實(shí)施電子文件的有效管理確保電子檔案的真實(shí)完整

梁鴻雁

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，科技水平也在不斷提高，尤其是信息電子技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)滲透到各行各業(yè)中。有關(guān)的檔案管理部門也已經(jīng)建立了電子檔案的管理模式和方法，這是由社會(huì)的發(fā)展所決定的，而在電子檔案的資料歸檔中，大多數(shù)資料也開始逐漸向電子文件方向轉(zhuǎn)變，與以前的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文件形式不一樣，電子文件的管理更為高效、便捷，具有很大的優(yōu)勢，極大的方便工作人員對其進(jìn)行管理。但是要保持電子檔案的真實(shí)完整性，還是要對電子文件進(jìn)行有效的管理，這種管理就和紙質(zhì)的文件有著較大的區(qū)別。

關(guān)鍵詞：電子文件；檔案管理；真實(shí)完整

與紙質(zhì)的文件資料管理方法不一樣，不用分類搬進(jìn)倉庫中，如今的電子文件可以直接儲(chǔ)存在電子檔案的管理系統(tǒng)中，這對提高檔案資源的利用率以及檔案的管理水平具有重要的作用，同時(shí)也利于為人們服務(wù)，有效的實(shí)現(xiàn)資源共享。但是和電子檔案和紙質(zhì)檔案的要求是一樣的，那就是要保證檔案真實(shí)完整性的原則，不能弄虛作假，缺頁少內(nèi)容，這就要求有關(guān)的檔案管理人員能夠充分認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)電子文件管理的重要性，明確其管理原則、意義等，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)電子文件的有效管理，進(jìn)而保證電子檔案的真實(shí)完整。

1 電子文件

電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。 電子文件還包括對其生成、運(yùn)轉(zhuǎn)的環(huán)境信息的記錄，產(chǎn)生、修改的過程記錄、修改內(nèi)容及操作者的記錄等信息。

2 電子文件的管理職責(zé)

2.1 檔案行政管理部門

首先，檔案行政管理部門要與信息化主管部門進(jìn)行溝通交流，共同對本區(qū)域內(nèi)的電子文件歸檔工作進(jìn)行管理與監(jiān)督。并且，由于電子文件的發(fā)展時(shí)間不長，電子文件管理工作也正處于摸索中的階段，在實(shí)際工作過程中，難免會(huì)出現(xiàn)問題。因此，這就需要檔案行政管理部門要對電子文件檔案管理工作進(jìn)行正確的指導(dǎo)，通過與信息化主管部門的合作，對電子文件進(jìn)行有效的管理，并從一定程度上，大大提高了檔案歸檔工作的效率。

2.2 電子文件形成單位

2.2.1 檔案部門的職責(zé)檔案部門

該部門主要是與信息化工作部門、電子文件形成部門一同商議之后，建立出相應(yīng)的電子文件歸檔制度，其中，主要內(nèi)容包括了電子文件歸檔要求、保管期限、內(nèi)容、形式等等。其次，還要加強(qiáng)與本單位信息化工作部門的協(xié)調(diào)交流，從而確保辦公系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)真正滿足于檔案管理需求。另外，檔案部門要結(jié)合當(dāng)前本單位的檔案現(xiàn)代化管理情況，充分了解系統(tǒng)的開發(fā)程度，積極與信息化部門溝通，同時(shí)從確保電子文件真實(shí)完整性以及有效管理的方面提出具體的功能要求。

2.2.2 信息化工作部門的職責(zé)

要為確保電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性及安全性提供必要的技術(shù)支持。具體包括：成為檔案部門與系統(tǒng)開發(fā)公司之問的橋梁，將檔案部門提出的功能需求轉(zhuǎn)為技術(shù)語言，并與系統(tǒng)開發(fā)的公司進(jìn)行溝通，使其理解這些需求并在系統(tǒng)中得以實(shí)施；在系統(tǒng)日常運(yùn)行中進(jìn)行維護(hù)，確保安全；對系統(tǒng)內(nèi)的電子文件進(jìn)行備份；在系統(tǒng)軟硬件環(huán)境發(fā)生變化時(shí)對電子文件進(jìn)行遷移，并記錄電子文件的格式，其所依賴的硬件環(huán)境、軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等信息。

3 電子文件的有效管理

電子檔案的形成是由社會(huì)的發(fā)展所決定的，目前這種檔案管理方式已經(jīng)逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理方式，人們能夠?qū)τ陔娮訖n案有一個(gè)基本的認(rèn)識(shí)，這也間接的提高了電子檔案的管理水平，而在電子檔案的歸檔過程中，和紙質(zhì)檔案是一樣的，也要保證檔案的真實(shí)完整性，不僅如此，安全性以及有效性等也是必然的要求，這和檔案的性質(zhì)有一定的關(guān)系，這就要求有關(guān)的管理人員能夠加強(qiáng)電子文件的有效管理，從而確保電子檔案的管理原則不被破壞，文件不會(huì)受損，避免更所問題的發(fā)生。而如何加強(qiáng)電子文件的有效管理，這就顯得至關(guān)重要。

首先，要求檔案信息的管理人員能夠認(rèn)識(shí)到提高電子檔案管理水平的重要性，對自己的工作有一個(gè)深刻的認(rèn)識(shí)，具有一定的責(zé)任感，能夠?qū)﹄娮游募膬?nèi)容、結(jié)構(gòu)等關(guān)鍵信息進(jìn)行鑒定后再歸檔。需要注意的是，電子文件里的內(nèi)容要具有真實(shí)性和完整性，不能失真，所有數(shù)據(jù)都要和原始材料一樣，禁止有非法涂改的內(nèi)容，因?yàn)檫@是保障電子文件具有有效性的基礎(chǔ)，為將來檔案資料的利用打下一個(gè)良好的基礎(chǔ)，這是可以作為法律證據(jù)的有效材料。

其次，要求電子檔案的信息管理系統(tǒng)能夠及時(shí)的進(jìn)行更新。這是為了保障電子文件的完整性以及安全性?，F(xiàn)階段，社會(huì)的發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息量不斷增多的同時(shí)，各種科技也在不斷的進(jìn)步，基于網(wǎng)絡(luò)的病毒以及黑客等都能對電子信息檔案的管理系統(tǒng)構(gòu)成威脅，一個(gè)小小的漏洞都有可能導(dǎo)致信息的泄露和缺失。所以這就要求電子檔案的管理人員能夠提升自己的技能，經(jīng)常對電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行更新維護(hù)，發(fā)現(xiàn)補(bǔ)丁就要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)，這樣才能加強(qiáng)對于電子文件的有效管理，進(jìn)而保證電子檔案的完整和安全，這是新時(shí)代發(fā)展下的必然要求，這種現(xiàn)象也是可觀存在的，因此，有關(guān)人員應(yīng)該對此問題加以重視。

4 結(jié)語

計(jì)算機(jī)的應(yīng)用給人們掀開了世界的嶄新的一角，這充滿了未知的世界值得人們繼續(xù)進(jìn)行探索，果然不負(fù)眾望，技術(shù)的發(fā)展是不斷創(chuàng)新和改進(jìn)的，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)得到應(yīng)用和發(fā)展，在技術(shù)上也有創(chuàng)新應(yīng)用，極大的改變了人們的生活和工作方式。在檔案管理部門，由于技術(shù)的應(yīng)用和管理，儲(chǔ)存的資料形式都已經(jīng)變?yōu)榱穗娮游募?，這是時(shí)代發(fā)展的要求，只有做到與時(shí)俱進(jìn)，才能提高工作效率，保障工作的質(zhì)量。電子檔案也就因此形成，但是保持檔案資料的真實(shí)完整性依然是對檔案管理人員的基本要求，這就和電子文件的有效管理有著極為緊密的聯(lián)系，現(xiàn)階段，只有加強(qiáng)電子文件的有效管理，才能確保資料的可靠性以及完整性，從而有利于歸檔工作的順利進(jìn)行。

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