基于“檔案服務(wù)透明化”談高校人事檔案的改革

孟新星

高校人事管理和服務(wù)以高校人事檔案為其核心內(nèi)容，同時也是高等院校人事工作中不可缺少的一項基礎(chǔ)工程。若要與迅猛發(fā)展與進步的社會潮流相適應，高等院校必須具備現(xiàn)代化人事人才管理理念，這就要適時改革高校人事檔案，并以人事檔案服務(wù)透明化為其重要改革內(nèi)容。本研究通過分析我國高校人事檔案管理中所存在的問題，并借鑒國外人事檔案管理經(jīng)驗，與我國高校檔案改革實際相結(jié)合，提出適度公開高校人事檔案信息的相關(guān)對策。

1 前言

本研究通過分析我國高校人事檔案管理中所存在的問題，并借鑒國外人事檔案管理經(jīng)驗，與我國高校檔案改革實際相結(jié)合，提出適度公開高校人事檔案信息的相關(guān)對策。

2 高校人事檔案管理中所存在的問題

2.1 不完善的檔案人員管理機制

高層院校流動人員一般包括自動辭職、離職的，違反校規(guī)被辭退的，出國不歸的。由于不管是在政府人才交流中心或者是在戶籍所在地寄存，每年都必須繳納300元左右的檔案寄存費。一些流動人員認為在這份沒有什么用處的材料上消耗資金就是一種浪費。所以很多流動人員出現(xiàn)了棄檔案的情況。檔案并沒有隨著人才的流動而流動，導致管黨和管人的嚴重的脫節(jié)，對高校人事檔案建設(shè)與利用產(chǎn)生很大影響。

2.2 增補檔案材料難度比較大，虛假檔案材料難以杜絕

高等院校的主要工作是科研和教學，但是高校人事檔案管理方面卻缺乏有效的物力、人力投入，沒有專職人員對高校人事檔案進行管理，檔案管理滯后或者拖延等現(xiàn)象頻繁發(fā)生。相關(guān)主管部門會對人事檔案實施不定期抽查活動，盡管促進了高校人事檔案的發(fā)展和完善，然而，基層部門只是為應付檢查而臨時性增補歸檔材料，像高校黨員登記表、履歷、年度考核登記表等。

2.3 激烈的人才競爭，普遍存在人檔分離現(xiàn)象

在我國不斷深化市場經(jīng)濟體制過程中，改革高校人事體制、擴張高校辦學規(guī)模，使得人才流動現(xiàn)象更加頻繁，科研機構(gòu)和高校的人才競爭機制愈發(fā)激烈，特別是部分高職稱、高學歷的人才流動現(xiàn)象越來越普遍，還有很多高等院校為加快學科發(fā)展，提升辦學層次而不斷引入高職稱、高層次以及高學歷人才，逐漸形成了很多人不根據(jù)高校人事檔案管理程序擅自離崗現(xiàn)象，最終導致高校檔案出現(xiàn)“人檔分離”等情況。

3 基于“檔案服務(wù)透明化”高校人事檔案改革對策

就某方面來說，我國與發(fā)達國家社會律法機制、經(jīng)濟發(fā)展水平及文化傳統(tǒng)等存在很大差異性，所以一定要避免照抄照搬西方發(fā)達國家管理模式，然而在人事檔案利用與信息公開等的有益經(jīng)驗方面可以選擇性借鑒與吸收，并與我國實際相結(jié)合，制定與國內(nèi)高校人事檔案適度公開信息相符合的改革對策。必須轉(zhuǎn)變“輕普通人物重典型人物、輕人重事及輕人重物”的傳統(tǒng)觀念，健全與完善我國高校人事檔案利用機制、資源機制以及安全保障機制，保證高校人事檔案能夠?qū)崿F(xiàn)科學管理及利用。

3.1 提升檔案管理員綜合素質(zhì)，不斷開發(fā)特色信息

嚴格根據(jù)組織要求對兼職或者全職檔案管理人員予以配齊、配足，同時還要不定期或者定期對其進行業(yè)務(wù)培訓，根據(jù)人事檔案管理中所存在的難點或者熱點問題實施系統(tǒng)化培訓，使其能夠形成一支業(yè)務(wù)精良、能力強以及素質(zhì)高的高校檔案管理隊伍，使其與高校人事檔案建設(shè)需求相適應。

3.2 適當加大高校人事檔案管理透明度

高校人事檔案本身存在機密性特征，只有檔案管理人員有權(quán)翻閱，其他任何人（包括檔案當事人）均不可翻閱，所以，可能一些人一輩子不曉得其檔案中所記載的內(nèi)容，這就很容易將人事檔案權(quán)威化、神圣化。對高校人事檔案進行仔細分析，大部分都是當事人在各時期親自書寫的， 像自傳、履歷、畢業(yè)生登記表、年度考核表、干部任免表以及職稱評審表等等，并不具有不可告人性。當事人工資材料也無需保密，在人事調(diào)動時，原企業(yè)所寫鑒定，通常為幾句勉勵的話語，所以筆者認為，當事人有權(quán)知曉自己的檔案內(nèi)容，但禁止改動檔案內(nèi)容。

3.3 為高校教職員工服務(wù)，提升檔案利用率

檔案服務(wù)透明化既對激活人事檔案極為有利，方便檔案信息流通與利用，而且對人事檔案客觀完整性與真實性的提升也極為有利。信息適度公開，一定要正確認識保密和利用之間的關(guān)系，此為一個很難把握又重要的問題。我國所頒布的《干部檔案工作條例》中明確規(guī)定，所有個人禁止借用或者查閱本人檔案。該規(guī)定其實就是剝奪了檔案當事人信息利用權(quán)與知情權(quán)。人事檔案保存的目的是為了有效利用，如果對檔案機密性過分強調(diào)，而且禁止當事人查閱，就違背了高效檔案服務(wù)于人民的宗旨。保密和利用既相互統(tǒng)一，又彼此矛盾，然而，為了能夠?qū)n案信息作用充分、合理發(fā)揮出來，高校人事檔案提供利用的時間、內(nèi)容及對象等都必須做到合理有度。

4 結(jié)語

高校人事管理和服務(wù)以高校人事檔案為其核心內(nèi)容，同時也是高等院校人事工作中不可缺少的一項基礎(chǔ)工程。高校人事檔案服務(wù)透明化并非單一的，它屬于一項系統(tǒng)性工程，對高校人事檔案管理方式、理念、硬件設(shè)施及體制等的重建與變革具有推動性作用，尤其是必須堅持依法管檔、依法治檔。適度公開人事檔案信息，對現(xiàn)有律法機制予以重新審視，嚴格遵循政務(wù)信息公開性原則，逐步完善與改革高校人事檔案管理機制。

（作者單位：青海省海西州人力資源服務(wù)中心）