新時代檔案管理工作的思考與創(chuàng)新

賈秀芳

摘要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，高校檔案管理工作外部環(huán)境越來越復(fù)雜，傳統(tǒng)檔案管理方式已滿足不了高校發(fā)展的需求。文章結(jié)合內(nèi)蒙古機電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理經(jīng)驗，對高校檔案管理工作方式的創(chuàng)新展開了探討。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理；思考與創(chuàng)新

檔案管理工作涉及高?？蒲?、教育、人事等信息資料的保存，是高校管理工作的重要組成部分。信息時代下傳統(tǒng)檔案管理方式已滿足不了高校發(fā)展的需求，高校面臨著創(chuàng)新檔案管理方式、提高檔案管理工作效率等任務(wù)。

一、高校檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）重視程度不足

高校是培養(yǎng)人才的主要陣地，長期以來，高校以科研與教學(xué)為工作重心，對檔案管理工作重視程度不足，這直接導(dǎo)致高校檔案管理工作效率低下，并成為制約檔案管理工作發(fā)展的因素之一[1]。

（二）工作人員素質(zhì)不高

目前，我國大部分高校沒有設(shè)立專門的檔案管理工作崗位，在人才招收和培養(yǎng)過程中存在臨時配備人員或由其他崗位人員兼職等現(xiàn)象，從事檔案管理工作的人員不具備檔案管理專業(yè)知識和技能。

（三）檔案利用率不高

創(chuàng)新是新時代下各項工作發(fā)展的動力。當前高校檔案管理工作仍停留在原始的收、管、用狀態(tài)，檔案信息資源得不到高效利用，未發(fā)揮應(yīng)有的作用，制約著高校的發(fā)展[2]。

二、新時代檔案管理工作創(chuàng)新措施分析

（一）創(chuàng)新檔案管理指導(dǎo)思想

新時代檔案管理工作的有效開展離不開對檔案管理指導(dǎo)思想的創(chuàng)新。要強化工作人員的思想認識，在嚴格按照相關(guān)部門或相關(guān)制度要求執(zhí)行的基礎(chǔ)上，可采取教職工全員參與的工作形式，發(fā)揮教職工的作用，調(diào)動檔案管理工作人員的積極性與主動性，大幅提高檔案管理工作效率與工作質(zhì)量。

（二）創(chuàng)新檔案管理工作機制

學(xué)校建設(shè)與發(fā)展離不開檔案管理工作，檔案管理工作是衡量學(xué)校管理水平的重要標志。針對高校傳統(tǒng)檔案管理工作方式落后的現(xiàn)象，可創(chuàng)新高校檔案管理工作機制，將檔案管理工作納入高校整體發(fā)展規(guī)劃，提高工作人員對檔案管理工作的重視。學(xué)校檔案管理人員應(yīng)積極聽取檔案管理工作年度審核評估小組的意見與建議，改善檔案管理工作方式，提高檔案管理工作效率[3]。

（三）創(chuàng)新檔案管理隊伍建設(shè)

高校檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不高導(dǎo)致檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)各種問題，為此，可創(chuàng)建三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)，每個網(wǎng)絡(luò)級別的工作人員按照工作職責進行明確分工，并由學(xué)校配備專業(yè)的檔案管理人才。這種分級檔案管理工作模式不僅能實現(xiàn)全校檔案綜合管理的層級管理，為檔案管理工作人員節(jié)省時間與精力，還能減少錯誤的發(fā)生，促進高校檔案管理工作的順利進行。

（四）創(chuàng)新檔案管理的保管與使用方式

實行“十防”檔案防護機制，即在原有的“八防”的基礎(chǔ)上，增加學(xué)校獨有的“防丟失泄密”和“防超荷載”，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的安全漏洞，并對其進行修補。制訂多層安全防護措施，全民、系統(tǒng)地開展信息檔案保管與使用工作[4]。

（五）建立檔案信息交流網(wǎng)站

網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)與信息處理技術(shù)都具有開放性和共享性特點，為了跟上時代發(fā)展的步伐，高校檔案管理工作必須遵循這一特征。學(xué)校之間可建立統(tǒng)一的檔案信息交流網(wǎng)站，利用學(xué)校獨特的優(yōu)勢，建立特色數(shù)據(jù)資源，并將其分享到網(wǎng)絡(luò)上，這不僅能加強學(xué)校之間的協(xié)作，還能發(fā)揮各自優(yōu)勢，促進學(xué)校相互學(xué)習(xí)，使檔案管理工作朝著信息化的方向發(fā)展。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作對高校長遠發(fā)展具有十分重要的作用。傳統(tǒng)檔案管理工作中存在工作人員素質(zhì)不高、檔案管理工作方式落后等問題。為此，高校應(yīng)建立檔案信息交流網(wǎng)站，創(chuàng)新檔案管理隊伍建設(shè)，以促進檔案管理工作的轉(zhuǎn)型與升級。

參考文獻

[1]常姣.新時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].濟南職業(yè)學(xué)院學(xué)報，2018（3）：123-124.

[2]涂桂莉.新時代檔案管理工作淺談[J].現(xiàn)代交際，2018（10）：116-117.

[3]盧洪霞.淺析如何做好新時代檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2018（2）：89.