淺析檔案安全管理

黃淑芬

摘 要：檔案是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的原始記錄，其內(nèi)容真實(shí)地反映了客觀事物發(fā)展變化的歷史原貌，是維護(hù)國(guó)家、集體、個(gè)人權(quán)益的重要法律信證。檔案安全是檔案管理的核心內(nèi)容，無論是最初的實(shí)體檔案、隨網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生的電子檔案、還是以后可能形成的其它形式檔案，安全管理的重要性不可小視。

關(guān)鍵詞：檔案；安全管理；問題；對(duì)策

一、檔案安全管理概述

檔案安全管理是指是指建立檔案的有關(guān)單位或者專門的檔案館、檔案室對(duì)保管的檔案實(shí)體和信息內(nèi)容采取有效保護(hù)措施，避免受到自然災(zāi)害或人為侵害，并使其處于安全狀態(tài)的管理工作。當(dāng)前檔案安全管理工作形勢(shì)出現(xiàn)了新的變化，除了要預(yù)防傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的損壞風(fēng)險(xiǎn)，還要預(yù)防電子檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)管理方式上應(yīng)用現(xiàn)代信息化技術(shù)在帶來便捷高效的基礎(chǔ)上，也存在著很大的安全隱患。

二、當(dāng)前檔案管理中存在的安全問題

隨著當(dāng)前檔案形式內(nèi)容的多樣化以及管理的多元化，檔案安全管理也受到了更多不安全因素的影響，包括檔案管理人員主觀認(rèn)識(shí)上的問題、客觀方面檔案管理設(shè)備設(shè)施的不完善，安全管理制度的不完善等，使得檔案在安全管理方面產(chǎn)生了一些較為突出的問題。

2.1.對(duì)檔案安全管理的重視程度不夠

無論是在機(jī)關(guān)、事業(yè)單位或者是在企業(yè)，檔案管理工作雖然一直作為管理工作的組成部分，但是并不受到重視，同時(shí)檔案管理人員自身也認(rèn)為檔案管理不重視，更不用說檔案的安全管理了。有些專門的檔案館在檔案管理問題上會(huì)比較重視，但是在具體的安全管理上也存在著不足，缺乏安全風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，也缺乏應(yīng)對(duì)處理能力。由于思想上的不重視，使得檔案安全管理具體工作存在著很多落實(shí)不到位甚至根本沒有進(jìn)行安全防范的問題。

2.2.檔案存放場(chǎng)所和設(shè)備設(shè)施方面存在的安全問題嚴(yán)重

從檔案管理對(duì)象上來看主要有紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種，在安全管理上所面臨的風(fēng)險(xiǎn)也是不同的。首先，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的安全管理問題上，主要包括檔案存放場(chǎng)所存在的安全隱患，場(chǎng)所所處地在地形地勢(shì)上或高或低；檔案存放場(chǎng)所溫度濕度也有可能造成檔案的損壞，尤其是溫濕度變化較大的地區(qū)。檔案存放場(chǎng)所安保措施的不健全也是檔案安全管理的隱患，例如缺少防盜門窗設(shè)計(jì)、電路老化等問題。其次，電子檔案的安全管理面臨的潛在威脅嚴(yán)重，包括計(jì)算機(jī)本身的存儲(chǔ)沒有進(jìn)行加密處理、缺少對(duì)計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊的防范措施。

2.3.檔案安全管理制度不健全

目前在大多數(shù)的檔案管理部門都有相應(yīng)的規(guī)章制度，但是制度中存在著不完善的問題，從目前檔案安全管理制度來看，主要存在兩方面的問題，一是現(xiàn)有制度規(guī)范框架化嚴(yán)重，缺乏具體明確的崗位職責(zé)、安全管理措施責(zé)任人不明確，導(dǎo)致工作中缺少分工，出了事沒有人負(fù)責(zé)，相互推脫；二是制度中缺乏監(jiān)管內(nèi)容，工作人員在工作中缺乏監(jiān)督，工作落實(shí)中很多疏忽、錯(cuò)誤得不到糾正。

2.4.檔案安全管理人員能力素質(zhì)有待提高

在機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的檔案管理人員都是體制內(nèi)的人員，對(duì)檔案安全管理工作不夠重視，工作中得過且過，防范意識(shí)差。檔案安全管理人員的素質(zhì)能力不足體現(xiàn)在日常工作中安全管理工作落實(shí)不到位，例如定期的檢查工作只進(jìn)行表面檢查，不細(xì)致，甚至有的根本不按照檢查要求進(jìn)行定期檢查，導(dǎo)致一些檔案損壞而不知。

三、加強(qiáng)檔案安全管理的對(duì)策

3.1.提高檔案專業(yè)人員的知識(shí)素質(zhì)以加強(qiáng)安全管理

檔案專業(yè)人員的知識(shí)素質(zhì)指的是一個(gè)檔案專業(yè)人員從事本職工作應(yīng)該具有一定廣度和深度的知識(shí)面。相關(guān)科學(xué)文化知識(shí)。檔案工作涉及工作面廣，知識(shí)門類繁多，特別是在各門學(xué)科相互滲透的今天，僅有檔案專業(yè)知識(shí)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還要有比較全面系統(tǒng)的文史知識(shí)、科學(xué)技術(shù)知識(shí)，才能更好的勝任檔案工作。

3.1.1掌握文史知識(shí)。語(yǔ)言文字與檔案管理和服務(wù)是不可分割的，具有較強(qiáng)的語(yǔ)言表達(dá)能力，對(duì)于搞好檔案信息管理工作具有重要作用。書寫水平也很重要，因?yàn)闄n案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，如編目、著錄、標(biāo)引等與書寫水平是分不開的。

3.1.2掌握相關(guān)學(xué)科知識(shí)?，F(xiàn)代檔案學(xué)與相關(guān)學(xué)科的滲透日益加強(qiáng)，檔案專業(yè)人員應(yīng)有重點(diǎn)的學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)學(xué)科知識(shí)。如法律知識(shí)等。

3.1.3掌握現(xiàn)代化管理知識(shí)。隨著檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)建設(shè)和科學(xué)技術(shù)管理手段在檔案工作中的應(yīng)用，要求檔案專業(yè)人員必須熟悉和掌握復(fù)印、縮微、音像以及電子計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)知識(shí)，才能適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。

3.1.4掌握宣傳知識(shí)。檔案部門要借助各種媒介宣傳檔案工作，提高社會(huì)檔案意識(shí)，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。同時(shí)，還要注意相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)檔案專業(yè)與其他相鄰專業(yè)的滲透與聯(lián)合，培養(yǎng)自己的信息編研、開發(fā)能力。綜上所述，政治理論知識(shí)扎實(shí)，檔案專業(yè)知識(shí)深厚，科學(xué)文化知識(shí)廣博，是一個(gè)檔案專業(yè)人員比較理想的知識(shí)結(jié)構(gòu)。

3.2采取有效措施強(qiáng)化檔案安全意識(shí)，確保檔案安全

3.2.1領(lǐng)導(dǎo)重視，強(qiáng)化檔案安全意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)高度重視，始終把檔案安全工作作為一個(gè)單位的大事來抓，牢固樹立檔案利用服從檔案安全的意識(shí)，實(shí)行安全領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，并建立完善檔案管理負(fù)責(zé)制，明確各項(xiàng)職責(zé)，將檔案安全工作落到實(shí)位，切實(shí)保障了檔案安全工作的順利開展。

3.2.2控制紙制檔案使用，提高檔案安全防范意識(shí)。檔案柜一般都要上鎖，檔案員不在時(shí)，檔案柜要鎖住以保護(hù)紙制檔案。檔案在庫(kù)房外未被使用時(shí)，不允許長(zhǎng)時(shí)間攤放在桌子上，應(yīng)及時(shí)放入專用的柜子中鎖好，檔案不準(zhǔn)擅自帶離規(guī)定的場(chǎng)所如閱覽室等。對(duì)檔案的使用權(quán)限要做出明確規(guī)定，誰可以接觸哪些紙制檔案，但無論是誰有權(quán)利使用，也只有檔案人員才能進(jìn)到檔案室去取資料。查閱不同檔案的人員未經(jīng)允許不準(zhǔn)私自交換閱覽所查閱的檔案，未經(jīng)允許不準(zhǔn)使用者擅自拍照、抄錄、復(fù)印。

3.2.3規(guī)范操作，強(qiáng)化檔案信息系統(tǒng)安全管理。建立科學(xué)的電子歸檔制度和文件管理記錄系統(tǒng)，并嚴(yán)格執(zhí)行保管制度，落實(shí)專人負(fù)責(zé)，做到規(guī)范操作軟件，有序利用檔案；在軟件的技術(shù)利用上，設(shè)立系統(tǒng)防火墻，不斷完善檔案安全管理制度，這樣從技術(shù)要求和管理措施兩方面有效地保證了檔案的安全管理。電子檔案的存放，不同的軟盤要放在專門設(shè)計(jì)的盒子、圓盤內(nèi)，保持軟盤干凈并不受損害，不要觸摸磁盤的表面，要防塵、防油漬，且遠(yuǎn)離磁場(chǎng)。

3.2.4嚴(yán)防泄密，強(qiáng)化檔案人員崗位職責(zé)意識(shí)。嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》以及國(guó)家有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)方針政策，定期做好檔案工作的法規(guī)、制度、規(guī)定的宣傳工作，切實(shí)加強(qiáng)全體人員的檔案意識(shí)。

3.2.5依照相關(guān)法規(guī)，加強(qiáng)了對(duì)文件材料收集和鑒定銷毀工作的監(jiān)督、檢查和管理。使檔案管理更趨合理化、規(guī)范化、科學(xué)化。嚴(yán)格按照保密法和檔案法管理檔案，保證檔案的安全和利用。

3.2.6落實(shí)制度，提高檔案安全保管能力。加強(qiáng)對(duì)檔案保管、利用、保護(hù)、保密等規(guī)章制度的落實(shí)，實(shí)行檔案專人保管，專人查閱，集中歸檔，認(rèn)真執(zhí)行《檔案保管保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案管理人員崗位職責(zé)》等相關(guān)制度，并按照各項(xiàng)規(guī)章制度的要求認(rèn)真落實(shí)整改。

四、結(jié)束語(yǔ)

檔案資源不但能夠作為歷史資料起到依據(jù)性作用，同時(shí)檔案也是重要的文化資源，但是許多單位的檔案管理尤其是安全管理沒有被重視，檔案安全管理問題突出，從基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備到制度規(guī)范、管理人員能力素質(zhì)等都存在著一定的欠缺，本文在問題分析的基礎(chǔ)上提出了改進(jìn)的建議。實(shí)際上檔案管理中不只安全問題，還有許多其他問題需要我們進(jìn)行系統(tǒng)研究。

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