信息化條件下高校學(xué)費管理流程優(yōu)化初探

趙敬予 劉奕孜 高芳 王翀宇

隨著教育改革的不斷發(fā)展，高校規(guī)模的日益擴大，高校人數(shù)逐漸增多，高校學(xué)費管理也越來越復(fù)雜化。學(xué)費收入作為高校的重要資金來源，亟需引入信息化管理手段，加強高校學(xué)費信息化管理，提高高校學(xué)費管理水平。目前的高校學(xué)費收繳過程還存在諸多問題，因此在本文中，筆者分析了當(dāng)前高校在學(xué)費收繳過程中存在的問題，并提出一些改善性建議，對實際工作提供借鑒和參考。

學(xué)費管理作為高等學(xué)校財務(wù)管理的重要組成部分，加強大學(xué)生的學(xué)費管理能更加有效地為各類高校的正常運營和提升教學(xué)質(zhì)量提供物質(zhì)保障。一般高校內(nèi)一個完整的學(xué)費收費流程包括應(yīng)收學(xué)費設(shè)置、學(xué)費收繳、學(xué)費票據(jù)開具和學(xué)費入賬等四個基本環(huán)節(jié)。但目前來看，高校學(xué)費管理在各個環(huán)節(jié)中均還存在許多問題，而利用信息化技術(shù)改善問題、優(yōu)化學(xué)費管理流程有助于提升高校學(xué)費管理工作水平，提高高校財務(wù)管理工作的效率。

一、學(xué)費收費流程及問題分析

（一）應(yīng)收學(xué)費設(shè)置。應(yīng)收學(xué)費設(shè)置作為學(xué)費管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是最核心的環(huán)節(jié)。目前，大多數(shù)高校并沒有形成部門間的信息數(shù)據(jù)庫平臺，各部門的數(shù)據(jù)信息處于相對獨立的狀態(tài)。學(xué)生的住宿標準發(fā)生變化需要后勤部門提供學(xué)費相關(guān)數(shù)據(jù)信息；學(xué)生休學(xué)、復(fù)學(xué)、入伍、出國交流等學(xué)籍變動需要教務(wù)處提供學(xué)費相關(guān)數(shù)據(jù)信息；享受國家助學(xué)貸款的學(xué)生需要學(xué)工處提供學(xué)費相關(guān)數(shù)據(jù)信息。由于各個部門間數(shù)據(jù)獨立、信息不共享，相關(guān)部門學(xué)生收費信息的變化不能被財務(wù)部門及時掌握，在部門間傳遞數(shù)據(jù)時存在傳遞數(shù)據(jù)滯后或者傳遞數(shù)據(jù)不準確的風(fēng)險，導(dǎo)致應(yīng)收學(xué)費收入不足或者收入錯誤，不僅影響應(yīng)收學(xué)費數(shù)據(jù)的準確性也間接的增加了財務(wù)部門的日后工作量，降低工作效率。

（二）學(xué)費收繳和票據(jù)開具。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，多數(shù)高校都采用了網(wǎng)上繳費方式，很大程度上緩解了收費人員的現(xiàn)場收費壓力。但目前多數(shù)高校采用的還是紙質(zhì)的學(xué)費票據(jù)，盡管網(wǎng)上繳費緩解了現(xiàn)場收費壓力，也加大了后續(xù)票據(jù)開具和發(fā)放環(huán)節(jié)的工作強度。紙質(zhì)學(xué)費票據(jù)需要耗費大量的人力打印和整理，盡管學(xué)費收據(jù)對大部分學(xué)生并無使用用途，但作為一個完整的學(xué)費管理流程體系，財務(wù)部門仍然需要通過層層分發(fā)、逐一登記的方式發(fā)放學(xué)費票據(jù)，由于學(xué)費票據(jù)使用面廣量大，其工作量之大顯而易見。另外，學(xué)費票據(jù)管理一般都由收費工作人員具體使用，票據(jù)打印、作廢等票據(jù)處理都由是收費工作人員獨立完成，使用相對隨意，沒有形成良好的內(nèi)部控制環(huán)境。

（三）學(xué)費入賬。學(xué)費管理人員初始化生成學(xué)費數(shù)據(jù)后，數(shù)據(jù)再傳輸?shù)截攧?wù)核算系統(tǒng)。由于收費系統(tǒng)和財務(wù)核算系統(tǒng)彼此間相互獨立，學(xué)費不能時時入賬。學(xué)生收費年度以學(xué)年為核算期間，與會計核算年度不一致，造成會計核算年度實際收費金額與當(dāng)年預(yù)算不一致，兩個系統(tǒng)之間不能相互印證。由于不能及時回撥非稅收入，非稅收入上繳與財政回撥資金之間存在空檔管理，這些都會對會計收費核算造成一定的風(fēng)險影響。

二、學(xué)費流程優(yōu)化路徑

（一）建立部門間共享數(shù)據(jù)平臺。學(xué)費收費作為一項系統(tǒng)過程，需要相關(guān)部門間的共同協(xié)作。隨著高校教育的不斷發(fā)展，人數(shù)增多，教育模式的創(chuàng)新化改變，學(xué)生的學(xué)籍異動、住宿標準的變更、助學(xué)貸款等相關(guān)學(xué)生收費信息的變化更加頻繁，進而加大學(xué)生收費管理難度。因此應(yīng)建立學(xué)費收費的相關(guān)部門與財務(wù)部門之間的數(shù)據(jù)共享平臺，隨時掌握學(xué)生的學(xué)費相關(guān)信息變化，及時調(diào)整學(xué)生的學(xué)費相關(guān)信息，減少數(shù)據(jù)傳輸滯后和傳輸錯誤的風(fēng)險，提高學(xué)費管理工作質(zhì)量和效率。

（二）學(xué)費收據(jù)電子化。隨著信息化的日益發(fā)展，高校收費也逐漸實現(xiàn)無人化的收費方式，網(wǎng)上繳費方式簡單便捷，既節(jié)省了學(xué)生的時間成本也節(jié)約了收費管理的人力成本。但目前大部分高校的學(xué)生收費票據(jù)仍然是紙質(zhì)票據(jù)，與信息化的繳費方式并不匹配。因此應(yīng)建立電子收費票據(jù)管理平臺，學(xué)生在網(wǎng)上繳費成功后即可自助打印電子票據(jù)。電子票據(jù)能改善紙質(zhì)票據(jù)的購置和管理成本，同時也節(jié)約了因領(lǐng)用核銷而帶來的交通成本和時間成本等。實行電子票據(jù)后，學(xué)生也可以隨時根據(jù)自已的需要導(dǎo)出打印繳費票據(jù)，方便快捷。提高效率的同時也簡化了票據(jù)流程、節(jié)約了人力成本，使票據(jù)的整個使用和管理過程更加信息化、科學(xué)化。

（三）建立并完善財務(wù)核算和監(jiān)督機制。高?？梢愿鶕?jù)自身的實際情況，運用信息化技術(shù)，建立收費系統(tǒng)和會計核算系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)連接，在收費完成確認無誤后即可智能轉(zhuǎn)化成相應(yīng)的會計憑證，經(jīng)審核無誤后即可完成學(xué)費的入賬工作。一方面加快了非稅收入的回撥效率，提高財務(wù)核算質(zhì)量和水平，另一方面也加強了學(xué)費管理工作的監(jiān)督，盡可能降低高校學(xué)費管理工作的財務(wù)風(fēng)險，從而為高校自身長遠、良好、健康的發(fā)展提供堅實的資金支持和財務(wù)保障。

三、結(jié)語

良好的財務(wù)管理工作是高校健康穩(wěn)定運行的基礎(chǔ)。綜上所述，目前高校的整個學(xué)費管理流程中還存在諸多需要改善和提高的地方，而學(xué)生收費管理工作作為高校財務(wù)管理工作的重要組成部分，有必要引用信息化的手段對高校學(xué)費管理工作流程進行優(yōu)化，提高高校的學(xué)費管理效率，減少高校財務(wù)工作的風(fēng)險，從而實現(xiàn)高校自身健康穩(wěn)定的發(fā)展。（作者單位為哈爾濱工業(yè)大學(xué)）