公路工程檔案管理信息化路徑分析

娜爾古麗?努爾蘭

摘要：公路工程建設(shè)的順利實(shí)施，除了施工等要素的影響，其中的公路工程檔案資料管理也非常關(guān)鍵。隨著科技的進(jìn)步發(fā)展，公路工程檔案管理為了適應(yīng)新形勢的需要，必須加強(qiáng)信息化管理，從而使公路工程檔案能夠更好的為公路工程建設(shè)維護(hù)等方面進(jìn)行服務(wù)。

關(guān)鍵詞：公路工程；檔案管理；信息化

公路工程檔案管理信息化工作的推進(jìn)需要從人員素質(zhì)提升和檔案管理系統(tǒng)完善兩方面來共同進(jìn)行，借此來對檔案信息資源的價(jià)值進(jìn)行深入挖掘，進(jìn)而幫助檔案管理工作盡快實(shí)現(xiàn)信息化、高效化與數(shù)字化的目標(biāo)，為公路建設(shè)提供更大程度的助力。

1規(guī)范檔案管理

公路工程的檔案資料會涉及到較多的信息和商業(yè)機(jī)密，鑒于其檔案管理工作的特殊性，在對公路工程開展檔案管理工作信息化工作的同時(shí)，應(yīng)對檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，從而使得所保存的檔案資料的安全性得到有效的保證。因此，在規(guī)范檔案管理過程中，還應(yīng)注意建立健全相應(yīng)的制度，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化與制度建設(shè)信息化的同步進(jìn)行。通過完善的制度對檔案管理信息化的各項(xiàng)工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行約束。此外，還應(yīng)對所保存的檔案資料，特別是針對電子類文件以及其他易損壞的檔案資料采取必要的防護(hù)措施，以確保檔案資料的安全性。

2提升檔案管理技術(shù)

提高檔案管理技術(shù)須全面加強(qiáng)檔案資源的信息化建設(shè)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)數(shù)字技術(shù)將文書型檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并組建完善、便捷、高效的電子檔案系統(tǒng)，為該系統(tǒng)設(shè)置密碼與防毒軟件，結(jié)合數(shù)字技術(shù)對分類項(xiàng)目進(jìn)行數(shù)字命名，例如檔案目錄中的分類項(xiàng)目應(yīng)包括字段名FLH、類型CHAR、字節(jié)30、允許空NULL；密級項(xiàng)字段名MJ、保管期限字段名BGQX、文種WZ、規(guī)格字段名ZTGG、數(shù)量字段名ZTSL等。檔案的數(shù)據(jù)保存形式是DBF或TXT，其中使用TXT格式的文件的每個(gè)字段占一行，記錄為一行，列與列之間使用分隔符TAB隔開；在進(jìn)行檔案文件的再次壓縮和重組時(shí)要同時(shí)移交相應(yīng)的解壓縮、合并方法；檔案號應(yīng)嚴(yán)格采用“全宗號—年號—目錄號—案卷號—頁號”的格式；縮微號由畫副號和盤號組成；文件的編號由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號組成；對于檔案的秘密級別來說，主要分為內(nèi)部級NB、秘密級MM、機(jī)密級JM、絕密級UM。而且，要促進(jìn)檔案資源數(shù)據(jù)與檔案信息之間的準(zhǔn)確無誤和無縫對接，確保數(shù)字檔案的完整性。這樣能夠防止電子檔案信息泄密，節(jié)省檔案管理成本，提高檔案調(diào)閱效率，推動檔案管理工作的更新。

其次，公路工程檔案信息化建設(shè)包含的工作量較多，要注意抓住其中的關(guān)鍵關(guān)節(jié)，做好信息的錄入工作，把各類施工資料進(jìn)行數(shù)字化處理，將其用網(wǎng)絡(luò)資料的形式保存下來。

另外，軟件系統(tǒng)是公路工程檔案管理的重要基礎(chǔ)，它能夠?yàn)闄n案的系統(tǒng)分類與保存提供支撐。然而，目前的檔案信息化建設(shè)軟件還較為落后，雖然傳統(tǒng)的單板機(jī)計(jì)算機(jī)檔案管理方式為工作提供了便利，可以做到數(shù)字化信息的記錄、整合與檢索。但是在目前的發(fā)展?fàn)顟B(tài)下，單板機(jī)的技術(shù)含量較低，已經(jīng)不適用新形勢的系統(tǒng)，單板機(jī)中的兼容性問題也逐漸暴露了出來，因此必須馬上對軟件進(jìn)行升級和維護(hù)。

3建設(shè)復(fù)合型的檔案管理隊(duì)伍

做好公路工程檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)是一項(xiàng)重要的工作，是確保檔案管理信息化成功的最基礎(chǔ)的工作。這就要求我們首先必須提高檔案管理工作人員的信息化意識。這必然要求檔案管理人員首先要熟悉電子文件的特征，其次是必須了解計(jì)算機(jī)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)相關(guān)安全防護(hù)的基本知識，這樣就可以保證檔案信息的完整性以及安全性。另外要求檔案管理人員必須在工作中立足本職工作，不斷的強(qiáng)化學(xué)習(xí)，利用一切可能的機(jī)會參與信息化培訓(xùn)，只有持續(xù)的更新專業(yè)技術(shù)知識，不斷的提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)；其次要不斷的提高管理人員信息化管理的工作技能。為了可以較快的實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，檔案管理部門應(yīng)排定計(jì)劃對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容主要包括計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、信息管理等方面的知識。檔案主管部門還要制造好的條件讓檔案管理人員可以及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢和最近技術(shù)，不斷提高檔案管理工作人員的工作技能。檔案管理部門和檔案管理者必須意識到檔案信息安全保障能力建設(shè)的重要性以及緊迫性，不斷的完善各種檔案管理的制度，并認(rèn)真執(zhí)行，把安全至上的理念物化到檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)中去。

4建立檔案數(shù)據(jù)庫保證檔案信息安全

不斷對信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行建設(shè)和完善是確保檔案信息安全性的關(guān)鍵。用戶可以通過互聯(lián)網(wǎng)和信息平臺對各類信息進(jìn)行方便而快捷的交流。由于公路工程檔案類別多，數(shù)量極大，使得檔案管理信息化建設(shè)的難度明顯提升。因此，公路工程檔案管理人員篩查檔案數(shù)據(jù)庫的精確性是確保公路工程數(shù)據(jù)庫完整性和準(zhǔn)確性的根本。此外，通過建立和完善公路工程的數(shù)據(jù)信息中心同樣可以保證檔案信息的安全。隨著公路工程項(xiàng)目數(shù)量的不斷證多，檔案數(shù)據(jù)庫中所保存的數(shù)據(jù)也在飛速增長，這就導(dǎo)致存放空間狹小，管理設(shè)備落后等問題不斷涌現(xiàn)?；诖?，在建立檔案數(shù)據(jù)庫時(shí)，為了便于為人們提供更為快捷和人性化的服務(wù)，應(yīng)結(jié)合公路工程的自身特點(diǎn)一級檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際情況，充分運(yùn)行現(xiàn)代化的技術(shù)手段，加大對于資金投入，建立并完善相應(yīng)的信息防護(hù)體系。雖然目前檔案管理工作中仍然存在檔案信息安全的問題，只要相應(yīng)的管理人員根據(jù)檔案信息的安全等級進(jìn)行統(tǒng)籌安排和有針對性的管理手段，可以有效的保證公路工程檔案信息的安全。

5信息化管理系統(tǒng)的完善

公路工程檔案管理的信息化目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，首先需要不斷融合計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，結(jié)合科學(xué)管理手段，形成全新的信息化檔案管理系統(tǒng)。具體來看，首先需要幫助公路工程的檔案管理者形成信息化管理理念，能夠根據(jù)需求及時(shí)組建工作團(tuán)隊(duì)，引導(dǎo)信息化檔案管理部門，選聘專業(yè)的檔案工作人員，進(jìn)而建設(shè)具有完備的檔案管理體系，對公路工程檔案信息資源的價(jià)值進(jìn)行充分利用。事實(shí)上，檔案管理信息化不僅是對檔案信息資源進(jìn)行價(jià)值挖掘，還需要對資料進(jìn)行有效的采集、記錄以及存儲還需要進(jìn)度還有資料等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并記錄，在對資料進(jìn)行有效的檢查、整合與分析之后，最終儲存的信息才是真實(shí)準(zhǔn)確有效的。隨著我國公路在建和完成規(guī)模的不斷擴(kuò)大，信息規(guī)模也在與日倍增，檔案管理工作也需要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，強(qiáng)化智能化和信息化技術(shù)的融入，對公路工程建設(shè)資料進(jìn)行高效統(tǒng)計(jì)與整合，提升檔案資料的系統(tǒng)性以及完整性。最值得關(guān)注的一點(diǎn)便是信息系統(tǒng)的安全防護(hù)體系，除了基本的防火墻、自查機(jī)制和權(quán)限設(shè)置等，還需要專項(xiàng)硬件檢查，對其中任何問題和安全隱患都要有完備的處理機(jī)制，提高解決效率，保障整體運(yùn)行。

同時(shí)，為了優(yōu)化檔案管理模式，不斷完善檔案管理工作，還需要做好以下工作：首先，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)重視加強(qiáng)基層檔案管理工作，彌補(bǔ)殘缺的檔案文獻(xiàn)，加強(qiáng)檔案信息內(nèi)容管理，避免出現(xiàn)虛假信息，對于造假檔案，應(yīng)予以應(yīng)有的懲處。第二，借助數(shù)字技術(shù)建立高度統(tǒng)一的檔案管理體系，以此充分發(fā)揮有效的管理職能。第三，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)重視挖掘檔案資源的內(nèi)在價(jià)值，引導(dǎo)檔案管理人員認(rèn)真研究檔案內(nèi)容，對檔案進(jìn)行重組和有效地分配，從而充分發(fā)揮檔案資源的社會價(jià)值。

6結(jié)語

為了全面提升公路工程檔案管理水平，從事檔案管理工作的相關(guān)人員應(yīng)注意加強(qiáng)對檔案管理信息化路徑的分析與研究。通過對檔案信息化管理理念、模式等進(jìn)行調(diào)整和創(chuàng)新，對安全體系方面進(jìn)行完善，對檔案管理人員素質(zhì)進(jìn)行不斷的提升，進(jìn)而為公路工程檔案管理信息化創(chuàng)新方面工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，為公路工程建設(shè)等方面工作提供更多支持。

參考文獻(xiàn)

[1]王明芳.試析新時(shí)期公路工程檔案管理信息化創(chuàng)新路徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（14）：57.

[2]張前進(jìn)，劉嚴(yán).公路工程檔案管理信息化問題研究[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計(jì)，2015（28）：146.

（作者單位：新疆塔城公路管理局和布克賽爾分局）