試論提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略

孫蕾

【摘要】本文根據(jù)以往工作經(jīng)驗，對提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的原則進行總結(jié)，并從獎懲制度的合理完善、激發(fā)文秘的創(chuàng)新意識、思想政治素養(yǎng)的增強、自身專業(yè)技能的提升四方面，論述了提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略。

【關(guān)鍵詞】辦公室文秘工作；獎懲制度；創(chuàng)新意識

辦公室在機關(guān)和企事業(yè)單位中占據(jù)重要地位，在日常工作中，既要完成領(lǐng)導(dǎo)層面命令和要求的傳達，又要將基層工作開展情況反饋給領(lǐng)導(dǎo)；既要對機關(guān)內(nèi)部各項工作進行協(xié)調(diào)，還要完成領(lǐng)導(dǎo)指派的對外交往任務(wù)。辦公室文秘是辦公室主要工作人員之一，其工作效果對機關(guān)單位的運營影響嚴重。因此，各單位應(yīng)注重辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的提升。

一、提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的原則

作為辦公室中重要的工作人員，文秘工作的開展應(yīng)遵循以下工作原則：第一，遵循職業(yè)道德規(guī)范，對自身工作提出嚴格要求，在對待繁瑣的日常工作時應(yīng)耐心、謹慎，認真履行文秘工作的工作職責(zé)。第二，努力實現(xiàn)自身職業(yè)道德素質(zhì)和工作技能的提升，有針對性地對辦公室工作進行合理安排，提高工作效率。第三，堅決服從上級領(lǐng)導(dǎo)命令，做好上下級之間的協(xié)調(diào)和溝通工作，確保辦公室內(nèi)部工作的正常運轉(zhuǎn)。如果每位辦公室文秘工作人員都能遵守各項規(guī)章制度和工作要求，辦公室文秘的工作質(zhì)量會得到大幅度提升。

二、提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略

（一）獎懲制度的合理完善。在辦公室工作開展過程中，如果管理制度做到獎罰分明，可在一定程度上提升辦公室工作人員的工作積極性，尤其是文秘工作者。由于獎懲制度的合理完善，工作人員的競爭意識將會被徹底激發(fā)，文秘人員對工作的自我要求和追求性也會得到提升。另外，獎懲制度具有很強的警告性，可以幫助文秘人員在工作中完善自我，對今后工作的開展也能起到良好的促進作用。在中央機關(guān)辦公室中，獎懲制度的具體制定可根據(jù)工作人員的工作效能和實際效率來進行，在獎懲制度的完善過程中，管理人員需要保證制度具有一定的科學(xué)性和合理性，在制度制定完成之后，可進行為期一個月的試用期，并對其進行多次評測。

（二）激發(fā)文秘人員的創(chuàng)新意識。創(chuàng)新是國家、企業(yè)獲得發(fā)展動力的重要前提。很多人認為我國辦公室文秘工作不具備靈活性，只需要按照固定程序來完成日常工作即可。但在實際工作中，文秘工作更需要在思想和行為上獲得創(chuàng)新。從文秘工作的工作性質(zhì)來看，工作模式顯得十分重要，管理人員需要對文秘工作的工作模式進行反復(fù)思索，將工作效率過低的傳統(tǒng)模式剔除，通過激發(fā)文秘工作人員的思想創(chuàng)新，使其在實際工作中尋找更簡潔的工作方式，最終實現(xiàn)工作質(zhì)量和水平的穩(wěn)定提升。想要提升文秘工作的創(chuàng)新意識，可實施以下兩方面管理措施：第一，管理者可以鼓勵文秘人員在工作中進行大膽創(chuàng)新，以做好本職工作為前提，在辦公室中形成一種創(chuàng)新工作氛圍。例如，在進行通信信息收集時，除了報紙、內(nèi)部雜質(zhì)等傳統(tǒng)信息渠道，文秘人員可以對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行合理應(yīng)用，但網(wǎng)絡(luò)信息存在很多不真實情況，文秘人員在信息收集時需要逐一進行核實，避免信息的不準確而影響下一步工作的開展。第二，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)起到帶頭作用，將工作的前瞻性合理表現(xiàn)出來，利用合理方式將創(chuàng)新理念融入辦公室工作中，從而為其他工作人員帶來啟發(fā)。

（三）思想政治素養(yǎng)的提升。思想政治素養(yǎng)對辦公室文秘人員自身發(fā)展方向影響巨大，思想政治素養(yǎng)的提升可幫助他們培養(yǎng)創(chuàng)新意識。在日常工作中，文秘工作人員首先要做的便是提升業(yè)務(wù)素質(zhì)，對工作中的服務(wù)意識進行合理強化，在做好各方面工作的同時，協(xié)調(diào)好生活和工作中的各項關(guān)系。與此同時，很多中央政府機關(guān)單位帶有很強的服務(wù)性，文秘人員思想政治素質(zhì)的提升，可加強人民對政府的信賴程度，讓機關(guān)單位在人民心中留下一個更好的印象。另外，管理人員應(yīng)注重加強文秘工作者對問題的處理能力，增強他們在繁雜事務(wù)中的心理承受量，對他人所提出的意見進行深入思考，確保日常工作的有序進行。

（四）專業(yè)技能的提升。根據(jù)單位業(yè)務(wù)類型的不同，文秘工作的難度也不相同，有些單位對文秘的專業(yè)技能要求很高。因此，各企事業(yè)單位應(yīng)在文秘培訓(xùn)工作中增加一些投入，例如很多企業(yè)聘請社會上知名專家開展培訓(xùn)教育工作，并派遣優(yōu)秀工作人員去其他單位進行交流和學(xué)習(xí)，將更好的工作流程和模式帶到日常工作中來，實現(xiàn)辦公室文秘工作人員自身專業(yè)技能的提升。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，知識理念的更新速度越來越快，作為一名合格的文秘人員，應(yīng)對自己的專業(yè)技能和思想進行實時更新，為文秘工作的有效開展提供基礎(chǔ)。

三、總結(jié)

綜上所述，在企事業(yè)單位辦公室管理工作中，主要的辦公場所便是辦公室，而辦公室的工作重點應(yīng)放在文秘人員工作效率的提升上。但在實際工作中，想要將策略效果有效發(fā)揮出來，需要一個很長的過程。新工作模式的設(shè)施對文秘工作可以起到一些借鑒作用，在具體實施上還需要各個管理人員根據(jù)自身文秘工作特點進行選擇，確保辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效提高。

【參考文獻】

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