關(guān)于優(yōu)化高等學(xué)校聯(lián)合辦學(xué)主體學(xué)生檔案管理工作的幾點思考

郝曉艷

[關(guān) 鍵 詞] 高等學(xué)校；檔案管理；聯(lián)合辦學(xué)

[中圖分類號] G647 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2018）05-0205-01

檔案是一個國家、一個組織或集體、個人在長期的社會實踐和工作中所形成的以文字、圖像、影像等形式保存下來的記錄，它是一個國家、組織或個人歷史記錄的重要組成部分。高等教育管理中的學(xué)生檔案管理優(yōu)劣事關(guān)高等教育科學(xué)發(fā)展的水平，是高等教育事業(yè)發(fā)展的一項重要內(nèi)容。筆者結(jié)合自身工作，就高等學(xué)校與非高等學(xué)校的聯(lián)合辦學(xué)過程中學(xué)生檔案管理工作談幾點認識。

一、提高對學(xué)生檔案管理工作重要性的認識是新時期優(yōu)化聯(lián)合辦學(xué)主體學(xué)生檔案工作的前提

高等教育學(xué)生檔案既是大學(xué)生在校時期學(xué)業(yè)的完整記錄，又是高等教育工作者總結(jié)歷史經(jīng)驗、查找問題、制訂未來發(fā)展規(guī)劃的重要參考依據(jù)，它是高等教育重要的信息資源。然而，目前在高等學(xué)校與非高等學(xué)校聯(lián)合辦學(xué)的學(xué)院普遍存在對學(xué)生檔案管理工作重要性認識不足的問題。這主要體現(xiàn)在以下三個方面：（1）聯(lián)合辦學(xué)主體領(lǐng)導(dǎo)的認識不足。高等學(xué)校與非高等學(xué)校的聯(lián)合辦學(xué)大多數(shù)設(shè)立在非高等學(xué)校內(nèi)，比如企業(yè)、科研院所等。這些辦學(xué)主體領(lǐng)導(dǎo)由于創(chuàng)立高等教育時間短，對高等教育學(xué)生檔案管理工作的重要性意識不強。（2）檔案管理人員的檔案管理重要性意識薄弱。很多辦學(xué)主體學(xué)生檔案管理人員要么是兼職，要么就是剛剛從事這項工作，工作重要性意識不強。（3）學(xué)生檔案意識淡薄。筆者多年從事學(xué)生檔案工作，發(fā)現(xiàn)當下大學(xué)生檔案意識較淡薄，對檔案對自身未來發(fā)展的重要性基本沒有認識。為此，作者認為優(yōu)化聯(lián)合辦學(xué)主體學(xué)生檔案管理工作，首先要解決認識問題。辦學(xué)主體部門要通過宣傳《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法規(guī)性文件，不斷增強廣大師生員工的檔案意識。其次，辦學(xué)主體要加強領(lǐng)導(dǎo)，嚴格管理，明確分工，具體明確的檔案管理工作列入年初的教學(xué)科研管理計劃中。檔案管理人員也要充分認識到學(xué)生檔案管理的重要性，嚴格按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》，認真履職。同時，加強對學(xué)生的教育，提升學(xué)生對檔案重要性的認識，普及基本檔案知識。

二、結(jié)合辦學(xué)主體的實際，探索建立科學(xué)、規(guī)范、合理的學(xué)生檔案管理制度是優(yōu)化聯(lián)合辦學(xué)主體學(xué)生檔案管理工作的根本

制度是根本。聯(lián)合辦學(xué)的辦學(xué)主體由于辦學(xué)時間普遍不長，特別是很多辦學(xué)主體無以往高等學(xué)生檔案管理的經(jīng)驗，學(xué)生檔案管理制度更是無從談起，從而造成學(xué)生檔案的丟失、不完整、流轉(zhuǎn)不及時或不規(guī)范等問題。特別是現(xiàn)在很多學(xué)生在入學(xué)時是自帶檔案，直接交給所在學(xué)院的輔導(dǎo)老師，存在檔案交接的不規(guī)范或造成檔案丟失等問題。還有些辦學(xué)主體只重視所招學(xué)生的數(shù)量，而對學(xué)生檔案不檢查、不排查，檔案的不完整，甚至一些造假行為沒能及時發(fā)現(xiàn)。除此之外，在校期間，學(xué)生各種獎勵與處分等材料由于辦學(xué)主體檔案管理不專業(yè)或要求不高，造成很多資料并未歸檔，這為今后該學(xué)生的檔案造成很多無法彌補的問題等。這些問題的存在迫切要求聯(lián)合辦學(xué)主體部門應(yīng)嚴格參照《檔案法》和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及所聯(lián)合高校的檔案管理制度，根據(jù)本學(xué)院學(xué)生檔案的實際情況，建立嚴格的檔案接轉(zhuǎn)、核查、鑒別、保密等制度，明確檔案管理人員的具體工作職責和管理辦法，真正使檔案管理工作有制度可循、有據(jù)可查、有法可循，實現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化。有了相應(yīng)的法規(guī)和制度，才能保證學(xué)生檔案工作走向持續(xù)發(fā)展，才能切實發(fā)揮檔案工作的功能。

三、加強學(xué)生檔案管理工作人才建設(shè)，提升檔案管理人員素質(zhì)是優(yōu)化聯(lián)合辦學(xué)主體學(xué)生檔案管理工作的核心

目前很多聯(lián)合辦學(xué)主體學(xué)生檔案管理人員多數(shù)以前不是從事檔案管理工作，對檔案管理，特別是高校大學(xué)生檔案管理知識缺乏。再加上辦學(xué)主體對學(xué)生檔案管理的不重視，對檔案管理人員自身的職稱評定等工作并不關(guān)心，使很多管理人員工作不積極、不認真、得過且過，造成眾多學(xué)生檔案不完整。為此，首先要加強對檔案管理人員的嚴格管理。依照相關(guān)規(guī)定，定期檢查檔案工作，及時彌補不足，建立嚴格的獎懲制度。其次，要通過培訓(xùn)學(xué)習等方式不斷提升專職檔案管理員和兼職檔案管理的責任意識，使他們對檔案工作的性質(zhì)和重要性有一個清晰的認識，并能積極主動地結(jié)合辦學(xué)主體工作中心，及時準確地將各項重要工作成果歸檔，實現(xiàn)變被動等待為主動適應(yīng)。最后，辦學(xué)主體部門領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)心和支持檔案管理工作人員的工作，在職稱評定、工作晉升等方面給予一定的傾斜，從而激發(fā)辦學(xué)主體檔案管理人員的工作熱情。

四、加大經(jīng)費支持，提高檔案管理的信息化水平是優(yōu)化聯(lián)合辦學(xué)主體學(xué)生檔案管理工作的保障

聯(lián)合辦學(xué)主體辦學(xué)經(jīng)驗缺乏及辦學(xué)時間較短等因素，往往將經(jīng)費更多地投入到教學(xué)和科研及大學(xué)生日?；顒又?，在學(xué)生檔案管理方面的經(jīng)費投入非常有限。很多檔案管理人員由于缺少培訓(xùn)學(xué)習的機會，利用信息技術(shù)進行檔案管理的很少，很多仍停留在過去的方法上。這就造成檔案工作效率低、工作繁重、枯燥、單一，使工作效率低下，沒成效。有些辦學(xué)主體雖然也購進了現(xiàn)代化的設(shè)備，但由于檔案工作人員缺乏相應(yīng)的培訓(xùn)和檔案工作創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力，使很多現(xiàn)代化設(shè)備形同虛設(shè)，成為“擺樣子”。這勢必造成重大浪費，同時也不能保障為學(xué)生提供高效的服務(wù)。為此，聯(lián)合辦學(xué)主體應(yīng)把檔案管理工作經(jīng)費納入單位整體的工作計劃中，特別是還沒有實現(xiàn)檔案管理信息化的部門更應(yīng)加大投入，逐步實現(xiàn)學(xué)生檔案管理工作的信息化。同時，應(yīng)從教學(xué)和科研經(jīng)費中劃出檔案管理人員的專項培訓(xùn)經(jīng)費，保障檔案管理人員有更多的培訓(xùn)機會。