對(duì)做好企業(yè)行政辦公室綜合管理工作的認(rèn)識(shí)

李來君

摘 要：石化企業(yè)的行政辦公室是企業(yè)的綜合辦事機(jī)構(gòu)，是負(fù)責(zé)本單位行政綜合管理工作的。主要圍繞企業(yè)的整體部署和中心工作，積極發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)班子的參謀助手、運(yùn)轉(zhuǎn)的信息樞紐、日常管理、綜合協(xié)調(diào)、重要工作的督促落實(shí)等作用。工作中能把握大局、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)基層、服務(wù)職工。主要承擔(dān)本單位的文書辦理、調(diào)研、督查、信息收集、社會(huì)化服務(wù)、政策研究、信訪等重要活動(dòng)組織協(xié)調(diào)、綜合事務(wù)管理和領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；辦公室；行政綜合管理工作；認(rèn)識(shí)

石化企業(yè)行政辦公室，作為企業(yè)的綜合辦事管理機(jī)構(gòu)，工作也要跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，只有不斷解放思想，更新觀念，開拓創(chuàng)新，才能更好地把握時(shí)機(jī)，迎接挑戰(zhàn)。作為企業(yè)的綜合辦事管理機(jī)構(gòu)，必須認(rèn)真履行好各項(xiàng)職能，不斷轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，切實(shí)提高工作效率，充分發(fā)揮服務(wù)、協(xié)調(diào)、參謀、督辦等職能，促進(jìn)本單位各項(xiàng)工作有序推進(jìn)、健康發(fā)展。

一、企業(yè)綜合辦事管理機(jī)構(gòu)制度要完善

（一）完善管理制度，實(shí)現(xiàn)責(zé)任到人。企業(yè)辦公室在制定制度時(shí)一要按照嚴(yán)格遵守上級(jí)規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)制度的宣傳教育；二要加強(qiáng)制度執(zhí)行的組織領(lǐng)導(dǎo)，督促領(lǐng)導(dǎo)干部做執(zhí)行制度的表率，將責(zé)任落實(shí)到人；三要建立相應(yīng)的監(jiān)督、獎(jiǎng)懲措施，加強(qiáng)制度執(zhí)行情況監(jiān)督檢查，切實(shí)查處違反制度的行為。借助科學(xué)的管理方法，做到責(zé)權(quán)明確、對(duì)等，增強(qiáng)成員的責(zé)任意識(shí)，提煉工作經(jīng)驗(yàn)，提高工作效能。

（二）完善激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)工作熱情。激勵(lì)機(jī)制能有效的調(diào)動(dòng)員工的積極性，實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)?，F(xiàn)階段各單位一般都是通過績效考核和績效工資來完成物質(zhì)激勵(lì)，各單位的綜合辦事機(jī)構(gòu)不僅要在“德、能、勤、績”方面做好考核，還要根據(jù)崗位情況設(shè)置科學(xué)的定量定性標(biāo)準(zhǔn)。精神激勵(lì)則是能夠滿足人的高層次的精神需求，使人產(chǎn)生榮譽(yù)感、激發(fā)進(jìn)取心、事業(yè)心。各單位的綜合辦事機(jī)構(gòu)在管理過程中，要根據(jù)成員的需要和利益的變化，來確定物質(zhì)和精神激勵(lì)的最佳結(jié)合點(diǎn)。

（三）建立教育培訓(xùn)制度。各單位的綜合辦事機(jī)構(gòu)在教育培訓(xùn)方面，既可以最大效度的利用本單位內(nèi)部資源，加強(qiáng)與相應(yīng)部門的溝通與交流，在本單位內(nèi)形成互幫互助的學(xué)習(xí)氛圍；也可以企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行交流，交換工作經(jīng)驗(yàn)，解決工作難點(diǎn)。企業(yè)的綜合辦事機(jī)構(gòu)要結(jié)合本單位整體戰(zhàn)略目標(biāo)及發(fā)展規(guī)劃，依據(jù)人員教育培訓(xùn)需求，以及企業(yè)相關(guān)培訓(xùn)的政策、財(cái)務(wù)預(yù)算等，擬訂年度培訓(xùn)計(jì)劃，按照石化企業(yè)的相關(guān)規(guī)定，鼓勵(lì)員工繼續(xù)進(jìn)修。企業(yè)的綜合辦事機(jī)構(gòu)只有建立起相應(yīng)的教育培訓(xùn)制度，才能使所有人員的學(xué)習(xí)有規(guī)可循。

二、企業(yè)綜合辦事管理機(jī)構(gòu)職能要完善

（一）完善服務(wù)職能，抓好服務(wù)質(zhì)量。要強(qiáng)化企業(yè)辦公室工作人員，工作無小事、不多事、不誤事、辦實(shí)事、辦好事的意識(shí)，對(duì)每一項(xiàng)工作都要盡職盡責(zé)，著眼全局，分清主次，確保不出差錯(cuò)。日常服務(wù)重點(diǎn)要抓好辦文、辦會(huì)、辦事、機(jī)要、信訪、保密和安排領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)等工作，要嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量，規(guī)范和簡化公務(wù)接待。企業(yè)辦公室要多提供主動(dòng)性服務(wù)，提高主動(dòng)參與業(yè)務(wù)、主動(dòng)思考、主動(dòng)創(chuàng)新的意識(shí)和能力，通過扎實(shí)、認(rèn)真、仔細(xì)的工作，保證企業(yè)的正常、有序和高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（二）改進(jìn)調(diào)研方式，發(fā)揮參謀職能。企業(yè)辦公室要落實(shí)各項(xiàng)關(guān)于改進(jìn)調(diào)查研究、廣泛聽取職工群眾意見的辦法，緊扣企業(yè)發(fā)展穩(wěn)定的重點(diǎn)問題和職工反映的熱點(diǎn)問題，加強(qiáng)和改進(jìn)調(diào)查研究，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠依據(jù)。要多到困難矛盾集中、職工意見較多的地方去定期深入了解情況，密切同職工的聯(lián)系，切實(shí)幫助職工辦實(shí)事、解難題。

（三）發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)的作用。具體協(xié)調(diào)中，要正確運(yùn)用四種方法：

（1）運(yùn)用相關(guān)因素分析處理法和運(yùn)用工作規(guī)范化法。完成一項(xiàng)工作任務(wù)，制定一項(xiàng)政策，都涉及很多因素，這些因素既相互聯(lián)系，又相互制約，協(xié)調(diào)時(shí)，必須考慮到各個(gè)相關(guān)方面，進(jìn)行分析處理。運(yùn)用工作規(guī)范化法。加強(qiáng)制度建設(shè)，明確職責(zé)范圍和工作標(biāo)準(zhǔn)，使責(zé)任分明、工作有序，減少部門之間的矛盾，減少推諉扯皮現(xiàn)象，提高工作效率。

（2）運(yùn)用計(jì)劃安排法和是運(yùn)用會(huì)議協(xié)商法。一個(gè)單位在同一時(shí)期，有很多工作要做，如果不分輕重緩急，一哄而起，勢(shì)必造成打亂仗、矛盾重重的被動(dòng)局面。企業(yè)的行政綜合管理部門可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖，做好協(xié)調(diào)，統(tǒng)籌安排，做出一個(gè)時(shí)期的工作安排計(jì)劃，必要時(shí)可以以文件形式下發(fā)。是運(yùn)用會(huì)議協(xié)商法。會(huì)議協(xié)商法是辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意或授權(quán)，召集有關(guān)各方開辦公會(huì)議協(xié)商和討論協(xié)調(diào)事項(xiàng)，促進(jìn)各方協(xié)同動(dòng)作的方法。

（3）運(yùn)用文件會(huì)簽法和運(yùn)用現(xiàn)場辦公法。涉及兩個(gè)或兩個(gè)以上部門的事項(xiàng)，經(jīng)常請(qǐng)有關(guān)方面負(fù)責(zé)人會(huì)簽形成文件，以利于文件的貫徹落實(shí)。運(yùn)用現(xiàn)場辦公法?，F(xiàn)場辦公法是把有關(guān)方面負(fù)責(zé)人請(qǐng)到現(xiàn)場，面對(duì)現(xiàn)實(shí)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一部署，及時(shí)解決問題的辦法。辦公室要事先做好充分準(zhǔn)備，要提前把有關(guān)問題了解清楚，形成處理方案供領(lǐng)導(dǎo)參考，以利于各方面負(fù)責(zé)人當(dāng)場形成一致意見，推動(dòng)落實(shí)。

（4）運(yùn)用個(gè)別談心法。個(gè)別談心法是辦公室協(xié)調(diào)工作人員，運(yùn)用宣傳、說服、激勵(lì)等方式，做解決問題的關(guān)鍵人物的思想工作，進(jìn)而促進(jìn)問題的有效解決。確保企業(yè)各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，維護(hù)穩(wěn)定。

（四）做好督辦工作，確保上情下達(dá)。堅(jiān)持把督查督辦作為貫徹落實(shí)企業(yè)工作思路、決策部署的重要手段，加大現(xiàn)場督辦和跟蹤督查力度，實(shí)現(xiàn)督查工作由被動(dòng)向主動(dòng)，由面上向?qū)ｎ}，由靜態(tài)向動(dòng)態(tài)的轉(zhuǎn)變，切實(shí)維護(hù)政令暢通。要抓好重點(diǎn)工作督辦，特別是一些涉及面廣、難度大的工作，落實(shí)督查責(zé)任，加大督查力度，進(jìn)行專項(xiàng)督查和重點(diǎn)督查，做到事事有回音，件件有結(jié)果；要完善督查機(jī)制，建立健全各種管理規(guī)章，實(shí)行工作通報(bào)制和責(zé)任追究制；要抓好交辦事項(xiàng)的督查，注意平時(shí)督辦與階段性督辦相結(jié)合，事前督辦與事中、事后督辦相結(jié)合，專題督辦與綜合督辦相結(jié)合，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并反饋一些不落實(shí)或落實(shí)不到位的問題，使企業(yè)的行政綜合管理部門的參謀服務(wù)更加有效，領(lǐng)導(dǎo)的決策真正得到落實(shí)。

三、企業(yè)要加快辦公自動(dòng)化建設(shè) 提高信息處理速度

隨著我國信息化建設(shè)的加快，石化企業(yè)各單位都把辦公自動(dòng)化系統(tǒng)作為實(shí)現(xiàn)信息化的重要戰(zhàn)略步驟進(jìn)行開發(fā)和實(shí)施。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是降低企業(yè)單位辦公成本、加快辦公信息處理速度的重要手段。當(dāng)前，石化企業(yè)各單位辦公室現(xiàn)在都已經(jīng)有了自己的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，有的企業(yè)也已經(jīng)初步完成了數(shù)字化企業(yè)建設(shè)。但由于各單位財(cái)力狀況與人員配置不同，數(shù)字化企業(yè)建設(shè)的質(zhì)量良莠不齊。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具備最基礎(chǔ)的郵件、文件遞送、電子簽章、會(huì)議室管理甚至是車輛調(diào)度管理功能。不論是在服務(wù)、信息獲取方面，還是在督查督辦方面，對(duì)石化企業(yè)辦公室工作效率的提升無疑是顯著的。企業(yè)數(shù)字化建設(shè)就是石化企業(yè)與各單位的管理部門通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)各種資源的有效集成、整合和優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)資源的有效配置和充分利用，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)、管理、生活過程的優(yōu)化和協(xié)調(diào)，從而提高各種管理和服務(wù)工作的效率、效果和效益。

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