商業(yè)銀行檔案管理思考

趙紅

隨著時代的發(fā)展，商業(yè)銀行的檔案管理工作的重要性越來越突出，然而在實際工作中，檔案管理仍然存在一定的問題，探索一套有效的方法促迸檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展，才能與金融行業(yè)快速發(fā)展相匹配。本文根據(jù)商業(yè)銀行檔案管理中存在的一些問題及應(yīng)對方法做了分析。

商業(yè)銀行 檔案管理 應(yīng)對方法

商業(yè)銀行檔案管理的現(xiàn)狀

（1）對檔案管理的重要性認(rèn)識不足

商業(yè)銀行的檔案管理工作隨著時代的發(fā)展重要性越來越突出，檔案管理人員需要具備扎實理論基礎(chǔ)和一定的管理能力。然而在實際工作中，檔案管理往往形成了不被重視的局面，從組織架構(gòu)到人員配備，再到檔案管理的整個過程，沒有達(dá)到新時期檔案管理工作要求，與檔案管理工作的具體目標(biāo)差距還很遠(yuǎn)。部分商業(yè)銀行領(lǐng)導(dǎo)人員認(rèn)為檔案管理是一項類似于后勤類的工作，對檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視，認(rèn)為沒有必要投入太多人力物力，沒有對檔案管理做整體規(guī)劃，造成檔案管理工作缺乏針對性和有效性。

（2）檔案管理工作存在較大漏洞 檔案管理工作的不規(guī)范現(xiàn)象在許多商業(yè)銀行都或多或少存在。具體體現(xiàn)在幾個方面：檔案室建設(shè)不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，保管條件不達(dá)標(biāo)，設(shè)施簡陋；檔案管理、交接手續(xù)不完善；檔案的保管、借閱、傳遞記錄不完整；檔案整理方面編號缺失、目錄缺失、編排不合理、標(biāo)題不規(guī)范、長期和永久混編等，檔案管理存在較大的漏洞。導(dǎo)致管理人員在開展檔案管理工作時，無法向使用人高質(zhì)量的提供服務(wù)，造成商業(yè)銀行檔案管理無法發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。

（3）數(shù)字化、信息化水平不夠高

隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展，計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各領(lǐng)域迅猛發(fā)展，然而，部分單位依然采用傳統(tǒng)管理方式，沒有將信息技術(shù)充分融人到管理工作中去，無法使“死檔案”變成“活信息”。在檔案編制、分類、整體存儲上的工作進(jìn)度與老舊管理方式難以保持同步，大大削弱了管理工作的反饋機(jī)制，不但沒有實現(xiàn)檔案的資源共享，還造成了檔案管理的不完整、不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理工作的與時俱進(jìn)也無從談起。

商業(yè)銀行檔案管理的應(yīng)對方法

（1）健全檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制

商業(yè)銀行應(yīng)持續(xù)推進(jìn)持證上崗機(jī)制和專門的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)制，建立健全檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制，這樣才能為檔案管理工作的開展打下堅實的基礎(chǔ)。以周村農(nóng)行為例，成立了檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，分管綜合管理部的副行長任組長，綜合管理部主任為檔案工作負(fù)責(zé)人，并配有專職、兼職檔案員各1名，由綜合管理部負(fù)責(zé)檔案日常工作，制定目標(biāo)考核機(jī)制，在實際的操作過程中注重培養(yǎng)管理人員解決實際問題的能力，在解決檔案工作中存在的問題時，形成了快速的反饋機(jī)制，遇到問題及時匯報解決。

（2）注重職業(yè)熱情的調(diào)動

檔案管理工作在時間上跨度長，內(nèi)容多、要求細(xì)。檔案管理人員不同于其他崗位，不能因人事變動造成檔案管理的脫節(jié)，除了具備基本的業(yè)務(wù)素質(zhì)以外，還要保持隊伍的相對穩(wěn)定。尤其是在有效開展檔案管理工作的過程中，除了加快進(jìn)行檔案資料的收集之外，要經(jīng)常與主管檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報，聽取指導(dǎo)，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理工作的重要性。同時還必須了解檔案形成過程，強(qiáng)化各部門的協(xié)同合作，便于根據(jù)工作進(jìn)度來調(diào)整工作節(jié)奏。通過檔案的應(yīng)用典型實例讓檔案管理人員充分認(rèn)識到崗位的重要性，提高其職業(yè)熱情。以周村農(nóng)行檔案利用為例。根據(jù)周村農(nóng)行行史館建設(shè)有關(guān)要求，周村行史框架內(nèi)容主要包括四個板塊：一是反映當(dāng)時工作生活的老照片；二是人物簡介（包括領(lǐng)導(dǎo)干部、先進(jìn)人物、老同志）；三是機(jī)構(gòu)沿革及干部更迭；四是大事記。由于年代久遠(yuǎn)，時間跨度大，機(jī)構(gòu)更迭頻繁，涉及人物眾多，信息搜集、查證的任務(wù)十分繁重，綜合管理部定期召開工作例會，研究有關(guān)問題，請求各部門的協(xié)助。通過訪談離退休老同志，向不在周村農(nóng)行工作的領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)函、征詢其個人相關(guān)信息、意見，查找支行有關(guān)文件依據(jù)，對內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)情況進(jìn)行梳理，對已理順出的領(lǐng)導(dǎo)干部任職時間進(jìn)行核實確認(rèn)并及時提供歷年來的所有檔案資料，確保了資料的實足、完整、有序，為行史的編纂打下了良好的基礎(chǔ)，對行史館能夠在規(guī)定的時間內(nèi)順利完工起了重要的作用，通過行史管建設(shè)充分調(diào)動了檔案管理人員的積極性。

（3）注重檔案的制度化管理

一是對于合作完成的工作，要建立各部門檔案聯(lián)系機(jī)制，制度的嚴(yán)格性、要求的明確性、進(jìn)度的合理性要把握好，認(rèn)真檢查接收檔案的內(nèi)容和質(zhì)量，對于不符合要求的檔案退回補(bǔ)充或糾正。二是要修改制定和完善檔案工作各項規(guī)劃，建立健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，合理優(yōu)化檔案管理工作流程。三是要嚴(yán)格遵守相關(guān)檔案管理制度，在各類檔案的整理、保管、借閱、銷毀方面，做到借閱有審批、歸還有記錄、交接有手續(xù)、鑒定銷毀有依據(jù)。對歸檔文件目錄、專題目錄、文號索引、重要文件目錄等檢索工具能夠及時編寫，并規(guī)范地進(jìn)行整理、立卷和歸檔，使檔案不散、不亂、不丟、不壞，確保檔案統(tǒng)計的準(zhǔn)確完整。

未來商業(yè)銀行檔案管理的發(fā)展

我國的商業(yè)銀行檔案管理，先后經(jīng)歷了從門類單一、小規(guī)模、粗放式管理到種類豐富、大規(guī)模、集約化管理這樣翻天覆地的變化。隨著經(jīng)濟(jì)科技發(fā)展的加速，云計算、大數(shù)據(jù)和移動互聯(lián)等為基礎(chǔ)的信息化科技日益顯著。從高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求來看商業(yè)銀行的檔案管理存在一些不足之處，在一定程度上與商業(yè)銀行的要求和金融行業(yè)快速發(fā)展不匹配。所以，在商業(yè)銀行的發(fā)展過程中，要緊跟新時代步伐，分析檔案管理的最主要的問題，用大數(shù)據(jù)深挖檔案信息資源，不斷探索新的管理模式，才能使檔案管理工作在可持續(xù)發(fā)展的道路上邁出堅實的步伐。

[1]我國企業(yè)檔案管理發(fā)展趨勢思考，陳玲《城建檔案》，2015-08-25

[2]事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑分析，韓煒、李尚麗，《東方企業(yè)文化》，2015-08-08

[3]淺析提高檔案管理水平的思考與對策，何茂玲，《赤子（上中旬）》，2015-07-05