關(guān)于對(duì)工程造價(jià)咨詢企業(yè)檔案管理的幾點(diǎn)建議

劉伶聰　孫甜甜

摘 要：對(duì)于工程建設(shè)項(xiàng)目單位來(lái)說(shuō)，一個(gè)工程項(xiàng)目的建設(shè)不僅僅要考慮工程的質(zhì)量安全問(wèn)題，更要兼顧其帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)利益。本文重點(diǎn)闡述了工程造價(jià)咨詢檔案管理的自動(dòng)化，從發(fā)展現(xiàn)狀入手，簡(jiǎn)要分析了我國(guó)工程造價(jià)咨詢檔案管理的現(xiàn)有模式，然后對(duì)工程造價(jià)咨詢檔案管理的自動(dòng)化技術(shù)的系統(tǒng)進(jìn)行概述，最終闡述了適合本文論點(diǎn)的自動(dòng)化技術(shù)的發(fā)展方向。

關(guān)鍵詞：工程造價(jià)；成本管理；中標(biāo)；對(duì)策

1 引言

搞好工程造價(jià)管理工作，一方面，可以直接控制、節(jié)省投資，在一定投資額度情況下，取得最大的經(jīng)濟(jì)效益；另一方面，可以間接規(guī)范建設(shè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)秩序，引導(dǎo)建設(shè)市場(chǎng)健康有序發(fā)展，取得良好的社會(huì)效益。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下工程造價(jià)的控制、管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程，工程造價(jià)管理工作要始終貫穿于整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施的全過(guò)程。為控制好工程建設(shè)資金，節(jié)約投資，做到有的放矢，下面就如何抓好工程造價(jià)管理工作，略談幾點(diǎn)淺識(shí)。

2 工程造價(jià)的作用與管理要求

由于我國(guó)工程造價(jià)真正的起步比較晚，發(fā)展也相對(duì)滯后，因此相對(duì)其他國(guó)家來(lái)說(shuō)還存在一些不足之處，一位專家曾經(jīng)說(shuō)過(guò)：“當(dāng)中國(guó)的造價(jià)工程師追求把項(xiàng)目的投資壓到最少而達(dá)到技術(shù)經(jīng)濟(jì)效果最佳時(shí)，國(guó)外同行卻在追求全生命周期成本最低；當(dāng)中國(guó)的造價(jià)工程師及其咨詢公司主要從事的業(yè)務(wù)還停留在計(jì)量計(jì)價(jià)時(shí)，國(guó)外的同行卻把注意力更多地投放于項(xiàng)目商務(wù)管理、工程造價(jià)的司法解決途徑以及受業(yè)主委托實(shí)施項(xiàng)目全過(guò)程造價(jià)管理等領(lǐng)域”。由此可見(jiàn)，我們跟發(fā)達(dá)國(guó)家還有相當(dāng)大的差距。

2.1 建設(shè)項(xiàng)目工程造價(jià)控制的重要意義

建設(shè)項(xiàng)目的造價(jià)控制貫穿于項(xiàng)目的全過(guò)程，即項(xiàng)目決策階段、項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段、項(xiàng)目實(shí)施階段和竣工階段都關(guān)系到建設(shè)項(xiàng)目的造價(jià)控制。統(tǒng)計(jì)資料顯示，在項(xiàng)目決策階段及設(shè)計(jì)階段，影響建設(shè)項(xiàng)目造價(jià)的可能性為30%～75%，而在實(shí)施階段影響建設(shè)項(xiàng)目造價(jià)的可能性僅為5%～25%。顯而易見(jiàn)，控制工程造價(jià)的關(guān)鍵就在于項(xiàng)目實(shí)施之前的項(xiàng)目決策和設(shè)計(jì)階段，項(xiàng)目決策是決定因素，而設(shè)計(jì)則是關(guān)鍵因素?？刂乒こ淘靸r(jià)不僅僅是防止投資突破限額，更積極的意義是要促進(jìn)建設(shè)、施工、設(shè)計(jì)單位加強(qiáng)管理，使人力、物力、財(cái)力有限的資源得到充分的利用，取得最佳的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。因此做好工程造價(jià)的控制工作，對(duì)保證和加速經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有一定意義。

2.2 控制建設(shè)項(xiàng)目工程造價(jià)的措施

建設(shè)工程造價(jià)的有效控制就是在投資決策階段、設(shè)計(jì)階段、工程發(fā)包階段、合同實(shí)施階段把建設(shè)工程造價(jià)的發(fā)生額控制在批準(zhǔn)的工程造價(jià)限額以內(nèi)，隨時(shí)糾正發(fā)生的偏差，保證項(xiàng)目投資目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，以求在各個(gè)建設(shè)項(xiàng)目中能夠合理地使用人力、物力、財(cái)力取得較好的投資效益，最終實(shí)現(xiàn)使竣工決算控制在審定的概算額內(nèi)，避免“三超”現(xiàn)象的發(fā)生，為了有效控制工程造價(jià)，應(yīng)做好以下幾方面工作：工程造價(jià)的確定與控制貫穿于項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程，但決策階段各項(xiàng)技術(shù)經(jīng)濟(jì)決策，對(duì)該項(xiàng)目的工程造價(jià)有很大影響，特別是建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)水平的確定、建設(shè)地點(diǎn)的選擇、工藝的評(píng)選、設(shè)備選用等，直接關(guān)系到工程造價(jià)的高低。

3 工程檔案管理工作存在的問(wèn)題

3.1 重視不夠，組織機(jī)構(gòu)不健全

實(shí)踐中，部分工程參建單位存在重現(xiàn)場(chǎng)施工管理、輕內(nèi)業(yè)資料整編的問(wèn)題，有的等到面臨驗(yàn)收了，才抽調(diào)人員，加班加點(diǎn)突擊整編資料。檔案管理工作組織機(jī)構(gòu)不夠健全，有的職責(zé)不清，有的無(wú)專職工作人員，有的缺乏必要的檔案管理設(shè)施，已成資料隨意擺放，丟失、損毀嚴(yán)重。加之水利工程建設(shè)項(xiàng)目大都點(diǎn)多線長(zhǎng)、施工流動(dòng)性強(qiáng)、建設(shè)周期長(zhǎng)、人員變動(dòng)較頻繁，人員變動(dòng)時(shí)資料交接手續(xù)不到位，往往造成資料的遺失，最后只有寫(xiě)“回憶錄”，給歸檔工作造成很大的困難，影響了檔案工作的質(zhì)量。

3.2 檔案資料整編管理規(guī)范性不夠

常見(jiàn)問(wèn)題主要有：沒(méi)有建立起定期的資料整理、分類制度，缺乏規(guī)范的資料查詢、索引體系，沒(méi)有資料的保管與移交專門(mén)制度；資料建立、收集、整編歸檔不及時(shí)；部分資料不夠準(zhǔn)確和完整；在文件、技術(shù)指令、通知等的管理上編號(hào)不清；資料簽名手續(xù)不全、書(shū)寫(xiě)不規(guī)范，資料紙張大小、紙質(zhì)不符合要求等。

3.3 檔案組織網(wǎng)絡(luò)不健全，檔案專業(yè)人才缺乏

灌區(qū)水利工程建設(shè)項(xiàng)目類別多，管理部門(mén)各異，大多各自為政，自行其是，沒(méi)有建立起系統(tǒng)性的檔案組織網(wǎng)絡(luò)，缺乏對(duì)檔案管理工作總體性的指導(dǎo)和監(jiān)督。同時(shí)，在灌區(qū)水利工程建設(shè)中，檔案人員一般是新參加工作的同志，以工程技術(shù)人員居多，缺乏檔案專業(yè)知識(shí)，對(duì)工程檔案比較陌生，檔案專業(yè)畢業(yè)或者有檔案館員中高級(jí)職稱的人很少，熟悉檔案法規(guī)制度、熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的專業(yè)人才更是奇缺。

4 對(duì)策及建議

4.1 建立健全檔案工作組織體系

各工程參建單位要切實(shí)重視檔案管理工作，加大檔案工作人員和設(shè)施的配備力度；遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對(duì)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，抓早收集；完善資料管理制度，協(xié)調(diào)各個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)（技術(shù)、質(zhì)檢、材供等）與資料管理工作的關(guān)系，從檔案資料的建立、收集、整編、移交保管等，建立起一套完整的工作制度和程序。

4.2 施工圖設(shè)計(jì)階段，對(duì)工程造價(jià)控制作用

從眾多的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)來(lái)看，施工圖設(shè)計(jì)階段基本決定了工程造價(jià)控制效果的好壞程度。目前，多數(shù)單位對(duì)施工圖階段的重視程度明顯不高。在施工圖設(shè)計(jì)階段進(jìn)行時(shí)，只是委托設(shè)計(jì)單位初步的預(yù)算工程的造價(jià)，此種做法沒(méi)有起到任何效果。在施工圖設(shè)計(jì)階段中，如果工程造價(jià)咨詢機(jī)構(gòu)參與其中，根據(jù)設(shè)計(jì)的進(jìn)度，在不影響使用效果以及建筑美觀的基礎(chǔ)上，為設(shè)計(jì)單位提供眾多有助于工程進(jìn)展的措施。在施工圖設(shè)計(jì)階段中，設(shè)計(jì)單位提供降低工程造價(jià)的合理化建議，及時(shí)發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)現(xiàn)象并且對(duì)設(shè)計(jì)進(jìn)行修改，從而使影響工程造價(jià)的所有因素控制在合理低量，達(dá)到性價(jià)比最優(yōu)。

4.3 實(shí)施分階段檔案整編計(jì)劃

在工程開(kāi)工前，根據(jù)施工進(jìn)度安排編制整個(gè)工程項(xiàng)目的資料整編計(jì)劃并分階段實(shí)施，盡量做到檔案資料收集、整編、移交與工程建設(shè)同步。工程建設(shè)進(jìn)展到一個(gè)階段，檔案資料集整編完成到一個(gè)階段；工程項(xiàng)目完工一個(gè)，檔案資料驗(yàn)收一個(gè)。

4.4 嚴(yán)格把關(guān)，規(guī)范檔案驗(yàn)收

這是保證項(xiàng)目檔案質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，按照國(guó)家檔案局重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目整體驗(yàn)收的組織原則，認(rèn)真做好檔案驗(yàn)收工作。檔案驗(yàn)收重點(diǎn)是檢 查項(xiàng)目的前期文件、隱蔽工程材料和竣工圖的編制；對(duì)建設(shè)周期長(zhǎng)的工程，應(yīng)分階段驗(yàn)收，查漏補(bǔ)缺，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)糾錯(cuò)改誤；加強(qiáng)對(duì)檔案的預(yù)驗(yàn)收工作，以確保資料齊全完整和準(zhǔn)確。加大檔案人才的培養(yǎng)力度，努力提高重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作人員的素質(zhì)。

5 結(jié)束語(yǔ)

面對(duì)經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展以及灌區(qū)水利工程建設(shè)的新形勢(shì)，檔案工作人員必須加強(qiáng)對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷提高檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)。對(duì)現(xiàn)有的檔案人員再教育，可通過(guò)委培、進(jìn)修、培訓(xùn)等多種形式，不斷拓寬知識(shí)面，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)知識(shí)和計(jì)算機(jī)管理檔案的技能，更好地為灌區(qū)項(xiàng)目建設(shè)服務(wù)。

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