試論信息化時代如何做好檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展

【摘要】目前，全球已全面進入信息化時代，為我國檔案管理工作的開展提供了更新更高的要求，要求檔案管理工作應(yīng)全面建立信息化檔案管理工作模式且應(yīng)不斷進行創(chuàng)新，這無疑是我國社會經(jīng)濟實現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展、檔案管理工作實現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級的必經(jīng)之路，對檔案管理工作效率的提升、對檔案管理各項資源的有效結(jié)合有推動作用，并有效降低了檔案管理工作投入的成本。

【關(guān)鍵詞】信息化時代；檔案管理；創(chuàng)新及發(fā)展

一、信息化時代檔案管理創(chuàng)新的必要性

在信息化時代，效率至上已成為時代的代名詞，提高工作效率是事業(yè)單位改革創(chuàng)新的重要內(nèi)容，而要想提高工作效率，實現(xiàn)信息化發(fā)展十分必要。檔案管理是事業(yè)單位一項重要的工作，它涉及的內(nèi)容比較多，不僅關(guān)系到事業(yè)單位的發(fā)展，更關(guān)系到員工的利益。但是，就目前來看，事業(yè)單位檔案管理工作大多停留在傳統(tǒng)的管理模式下，檔案信息的錄入、存儲方式比較傳統(tǒng)，在這種情況下，很容易出現(xiàn)檔案信息失真、丟失的情況，從而不利于事業(yè)單位的發(fā)展。而信息時代的到來，事業(yè)單位每天都會產(chǎn)生大量的信息，如何將那些有價值的信息綜合利用起來形成檔案，是檔案部門一項重要的工作，如果事業(yè)單位繼續(xù)采用以往傳統(tǒng)的檔案管理方式，將不利自身的發(fā)展。創(chuàng)新是時代發(fā)展的動力，尤其是在信息化時代里，只有不斷創(chuàng)新，才能在這個競爭激烈的市場環(huán)境下更好地生存。對于檔案管理工作而言，只有結(jié)合時代背景及需要，不斷創(chuàng)新，才能做好檔案管理工作，提高檔案管理水平，發(fā)揮檔案的真正作用。

二、信息化時代檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展策略

（一）優(yōu)化檔案管理理念

一是管理服務(wù)方面的優(yōu)化與創(chuàng)新。在管理服務(wù)方面，要突破傳統(tǒng)意識，創(chuàng)新管理思路，拓寬服務(wù)范圍，分析檔案資料在市場中的應(yīng)用前景，發(fā)揮檔案信息的市場價值，便于檔案資源的社會共享。二是管理制度方面的優(yōu)化與創(chuàng)新。在現(xiàn)代化檔案管理中，還需要更為完善與齊備的檔案管理制度，并且需要從現(xiàn)代檔案管理的各個環(huán)節(jié)入手，對其進行全面的創(chuàng)新與優(yōu)化，使得其能夠滿足數(shù)字化、電子化檔案管理趨勢的發(fā)展。三是管理知識方面的優(yōu)化與創(chuàng)新。在檔案管理建設(shè)中，檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和層次要不斷拓寬和深化，要能夠全面、專業(yè)地運用數(shù)字化檔案管理知識，要將檔案管理知識與社會經(jīng)濟知識、文化知識、歷史知識、科學(xué)知識相融合。四是管理方式方面的優(yōu)化與創(chuàng)新。在全新的信息環(huán)境下，要實現(xiàn)對檔案資料的快速查詢、檢索、利用，必須以數(shù)字化、電子化檔案管理模式替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)、手工檔案管理方式，檔案管理要走科學(xué)化、系統(tǒng)化、智能化的發(fā)展方向。

（二）管理方法的創(chuàng)新

在事業(yè)單位檔案管理工作中，要想提高檔案管理水平，管理方法的創(chuàng)新已成必然，只有采用符合時代發(fā)展需要的方法，才能不斷提高檔案管理水平和效率。在信息化時代，信息技術(shù)的應(yīng)用越來越普遍，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加大信息技術(shù)的應(yīng)用，在繼續(xù)推行手工編寫、記錄、存儲的同時，將檔案信息實時錄入到計算機系統(tǒng)中去，實現(xiàn)檔案信息的編寫、存儲到調(diào)用的信息化操作，從而提高檔案管理水平及利用效率。

（三）建立信息化檔案管理平臺

信息化檔案管理平臺，通過統(tǒng)一對數(shù)據(jù)資料進行收集與處理，從而為檔案管理工作提供發(fā)展空間。首先應(yīng)將科學(xué)技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合起來，從檔案管理工作實際出發(fā)，秉持循序漸進的根本原則協(xié)調(diào)好，實現(xiàn)從檔案管理初級向高級轉(zhuǎn)變，建立綜合性檔案管理資料庫、分級化檔案管理資料庫，從而形成信息化的檔案管理平臺，切實提高信息化檔案管理工作的效率與水平。同時，應(yīng)在創(chuàng)新思維的引領(lǐng)下建立檔案共享平臺，實現(xiàn)各個單位檔案資源的共享，將傳統(tǒng)檔案管理中時間、空間的限制問題徹底解決掉。此外，在建設(shè)信息化檔案管理平臺的過程之中，還應(yīng)建立信息化檔案管理的反饋機制，檔案管理工作人員及時有效反饋工作過程之中存在的問題，督促工作人員對檔案管理資源進行優(yōu)化，切實提高信息化檔案管理平臺的價值。

（四）強化檔案保密功能

第一，增強保密意識。在檔案管理之中，保密是一項相當(dāng)重要的工作，其貫穿于檔案的收集、整理、利用以及保存的多個環(huán)節(jié)，對于維護檔案安全非常重要。如果有部分檔案泄密，其不僅僅會導(dǎo)致個人的隱私泄露，還會對管理部門的公信力帶來影響。因此，管理人員要牢固樹立檔案安全的保密意識。第二，落實保密責(zé)任。保密工作始終是檔案管理部門的重要職責(zé)，要明確信息化時代保密工作面臨的新形勢，結(jié)合實際工作制定保密工作職責(zé)。如，收集整理材料要有專人負(fù)責(zé)，轉(zhuǎn)遞檔案要密封，傳遞重要檔案要走機要渠道等。第三，嚴(yán)守保密要求。加強保密紀(jì)律教育，做到專機專用，指定專人管理，確保電子公文傳輸安全。在日常管理過程中，有些單位、個人對人事檔案的保密不重視，隨意處理個人檔案材料。

三、結(jié)語

我國科學(xué)技術(shù)的不斷進步帶來了經(jīng)濟的快速發(fā)展，人們的生活質(zhì)量也在不斷地提高。互聯(lián)網(wǎng)是科學(xué)技術(shù)走進人們生活中的媒介，正在影響著人們?nèi)粘Ｉ畹姆椒矫婷?。大?shù)據(jù)時代正在互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展下不斷走進人們的生活，改變著以往的生活方式。在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理成為城市建設(shè)的重要部分，這關(guān)系到信息的互通與交流。新的時代，信息的重要價值已經(jīng)超出人們的想象，互享信息也成為潮流。通過建立完善的檔案管理能有效促進信息的共享和互換，讓信息更好地成為人們進步的媒介。

參考文獻

[1]林文芹.新形勢下檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計和研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（03）.

[2]李金苓.淺談如何做好機關(guān)文書檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2016（02）.

作者簡介：李圣瑜（1988.02—），女，漢族，河北邯鄲人，碩士研究生，工程師，研究方向：市場調(diào)查與數(shù)據(jù)挖掘。