信息技術(shù)背景下的高校檔案管理改革淺析

郭亞楠

摘 要：進(jìn)入21世紀(jì)以來，伴隨社會的進(jìn)步及經(jīng)濟的發(fā)展，信息技術(shù)日趨成熟，且被廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域。而檔案管理作為高等院校行政管理工作的主要內(nèi)容，逐步迎來信息技術(shù)管理模式改革。但是，從現(xiàn)階段我國高等院校檔案管理水平來看，仍存在著較多問題亟待解決，例如：管理設(shè)備老化及信息意識不足等。本課題重點分析以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的高校檔案管理改革策略，希望能夠提高高校檔案管理的整體質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；高等院校；檔案管理

近年來，在社會經(jīng)濟穩(wěn)健發(fā)展的大背景下，我國高等院校檔案管理水平日趨成熟，社會對于高等院校檔案管理工作提出全新的要求及標(biāo)準(zhǔn)。為了主動迎合信息時代發(fā)展潮流滿足日益嚴(yán)格的檔案管理工作要求，高等院校檔案管理工作逐步向分析管理現(xiàn)存問題及提出信息技術(shù)改革措施轉(zhuǎn)變[1]。同時，雖然高等院校檔案信息量龐大，但是其信息利用率較為低下無法充分發(fā)揮檔案信息資源價值。如何運用信息技術(shù)提高檔案管理工作效率確保其檔案服務(wù)質(zhì)量，是高等院校檔案管理工作所面臨的主要挑戰(zhàn)。從應(yīng)用效果角度來看，信息技術(shù)對高等院校檔案管理不止是新興技術(shù)，更是創(chuàng)新管理模式。鑒于此，本文針對信息技術(shù)背景下高等院校檔案管理改革的研究具有重要意義。

1 檔案管理信息化相關(guān)內(nèi)容概述

檔案管理信息化改革以合理整合各類科研成果、文獻(xiàn)資料及信息資源為前提條件，傳統(tǒng)檔案管理結(jié)合信息類型再劃分相應(yīng)的管理部門，例如：地方檔案館或高校檔案室等，各個管理部門間溝通交流較少。雖然檔案信息資源被統(tǒng)一收集歸檔，但是利用形式相對閉塞，造成檔案信息難以發(fā)揮其真正價值，無法為社會及科研人員提供檢索查閱服務(wù)[2]。伴隨信息技術(shù)蓬勃發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域，而高校檔案管理應(yīng)用信息技術(shù)能促使管理模式向智能化、網(wǎng)絡(luò)化及數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，合理整合系統(tǒng)內(nèi)部、學(xué)校內(nèi)部及社會層面等渠道信息資源，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)平臺的應(yīng)用優(yōu)勢，實現(xiàn)信息收集處理再加工。

2 高校檔案管理潛在的問題分析

2.1管理工作受技術(shù)水平限制

一般說來，高校檔案信息化管理模式較為多樣，以云計算為最為普及最為流行的模式，但是目前我國檔案管理業(yè)務(wù)云計算應(yīng)用水平仍停留于概念階段，側(cè)重于理論角度討論云計算對于檔案管理的應(yīng)用優(yōu)勢[3]。從現(xiàn)階段我國檔案信息化管理研究水平來看，其研究重點集中于信息技術(shù)概念領(lǐng)域，缺少具體實施及具體應(yīng)用等方面研究，難以提出可行性強的操作方案及框架結(jié)構(gòu)。同時，檔案管理作為高等院校行政管理工作的主要內(nèi)容，做好管理工作對于提高學(xué)生檔案信息管理效率提供高質(zhì)量信息查閱服務(wù)具有不可比擬的積極作用，但是受技術(shù)水平的限制仍存在較多問題亟待解決。

2.2管理方法單一

在科學(xué)技術(shù)蓬勃發(fā)展的大背景下，高等院校用于日常辦公及檔案管理等領(lǐng)域的技術(shù)設(shè)備早已歷經(jīng)多次更新?lián)Q代，但是部分高等院校受資金投入的限制所使用的設(shè)備過于陳舊且老化現(xiàn)象較為嚴(yán)峻，少部分?jǐn)?shù)據(jù)存儲設(shè)備故障頻發(fā)，甚至有高校打印設(shè)備停留于上個世紀(jì)末期階段，無法適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理要求，難以短時間解決設(shè)備老化及設(shè)備陳舊等問題[4]。同時，高等院校檔案管理以保留研究價值高知識為主要目標(biāo)，提高檔案信息利用率。然而，從現(xiàn)階段我國高等院校檔案信息化管理水平來看，部分高校檔案利用形式較為單一且管理工作機制流于表面，信息檢索及信息查閱耗時高，造成檔案信息利用率低下。

2.3管理人才隊伍建設(shè)有待加強

在高校檔案管理工作中，管理人員扮演著非常重要的角色，要想提高高校檔案管理的整體水平，便有必要加快管理人才隊伍建設(shè)[5]。但是，從現(xiàn)狀來看，高校檔案管理人才隊伍建設(shè)力度還有待加強，值得注意的是檔案管理工作人才不足現(xiàn)象與管理部門自身認(rèn)識偏差及重視程度不足間存在著密切聯(lián)系，并且大部分高等院校中檔案管理課程普遍為選修課且學(xué)生專業(yè)選擇度較低，對于檔案管理工作難以產(chǎn)生正確清晰的認(rèn)識，錯誤認(rèn)為檔案管理工作沒有未來，造成復(fù)合型人才數(shù)量銳減。一旦難以引進(jìn)專業(yè)人才則無法樹立超前管理意識，客觀上影響管理服務(wù)質(zhì)量。

3 信息技術(shù)背景下高校檔案管理改革要點分析

3.1在管理工作中合理應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

針對高校檔案管理技術(shù)裝備缺失的問題，便有必要加強現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用。比如，可以在高校檔案管理工作中，合理地應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從而促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提高。值得注意的是，高校檔案管理工作應(yīng)用信息技術(shù)，不止能大大提高檔案管理工作效率，更能保證檔案管理質(zhì)量，向用戶提供便捷高效的信息服務(wù)。因此在實際管理的過程中，有必要合理利用信息技術(shù)，例如通過網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)的應(yīng)用，確保個人信息安全性及可靠性；同時，及時構(gòu)建符合高校特征的信息化檔案管理平臺，實現(xiàn)局域網(wǎng)范圍內(nèi)資源共享，并且網(wǎng)絡(luò)技術(shù)普及實現(xiàn)以計算機為載體的數(shù)據(jù)管理，大大壓縮人力投入及勞力投入。此外，以教師群體為切入點，建設(shè)具有針對性的檔案管理工作評估機制，從而促進(jìn)高校檔案管理工作的全面強化。

3.2樹立人性化服務(wù)意識

為了提高高校檔案管理的質(zhì)量，有必要認(rèn)清實際管理工作中存在的問題，及時更新管理理念，樹立人性化服務(wù)意識。需注意到，由于受檔案不可更改性特征的影響，檔案管理工作具有人員固定性及工作環(huán)境局限性等鮮明特點，客觀上加劇檔案管理工作難度無法充分發(fā)揮其利用價值。因此在實際管理的過程中，高等院校遵循實事求是的管理原則積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，以樹立管理人員服務(wù)意識為前提條件，幫助管理人員從根源上認(rèn)識到檔案管理的必要性及重要性，加大對于檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，將檔案管理信息化建設(shè)視為日后工作重點內(nèi)容，意識到檔案信息關(guān)系著未來、顯示及歷史，確保檔案管理工作順利進(jìn)行提高其服務(wù)質(zhì)量。

3.3注重管理人才素質(zhì)的提高

一方面，有必要注重管理人才素質(zhì)的提高，加快高校檔案管理隊伍建設(shè)，督促管理人員加強管理理論知識學(xué)習(xí)以及在實踐管理工作中總結(jié)管理經(jīng)驗，分析管理工作中存在的問題，進(jìn)一步加以改進(jìn)，從而達(dá)到提高檔案管理效率及質(zhì)量的目的。另一方面，在實際管理的過程中，管理工作人員需加強學(xué)習(xí)，注重現(xiàn)代化管理理念的更新，注重現(xiàn)代化管理技術(shù)的應(yīng)用，比如計算機信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、檢索系統(tǒng)等，大大提高信息獲取速度；不斷改進(jìn)日常工作的不足，優(yōu)化管理方法，從而使高校檔案管理質(zhì)量得到全面提高。

4 結(jié)語

通過本文探究，認(rèn)識到伴隨信息技術(shù)蓬勃發(fā)展，信息獲取方式日趨豐富且信息獲取速度不斷加快，促使信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域。為了保證高等院校檔案管理服務(wù)質(zhì)量，必須不斷變革自身傳統(tǒng)管理模式。因此，管理人員積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，立足于檔案管理現(xiàn)存問題，從根源上認(rèn)識到信息技術(shù)對檔案管理的積極作用，逐步構(gòu)建具有高校特色的信息化檔案管理模式，不斷健全相應(yīng)的管理服務(wù)機制，進(jìn)一步推動檔案管理模式改革進(jìn)程，充分發(fā)揮檔案管理價值，實現(xiàn)信息技術(shù)改革創(chuàng)新，最終為高校檔案管理工作的良性發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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[4]林敏.現(xiàn)代信息技術(shù)下的高校檔案管理建設(shè)創(chuàng)新與策略[J].科教導(dǎo)刊（下旬），2017（03）：11-12.

[5]劉曉麗.新時期高校檔案管理工作中存在的問題[J].學(xué)園，2014（01）：51-52.