工程項(xiàng)目檔案收集存在的問題分析

摘 要：工程項(xiàng)目檔案收集工作中一直存在著相應(yīng)的問題，工程項(xiàng)目檔案收集工作是檔案管理工作中的一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，所以做好檔案的收集對(duì)于檔案工作的開展有很大的幫助作用。本文研究的重點(diǎn)將是工程項(xiàng)目的檔案收集，工程項(xiàng)目的檔案收集就是工程項(xiàng)目從最初的策劃到最后的工程結(jié)束的一個(gè)完整的過程中的檔案的歸檔。包括文書、總包及分包合同。設(shè)備檔案、材料合同、照片檔案等。工程項(xiàng)目檔案的收集工作記錄了工程項(xiàng)目施工中的每一個(gè)工作內(nèi)容，各個(gè)細(xì)節(jié)。對(duì)工程的正常施工起到了保障作用。檔案收集的好壞直接的會(huì)影響到檔案的建設(shè)工作，也會(huì)對(duì)工程項(xiàng)目的順利完成起到影響。文章將通過研究工程項(xiàng)目檔案的相關(guān)特點(diǎn)，以及存在的問題進(jìn)行探究，最后將針對(duì)問題提出相應(yīng)的解決方法。

關(guān)鍵詞：檔案收集工作 檔案管理 工程項(xiàng)目 材料合同 解決方法

1 前言

隨著經(jīng)濟(jì)和制度上的不斷完善，我國在工程項(xiàng)目檔案的收集工作上取得了一定的發(fā)展和進(jìn)步，但是在實(shí)際的工作中我們還是會(huì)發(fā)現(xiàn)在進(jìn)行工程項(xiàng)目檔案收集中還是存在著一定的問題，而這些問題對(duì)于工程項(xiàng)目檔案的管理是非常不利的，容易導(dǎo)致一些不必要的問題的出現(xiàn)，也不利于工程項(xiàng)目檔案工作的發(fā)展和建設(shè)，接下來我們就會(huì)詳細(xì)的看一下工程項(xiàng)目檔案在收集的過程中都存在著哪些具體問題，對(duì)于這些具體問題我們也要提出相應(yīng)的解決方法才行，只有這樣才能提高工程項(xiàng)目檔案的發(fā)展和工程項(xiàng)目的開展。

2 工程項(xiàng)目檔案收集存在的問題

上文我們已經(jīng)提到了工程項(xiàng)目檔案在收集的過程中存在的問題可能會(huì)造成一些不必要的問題的出現(xiàn)，所以我們應(yīng)該正確的來看待一下這些問題，對(duì)問題的出現(xiàn)也會(huì)有一個(gè)更好的了解。只有對(duì)檔案收集工作存在的問題有一個(gè)很好的理解才有利于我們針對(duì)問題制定出相應(yīng)的解決方案。

2.1 移交不及時(shí)

移交不及時(shí)是工程項(xiàng)目檔案收集中比較常見的一個(gè)問題，好多施工企業(yè)在進(jìn)行工程的施工時(shí)把工作的中心都放在了施工和利益上，而忽視了對(duì)檔案的收集工作，還有個(gè)原因就是工程項(xiàng)目的建設(shè)一般都是一個(gè)周期比較長(zhǎng)的，在檔案收集過程中對(duì)于照片檔案，檔案資料等檔案內(nèi)容容易出現(xiàn)不及時(shí)的情況，所以好多工程項(xiàng)目在把檔案移交給檔案部門時(shí)都沒有按照要求執(zhí)行，好多出現(xiàn)檔案移交不及時(shí)的情況，好多都是完工后才進(jìn)行檔案的移交。這對(duì)檔案的收集工作將帶來一定的困難。

2.2 檔案不夠完整準(zhǔn)確

工程項(xiàng)目的檔案收集中還容易出現(xiàn)的一個(gè)問題就是對(duì)于檔案的收集不完整，也不準(zhǔn)確，這是因?yàn)樵诠こ痰氖┕み^程中好多施工企業(yè)只重視對(duì)客戶需要的檔案資料進(jìn)行收集，對(duì)于自身工作中的檔案資料的整理和收集不重視，還有就是在對(duì)檔案進(jìn)行整理的時(shí)候會(huì)出現(xiàn)文書、合同等資料進(jìn)行了整理和收集，而材料合同、照片檔案等卻沒有進(jìn)行及時(shí)的收集工作。工程項(xiàng)目是一個(gè)復(fù)雜的過程，在施工中各部門沒有一個(gè)很好的配合造成了檔案收集工作的不完整和不準(zhǔn)確。檔案收集的不完整將嚴(yán)重影響到檔案后期的整理工作。

2.3 缺少監(jiān)督，檔案收集被動(dòng)

檔案管理部門在對(duì)工程項(xiàng)目檔案的收集中缺少監(jiān)督，工作開展的力度不夠，本身工程項(xiàng)目在檔案的收集過程中就存在著很多的自身問題，檔案管理部門還不對(duì)其進(jìn)行有效的監(jiān)督和實(shí)施有效的辦法，這樣檔案收集工作就變得非常被動(dòng)了，檔案管理部門都是等著施工單位主動(dòng)的進(jìn)行檔案的移交工作，這種工作方式是不利于工程項(xiàng)目的檔案建設(shè)和發(fā)展的，所以檔案部門一定要將強(qiáng)對(duì)工程項(xiàng)目檔案的監(jiān)督力度和主動(dòng)性。改變以往的工作模式，對(duì)于施工單位的檔案收集工作一定要增加主動(dòng)性，這要才能有利于對(duì)施工單位檔案收集的有效監(jiān)督和管理。

3 加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案收集的方法

根據(jù)上文工程項(xiàng)目檔案存在的一些問題，我們要將會(huì)根據(jù)這些問題提出相應(yīng)的解決方法。這些解決方法都是通過對(duì)出現(xiàn)的問題具體分析之后，經(jīng)過總結(jié)最后得出來的，希望通過這些解決方法有利于提高工程項(xiàng)目檔案收集的建設(shè)和發(fā)展。

3.1 加強(qiáng)對(duì)檔案收集工作的認(rèn)識(shí)和重視

工程項(xiàng)目檔案收集之所以存在移交不及時(shí)，檔案不完整等問題，從最根本上就是因?yàn)槭┕挝粚?duì)于檔案收集的重視程度不夠，對(duì)于檔案收集的重要性沒有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)。首先要對(duì)施工單位的領(lǐng)導(dǎo)提高檔案認(rèn)識(shí)，其次對(duì)于檔案收集人員加強(qiáng)認(rèn)識(shí)。施工單位要定期組織員工進(jìn)行《檔案法》的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，讓員工對(duì)于檔案的認(rèn)識(shí)程度增加。也可以通過網(wǎng)絡(luò)等手段對(duì)檔案的重要性進(jìn)行宣傳，通過這些方法讓大家認(rèn)識(shí)到檔案收集的重要性。

3.2 建立有效的檔案收集保障體系

對(duì)于檔案的收集工作要建立有效的保障體系，加強(qiáng)檔案收集的準(zhǔn)確、及時(shí)、完整。明確責(zé)任，這樣可以提高檔案收集工作的效率同時(shí)也可以有效的保障檔案收集工作的完成。檔案保障體系的建立將從制度上對(duì)檔案收集工作提供有效的幫助，對(duì)于檔案收集工作只有有一個(gè)合理的保障體系才能夠讓檔案收集工作合理的展開。

3.3 提高檔案收集人員素質(zhì)提升

工程項(xiàng)目在施工過程中施工單位的中心都放在施工上了而忽視了對(duì)檔案的收集工作，由于沒有要求檔案收集人員也對(duì)自身的檔案收集工作有所放松了。而且工程項(xiàng)目的施工人員的綜合素質(zhì)不是很高，所以要加強(qiáng)對(duì)檔案收集人員的綜合素質(zhì)建設(shè)，只有檔案人員的綜合素質(zhì)提升了才能更有效的做好檔案的收集工作。

3.4 加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

施工單位要做好和個(gè)工作單位之間的溝通，施工單位內(nèi)部也要做好本單位內(nèi)部各個(gè)崗位之間的溝通，通過這樣建立起行之有效的檔案網(wǎng)絡(luò)，把施工中所有的環(huán)節(jié)都緊密的聯(lián)系到一起。這樣可以及時(shí)的了解檔案收集的情況，也能高效的解決檔案收集中遇到的相關(guān)問題。對(duì)于檔案的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是兩方面的，一方面是建立起檔案工作人員的網(wǎng)絡(luò)，這樣有利于檔案工作人員的工作開展，有利于檔案收集工作的完成。一方面是是建立檔案收集網(wǎng)絡(luò)，這樣即使出現(xiàn)檔案工作人員工作的變更也不會(huì)影響到檔案的收集工作，只有這樣才有利于工程項(xiàng)目檔案的收集和整理。

4 總結(jié)

工程項(xiàng)目的檔案收集工作是一件復(fù)雜且艱苦的工作，但是做好工程項(xiàng)目的檔案收集工作對(duì)于工程項(xiàng)目的檔案工作有著重要的作用，而且對(duì)于工程項(xiàng)目的整體建設(shè)和發(fā)展也起到了至關(guān)重要的影響，本文根據(jù)工程項(xiàng)目檔案收集中存在的問題提出的一些解決方法希望對(duì)工程項(xiàng)目的檔案收集工作起到一定的幫助作用。

參考文獻(xiàn)

[1]寧惠玲.建筑施工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案收集中的難點(diǎn)與對(duì)策[J].城建檔案，2016，10.

[2]陳碧燕.對(duì)企業(yè)基建檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[ J ].機(jī)電兵船檔案，2012（8）.

[3]王黎平：建設(shè)項(xiàng)目檔案工作標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行中的問題與解決措施[J]，《中國檔案》雜志2006第4期.

[4]王曉燕（1989-）；女，甘肅省平?jīng)鍪星f浪縣，本科，畢業(yè)于華東石油大學(xué)；現(xiàn)有職稱：助理官員；