信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

武亞濤

【摘要】本文首先對信息時代檔案管理工作的重要性進行了概述，詳細探討了信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策，旨在提高我國檔案管理的發(fā)展水平。

【關(guān)鍵詞】信息時代；檔案管理；問題；對策

一、信息時代檔案管理工作的重要性

在傳統(tǒng)檔案管理工作過程中，檔案管理大部分以紙質(zhì)形式為主，檔案管理方式滯后，管理工作量較大。并且在檔案日常管理和保存過程中，為了避免紙質(zhì)檔案受到火災(zāi)、受潮和蟲害的影響，確保檔案資料的安全使用，需要投入相應(yīng)的人力和財力，采取相應(yīng)應(yīng)對措施予以處理，以免紙質(zhì)檔案損毀。此外，傳統(tǒng)檔案資料的查閱難度大，不能進行備份，隨著信息時代到來，計算機技術(shù)的發(fā)展與普及，傳統(tǒng)檔案管理內(nèi)容與管理模式逐漸向電子化方向轉(zhuǎn)變。信息化檔案管理的出現(xiàn)，不僅能夠有效解決檔案資料的存放問題，提升檔案使用的安全性，還可提高檔案資料的檢索效率，充分發(fā)揮檔案資料作用?？梢娫谛畔r代下，做好檔案管理工作對適應(yīng)社會發(fā)展，滿足現(xiàn)代化檔案管理具有重要意義。

二、信息時代檔案管理中的問題

（一）管理軟件缺乏系統(tǒng)性

從某種程度上講，我國檔案管理期間所使用到的相關(guān)管理軟件實質(zhì)上是不具有統(tǒng)一性的，而且每個部門的管理軟件或者是系統(tǒng)都存在較大差異性，這種情況下將會給檔案管理軟件研發(fā)帶來非常嚴重的影響，增加研發(fā)難度。此外，檔案管理的相關(guān)系統(tǒng)也存在較大的不一致性，難以在電子政務(wù)或者是辦公自動化等系統(tǒng)中做到統(tǒng)一研發(fā)，這種因管理軟件不統(tǒng)一帶來的問題，將會導(dǎo)致現(xiàn)有檔案管理期間部分信息難以得到及時化共享，最終給檔案信息化發(fā)展帶來一定的消極影響。

（二）信息化建設(shè)缺乏安全性

在信息化的檔案管理工作中，檔案的資料保存在信息平臺中。但是現(xiàn)階段的檔案管理信息平臺建設(shè)并不健全，而存在于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的檔案資料極容易受到黑客或者是病毒的入侵，隨意更改或者是損壞檔案資料。嚴重的甚至造成整個檔案信息庫的癱瘓，使得檔案資料發(fā)生泄露，造成很多無法彌補的后果。在信息時代下的檔案管理由于其特殊的存儲形式極容易受到網(wǎng)絡(luò)風險的破壞，對檔案資料的安全具有極大的威脅。

（三）信息化水平不高

當前很多檔案在管理過程中信息化程度不高，很容易出現(xiàn)各種錯誤，并且影響檔案管理效率，比如紙質(zhì)檔案在自然情況下的破損，歷史久遠的檔案材料內(nèi)容模糊不清，檔案利用不方便等，對于檔案事業(yè)的發(fā)展有很大影響。

（四）檔案管理保密性相對較差

現(xiàn)有檔案管理大部分都是運用信息化管理手段開展日常管理工作的，這樣會大大降低檔案管理工作人員的實際工作量，效果顯著。然而，在實際工作過程中，網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊現(xiàn)象卻層出不窮，有的時候甚至?xí)馐艿讲《局踩耄M而造成檔案資料丟失，甚至還會造成檔案管理系統(tǒng)癱瘓，所帶來的損失是不可估量的。所以說，信息化時代的檔案管理是非常容易遭受網(wǎng)絡(luò)環(huán)境影響的，從而使檔案管理所具有的保密性減弱。

三、應(yīng)對檔案管理工作主要問題的策略

（一）樹立與時俱進的信息化管理理念

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展和普遍使用，信息化管理在檔案管理工作中必不可少。但是，并不是“計算機用得越多，信息化程度越高”。電子檔案的歸檔時間、歸檔方式、保管方式、查詢利用方式及分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案管理不同。信息化檔案管理是以虛擬、開放、靈活的手段，采用計算機、網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)，采取社會化、自動化、標準化、網(wǎng)絡(luò)化的管理模式，實現(xiàn)高效、快捷、準確、開放的檔案信息服務(wù)。

（二）加強檔案資源的信息化建設(shè)

首先，要實現(xiàn)檔案資料的自動化錄入和檔案信息的自動化處理，實現(xiàn)檔案管理工作的一體化，保證各部門之間檔案資料的高效傳播以及共享。此外，還要應(yīng)用計算機合成技術(shù)，對不同形式的檔案文件實行分類管理，并將文字敘述的文件盡可能的轉(zhuǎn)化為圖文并存的形式，保證檔案文件的多樣化。

（三）強化信息管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作

要對檔案工作管理者在思想上、技術(shù)操作上進行系統(tǒng)的培訓(xùn)，使得管理者有積極向上的工作態(tài)度，在技術(shù)上能夠及時掌握最先進的信息化技術(shù)，并且將其技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，提高檔案工作管理者的工作效率和能力。

（四）建立健全檔案信息安全保障體系

通過采取設(shè)置安全防火墻、強化計算機網(wǎng)絡(luò)的保密性、軟件應(yīng)用加密、以電子證書核實外部人員接入網(wǎng)絡(luò)、完善軟件安全性等措施提高防黑客攻擊能力。檔案管理工作人員要定期對計算機的硬件系統(tǒng)進行檢查維護，保證計算機設(shè)備可以正常地運行。要做好系統(tǒng)殺毒工作，養(yǎng)成良好殺毒習(xí)慣。隨手做好備份儲存工作，建立紙質(zhì)、電子雙檔案，應(yīng)用云儲存技術(shù)，以免斷電或系統(tǒng)故障導(dǎo)致資料丟失、回檔。設(shè)置文檔找回功能，使誤刪資料后可以找回、恢復(fù)資料。應(yīng)用UPS電源/APC不間斷電源，以便在停電狀態(tài)下可以及時保存數(shù)據(jù)資料。檔案室閑人免進，離開隨手關(guān)閉電腦或設(shè)電子鎖，USB設(shè)備拔除，以免外人進入獲取資料。

四、結(jié)語

綜上所述，研究信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策對檔案管理工作的發(fā)展具有重要的作用。因此，必須進一步提高和完善應(yīng)對檔案管理工作主要問題的策略，這樣才能更好地提升檔案管理工作的規(guī)范化，提高我國檔案管理的水平。

參考文獻

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