對(duì)以文件為單位組織室藏的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

孫玲

以文件為單位組織室藏，是由少數(shù)單位檔案部門發(fā)起并已產(chǎn)生了一定影響的管理方式。對(duì)于這種管理方式，檔案界各說不一，我以此文參與對(duì)這個(gè)問題的討論。

一、以文件為單位組織室藏消除了傳統(tǒng)的檔案觀念

傳統(tǒng)的檔案觀念，案卷是基本單元。案卷是構(gòu)成全宗的基本單位，案卷特征揭示了卷內(nèi)文件某一共性。它是由卷內(nèi)若干文件、卷內(nèi)文件目錄和備考表組成，以卷（或盒、袋、冊(cè)）構(gòu)成保管單位。該保管單位還應(yīng)具有案卷標(biāo)題、案卷編號(hào)、案卷分類號(hào)、作者、時(shí)間、保管期限、卷內(nèi)文件份數(shù)等若干標(biāo)識(shí)，形成一個(gè)完整的案卷概念。

而以文件為單位組織室藏，則使？檔案"或"案卷"的基本特征不復(fù)存在。單份歸檔文件作為室藏的基本保管單位，首先使"檔案"這一概念發(fā)生了嬗變。檔案，是"機(jī)關(guān)或企業(yè)等分類保存的文件和材料。"①"是按一定規(guī)律集中保存而形成文件材料的組合…。相對(duì)的系統(tǒng)化、文件的有機(jī)體系才是檔案區(qū)別于文件的本質(zhì)屬性之一。"②這里給檔案所下的定義是：1 檔案是由若干份文件按照一定規(guī)律形成的組合體，是文件集合的概念。2 檔案與文件相互區(qū)別的本質(zhì)屬性，是文件的系統(tǒng)化和有機(jī)聯(lián)系，而所謂的文件系統(tǒng)化和有機(jī)聯(lián)系，一般是指文件按類別特征、問題特征、職能特征等構(gòu)成的相互之間的關(guān)系。沒有這些特征和相互關(guān)系，只靠文號(hào)聯(lián)系，顯然就是缺乏文件形成規(guī)律的有機(jī)聯(lián)系，也就是從根本上抹煞了檔案與文件的本質(zhì)區(qū)另別。這樣，以單份文件為保管單位，則使"檔案"的概念蕩然無存。那么，檔案室、檔案管理、檔案管理人員、檔案全宗以及《檔案法》中所述一些基本術(shù)語的概念都失去了本質(zhì)上的意義。皮之不存，毛之焉附﹖

二、以文件為單位組織室藏不適用于科技、聲像等門類檔案管理

以單份文件組織室藏，從目前狀況分析，僅僅適用于原來意義上的文書檔案。文書檔案中的單份文件，相對(duì)獨(dú)立性很強(qiáng)，或者說本來就是互相獨(dú)立的案卷單元。以其為基本單位組織室藏，只要考慮好如何過渡，如何檢索即可。而科技檔案則與此相反。某一工程項(xiàng)目、某一產(chǎn)品或某一臺(tái)設(shè)備的檔案，不管是僅有幾份科技文件或幾張圖紙，還是若干案卷，卷內(nèi)文件或圖紙的自然聯(lián)系是不容分割的。它的各種文件、圖紙，仿佛人的肌體，合則生命存在，失則生命喪失。會(huì)計(jì)檔案、人事檔案和聲像檔案都存在諸如此類的問題。會(huì)計(jì)憑證是由若干份憑證以旬或月為單位合訂，組成保管單位的。如果以單份憑證為單位保管，則會(huì)給管理和查找利用帶來不少的麻煩。人事檔案往往以某個(gè)人為單位組成案卷，如果將某一個(gè)人案卷中的各種材料打亂，單份保管，也是不合情理的。聲像檔案是由某一盤錄相帶或某一片磁盤組成自然保管單位的，其上面記述了若干份文件或若干項(xiàng)活動(dòng)，也無法將它們硬性分開單獨(dú)保存。光盤檔案更是以數(shù)千乃至上萬份的文件組成一個(gè)自然保管單位，更是無法將其中的某一份文件分開管理。

如果在一個(gè)檔案全宗內(nèi)實(shí)行以單份文件為單位組織室藏，其它門類歸檔材料以案卷為單位組織室藏，必然給檔案的分類、編號(hào)、編目、統(tǒng)計(jì)、保管等項(xiàng)工作帶來明顯的差別，這種差別是否會(huì)給管理帶來諸多的不便呢﹖

三、以文件為單位組織室藏不適用于手工管理

歸檔文件的最初登錄形式，是發(fā)文簿或收文簿。根據(jù)手工管理檔案的經(jīng)驗(yàn)，通過收發(fā)文簿查找歸檔文件，一般是萬不得已而為之的事情。這主要是由于這種檢索途徑幾乎是漫無邊際的查找。文件的六大特征，其中僅有文號(hào)這一線索 一般單位的各種收文由于采取按時(shí)間順序混編的方法，此線索則無 。而按發(fā)文文號(hào)查找，只是在所查文件的文號(hào)準(zhǔn)確無誤的情況下才可以順利查到。如果不清楚所查文件的文號(hào)及準(zhǔn)確的發(fā)文日期 時(shí)間長了，多數(shù)檔案利用者難以提供出這一查找線索 ，同時(shí)沒有其它檢索途徑或標(biāo)識(shí)加以配合，那么，只能從文件標(biāo)題中查找，這往往會(huì)將發(fā)文簿從頭翻到尾，其效率極低。在一個(gè)年收文數(shù)千份的機(jī)關(guān)，用此方法查找某一份收文，更如同大海撈針。由于收發(fā)文登記中摻雜了若干不歸檔文件，須有明確標(biāo)識(shí)才可以辨別歸檔和不歸檔文件。如果將歸檔文件加以逐份標(biāo)識(shí)，則增大了管理上的工作量。但是，手工檢索單份歸檔文件，確實(shí)需要重新編制一份歸檔文件目錄。對(duì)于身兼多職的基層檔案管理人員來說，手工編制數(shù)千份歸檔文件目錄，又是一件令人頭痛的煩事，而編制完畢的這份歸檔文件目錄，究竟能提供幾種檢索途徑，能否實(shí)現(xiàn)有效、快速的檢索，都是有待解決的問題。

單份文件保管，不甚適宜裝盒。其理由之一是：某一年度若干份文件，是按月裝盒，還是按形成部門裝盒﹖按月裝盒，可以不打亂文號(hào)，可保持按文號(hào)順序檢索文件這一途徑。但由于每月發(fā)文數(shù)量不均，有的2棧掣鱸路⑽目勺奧 緩校 械囊桓鱸碌姆⑽囊埃矖3盒。這種裝盒的文件失去了月份特征而無助于檢索。按發(fā)文部門將文件裝盒，由于各部門發(fā)文數(shù)量懸殊較大，也存在著按月份裝盒文件數(shù)量不均引起的問題。

此外，按發(fā)文部門裝盒，打亂了原有的發(fā)文文號(hào)次序，而企業(yè)改革時(shí)期，機(jī)構(gòu)名稱不統(tǒng)一、不規(guī)范、常變動(dòng)，機(jī)構(gòu)重疊或過度精簡(jiǎn)造成職能界限不清，形成亂發(fā)文現(xiàn)象，在打亂了文號(hào)排序之后，按部門檢索文件，可能使某些文件極難找到。另外，本單位文件按部門裝盒可以，相當(dāng)數(shù)量的收文又如何裝盒、如何查找呢﹖理由之二是：沒有一定特征的文件裝盒，基本上是一種簡(jiǎn)單的文件數(shù)量上的匹配，而任何一種打亂文號(hào)排序的匹配，如果失去了文件間有機(jī)聯(lián)系，都必然會(huì)增加檢索難度。所以，以單份文件組織室藏，一般只適用于文件打捆這一種形式。從便于檢索方面考慮，不如分成發(fā)文、收文，發(fā)文按文號(hào)排序，收文按原發(fā)文單位的文號(hào)由小到大各自排序，然后只做簡(jiǎn)單捆扎放入檔案柜內(nèi)。但是，這一種方法由于不存在文件間有機(jī)聯(lián)系，同樣使檢索變得繁瑣。而繁瑣的檢索方式，在成年累月、來回倒去的翻找中，必然加大文件的磨損程度，不利于文件的保護(hù)。采用木架保存的文件，失去卷盒的保護(hù)，使得灰塵和不相適宜的溫濕度、光照，毫無障礙地穿透文件，必定引起文件過早老化。

不同期限的文件混存在一起，不利于永久保存的文件得到一個(gè)適宜的環(huán)境，而按"三條鞭"分開期限保存文件，使一年的若干種類、若干份文件分成三捆，查找難度倍增。

四、應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理改革采取正確的態(tài)

以單份文件為保管單位組織室藏，無疑是對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式的重大改革。而檔案工作改革，又是自身發(fā)展的要求。從發(fā)展的觀念看問題，這一改革方式還是有著一定生命力的。它表現(xiàn)為：在傳統(tǒng)的文書檔案中推行以單份文件組織室藏，適用于計(jì)算機(jī)管理。使用計(jì)算機(jī)管理歸檔文件 最好是全文錄入、全文檢索 ，文件的檢索、利用、復(fù)制一般地可脫離原件，原件采用何種管理方式，對(duì)于檢索便利與否影響甚微。

由于單份文件存在著自然的相對(duì)獨(dú)立性，可以允許我們將傳統(tǒng)的文書檔案管理方式進(jìn)行改革，推廣計(jì)算機(jī)單份歸檔文件的管理，還可以與文件中心的管理體制改革相呼應(yīng)，以現(xiàn)代化的文件管理代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理。而其它門類檔案能否適用于單份文件保管，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行調(diào)查研究和反復(fù)論證，不宜在推行單份文件為保管單位這一方式中搞"一刀切"，而應(yīng)視具體條件具備與否適時(shí)酌情而定。

以單份文件組織室藏與以案卷為單位組織室藏，是帶有根本性區(qū)別的兩種不同保管方式。傳統(tǒng)的檔案保管方式被另外一種全新的文件保管方式所取代，人們的傳統(tǒng)檔案管理觀念為新的文件管理觀念所取代，不僅僅是檔案管理方式上的革新，也是管理觀念上的重大變革。如何在實(shí)現(xiàn)某種管理方式變革的同時(shí)，成功地實(shí)現(xiàn)人們思想觀念上的轉(zhuǎn)變，同樣是應(yīng)當(dāng)予以充分考慮的問題。

我是以滿腔的熱忱支持檔案管理方式改革的，但拙文中所論并不是無中生有，也不是杞人憂天，更不能理解為對(duì)檔案工作改革的保守與抵觸。如果在全國范圍內(nèi)推行某一種新的檔案管理方式，不僅要考慮到現(xiàn)實(shí)狀況，更需考慮到未來的變化；不僅要考慮到在傳統(tǒng)的文書檔案管理中進(jìn)行改革的必要性，更需要考慮到其它各門類檔案管理改革的可行性；不僅要考慮到在某些地區(qū)、某些行業(yè)推行新標(biāo)準(zhǔn)的條件性，更需要考慮到在全國范圍內(nèi)推廣新標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)雜性。我們既需要熱烈而勇敢的改革開拓精神，更需要冷靜和周密的科學(xué)態(tài)度，這樣才可使在傳統(tǒng)的蘭臺(tái)土壤中新生的事物能夠步入科學(xué)的和符合某種規(guī)律的發(fā)展軌道，健康地成長與發(fā)育起來。