提供更好更加便利的服務(wù)。這是我國政府和人民群眾對電子政務(wù)提出的新要求，如何能夠更好地開展公共服務(wù)工作，也給電子政務(wù)檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。這要求檔案行政管理部門除了加強電子政務(wù)的內(nèi)部建設(shè)之外，還要不斷地實踐摸索，探索出一條有效的電子政務(wù)檔案管理工作路徑。

2 電子政務(wù)檔案管理存在的問題

2.1 電子檔案管理安全問題

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的安全存在著諸多無法避免的問題，這主要包括在以下幾的個方面。第一，技術(shù)因素。電子技術(shù)水平的高低直接關(guān)系著電子檔案的安全與否，無論是遭遇到病毒、黑客的攻擊，還是軟件與硬件出現(xiàn)的漏洞，或者系統(tǒng)和設(shè)備出現(xiàn)故障，都有可能會對其產(chǎn)生損壞，嚴重者還有可能面臨數(shù)據(jù)或文件丟失的問題。第二，自然或社會因素。電子檔案保管對場所有特定的要求，如其所處的環(huán)境出現(xiàn)高溫、高濕或地震、火災(zāi)等情況，都有可能出現(xiàn)損害電子檔案或數(shù)據(jù)文件丟失的情況。第三，管理因素。主要表現(xiàn)在管理上的疏漏，如權(quán)責(zé)不明確、操作不當、以及各種工作時出現(xiàn)的失誤，這些都會威脅到電子檔案的安全。

2.2 管理主體不明確

大多數(shù)情況下電子檔案是存貯在業(yè)務(wù)部門，由此來講，業(yè)務(wù)部門的管理權(quán)限比檔案部門更大。但實際上，其管理權(quán)限應(yīng)該由檔案和業(yè)務(wù)兩個部門共同擁有，但是，這樣一來，如果出現(xiàn)了電子檔案被篡改或莫名丟失的情況，短時間內(nèi)很難明確是誰的責(zé)任過失。

2.3 資金人才投入不足

目前，在我國電子政務(wù)已經(jīng)全面鋪開，在更好，更便捷地為公眾提供服務(wù)的同時，我們的電子政務(wù)檔案管理工作也取得了一定的經(jīng)驗與成績。但是，電子政務(wù)的發(fā)展也越發(fā)顯現(xiàn)出一些現(xiàn)實問題亟待解決，其中投入資金技術(shù)不足，專業(yè)人才隊伍建設(shè)相對滯后，則成為限制其長遠發(fā)展的短板。一方面，由于在建設(shè)初期需要大量的資金投入與較高的技術(shù)支持，致使電子政務(wù)檔案管理建設(shè)緩慢，從而嚴重影響了其進一步的工作開展，限制了對公眾服務(wù)水平的提高；另一方面，隨著計算機技術(shù)的不斷更新，要求與其相關(guān)的工作人員具有更強的技術(shù)能力，但實際中卻常常是專業(yè)隊伍的人才梯隊建設(shè)斷檔，專業(yè)技術(shù)能力不足，工作人員技術(shù)更新跟不上現(xiàn)實技術(shù)的快速發(fā)展。

3 解決電子政務(wù)系統(tǒng)檔案管理問題的措施

3.1 加強電子政務(wù)檔案安全

想要確保電子政務(wù)檔案安全，就必須從全方位多角度來解決其安全隱患。首先，技術(shù)方面，結(jié)合實際工作情況，提倡自主研發(fā)管理系統(tǒng)，對現(xiàn)有的工作平臺，可以通過實施加密、備份來提高安全等級，并做好殺毒與防黑客措施來保證電子檔案的安全；第二，管理方面，必須建立一套完善的監(jiān)督管理體系，時刻提醒工作人員的安全意識，加強學(xué)習(xí)、引進人才，提高管理人員的專業(yè)水平；第三，法律法規(guī)，通過建立和完善電子政務(wù)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，加強對檔案憑證的確定，規(guī)范化電子檔案的操作、安全、管理及相關(guān)工作。

3.2 明確管理責(zé)任

電子政務(wù)必須要明確管理職責(zé)和責(zé)任主體，想要做到這一點，就需要各單位的“一把手”領(lǐng)導(dǎo)高度重視。與此同時，電子政務(wù)的建設(shè)與管理除了需要“一把手”總負責(zé)之外，還需要建立由“一把手”直接領(lǐng)導(dǎo)下檔案管理小組，負責(zé)規(guī)劃、組織指導(dǎo)以及監(jiān)督實施檔案信息化建設(shè)，電子政務(wù)系統(tǒng)檔案管理小組為責(zé)任主體擔(dān)負著全部的管理職責(zé)，唯有這樣，才能保證電子政務(wù)持續(xù)健康發(fā)展。

3.3 加大資金人才投入

電子政務(wù)檔案管理工作如何才能獲得良性發(fā)展。就一定要加強電子政務(wù)的建設(shè)，這其中不僅僅是基礎(chǔ)設(shè)施的更新?lián)Q代，更重要的是加強專業(yè)人才隊伍的培養(yǎng)，如何做到這一點，這就需要政府加大資金支持力度和相關(guān)政策的扶持，隨著電子政務(wù)的發(fā)展，電子檔案管理部門的工作量也在不斷地隨之增加，各種新的問題也會不斷出現(xiàn)。因此，在實際的檔案管理工作中，要加強專業(yè)人才的培養(yǎng)，加大科技研發(fā)的投入。在實際工作中，可以根據(jù)不同類型工作人員的職責(zé)，通過科學(xué)合理的培訓(xùn)方式使工作人員的電子信息技術(shù)應(yīng)用能力和綜合業(yè)務(wù)管理能力得到切實提高，如此形成良性循環(huán)之后，才更有利于推進電子政務(wù)的檔案管理工作的發(fā)展。

4 結(jié)論

電子政務(wù)是當前社會發(fā)展的方向，目前檔案管理部門面臨一個重要課題就是如何有針對性地做好檔案行政管理與服務(wù)工作。本文從電子政務(wù)系統(tǒng)管理的重要地位著手，對當前電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理面臨的問題進行了簡要分析，并提出了相應(yīng)的一些解決措施。