加強(qiáng)中職學(xué)校的學(xué)生檔案管理研究

張健 姚齊

【摘要】中職學(xué)校作為我國(guó)培養(yǎng)技能型人才的院校，承擔(dān)著為社會(huì)輸送技術(shù)技能人才的重任，隨著國(guó)家的教育改革，國(guó)家對(duì)職業(yè)教育投入了更多的建設(shè)，對(duì)中職院校的改革也更加重視。而學(xué)生檔案作為記錄學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的基本資料，是能對(duì)學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、能力和變化的最直觀的表達(dá)，對(duì)學(xué)生今后的發(fā)展有著重要價(jià)值。因此中職學(xué)校需要對(duì)學(xué)生檔案管理更加重視，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，提出問(wèn)題，解決問(wèn)題，這樣才能更好的為學(xué)生服務(wù)，為學(xué)生的發(fā)展添磚加瓦。

【關(guān)鍵詞】中職學(xué)校 檔案管理 優(yōu)化建議

隨著我國(guó)教育教學(xué)的不斷發(fā)展，各個(gè)中職院校開(kāi)始改革，隨著招生規(guī)模的不斷擴(kuò)增，中職院校也開(kāi)始面臨挑戰(zhàn)，作為我國(guó)培育技能型人才的院校，如何吸引學(xué)生，如何使教學(xué)優(yōu)化培養(yǎng)人才，更重要的是使學(xué)生擁有一個(gè)美滿的前程，其中如何做好學(xué)生的檔案管理工作，提高學(xué)生檔案質(zhì)量，也是與其息息相關(guān)的。

一、中職學(xué)校的學(xué)生檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案的重視程度淡薄

目前，大多數(shù)學(xué)生進(jìn)入中職學(xué)校是為了學(xué)習(xí)一技之長(zhǎng)，能夠幫助未來(lái)的工作發(fā)展，所以中職學(xué)校的管理者也往往將工作重心放在提高辦學(xué)力度和對(duì)學(xué)生的教育教學(xué)之上，使得學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案的重視不足，學(xué)生檔案的管理也隨之出現(xiàn)問(wèn)題。中職學(xué)校學(xué)生檔案管理的邊緣化情況的出現(xiàn)也是中職學(xué)校管理者出現(xiàn)辦學(xué)理念失誤的體現(xiàn)之一。同時(shí)中職學(xué)校的學(xué)生對(duì)學(xué)生檔案不重視，填寫的檔案格式不規(guī)范、甚至將重要信息漏填錯(cuò)填，使得學(xué)生檔案管理問(wèn)題叢生；還有一些學(xué)生報(bào)道不準(zhǔn)時(shí)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等，使學(xué)生檔案缺漏現(xiàn)象出現(xiàn)，更加大了檔案管理工作的難度。

（二）學(xué)生檔案管理的不規(guī)范

由于學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案管理的重視程度淡薄，學(xué)生檔案管理工作的職務(wù)空缺或是讓管理人員身兼多職，由于上級(jí)管理者的不重視，該職務(wù)沒(méi)有相關(guān)培訓(xùn)，也沒(méi)有相關(guān)榮譽(yù)，使得檔案管理者沒(méi)有良好的業(yè)務(wù)水平，沒(méi)有專業(yè)的職業(yè)技能，也沒(méi)有從業(yè)的興趣，工作出現(xiàn)怠慢，所以更不會(huì)有整齊明了的學(xué)生檔案管理規(guī)范。有些中職學(xué)校還將學(xué)生檔案管理工作交給學(xué)生管理，加上學(xué)校缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使學(xué)生檔案管理問(wèn)題火上澆油。學(xué)生檔案管理工作不受重視，使得學(xué)生檔案管理者的崗位也常常變動(dòng)，沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)范的管理程序，學(xué)生檔案管理的工作難以進(jìn)行也理所應(yīng)當(dāng)了。在某些中職學(xué)校由于學(xué)校管理層并沒(méi)有為學(xué)生檔案管理配備專業(yè)的人員或?qū)W生檔案管理人員工作懈怠，使得學(xué)生檔案的內(nèi)容缺少參考性，在錄入學(xué)生信息時(shí)沒(méi)有規(guī)范性，管理者對(duì)學(xué)生專業(yè)鑒定如出一轍，沒(méi)有創(chuàng)新，這使得學(xué)生檔案變成沒(méi)有利用價(jià)值的累贅。

（三）學(xué)生檔案管理設(shè)備的不完善

目前，大多數(shù)中職學(xué)校的學(xué)生檔案都是以紙質(zhì)材料為主，而檔案需要分門別類，學(xué)生檔案分類管理需要耗費(fèi)人力物力，檔案的存儲(chǔ)也需占據(jù)學(xué)校的空間，某些中職學(xué)校為了省去這一部分開(kāi)銷，對(duì)學(xué)生們的檔案并不做分類管理，而是集中堆放，當(dāng)學(xué)生就業(yè)或檔案轉(zhuǎn)移或?qū)W校對(duì)學(xué)生進(jìn)行審查需要學(xué)生檔案時(shí)，會(huì)對(duì)查找學(xué)生檔案出現(xiàn)費(fèi)時(shí)費(fèi)力的情況。同時(shí)，由于學(xué)生的檔案具有歸檔工作量大、存儲(chǔ)數(shù)量多、整理時(shí)間長(zhǎng)等特點(diǎn)，傳統(tǒng)的手動(dòng)記錄已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)代信息化技術(shù)發(fā)展的需求。所以目前各個(gè)學(xué)校需要一套統(tǒng)一規(guī)范的學(xué)生檔案管理應(yīng)用程序，以保證學(xué)生檔案的信息數(shù)據(jù)及時(shí)變更。

二、對(duì)加強(qiáng)中職學(xué)校的學(xué)生檔案管理的建議

（一）加強(qiáng)學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案的重視程度

通過(guò)加大宣傳力度，增強(qiáng)師生對(duì)學(xué)生檔案的重視程度，積極維護(hù)和支持學(xué)生檔案管理工作，提高學(xué)生維護(hù)自己檔案的意識(shí)。通過(guò)宣傳讓大家意識(shí)到，學(xué)生檔案是事關(guān)中職學(xué)校全面推進(jìn)素質(zhì)教育、向社會(huì)輸送優(yōu)良技術(shù)型人才和中職學(xué)生畢業(yè)就業(yè)的大事。培養(yǎng)中職學(xué)生對(duì)檔案材料的填寫的重視，做到檔案內(nèi)容詳細(xì)完整、格式統(tǒng)一規(guī)范、字跡清晰簡(jiǎn)潔、無(wú)缺漏錯(cuò)填等符合要求的形式。對(duì)于報(bào)道不準(zhǔn)時(shí)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等情況學(xué)生和管理者要主動(dòng)維護(hù)學(xué)生自身的檔案，主動(dòng)申請(qǐng)檔案跟隨本人，避免學(xué)生檔案遺失。同時(shí)，還需要提高教育主管部門對(duì)中職學(xué)校學(xué)生檔案管理重視程度，使其對(duì)中職學(xué)校學(xué)生檔案管理方面投入更多的經(jīng)費(fèi)，還需要對(duì)基層檔案管理人員進(jìn)行更多的培訓(xùn)。中職學(xué)校的管理者也需要對(duì)學(xué)生檔案工作更加重視，加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，還可以增加優(yōu)秀學(xué)生檔案管理者的表?yè)P(yáng)榮譽(yù)，從而轉(zhuǎn)變檔案管理人員的對(duì)工作不夠重視的觀念。

（二）改善學(xué)生檔案管理的規(guī)范性

在中職院校學(xué)生檔案管理中，中職院校要與學(xué)生檔案管理工作人員建立全面、完善、統(tǒng)一的學(xué)生檔案管理制度，規(guī)范學(xué)生檔案管理工作，調(diào)動(dòng)學(xué)生檔案管理人員的工作積極性，細(xì)化學(xué)生檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任，使學(xué)生檔案管理人員對(duì)學(xué)生檔案的管理工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，并要求學(xué)校的每個(gè)職能部門都積極配合學(xué)生檔案管理工作。對(duì)學(xué)生檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，其十分重要的一步是提高管理人員的職業(yè)素質(zhì)、道德素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)以及服務(wù)意識(shí)，因此學(xué)校管理層要定時(shí)對(duì)學(xué)生檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，并且日常還需不斷的專業(yè)學(xué)習(xí)和高校之間進(jìn)行意見(jiàn)交換，不斷更新學(xué)生檔案管理的理念與模式。同時(shí)還需對(duì)檔案管理人員進(jìn)行選拔，對(duì)于不合格的管理人員，要進(jìn)行一對(duì)一培訓(xùn)或是替換，不斷增強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)、道德素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)，建立起從事檔案管理工作的職業(yè)感和責(zé)任感，為學(xué)生提供更優(yōu)良的就業(yè)機(jī)會(huì)，為企業(yè)用人單位提供實(shí)事求是的檔案內(nèi)容。

（三）完善學(xué)生檔案管理設(shè)備

對(duì)于以紙質(zhì)材料為主的學(xué)生檔案，要進(jìn)行分門別類，建立其統(tǒng)一規(guī)范的學(xué)生檔案管理操作間，方便對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行查找和整理。在填寫檔案信息時(shí)，要使用統(tǒng)一規(guī)格的紙張，對(duì)紙張材料和字跡材料應(yīng)用耐久不易損耗的，使得學(xué)生檔案方便保存，同時(shí)還需對(duì)檔案管理場(chǎng)地進(jìn)行防潮、通風(fēng)、防蟲、防鼠等保護(hù)項(xiàng)目。隨著現(xiàn)代化信息化的發(fā)展，電子化的辦公平臺(tái)越來(lái)越受到辦公人員的青睞，在學(xué)生檔案管理的工作中，除了保障硬件設(shè)施合格，還需要對(duì)信息儲(chǔ)存方式進(jìn)行優(yōu)化，最好的方式就是將學(xué)生檔案信息化，學(xué)校應(yīng)加大信息化建設(shè)投入，建立電子數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣可以做到提高工作效率、實(shí)時(shí)進(jìn)行監(jiān)控、資源可以共享、方便更新查找、保證信息完整，使學(xué)生檔案管理更加簡(jiǎn)潔明了，方便工作人員管理，也方便了師生對(duì)學(xué)生檔案的填寫。

三、結(jié)語(yǔ)

目前，中職學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作中仍然存在很多的缺陷和問(wèn)題，如何健全中職學(xué)校學(xué)生檔案管理工作，關(guān)系到學(xué)生今后的發(fā)展，也影響著學(xué)校的教育教學(xué)效率和對(duì)社會(huì)的貢獻(xiàn)。因此，改善中職學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作刻不容緩。

參考文獻(xiàn)：

[1]李明啟.淺談加強(qiáng)中職學(xué)校學(xué)生檔案管理的新舉措[J].課程教育研究，2017，（18）.