淺談事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)面臨的困境及對策

摘要：在當(dāng)今時代，信息技術(shù)已廣泛應(yīng)用在各個方面，對于事業(yè)單位檔案管理而言，應(yīng)用檔案信息化技術(shù)可以大幅提升檔案管理水平及管理效率，同時，也符合社會發(fā)展需要，但是，我國事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)方面還面臨著諸多困境，阻礙著事業(yè)單位檔案信息化的建設(shè)與發(fā)展，以至于難以提高檔案管理質(zhì)量。因此，本文也主要對其困境進(jìn)行探討，并提出相關(guān)對策，旨在提高我國事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案信息化；建設(shè)困境；對策

檔案管理工作是事業(yè)單位工作內(nèi)容的一部分，其具有較高的工作價值，隨著社會的發(fā)展，事業(yè)單位內(nèi)部的檔案數(shù)量也大幅度增加，由于傳統(tǒng)的管理模式工作效率較低，難以滿足事業(yè)單位的需要，必須要加快檔案信息化建設(shè)，利用檔案信息化來進(jìn)行管理，勢必大大提高其工作效率，滿足事業(yè)單位的需要。但是，事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)方面還面臨著缺乏建設(shè)經(jīng)費、缺乏信息化管理人才、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等困境，嚴(yán)重影響和制約著檔案信息化的建設(shè)，為此，必須要制定行之有效的對策來突破其困境。

一、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)所面臨的困境

1、缺乏建設(shè)經(jīng)費。檔案信息化建設(shè)需要投入資金用于硬件及軟件的建設(shè)，在硬件方面主要是基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，以及需要購買相關(guān)設(shè)備、電子產(chǎn)品等。在軟件方面，需要開發(fā)或購買相關(guān)軟件，主要用于管理工作。然而，在實際的建設(shè)中，由于檔案管理工作不能夠給事業(yè)單位直接創(chuàng)造財富，并且短期內(nèi)也難以凸顯其價值，使很多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人對檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致壓縮檔案信息化的建設(shè)經(jīng)費，或者事業(yè)單位沒有足夠的經(jīng)費投入到檔案信息化建設(shè)方面，這也造成缺乏建設(shè)經(jīng)費的局面，使事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)陷入困境，或者建設(shè)速度較慢，不利于檔案管理信息化發(fā)展。

2、缺乏信息化管理人才。任何方面的信息化建設(shè)不僅需要相關(guān)設(shè)施、設(shè)備及軟件的支撐，還需要有信息化人才的支持，然而，對于檔案管理而言，事業(yè)單位的檔案管理人員普遍的是從其它部門調(diào)任，或者從外界招聘了不具有專業(yè)信息化管理能力的人員從事檔案管理工作，使檔案管理人員缺乏必要的業(yè)務(wù)能力，導(dǎo)致事業(yè)單位普遍的缺乏信息化管理人才，這也將制約或阻礙著檔案信息化的建設(shè)，使其陷入發(fā)展困境。究其原因主要是由于事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人或檔案部門的主管者對檔案管理工作不夠重視。

3、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范不統(tǒng)一。事業(yè)單位的檔案管理本身就具有一定的規(guī)范，為了讓檔案信息化管理也有相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，也需要確保檔案信息化建設(shè)要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，然而，在實際的建設(shè)中卻缺乏有效、可行的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，各事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)也不夠統(tǒng)一。例如，對于同類事業(yè)單位而言，有些事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)只要求能夠形成電子檔案，對各類檔案的信息、數(shù)據(jù)等進(jìn)行記錄與存儲。而有些事業(yè)單位不僅要求建立電子檔案，還需要建立共享平臺，讓單位內(nèi)部各部門都能夠快速的查閱各類檔案信息。這種沒有統(tǒng)一、明確的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)使各事業(yè)單位檔案信息化水平出現(xiàn)較大的差距，不利于檔案信息化的建設(shè)與發(fā)展。

二、針對其困境的對策

1、提高對檔案信息化建設(shè)的重視度。針對當(dāng)前事業(yè)單位信息化建設(shè)困境的一項重要原因就是事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人對檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致沒有足夠、可行的措施來保障檔案信息化建設(shè)。所以，事業(yè)單位及政府職能部門的主管人員要充分認(rèn)識到檔案管理的重要性及檔案信息化建設(shè)的重要性，并給予高度重視，才能做出有利于檔案信息化建設(shè)的決策及具體行動。

2、增加建設(shè)經(jīng)費的投入。檔案信息化的建設(shè)需要投入足夠的資金，才能確保各項建設(shè)快速、有序的推進(jìn)，而檔案管理又是事業(yè)單位的一項必要工作，所以，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)從檔案管理的價值方面進(jìn)行考慮，給予撥付足夠的建設(shè)經(jīng)費，為其建設(shè)提供必要的資金支持，其資金一方面用于信息化檔案室的建設(shè)及購買配套的電子產(chǎn)品及器材，完成其硬件建設(shè)；另一方面，用于檔案系統(tǒng)、信息平臺、網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)等軟件方面的建設(shè)。

3、打造一支檔案信息化管理人才隊伍。眾所周知，人才是發(fā)展的關(guān)鍵，檔案信息化的建設(shè)與發(fā)展也都離不開人才的支持，但就當(dāng)前情況來看，事業(yè)單位普遍的缺乏信息化管理人才，制約著檔案信息化建設(shè)。因此，為了突破其困境就必須要打造一支檔案信息化管理人才隊伍，才能推動檔案信息化建設(shè)。為此，可以從兩個方面進(jìn)行打造，一方面，可以對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行集中，為其提供必要的培訓(xùn)課程，使其提高自身的管理專業(yè)能力及信息化管理能力，直到達(dá)到檔案信息化管理要求為止，并在今后的工作中經(jīng)常參與相關(guān)培訓(xùn)活動。同時，還要提高其職業(yè)道德素質(zhì)，以便更好的投入到管理工作中；另一方面，在社會中招聘具有較高檔案信息化專業(yè)能力的人員從事檔案管理工作，以此途徑來打造一支檔案信息化管理人才隊伍。

4、建立科學(xué)、可行的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范?？茖W(xué)、規(guī)范的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)也是檔案信息化建設(shè)的先決條件，雖然不同類別的事業(yè)單位在檔案管理方面有一定的差別，但也有許多共同之處，因此，政府部門要依據(jù)事業(yè)單位的實際情況出臺科學(xué)、規(guī)范的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，對于同類的事業(yè)單位要有明確、統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，使事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)有具體的建設(shè)要求與規(guī)范，有利于促進(jìn)檔案信息化的順利建設(shè)。

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作者簡介：畢建軍（1978.07.16）男，民族：漢族，籍貫：吉林省通化市，學(xué)歷：大學(xué)本科，職稱：館員，專業(yè)：房屋，不動產(chǎn)登記類的檔案管理，單位：通化市不動產(chǎn)登記中心。