淺析辦公自動(dòng)化應(yīng)用于電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

【摘要】本文對(duì)辦公自動(dòng)化應(yīng)用于電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行了全方位的分析，首先，簡(jiǎn)要概述了辦公自動(dòng)化與電子檔案的關(guān)系，其次，詳細(xì)闡釋了辦公自動(dòng)化在電子檔案管理中的優(yōu)勢(shì)，最后，筆者在結(jié)合自身多年專業(yè)理論知識(shí)與實(shí)踐操作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上提出了幾點(diǎn)建設(shè)性的有效策略，旨在從根本上促進(jìn)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)又好又快的發(fā)展進(jìn)步。希望本文可以在一定程度上為相關(guān)的專業(yè)學(xué)者提供參考與借鑒。

【關(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化；電子檔案管理；優(yōu)勢(shì)

一、辦公自動(dòng)化與電子檔案的關(guān)系

辦公自動(dòng)化是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)辦公信息數(shù)字化，強(qiáng)調(diào)全方位、迅速地采集處理信息，它將文檔技術(shù)、郵件技術(shù)和瀏覽器技術(shù)緊密地融合在一起，體現(xiàn)了用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文字處理和統(tǒng)計(jì)數(shù)字的方便性，當(dāng)前的辦公自動(dòng)化可以將分散處理中的信息真實(shí)記錄下來(lái)，真正實(shí)現(xiàn)了電子文件的形成、傳遞、查閱與存檔的一體化管理，同時(shí)具備良好的可靠性和真實(shí)性。

電子檔案管理模式通過(guò)網(wǎng)絡(luò)渠道實(shí)現(xiàn)無(wú)紙辦公，這使電子文件成為業(yè)務(wù)往來(lái)的最完整依據(jù)，檔案的全文顯示查詢、提供利用、打印檢索工具與編制專題目錄等，同時(shí)，保管期限和分類代碼是計(jì)算機(jī)自動(dòng)組卷的兩個(gè)基本要素，公文數(shù)據(jù)庫(kù)也能提供日常文書(shū)處理的各項(xiàng)功能，它的獨(dú)特之處還在于把相同保管期限和分類代碼的文件歸類在一起以便于查詢。

二、辦公自動(dòng)化在電子檔案管理中的優(yōu)勢(shì)

（一）科技檔案管理

（1）電子數(shù)據(jù)直接導(dǎo)入辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)，這為企業(yè)各部門(mén)之間檔案信息的共享交換與分類傳遞搭建了一個(gè)非常實(shí)用便捷的工作平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了電子數(shù)據(jù)遷移歸檔；（2）單機(jī)版應(yīng)用于工程檔案歸檔的優(yōu)勢(shì)，工程檔案管理軟件的應(yīng)用建立了統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)，便于建設(shè)施工、設(shè)計(jì)監(jiān)理、調(diào)試等參建單位使用同一信息平臺(tái)對(duì)工程檔案進(jìn)行管理，單機(jī)版軟件優(yōu)化了原有工程檔案的管理模式；（3）工程檔案管理單機(jī)版的推廣應(yīng)用，往往工程檔案資料的移交通過(guò)電子數(shù)據(jù)遷移來(lái)實(shí)現(xiàn)，在科技檔案的收集整理與歸檔上產(chǎn)生了良好的效果，極大地提高了工程檔案管理的工作效率。

（二）文件檔案管理

（1）自動(dòng)化、全信息化水平高，可以實(shí)現(xiàn)聯(lián)機(jī)借閱可供外部人員網(wǎng)上檢索查詢，系統(tǒng)可以將收文、發(fā)文自動(dòng)排序，有利于提高文件歸檔的精準(zhǔn)性，文檔的一體化還便于檔案管理員整理組卷；（2）動(dòng)態(tài)監(jiān)控及跟蹤辦文過(guò)程，系統(tǒng)具備了流程監(jiān)控和流程跟蹤的功能，可以催辦和跟蹤辦理過(guò)程，不斷地改革創(chuàng)新與優(yōu)化升級(jí)辦文管理模式；（3）流程具備更多的靈活性，應(yīng)用單位可以根據(jù)單位的不同發(fā)展時(shí)期來(lái)定制和靈活變更收發(fā)文件流程；（4）文件在流轉(zhuǎn)過(guò)程中的便捷，具有文件可以多次發(fā)送、文件檢索分級(jí)管理與領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)自動(dòng)生成的典型優(yōu)勢(shì)，文件還可以主動(dòng)取回。

三、辦公自動(dòng)化應(yīng)用于電子檔案的有效策略

（一）建立完善的電子文件和電子檔案管理法制體系

各級(jí)檔案行政管理部門(mén)應(yīng)增設(shè)相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，使得電子文件的管理工作朝著更加科學(xué)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與制度系統(tǒng)化的方向發(fā)展進(jìn)步，清晰明確好檔案行政管理部門(mén)和政府信息產(chǎn)業(yè)部門(mén)的職責(zé)，行使好監(jiān)督、指導(dǎo)電子文件歸檔的職責(zé)。此外，還應(yīng)該提高電子文件和電子檔案管理意識(shí)，把這項(xiàng)工作作為一項(xiàng)緊迫而長(zhǎng)期的事情來(lái)抓，通過(guò)會(huì)議、電視廣播與報(bào)刊等多元化手段的宣傳來(lái)提高人們的社會(huì)電子文件意識(shí)，因?yàn)殡娮游募婕暗嚼?、歸檔、管理、安全與保密等問(wèn)題，因此必須要深入推動(dòng)辦公自動(dòng)化在電子檔案管理中的應(yīng)用。

（二）解決電子文件與紙質(zhì)文件“雙套制”保存問(wèn)題

（1）可以將電子文件和紙質(zhì)文件以文件方式和映像方式共同存儲(chǔ)在一張光盤(pán)上，對(duì)于永久保存的文件應(yīng)形成一套紙質(zhì)文件保存，盡可能充分實(shí)現(xiàn)電子文件的自動(dòng)管理和檢索，還應(yīng)該始終以增強(qiáng)電子檔案管理人員的專業(yè)理論知識(shí)與實(shí)踐操作經(jīng)驗(yàn)為出發(fā)點(diǎn)與落腳點(diǎn)，充分調(diào)動(dòng)起內(nèi)在的主觀能動(dòng)性與積極創(chuàng)造性；（2）必須要加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和電子文件的安全防護(hù)工作，可以設(shè)定登錄限制、使用文件權(quán)限的文件屬性來(lái)加密，防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭受侵害，更不允許隨便使用外來(lái)磁盤(pán)與光盤(pán)等行為，同時(shí)安排專人負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理應(yīng)用，嚴(yán)把電子文件制成的材料質(zhì)量關(guān)，在不需要讀寫(xiě)文件的地方使用“無(wú)盤(pán)工作站”。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，本文對(duì)辦公自動(dòng)化應(yīng)用于電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行探究分析具有重要的現(xiàn)實(shí)性意義，近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)實(shí)力的迅猛發(fā)展與科學(xué)技術(shù)水平的顯著提升，這在客觀上促進(jìn)了各行各業(yè)辦公自動(dòng)化水平的提高，人們更加傾向于利用電子計(jì)算機(jī)來(lái)大規(guī)模地應(yīng)用于辦公自動(dòng)化中，始終秉持著“實(shí)事求是、與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新”的原則理念將傳統(tǒng)意義上人工整理儲(chǔ)存檔案的方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理，這不僅有利于避免檔案數(shù)據(jù)資料統(tǒng)計(jì)存在誤差，還有利于提高工作效率以減少資金成本的損耗，進(jìn)而促進(jìn)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的協(xié)調(diào)穩(wěn)定可持續(xù)快速發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：丁思（1988.08—），女，河南滎陽(yáng)人，本科，解放軍信息工程大學(xué)，助理館員，研究方向：檔案管理。