大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)檔案信息服務(wù)體系建設(shè)

李薇

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代背景為企業(yè)檔案信息服務(wù)帶來了挑戰(zhàn)和機(jī)遇。本文首先介紹了大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案信息服務(wù)的現(xiàn)狀，對(duì)建設(shè)企業(yè)檔案信息服務(wù)體系的重要性進(jìn)行了分析，并提出了大數(shù)據(jù)時(shí)代下建設(shè)企業(yè)檔案信息服務(wù)體系的建議。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；企業(yè)檔案；信息服務(wù)體系

1 當(dāng)前企業(yè)檔案信息服務(wù)的狀態(tài)

1.1 沒有樹立起企業(yè)檔案信息服務(wù)體系的觀念

目前來看，企業(yè)檔案管理重視對(duì)檔案的保管，但是卻很少利用，檔案信息的價(jià)值么有得到科學(xué)的開發(fā)，幾乎沒有達(dá)到信息服務(wù)層面。檔案的價(jià)值存在于其記錄的內(nèi)容，僅僅是對(duì)檔案進(jìn)行保管而不加以利用嚴(yán)重影響著檔案信息服務(wù)，阻礙檔案信息服務(wù)的發(fā)展和服務(wù)品質(zhì)的提高。除此之外，企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)存在管理缺陷，沒有對(duì)員工進(jìn)行績(jī)效考核，使其容易產(chǎn)生惰性，創(chuàng)新意識(shí)不高，不夠關(guān)注信息服務(wù)的需求。

1.2 缺少專業(yè)的企業(yè)檔案信息服務(wù)人才，關(guān)注度較低

目前，檔案管理沒有有效發(fā)展自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化，管理工具和管理手段都是比較滯后的，同時(shí)宣傳的力度較小，導(dǎo)致檔案信息服務(wù)不被大部分人充分了解，因此檔案信息服務(wù)的利用率較低。檔案信息服務(wù)工作不提高質(zhì)量，就不會(huì)得到企業(yè)的重視和認(rèn)同，檔案專職崗位也無法吸引優(yōu)秀的人才，而專業(yè)人才的匱乏致使檔案信息服務(wù)無法得到優(yōu)化，企業(yè)檔案信息服務(wù)的發(fā)展受到巨大的阻礙。

1.3 檔案信息查詢難

檔案信息化的不斷深化，要在大量的檔案信息中檢索出需要的信息難度較大。企業(yè)檔案管理人員需要思考解決在龐大的信息庫中查找出有用的信息的難題。除此之外，主要對(duì)檔案進(jìn)行單機(jī)管理，存在數(shù)據(jù)零亂，無法分享數(shù)據(jù)信息等缺點(diǎn)，原來的檔案信息系統(tǒng)無法滿足時(shí)代發(fā)展的需求。

2 建設(shè)企業(yè)檔案信息服務(wù)體系的重要性

2.1 能推動(dòng)檔案信息服務(wù)思想的改變

建設(shè)企業(yè)檔案信息服務(wù)體系能夠很大程度上推動(dòng)檔案信息服務(wù)的思想轉(zhuǎn)變，過去的企業(yè)檔案信息服務(wù)大多缺少主動(dòng)性和積極性，被當(dāng)做本企業(yè)的一般業(yè)務(wù)來開展。隨著大數(shù)據(jù)潮流的不斷推進(jìn)，如今的公司檔案使用人員對(duì)檔案信息服務(wù)的要求越來越高，迫切需求檔案管理相關(guān)部門轉(zhuǎn)變檔案信息服務(wù)思想，提高檔案信息服務(wù)水平。與此同時(shí)，企業(yè)應(yīng)堅(jiān)持個(gè)性化服務(wù)路線，更好的滿足客戶的個(gè)體需求。在大數(shù)據(jù)全面的檔案信息資源的幫助下，企業(yè)檔案管理部門能更好的實(shí)現(xiàn)服務(wù)個(gè)性化，使客戶能切實(shí)享受到便捷，優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.2 能填補(bǔ)檔案信息服務(wù)的空缺

原有的檔案信息服務(wù)內(nèi)容不夠完整，但隨著數(shù)據(jù)信息的不斷涌現(xiàn)，檔案服務(wù)的相關(guān)資源也層出不窮。這為企業(yè)檔案管理部門提供了豐富的數(shù)據(jù)資源，使原有的工作條件得到突破。不僅如此，快速的數(shù)據(jù)增長(zhǎng)還推動(dòng)了檔案室之間的資源互通，這有效填補(bǔ)了單一檔案管理的不足，推進(jìn)檔案管理服務(wù)內(nèi)容的多樣化，幫助資源使用者找到更多、更全面的信息資源，以滿足用戶的信息需求。

2.3 促進(jìn)檔案信息服務(wù)的多樣化

傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)缺乏主動(dòng)性，服務(wù)方式較為單一。通常是用戶要求查詢檔案時(shí)，企業(yè)才會(huì)為用戶檢索出相應(yīng)的檔案信息供其使用。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，企業(yè)在保留原來服務(wù)的同時(shí)，通過多種電子設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的運(yùn)用，不僅僅使檔案信息服務(wù)的區(qū)域不斷增加，還充分發(fā)揮了大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)來提高服務(wù)的品質(zhì)。與此同時(shí)，企業(yè)檔案室提供信息服務(wù)時(shí)要，制定一定的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)水平，嚴(yán)格把控好服務(wù)的質(zhì)量，時(shí)刻保證高質(zhì)量的服務(wù)。此外，要自覺推送檔案信息，保證高效率的服務(wù)。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)檔案信息服務(wù)體系建設(shè)措施

3.1 建立企業(yè)檔案信息服務(wù)處理平臺(tái)

通過利用Spark等比較成熟的軟件，加上搜索引擎、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理等技術(shù)，設(shè)計(jì)出標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)處理模型來開發(fā)企業(yè)檔案信息服務(wù)處理平臺(tái)。通常而言，一般企業(yè)檔案信息服務(wù)可以利用Hybase大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，Hybase擁有海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及檢索系統(tǒng)，集檢索與大數(shù)據(jù)管理于一身。Hybase能夠使企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理更加方便，同時(shí)提高企業(yè)檔案信息服務(wù)的可靠性和實(shí)用性。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，建立企業(yè)檔案信息服務(wù)處理平臺(tái)對(duì)于企業(yè)檔案信息服務(wù)體系的建設(shè)有著非常重要的意義。

3.2 歸檔電子文件

企業(yè)檔案信息化的基礎(chǔ)是將電子文件歸檔。企業(yè)在建設(shè)信息系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將電子文件歸檔納入其中，整理電子文件來源并對(duì)此進(jìn)行分類，對(duì)其歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，同時(shí)確定不同載體的成本以便確定保管時(shí)間。此外，企業(yè)檔案部門要對(duì)信息系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)行前期規(guī)劃，制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和制度。與此同時(shí)，平衡傳統(tǒng)紙質(zhì)文件和電子文件的關(guān)系，對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行升級(jí)優(yōu)化，在歸檔電子文件的同時(shí)使企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本降低，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

3.3 對(duì)信息進(jìn)行加工處理

對(duì)信息進(jìn)行加工處理是大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)檔案信息服務(wù)體系建設(shè)的關(guān)鍵。下面從采集資源、數(shù)據(jù)加工和應(yīng)用服務(wù)三個(gè)方面分開闡述：第一，采集資源。內(nèi)部資源、外部交換數(shù)據(jù)等都屬于數(shù)據(jù)源，在采集數(shù)據(jù)時(shí)，通過自動(dòng)化采集工具等等對(duì)內(nèi)外部資源進(jìn)行批量的采集，并保存到匯聚庫中。第二，對(duì)采集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行加工。通過整合工具來轉(zhuǎn)換、加載數(shù)據(jù)，然后將加工過的數(shù)據(jù)保存到大數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)中。第三，應(yīng)用服務(wù)。將信息檢索、統(tǒng)計(jì)以及查詢等技術(shù)結(jié)合起來，根據(jù)企業(yè)檔案信息服務(wù)的數(shù)據(jù)訪問要求，提供綜合分析，智能查詢等數(shù)據(jù)信息服務(wù)。大數(shù)據(jù)理論和相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案信息服務(wù)中發(fā)揮著非常重要的作用，收到十分良好的效果。結(jié)果顯示，不僅大大提高了數(shù)據(jù)采集和加工的效率，保證了信息的完整性，還使信息能夠得到充分的利用，發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，這在企業(yè)進(jìn)行各項(xiàng)決策時(shí)提供非常重要且全面的參考，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.4 建設(shè)數(shù)字檔案室

首先，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，數(shù)字檔案室作為實(shí)體載體和物質(zhì)基礎(chǔ)是必不可少的。企業(yè)檔案部門在完成信息歸檔任務(wù)的同時(shí)，要不斷對(duì)信息歸檔存儲(chǔ)的方法進(jìn)行研究。除此之外，可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來完成檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作和宣傳工作等，并時(shí)刻關(guān)注大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，提高企業(yè)檔案的信息化管理能力。

其次，加強(qiáng)檔案數(shù)字化。企業(yè)應(yīng)該重視傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作，對(duì)其數(shù)字化進(jìn)程進(jìn)行合理的規(guī)劃，保重充足的人力物力等資源。要根據(jù)數(shù)字化的相關(guān)要求，保證流程的規(guī)范化以及信息的完整性和安全性。尤其是對(duì)涉案的檔案進(jìn)行數(shù)字化時(shí)，要站在保密的基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)字化工作。

最后，具體落實(shí)各項(xiàng)相關(guān)數(shù)字檔案室的指標(biāo)。要使企業(yè)檔案信息化與企業(yè)的發(fā)展有相同的步調(diào)，需要全面考慮大數(shù)據(jù)、檔案信息化以及數(shù)字檔案室建設(shè)，對(duì)三者進(jìn)行統(tǒng)一的籌劃。企業(yè)檔案部門與技術(shù)部門應(yīng)該通力合作，相互之間加強(qiáng)溝通，根據(jù)企業(yè)自身的情況，結(jié)合大數(shù)據(jù)理論來建立檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)，為避免因系統(tǒng)崩潰而造成損失，所以要對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行拷貝存儲(chǔ)，為企業(yè)檔案信息服務(wù)體系建設(shè)做貢獻(xiàn)。

4 結(jié)束語

綜合而言，大數(shù)據(jù)為企業(yè)檔案信息的管理帶來了很大機(jī)遇，企業(yè)應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識(shí)當(dāng)前企業(yè)檔案信息服務(wù)的狀況，根據(jù)自身的發(fā)展特點(diǎn)，不斷推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來有效管理檔案信息。并且，充分利用大數(shù)據(jù)帶來的便利，建立并完善企業(yè)檔案信息服務(wù)體系，使企業(yè)檔案服務(wù)擁有更高的水平和質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

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