關(guān)于加強(qiáng)檔案館檔案資源建設(shè)的思考

張兆赫

摘 要：檔案管理部門(mén)的最終目標(biāo)是為實(shí)際的工作收集、存儲(chǔ)和管理檔案。因此，檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用是檔案管理部門(mén)的一項(xiàng)重要任務(wù)。尤其是在一些組織中，存在大量的檔案，它包含了大量的信息資源，并與實(shí)際工作密切相關(guān)。因此，有必要開(kāi)展深加工這部分文件，以便為用戶提供高質(zhì)量的服務(wù)和反映檔案信息資源的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：檔案館；資源；建設(shè)；思考

一、開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的途徑。

隨著人們對(duì)檔案的日益重視，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用形式不斷增加。主要在以下方面：

1.文件進(jìn)行編輯

檔案室的使用是檔案管理工作最傳統(tǒng)的形式，也是檔案部門(mén)最基本的工作之一在檔案管理工作中，檔案管理員將原始資料從原始資料中精心提煉出來(lái)，并編入出版物，供出版和內(nèi)部參考。這可以有效地節(jié)省時(shí)間和改進(jìn)文件用戶的使用效率，也能有效地反映文件的使用頻率，充分體現(xiàn)了文件存儲(chǔ)的重要意義。

2.利用當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)的便利，為用戶提供檔案信息

這是自網(wǎng)絡(luò)普及以來(lái)，檔案信息資源開(kāi)發(fā)的一種新形式，也成為當(dāng)前檔案服務(wù)方法的主要形式。

3.建立當(dāng)前文檔查詢和利用中心

這是檔案部門(mén)近年來(lái)在檔案開(kāi)發(fā)利用方面所采取的一項(xiàng)重要措施，也受到各界人士的廣泛好評(píng)。

二、是檔案信息的開(kāi)發(fā)利用存在不足

1.信息的衰減和質(zhì)量的不均勻性存在于編譯研究的結(jié)果中。由于編制結(jié)果比檔案的原始信息要小，在編制過(guò)程中，編制人員的專業(yè)水平和質(zhì)量也存在差異，所以說(shuō)，編輯和研究結(jié)果中信息的衰減是一個(gè)特別普遍的問(wèn)題。

2.在提供檔案信息的服務(wù)中，檔案室缺乏服務(wù)意識(shí)，服務(wù)模式中存在不科學(xué)的地方，導(dǎo)致服務(wù)效率低下，不利于搜索和保存，尤其是原始文件的安全性，其隱患更大

3文獻(xiàn)檢索和利用中心的及時(shí)性很差，因?yàn)閺氖占嚼眯枰欢ǖ臅r(shí)間，所以在檔案部門(mén)使用現(xiàn)有文件一定會(huì)有滯后性。

三、是加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用

1.通過(guò)合作，加強(qiáng)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用

由于檔案開(kāi)發(fā)人員存在著專業(yè)素質(zhì)不高的問(wèn)題，檔案的開(kāi)發(fā)利用有必要通過(guò)使用外部參考來(lái)加強(qiáng)。同時(shí)，有必要加強(qiáng)檔案工作與社會(huì)的方方面面之間的聯(lián)系和交流，以便更好地使它更接近社會(huì)。此外，還應(yīng)該采用激勵(lì)方法，積極的調(diào)動(dòng)單位和個(gè)人檔案開(kāi)發(fā)利用檔案信息的使用，促進(jìn)檔案工作的積極參與檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用。

2.加快檔案數(shù)字化建設(shè)

數(shù)字檔案的建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的系統(tǒng)工作。因此，為了更好地提供在線服務(wù)，需要建立一個(gè)基于數(shù)字信息技術(shù)的、健全的數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)質(zhì)量控制系統(tǒng)，為用戶提供文件信息、文件信息處理產(chǎn)品和咨詢等在線服務(wù)。同時(shí)，在目前各類檔案網(wǎng)站普遍建立的現(xiàn)狀下，有必要開(kāi)展有效的檔案服務(wù)。這將是一種新型的檔案利用方式，具有很好的發(fā)展前景。此外，作為檔案管理部門(mén)，還需要充分利用高校和科研院所的資源，使檔案網(wǎng)站更加廣泛和互動(dòng)，為用戶提供更好的檔案信息服務(wù)。

3.結(jié)合政府信息披露工作。

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，相應(yīng)的我們也應(yīng)該提高檔案的開(kāi)放程度。由于使用文件的范圍和用戶的組成是多樣化的，所以，在繼續(xù)文件閱讀中心工作的同時(shí)，我們還必須提高檔案的開(kāi)放性，以分期和分批方式逐漸向社會(huì)開(kāi)放。與此同時(shí)，公開(kāi)文件的列表也被公布了。我們必須嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》，使已經(jīng)形成30多年的檔案及時(shí)向全社會(huì)開(kāi)放。正確處理文件的打開(kāi)和保密性。建立合理、科學(xué)的公開(kāi)和保密文件，妥善處理檔案的開(kāi)放性和保密性是必要的。此外，檔案工作人員還應(yīng)注重培養(yǎng)兩種能力。第一是科學(xué)管理檔案的能力，第二種是閱讀和解析存檔文本的能力和習(xí)慣。在這個(gè)方面，我們應(yīng)該要借鑒國(guó)外檔案工作相對(duì)成熟的經(jīng)驗(yàn)，分配一定數(shù)量的高級(jí)人員負(fù)責(zé)口譯檔案和文件，并為之展開(kāi)工作

4.加強(qiáng)資源整合

計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案信息資源的管理，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的數(shù)字化，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的集中，提高了整個(gè)社會(huì)對(duì)檔案信息資源的利用。在對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型的同時(shí)，要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整合。所謂整合檔案信息資源，就是把重點(diǎn)放在特定的主題上，集中信息資源集中在分散的文件上，集中在某一領(lǐng)域或某一對(duì)象的基本情況。檔案信息資源的整合包括傳統(tǒng)的和數(shù)字的集成內(nèi)容。這種融合可以進(jìn)一步提高檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用水平，為今后數(shù)字檔案的建立打下良好的基礎(chǔ)。

5.全面提高檔案人員的整體素質(zhì)

檔案保管員的作用之一是在廣大信息和各類用戶之間充當(dāng)信息中介，承擔(dān)組織管理和信息傳播的重要功能。因此，有必要提高檔案本身的質(zhì)量，作為信息時(shí)代的檔案保管員，他必須成為一個(gè)“全能”人員。并且能最大限度的加強(qiáng)檔案工作中的服務(wù)創(chuàng)新。能夠根據(jù)檔案部門(mén)不同時(shí)期的輕重緩急，加強(qiáng)與其他行業(yè)的聯(lián)系，走出“孤獨(dú)”，了解社會(huì)各界對(duì)檔案信息和檔案工作的需求，積極提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，也只有這樣做，檔案館檔案資源的建設(shè)才能取得較好的效果。

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