深化信息化建設(shè)提升檔案管理水平的研究

摘 要：隨著社會經(jīng)濟技術(shù)的逐漸普及，計算機數(shù)據(jù)信息處理技術(shù)逐漸普及到各行各業(yè)，傳統(tǒng)型人力式檔案管理在工作中往往會出現(xiàn)數(shù)據(jù)處理誤差，同時也十分耗費人力。而實現(xiàn)檔案管理的信息化，無疑是該行業(yè)人群的一大福音。本文以當前企業(yè)信息建設(shè)為出發(fā)點，深入探析信息化檔案管理在推進企業(yè)發(fā)展中的必然性，并就如何提升企業(yè)檔案管理質(zhì)效作簡要概述，希冀對強化企業(yè)信息管理有借鑒意義。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè)；檔案管理；水平提升；策略探析

市場經(jīng)濟隨科技發(fā)展、社會進步而逐漸顯現(xiàn)出復(fù)雜性、多樣性，大數(shù)據(jù)時代之下企業(yè)發(fā)展對信息技術(shù)的依賴性漸次提升。但綜觀當下，許多企業(yè)由于技術(shù)上無法跟進時代潮流、資金上無法更新管理設(shè)備，還保存人工化檔案管理模式，這不僅無益于企業(yè)發(fā)展，更對企業(yè)的社會效益產(chǎn)生不利影響。如果能夠積極構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，注重資源信息管理、部門構(gòu)建管理、信息收集管理等綜合因素的提升作用，是一個企業(yè)實現(xiàn)“高質(zhì)高效”完成任務(wù)的重要保障。

1 信息化檔案管理模式意義重大

1.1 檔案是企業(yè)的信息來源庫

每一個企業(yè)單位在發(fā)展過程中，都具有富有自我特色的、自我的發(fā)展記憶數(shù)據(jù)，而這些數(shù)據(jù)又能夠?qū)ζ髽I(yè)、社會甚至國家發(fā)展起到積極作用，具有保存的必要性。同時檔案又是一個企業(yè)發(fā)展歷程的最權(quán)威見證，也是對一個企業(yè)進行剖析的最直接信息資源，使人能夠通過檔案資料的查閱，深刻了解一個企業(yè)的發(fā)展經(jīng)驗、實踐以及文化理念，所以檔案又具有企業(yè)文化知識的深刻意義[1]。企業(yè)檔案管理實現(xiàn)技術(shù)化、信息化，使繁復(fù)的檔案資料實現(xiàn)統(tǒng)一化、有序化，使資料查閱變得便捷化、簡易化。將文件信息、圖像資源以及表格信息等資料一一規(guī)劃入一個統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，保證了查閱者能夠在最短的時間找到最滿意的資源，大大提升便捷性。

1.2 促使資源合理利用和統(tǒng)一管理

舊式人工化的檔案管理相較于信息化管理模式具有不可忽視的局限性，對于企業(yè)而言，對人力、物力以及時間造成許多不便，對所涉及的信息資料而言，還會存在由于氣候、溫度或者事故等原因造成的資料缺失的危險，造成許多珍貴信息丟失。而技術(shù)化、系統(tǒng)化管理模式之下的檔案管理，首先能夠很大限度為企業(yè)發(fā)展節(jié)省更多的人力資源，降低人工管理時間比例，然后還可以很大程度上實現(xiàn)有力資源的整合，達到“優(yōu)選劣汰”的效果，同時還能實現(xiàn)各類資源的統(tǒng)一管理，實現(xiàn)資源的定期更新和改進，綜合提升企業(yè)檔案資源的綜合效益。

2 實現(xiàn)檔案管理信息化策略分析

2.1 提升檔案管理信息化意識

對于一個企業(yè)而言，檔案管理工作應(yīng)該受到上下一同重視，因為檔案管理涉及的資源種類豐富、觸及內(nèi)容也是各有特點，要緊扣檔案信息化發(fā)展有益于促進檔案管理事業(yè)的進一步提升和發(fā)展，緊抓檔案資源的發(fā)展效益，加大檔案信息化管理事業(yè)的建設(shè)[2]。領(lǐng)導(dǎo)需要強化信息資源整合工作，加強信息化管理電子系統(tǒng)的建設(shè)、完善或更新。同時也需要企業(yè)員工能夠積極、主動配合領(lǐng)導(dǎo)安排，能夠提供合適的管理方案和數(shù)據(jù)信息。

比如，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在構(gòu)建信息還檔案庫的時候，需要綜合考察企業(yè)信息資源容量大小、實際有效資源數(shù)量以及技術(shù)設(shè)備開銷約數(shù)大小等，同時還要有資源共享意識，設(shè)計對員工“開放”式管理系統(tǒng)。

2.2 強化企業(yè)內(nèi)部建設(shè)

企業(yè)檔案資源管理的信息化工程并不是單一性、臨時性的，而是綜合型、廣闊性的，也就是說企業(yè)的信息資源管理工作是一項需求量大、涉及范圍廣的工作，這就要求企業(yè)內(nèi)部各個工作部門之間要緊密聯(lián)系，搭建信息資源“對話橋”。企業(yè)需要對部門人員進行任務(wù)分配，將之劃分為不同的任務(wù)小組，分別擔任檔案信息化管理系統(tǒng)的不同任務(wù)。因為計算機系統(tǒng)在對信息數(shù)據(jù)進行錄取、篩選以及分類等工作時，需要借助人力完成，所以需要組織一部分員工完成數(shù)據(jù)錄、編制入工作；其次就國家統(tǒng)一規(guī)定的數(shù)據(jù)信息要求為管理標準，需要使著錄、語言形式、檢索標準、數(shù)據(jù)統(tǒng)籌等工作實現(xiàn)統(tǒng)一化和有序化，所以也需要安排合適人選進行該項工作。同時，檔案管理并不是建設(shè)之后就可以任之不顧，整理、檢查以及設(shè)備養(yǎng)護等后期工作也需要時刻安排妥當，確保信息化檔案管理系統(tǒng)能夠持續(xù)為需求者提供服務(wù)。各工作部門之間的緊密聯(lián)系、共同作用，更益于形成統(tǒng)一規(guī)劃管理模式[3]。

例如，以醫(yī)院檔案管理為例，在信息化檔案建立之前，醫(yī)院要積極對所需要納入管理系統(tǒng)的圖像、視頻、表格等資料進行一一按照病種分類、整理，根據(jù)整理出來的資料，決定檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)模大小、資金大體額度以及具體建設(shè)地址。建設(shè)中，還需要根據(jù)用戶查詢狀況，一一對醫(yī)學(xué)資源材料進行歸類、編碼，方便人員檢索、查詢。

2.3 積極引入先進管理技術(shù)

實現(xiàn)檔案管理的信息化、科學(xué)化，科學(xué)技術(shù)是保障目標完成的首要物質(zhì)因素，如果缺乏先進的、合適的科學(xué)技術(shù)，信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)就只是一紙空談而已，并無實際性意義。檔案是對企業(yè)發(fā)展歷程的最好記錄，具有歷史性意義。同時也是企業(yè)發(fā)展的方向基礎(chǔ)，具有指導(dǎo)性作用，作為重要的資源保存庫，對技術(shù)的嚴苛可想而知。首先要注重資源管理、信息保存的安全性，積極借用計算機編程、編碼，打造屬于企業(yè)內(nèi)部特有的管理網(wǎng)站或者系統(tǒng)，設(shè)定進站標準，提升系統(tǒng)進入資格，防止重要資源被盜。其次需要納入先進的圖表、數(shù)據(jù)處理技術(shù)，能夠?qū)?shù)據(jù)進行及時更改，在提升系統(tǒng)安全性的同時，為需求者提供更多便捷[4]。

例如，一些學(xué)校圖書館的圖書檢索系統(tǒng)就需要的學(xué)生擁有學(xué)生卡并需要掃碼成功后才可以進行圖書搜閱，同時一鍵化管理系統(tǒng)的開發(fā)，使學(xué)生能夠通過一個平臺就能夠了解圖書的編碼、作者、總概、歷史背景以及具體位置的等多種信息，大大節(jié)省了學(xué)生學(xué)習(xí)時間。

3 結(jié)束語

企業(yè)發(fā)展信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理信息化具有十分重要的意義，這不僅是信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的拓展性應(yīng)用，也是為企業(yè)進一步提升管理質(zhì)效保駕護航的重要保障。及時推動檔案管理信息化如實運行，順應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理趨向，也為企業(yè)數(shù)據(jù)信息獲取提供素材，同時也是企業(yè)信息決策、數(shù)據(jù)分析的依據(jù)。

參考文獻

[1]史靈芝.檔案信息化建設(shè)與檔案管理研究[J].中國管理信息化，2016，19（14）：187-187.

[2]高曉玲.加快學(xué)校檔案信息化建設(shè)提升學(xué)校檔案管理水平[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（23）：185-185.

[3]謝艷麗.信息化建設(shè)時期醫(yī)院檔案管理的策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（15）：134-134.

[4]郭曉東，徐文娟.加強檔案信息化建設(shè)提升檔案管理水平[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（4）：75-75.

作者簡介

姚艷蓉（1976—），女，漢，四川蒲江人，本科，中級檔案館員，新津縣政務(wù)服務(wù)推進中心，研究方向：檔案管理。