建筑工程檔案管理中常見問題及對策

李宜鋒

建筑工程檔案是以工程項(xiàng)目為單位，在建設(shè)以及管理的過程當(dāng)中形成的各種文字、圖紙等材料，能夠客觀反映工程建設(shè)的全過程，是城市建設(shè)的依據(jù)。工程檔案管理的好壞能夠直接影響到整個(gè)工程的質(zhì)量。本文闡述了加強(qiáng)建筑工程檔案管理的重要性，并指出當(dāng)今存在的問題以及相應(yīng)對策，為今后建筑工程檔案管理提供參考。

新時(shí)期，我國的建筑行業(yè)如雨后春筍，發(fā)展迅速，建筑工程檔案是檔案人員在工程建設(shè)過程中記錄的有保存意義的參考信息，主要包括：文字、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、圖片、影像資料等等，能夠真實(shí)地表現(xiàn)工程建設(shè)的細(xì)節(jié)工作和建筑過程，反映工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)內(nèi)在聯(lián)系和本質(zhì)規(guī)律的原始記錄，較其他普通工程檔案有著更豐富的利用價(jià)值。近年來，一些事業(yè)單位工程項(xiàng)目數(shù)量逐漸增加，做好檔案管理工作就顯得尤為重要。

1.新時(shí)期加強(qiáng)建筑工程檔案管理的重要性

1.1 檔案管理的三性

隨著城市現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，對建筑企業(yè)而言在加強(qiáng)工程質(zhì)量“硬”管理的同時(shí)，工程內(nèi)容記錄“軟”規(guī)范重要性逐漸凸顯。工程建筑檔案能綜合反映出工程項(xiàng)目的所有內(nèi)容資料，它不但包括工程項(xiàng)目的方案設(shè)計(jì)，各項(xiàng)合同和協(xié)議書，上級部門的審批文件，征地、拆遷及安置的文件，施工現(xiàn)場的水文地質(zhì)和氣象文件資料等，而且還儲存建筑項(xiàng)目建設(shè)中主要資料，如施工中使用材料的質(zhì)量證明文件、試驗(yàn)報(bào)告資料、開竣工的報(bào)告、圖紙會審、設(shè)計(jì)變更和技術(shù)交底等；同時(shí)還有監(jiān)理方與其他第三方的資料、竣工圖和施工總結(jié)等重要文件。

1.2 建筑工程檔案是工程順利實(shí)施的基礎(chǔ)保障

工程檔案的真實(shí)性特點(diǎn)，要求檔案記錄與實(shí)體建設(shè)工期保持一致性，工程檔案是建筑企業(yè)對項(xiàng)目審批、招標(biāo)、施工及竣工使用等整個(gè)過程記錄、信息統(tǒng)計(jì)和材料整理，全面、客觀、準(zhǔn)確地反映項(xiàng)目施行各個(gè)階段。詳細(xì)的記錄對項(xiàng)目建設(shè)中出現(xiàn)的工期調(diào)整、人員調(diào)度、方案改進(jìn)能提供參考借鑒，保障工程項(xiàng)目的順利實(shí)施，降低資源成本。

1.3 建筑工程檔案是工程質(zhì)量保障的有效依據(jù)

一份完整的建筑工程檔案中詳細(xì)記錄著各相關(guān)責(zé)任人、合同方及各部門的施工情況，客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案可以在發(fā)生糾紛、事故等情況時(shí)，及時(shí)找出相關(guān)責(zé)任人；特別是在竣工使用后，一旦出現(xiàn)各種情況，都可以直接從檔案中提取相關(guān)信息，避免相互推諉、無人承擔(dān)責(zé)任的情況發(fā)生。同時(shí)，可以便捷地為后期改建提供詳實(shí)的建筑施工設(shè)計(jì)圖紙、施工單位等信息，為后期管護(hù)堅(jiān)定基礎(chǔ)。

1.4 工程檔案信息的建立是建筑企業(yè)的資質(zhì)名片

好的項(xiàng)目案例是建筑工程企業(yè)經(jīng)驗(yàn)的累積，有利于提升企業(yè)在業(yè)界的影響力。詳細(xì)的檔案資料，一方面有利于工程建筑企業(yè)對多個(gè)包攬建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行分析，提高企業(yè)的工程建筑水平；另一方面，客戶可以通過間接地了解、查閱檔案資料，迅速地了解企業(yè)，詳實(shí)的檔案資料是企業(yè)的財(cái)富，也是推動企業(yè)長足發(fā)展的一張“名片”。

2.建筑工程檔案管理中常見問題的分析

建筑工程檔案管理具有上述的重要意義，但在管理模式、管理人才、規(guī)范化建設(shè)等方面還存在著諸多問題。

2.1 建筑工程檔案管理重視不夠

雖然我國對于建筑工程檔案的管理有工作要求，但是在實(shí)際的工作中，建筑企業(yè)并沒有按照國家的規(guī)定進(jìn)行檔案管理工作。但是為了追求效益的最大化，規(guī)避檔案管理工作的繁瑣復(fù)雜，目前很多工程建設(shè)單位多是把重點(diǎn)放在工程的進(jìn)度上，往往都是敷衍對待檔案管理工作，沒有建立相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，也沒有專門人員負(fù)責(zé)，很多規(guī)章制度的建立相對滯后，帶有很大的隨意性，經(jīng)常出現(xiàn)項(xiàng)目完工交付驗(yàn)收了才被動整檔以應(yīng)付部門的審查，檔案基礎(chǔ)工作嚴(yán)重缺乏系統(tǒng)化、規(guī)范化和可持續(xù)化。

2.2 檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

項(xiàng)目工程組中的檔案人員多數(shù)沒有受到專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，臨時(shí)抽調(diào)其他人員兼職管理，缺乏既懂技術(shù)又懂檔案管理的復(fù)合型人才；對檔案日常管理通常都是用到才去動、沒有用就擱置不理，更談不上檔案的維護(hù)；特別是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及應(yīng)用催生檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新，多數(shù)企業(yè)沒有設(shè)立檔案管理人員，檔案管理技能和方法比較陳舊、落后。

2.3 工程檔案收錄不完整、質(zhì)量不高

當(dāng)前工程檔案完整性不足80%。在工程建設(shè)過程中由于沒有及時(shí)歸檔，沒有與工程工期同步，容易導(dǎo)致文件缺失、遺漏，經(jīng)常出現(xiàn)材料檔案“回補(bǔ)”的現(xiàn)象，檔案中諸如部分簽章、合格證、會議記錄等文件的“回補(bǔ)”難度大，容易夾雜著檔案資料的虛造，導(dǎo)致工程檔案真實(shí)性的缺失，降低了其利用的根本價(jià)值；竣工驗(yàn)收檔案把關(guān)不嚴(yán)，檔案的收錄、立卷、索引、標(biāo)引未按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范操作，為后期建筑工程維護(hù)的查閱造成了很大的不便。

2.4 電子化歸檔后的兩級化

當(dāng)前， 隨著電子信息技術(shù)取得飛速發(fā)展， 辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善， 同時(shí)， 隨著檔案管理工作的不斷發(fā)展， 數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)被廣泛地應(yīng)用， 進(jìn)一步加快了檔案電子化建設(shè)的步伐。一方面有了電子化檔案后對傳統(tǒng)紙質(zhì)保存忽略了，另一方面對電子文檔的誤刪除及保存介質(zhì)也忽略了，導(dǎo)致有時(shí)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案找不到，電子文檔也找不到的現(xiàn)象。

3.提高建筑工程檔案管理的策略

3.1 加強(qiáng)對工程檔案管理的重視

檔案資料在質(zhì)量管理控制、工程后期維護(hù)管理等方面有著不可替代的作用，要正確認(rèn)識檔案管理的重要性和必要性，加強(qiáng)對檔案管理的重視程度，設(shè)置專門的檔案管理部門，有專門的檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的記錄，參與工程建設(shè)全過程。施工單位要建立健全檔案的管理制度，保證歸檔資料及圖紙的完整、準(zhǔn)確和規(guī)范。工程項(xiàng)目管理人員與檔案人員在檔案整理過程中應(yīng)明確自身的責(zé)任，特別是對檔案的維護(hù)、保護(hù)和信息化建設(shè)等方面所需費(fèi)用要予以重點(diǎn)保障，全面保證工程檔案的質(zhì)量。

3.2 加強(qiáng)對檔案的規(guī)范化管理

要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案資料收錄、整理與工程建設(shè)同步化，確保工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理。在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，要嚴(yán)格按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設(shè)中形成的所有文件進(jìn)行檢查、審核，及時(shí)補(bǔ)缺補(bǔ)漏，確保材料真實(shí)、完整、及時(shí)。在后期檔案管理過程中，建筑企業(yè)各部門對檔案的查閱、傳遞、變更情況要及時(shí)作出相關(guān)記錄，防止檔案材料的丟失、損毀。

3.3 加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)

更加注重檔案信息處理復(fù)合型人才的培養(yǎng)和檔案管理技術(shù)人才的引進(jìn)，創(chuàng)新教育培訓(xùn)方式，通過培訓(xùn)班、講座等方式，強(qiáng)化對檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)化、各種軟件技術(shù)的培訓(xùn)，促使工作人員不斷轉(zhuǎn)變管理思路，創(chuàng)新管理方法，以更專業(yè)的態(tài)度和技能去面對檔案管理工作。

3.4 強(qiáng)化電子文件歸檔

隨著辦公自動化系統(tǒng)（各個(gè)單位的OA 辦公網(wǎng)）、平時(shí)往來書函（ E- Mail）、設(shè)計(jì)施工圖紙電子文件（ CAD 文件）、建筑工程預(yù)結(jié)算軟件（ 晨曦、廣聯(lián)達(dá)等）、建筑工程施工組織（ 安全）資料編制軟件（ 華軟、一洲等）等等的廣泛應(yīng)用， 文書檔案的歸檔載體發(fā)生了變化， 增加了電子載體。如光盤、縮微膠片、磁盤、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器。

（1）充分認(rèn)識電子檔案安全管理工作的重要性和必要性。從思想上把關(guān)， 轉(zhuǎn)變觀念， 落實(shí)各級責(zé)任制， 層層把關(guān)， 層層負(fù)責(zé)， 以完善的機(jī)制， 推動內(nèi)部人員的嚴(yán)格管理， 提高電子檔案安全防護(hù)能力， 防止非授權(quán)訪問， 力爭做到無授權(quán)用戶進(jìn)不來、拿不走、看不見、改不了， 保證電子檔案的原始性和真實(shí)性。

（2）必須以國家及地方或行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范來指導(dǎo)工作。特別是針對應(yīng)長期保管的招投標(biāo)、建筑結(jié)構(gòu)等等重要文件， 必須嚴(yán)格操作程序， 嚴(yán)禁越權(quán)辦理， 在存儲時(shí)要做好技術(shù)處理。

（3）要在電子檔案管理系統(tǒng)中建立有效的操作權(quán)限管理體系， 適當(dāng)選用加密技術(shù)， 保證電子檔案傳輸過程中的安全。

（4）加強(qiáng)用戶口令管理，合理設(shè)置口令和更換周期， 防止別人盜用， 非法上網(wǎng)和越權(quán)訪問， 對文件密級進(jìn)行嚴(yán)格管理，同時(shí)要單機(jī)操作， 專機(jī)專用。定期進(jìn)行軟件檢測， 做好防火墻及殺毒軟件的安裝等工作。

4.結(jié)束語

建筑工程檔案是建設(shè)項(xiàng)目管理活動中形成的檔案文件，它是建筑工程項(xiàng)目管理的一部分，工程竣工檔案管理的好壞，直接關(guān)系到建筑工程日后的維修、改建、擴(kuò)建和管理，影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。建筑工程檔案管理是建筑施工企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的重要組成部分， 對建筑工程來講具有關(guān)鍵性的意義，因此，必須加強(qiáng)對檔案資料的管理，提高檔案利用率的同時(shí)，保證其完整性和安全性。

（作者單位：深圳市寶安區(qū)建設(shè)檔案室）