微信公眾號(hào)在檔案利用服務(wù)中重要作用分析

鄭立芳

摘 要：在當(dāng)前信息時(shí)代，信息化技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域廣泛應(yīng)用，微信公眾號(hào)被引入到檔案利用服務(wù)中來(lái)，有效的保證了檔案管理工作的有序開(kāi)展，而且通過(guò)兩者結(jié)合后，檔案管理工作的質(zhì)量和效果有了大幅度的提升。文中對(duì)微信公眾號(hào)平臺(tái)在檔案利用服務(wù)中應(yīng)用的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并進(jìn)一步對(duì)檔案信息服務(wù)利用微信公眾平臺(tái)的策略進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：微信公眾號(hào)；檔案利用服務(wù)；現(xiàn)狀；策略

在當(dāng)前信息時(shí)代，人與人之間交流方式更趨向于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，特別是微信的出現(xiàn)，在人們工作和生活中得以廣泛滲透，微信公眾號(hào)受到人們的廣泛應(yīng)用，將其與檔案利用服務(wù)工作有效結(jié)合，可以為社會(huì)和人們提供更加便捷的檔案服務(wù)。

1 微信公眾號(hào)在檔案利用服務(wù)中應(yīng)用的現(xiàn)狀

當(dāng)前全國(guó)檔案行業(yè)現(xiàn)有的微信公眾號(hào)已有幾百個(gè)，部分檔案微信公眾號(hào)運(yùn)營(yíng)效果較好。不僅能夠?yàn)橛脩籼峁┎闄n和預(yù)約服務(wù)，而且還能夠定期向用戶推送檔案知識(shí)，并展示檔案匯編成果，及時(shí)公布檔案動(dòng)態(tài)活動(dòng)信息。但并非所有檔案微信公眾號(hào)都如此，部分檔案部門的微信公眾號(hào)發(fā)展較慢，并處于停滯不前的一種狀態(tài)。

1.1 “空殼”賬號(hào)頻現(xiàn)

當(dāng)前在檔案部門中微信公眾號(hào)的應(yīng)用已具備一定的規(guī)模，但在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，部分公眾號(hào)的應(yīng)用情況不樂(lè)觀，存在空殼賬號(hào)的現(xiàn)象。僅是利用檔案微信公眾號(hào)來(lái)作為宣傳的旗幟，沒(méi)有具體內(nèi)容展示。部分檔案微信公眾號(hào)自申請(qǐng)后就沒(méi)有狀態(tài)更新。部分單位和部門設(shè)立微信公眾號(hào)存在追隨潮流的想法，但對(duì)于微信平臺(tái)卻沒(méi)有進(jìn)行有效的管理和維護(hù)，因此導(dǎo)致空殼賬號(hào)現(xiàn)象頻繁出現(xiàn)。

1.2 表面功能豐富但不具有實(shí)用性

部分檔案微信公眾號(hào)雖然具有一定的服務(wù)項(xiàng)目和清晰的層次，但用戶無(wú)法主動(dòng)咨詢并及時(shí)獲取到所需的信息。部分檔案部門在已開(kāi)通的微信公眾號(hào)中，只是將一些歷史照片、館藏信息及活動(dòng)通知等內(nèi)容進(jìn)行推送，內(nèi)容十分單一，沒(méi)有充分的發(fā)揮出微信公眾平臺(tái)的功能。部分檔案部門雖然利用微信平臺(tái)發(fā)布了信息，但信息不及時(shí)更新，無(wú)法有效的滿足用戶查檔需求，缺乏與用戶之間的有效互動(dòng)，這些檔案微信公眾號(hào)其實(shí)用性較差，并沒(méi)有發(fā)揮出檔案微信公眾號(hào)在檔案利用服務(wù)中的優(yōu)勢(shì)。

1.3 更新頻率較低，關(guān)注度較少

部分檔案微信公眾號(hào)中，雖然有較多的單向公布信息模塊，但信息更新頻率較低，部分單向推送的檔案信息存在內(nèi)容單一問(wèn)題，與用戶需求的信息不相符，這也導(dǎo)致這些檔案微信公眾號(hào)普遍存在活躍度和影響力不高的問(wèn)題。這部分檔案微信公眾號(hào)中所展示的檔案信息，很難激起用戶的興趣，同時(shí)用戶本身對(duì)利用公眾號(hào)獲取檔案信息的方式也不認(rèn)可，同時(shí)檔案微信公眾號(hào)與用戶之間缺乏互動(dòng)和溝通，這也導(dǎo)致關(guān)注檔案微信公眾號(hào)的人越來(lái)越少，部分檔案微信公眾號(hào)甚至無(wú)人關(guān)注，這就導(dǎo)致一些檔案微信公眾號(hào)失去了存在的意義。

2 檔案信息服務(wù)利用微信公眾平臺(tái)的策略

2.1 加強(qiáng)宣傳力度，提高公眾意識(shí)

檔案部門在建立微信公眾號(hào)以后，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)推送一些有關(guān)本館、本單位的檔案信息，而這些信息最好是經(jīng)過(guò)加工形成的有效信息或是一些用戶們喜聞樂(lè)見(jiàn)的生動(dòng)信息，以此來(lái)吸引更多的人關(guān)注此微信公眾號(hào)，提高檔案微信公眾號(hào)的知名度。與此同時(shí)，這些相關(guān)部門還要對(duì)此公眾號(hào)進(jìn)行長(zhǎng)期的精心管理和妥善維護(hù)，也使其具有一定的誠(chéng)信度，讓用戶們慢慢對(duì)其建立起信任和依賴。久而久之，這些微信公眾平臺(tái)就會(huì)創(chuàng)造出一個(gè)良好的檔案服務(wù)和檔案利用環(huán)境。

2.2 豐富各項(xiàng)功能，完善服務(wù)途徑

當(dāng)前檔案微信公眾號(hào)的功能多集中于檔案業(yè)務(wù)查詢、檔案知識(shí)科普、檔案文化宣傳和檔案部門活動(dòng)通知等。在檔案業(yè)務(wù)查詢功能中，主要以檔案信息的查找及利用檔案的預(yù)約為主，部分檔案微信平臺(tái)可以提供在線預(yù)警服務(wù)，從而為用戶提供高效準(zhǔn)確的檔案信息，不僅節(jié)省了用戶的時(shí)間，還有效的提高檔案部門的服務(wù)效率。但利用檔案預(yù)約功能很多檔案微信公眾號(hào)在使用時(shí)都存在不到位的問(wèn)題，用戶無(wú)法及時(shí)得到反饋或是反饋的信息與需求不相符，長(zhǎng)此以往，用戶必然會(huì)失去查詢信息的興趣。這就要求檔案部門要進(jìn)一步對(duì)檔案業(yè)務(wù)查詢功能進(jìn)行完善，加強(qiáng)與用戶的互動(dòng)聯(lián)系，使用戶查詢檔案信息能夠獲得一個(gè)滿意的結(jié)果。

在檔案微信公眾號(hào)推送信息中，多以檔案知識(shí)科普和檔案文化宣傳為主，部分檔案部門利用檔案微信公眾號(hào)來(lái)宣傳檔案保護(hù)技術(shù)知識(shí)、檔案管理技巧，普及檔案法律法規(guī)知識(shí)，展示地方文化特色和展覽檔案匯編成果等，而且取得了較好的成效。因此要求一些沒(méi)有及時(shí)更新?tīng)顟B(tài)的檔案微信公眾號(hào)，需要努力進(jìn)行改進(jìn)，充分的利用微信平臺(tái)的功能，將更具實(shí)用性的檔案知識(shí)積極提供給用戶，使檔案微信公眾號(hào)成為檔案部門宣傳的平臺(tái)，使其成為用戶獲取知識(shí)和信息的重要渠道。

利用微信公眾平臺(tái)推送檔案信息，完成檔案的查詢利用，是相關(guān)檔案部門為檔案信息服務(wù)工作開(kāi)辟的新途徑。除了要豐富現(xiàn)有的功能外，還要完善微信平臺(tái)這一服務(wù)途徑，使得微信公眾號(hào)成為檔案服務(wù)事業(yè)的創(chuàng)新平臺(tái)。

2.3 努力規(guī)范管理檔案微信公眾平臺(tái)

微信公眾平臺(tái)作為網(wǎng)絡(luò)信息的產(chǎn)物，在給檔案工作帶來(lái)便捷的同時(shí)也隱藏著一定的風(fēng)險(xiǎn)，這就需要檔案管理部門要努力規(guī)范和完善對(duì)微信公眾平臺(tái)的管理工作。首先，要明確檔案公眾號(hào)的定位，建立諸如《檔案微信公眾平臺(tái)管理辦法》等相關(guān)規(guī)章條例，為檔案微信公眾平臺(tái)的利用提供制度保障。其二，微信公眾號(hào)的命名要統(tǒng)一規(guī)范，能夠體現(xiàn)檔案工作的權(quán)威性、嚴(yán)肅性，而且不同的檔案館應(yīng)該設(shè)置不同的圖標(biāo)，突顯檔案工作的特色化和個(gè)性化。最后，就是要成立專門的工作小組，對(duì)檔案微信公眾平臺(tái)的組建工作進(jìn)行策劃、完善、規(guī)范和糾正。比如對(duì)語(yǔ)音的錄制要求必須能夠講標(biāo)準(zhǔn)的普通話，聲音優(yōu)美、服務(wù)態(tài)度良好。

2.4 挖掘檔案與公眾平臺(tái)優(yōu)勢(shì)的結(jié)合

檔案工作要突出特色，這種特色又需要與公眾平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)相互結(jié)合，才能夠最大限度的發(fā)揮檔案微信公眾平臺(tái)的作用，推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。譬如利用公眾名人、專家的微信公眾二維碼加強(qiáng)檔案宣傳工作，讓更多的人了解檔案。針對(duì)不同的檔案使用者，可以分組、分地域的去推送精準(zhǔn)的高質(zhì)量的檔案信息，讓檔案信息為廣大的用戶所了解和使用，進(jìn)一步發(fā)揮出檔案的巨大價(jià)值。還可以利用自定義關(guān)鍵詞進(jìn)行信息回復(fù)，一旦用戶輸入了相關(guān)檔案的關(guān)鍵詞就可以回答系統(tǒng)自動(dòng)提出的問(wèn)題，讓用戶學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，了解更多的檔案信息。

3 結(jié)束語(yǔ)

微信公眾平臺(tái)是信息時(shí)代的重要產(chǎn)物，將其與檔案利用服務(wù)相結(jié)合，可以充分的借助于微信公眾平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，針對(duì)于檔案用戶的需求來(lái)為用戶提供及時(shí)的檔案信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案微信公眾號(hào)的高效利用。

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