淺析大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理

郭美琴

【摘要】本文旨在分析在當前大數(shù)據(jù)時代背景下，如何提高檔案管理的效率和科學性，為檔案管理人員繼續(xù)做好工作提供有益的參考。

【關鍵詞】大數(shù)據(jù)；檔案管理；必要性；策略

一、大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理的現(xiàn)狀

在大數(shù)據(jù)時代背景下，各行各業(yè)都面臨著對龐大而復雜的數(shù)據(jù)進行有效管理的巨大挑戰(zhàn)，人們越來越認識到對自身產(chǎn)生和擁有的大數(shù)據(jù)進行有效管理的重要性和迫切性，檔案行業(yè)也不例外?？萍嫉牟粩喟l(fā)展使得各個領域近年來都得到了很大的發(fā)展空間，而信息時代的來臨給各個領域帶來了發(fā)展機遇，同時也帶來了挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作也面臨著此種情況，檔案管理工作的繁瑣和重要性眾所周知，其中的各項重要信息都需要妥善保管，為了跟上社會的發(fā)展步伐，需要不斷進行更新和存儲，以便于隨時查閱并發(fā)揮其應有的作用，檔案行業(yè)以保存社會檔案并提供檔案為社會利用為己任，直接面對著對社會原始記錄的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用等任務，在大數(shù)據(jù)時代，社會每天產(chǎn)生原始記錄的量和種類與過去不可同日而語，加上各類型的檔案館，現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)，檔案工作者已經(jīng)明顯感覺到任務的艱巨，而且很多時候面對大數(shù)據(jù)，檔案工作者已經(jīng)不知道如何應對，因此，檔案界很有必要探討一下大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理。

二、大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理中存在的問題

（一）工作人員綜合能力不佳

大多數(shù)檔案管理人員依然處于傳統(tǒng)管理理念和工作模式下，面對大數(shù)據(jù)時代對檔案管理人員的高要求，很多工作人員尚未完全具備處理大數(shù)據(jù)的能力，大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作較之從前來說，更加專業(yè)化、信息化以及多元化，需要管理人員熟練掌握計算機應用，具有較強的信息分析處理能力，另外，隨著當今社會各個領域的不斷發(fā)展，機關辦公室檔案工作規(guī)模也在不斷擴大，檔案管理工作人員的任務量也比以前多了很多，而目前能夠很好地勝任此項工作的人員較少。

（二）信息安全系數(shù)不高

大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理所包含的信息更加集中，信息重要系數(shù)也更加明顯，雖然一定程度上提升了檔案管理工作的效率，但卻存在一定的信息安全風險，首先，當今社會各個機關辦公室檔案工作的人才流動性過高，企業(yè)更看重人才的才能，對人才的綜合素質并沒有深入地了解，讓其接受檔案管理工作其實存在一定的風險，另外，如今網(wǎng)絡黑客違法亂紀行為也很多，侵入機關辦公室檔案工作數(shù)據(jù)系統(tǒng)對他們而言是非常容易的，然而一旦遭受到黑客的襲擊，會造成重要信息泄露，并且難以對數(shù)據(jù)進行有效恢復。

三、大數(shù)據(jù)時代背景下增強檔案管理效果的相關對策

（一）對所有檔案資源進行統(tǒng)一備份

在大數(shù)據(jù)的支持下，實現(xiàn)對所有資源的高質量處理，因此，可對檔案資源進行統(tǒng)一備份。這對于提升檔案安全性及更為高效地掌控檔案資源。同時，通過統(tǒng)一備份的方式，可以在全國所有的檔案管理所內(nèi)實現(xiàn)對檔案的統(tǒng)一共享。這個工作的高質量實施，需要科學規(guī)劃與全面的驗證，根據(jù)不同的檔案類型選擇出不同的管理模式，讓檔案管理的效能得到最大的開發(fā)與利用。

（二）增強檔案管理人員的綜合素質

當前制約大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理效能有效提升的關鍵因素就是人員素質問題。因此，在新時期應當培育出符合新時期需求的管理人員。在具體實施中，首先，需要對檔案管理人員的管理理念進行更新，特別是一些年齡相對較大的人員，讓其全面認識到當前檔案管理工作中使用大數(shù)據(jù)技術的重要性，讓這些人員更為積極主動地參與到大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的工作是非常重要的。同時，根據(jù)檔案管理工作的具體安排情況，針對性設置檔案管理技術培訓工作，從而讓檔案管理人員能夠及時有效地掌控好檔案管理效率。此外在具體培訓的過程中，應當注意培訓工作開展的形式，防止過多的理論培訓方式，針對性地加入實踐培訓內(nèi)容，這對于保證培訓工作開展效果是非常關鍵的。同時，對于檔案管理技術培訓工作，可制定出考核制度，這對全面保證檔案管理培訓工作質量是非常關鍵的。

（三）主動與大數(shù)據(jù)機構或者公司進行深入合作

在檔案管理工作中為了更為高效使用大數(shù)據(jù)技術，可從大數(shù)據(jù)機構或者公司中將大數(shù)據(jù)技術引入，這里主要考慮到，由于大數(shù)據(jù)技術所包含的內(nèi)容非常寬泛，因此，在檔案管理工作中使用大數(shù)據(jù)技術時，對于其中的開發(fā)環(huán)境應當適應。在技術已經(jīng)較為成熟的大數(shù)據(jù)公司中，檔案管理單位可將自身的需求對這些公司進行全面對接，在充分溝通的基礎上，了解自身需要達到的目的，從而借助這些公司較為成熟的技術，為檔案管理工作使用大數(shù)據(jù)開發(fā)出針對性的工具，這對于檔案管理工作使用大數(shù)據(jù)的效能可得到有效提升。

四、結語

在數(shù)據(jù)時代的大背景下，檔案管理工作發(fā)揮著越來越重要的作用，但在實際運行中仍存在一些問題，社會各個領域的競爭也變得極其激烈，因此，質量檔案管理對于檔案管理人員、企業(yè)乃至行業(yè)都具有重要意義。目前，檔案管理人員還是不能完全適應大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作，在一定程度上阻礙了檔案管理工作的發(fā)展，所以，我們必須積極發(fā)現(xiàn)問題，及時采取有效措施促進檔案管理工作的發(fā)展。

參考文獻

[1]李小晨.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討[J].云南檔案，2013（03）：48～50.

[2]洪亮.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討[J].辦公室業(yè)務，2016（03）：79.

[3]劉泓，劉冰欣.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討[J].信息化建設，2016（04）：277.