新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法探究

李淑英

[摘要] 在我國(guó)新醫(yī)改的背景下，社會(huì)各界開(kāi)始不斷提高對(duì)醫(yī)療管理水平的要求，而檔案管理在醫(yī)院的整個(gè)管理流程中有著關(guān)鍵性地位，將醫(yī)院檔案進(jìn)行細(xì)致化管理可以充分體現(xiàn)檔案資料的作用及醫(yī)院的管理水平和服務(wù)質(zhì)量。有效的醫(yī)院檔案管理模式可以適應(yīng)市場(chǎng)變化，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益。筆者主要分析新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法，并根據(jù)實(shí)際情況，探尋有效的改進(jìn)方法。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院；檔案管理；新醫(yī)改背景；改進(jìn)

[中圖分類號(hào)] R197 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2018）05（c）-0050-02

[Abstract] Under the background of the new medical reform in China， all sectors of society have continuously improved the requirements for medical management. File management plays a key role in the entire management process of hospitals. The detailed management of hospital archives can fully reflect the role of archives and information. Hospital management level and service quality. An effective hospital archives management model can adapt to market changes， promote the sustainable development of hospitals， and improve the economic and social benefits of hospitals. Therefore， this paper mainly analyzes the improved methods of hospital archives management under the new medical reforms， and explores effective method of improvement.

[Key words] Hospital； File management； New medical reform background； Improvement

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的文件，主要以影像視頻、圖文報(bào)表、文件等為載體，記錄醫(yī)院的歷史發(fā)展歷程，可以作為公共衛(wèi)生的組成部分和疾病防治的重要參考資料。合理有效的檔案管理工作不僅可以促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)管理工作的順利開(kāi)展，也可以為后續(xù)管理工作的開(kāi)展建立扎實(shí)的基礎(chǔ)，有效解決實(shí)際工作中遇到的重、難點(diǎn)問(wèn)題，提高工作效率，因此，探尋高效的醫(yī)院檔案管理改進(jìn)方法顯得尤為重要。

1 醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 管理方式相對(duì)落后

醫(yī)院檔案管理工作起步較慢，加上受我國(guó)傳統(tǒng)觀念的影響，大部分管理人員通常無(wú)法適應(yīng)新型的醫(yī)院檔案管理方式，而是依舊采用傳統(tǒng)的管理模式，使醫(yī)院檔案管理工作無(wú)法順利開(kāi)展。比如，部分醫(yī)院沒(méi)有采用影像資料等信息化管理的方式對(duì)檔案進(jìn)行整理，而只是采用圖片、文字等靜態(tài)資料[1]的方式，紙質(zhì)檔案的存放大量占用儲(chǔ)存空間，造成管理人員查找檔案時(shí)十分困難，嚴(yán)重浪費(fèi)人力、物力，影響工作效率。

1.2 缺乏專業(yè)的檔案管理人員

醫(yī)院檔案管理部門中，大多數(shù)管理人員普遍身兼數(shù)職，未能明確自身的工作職責(zé)，工作態(tài)度懶散、工作主動(dòng)意識(shí)不強(qiáng)、專業(yè)水平不高，因此，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，未能及時(shí)、認(rèn)真地收集檔案資料，且由于專業(yè)水平低下等原因，無(wú)法結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)，采取科學(xué)有效的方法進(jìn)行檔案信息化管理，不利于檔案管理工作的順利實(shí)施，大幅度降低醫(yī)院檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率。

1.3 管理制度還不夠完善

創(chuàng)建全面、科學(xué)的檔案管理制度是醫(yī)院檔案管理中最重要的一個(gè)部分，但目前我國(guó)大部分醫(yī)院檔案管理制度還不夠完善，缺乏一定的規(guī)劃性，同時(shí)監(jiān)督機(jī)制尚未健全，加上醫(yī)院對(duì)檔案管理工作重視度不強(qiáng)等原因?qū)е箩t(yī)院在進(jìn)行檔案歸類時(shí)無(wú)法統(tǒng)一，進(jìn)而使患者檔案出現(xiàn)內(nèi)容重復(fù)、資料缺失、保密性差等問(wèn)題，不利于后期查找和調(diào)取，嚴(yán)重影響管理人員的工作質(zhì)量和工作效率。

1.4 醫(yī)院檔案管理資金投入不足

醫(yī)院檔案相關(guān)管理人員未能深入了解新型的管理模式，且由于醫(yī)院資金投入不足等原因，檔案管理部門無(wú)法置辦信息化管理設(shè)備，只能采用傳統(tǒng)的方式對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行管理，大幅度降低管理質(zhì)量和管理效率[2]。如部分地區(qū)由于經(jīng)濟(jì)條件較為落后、資金投入不足，無(wú)法采用新型的計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備進(jìn)行醫(yī)院檔案管理，而是采用傳統(tǒng)紙質(zhì)[3]等人工信息管理模式來(lái)進(jìn)行檔案管理，導(dǎo)致檔案信息化管理力度不足，從而降低檔案信息管理的準(zhǔn)確度。

2 醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法

2.1 將醫(yī)院檔案進(jìn)行信息化管理

隨著我國(guó)信息化技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，信息化管理模式被廣泛應(yīng)用于各項(xiàng)工作的管理當(dāng)中，醫(yī)院若想對(duì)檔案進(jìn)行全面、有效的管理，需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，深入了解信息化管理的重要性，同時(shí)充分采用先進(jìn)的信息技術(shù)，給檔案管理人員提供相應(yīng)的硬件、軟件、管理系統(tǒng)等基礎(chǔ)設(shè)備[4]，以此實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的信息化管理。如：建立完善的電子檔案，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)傳輸和共享信息資源，對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行多渠道動(dòng)態(tài)化管理，并確保檔案信息的安全，防止泄露。

2.2 提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院若想對(duì)檔案進(jìn)行全面管理，需要借助計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的幫助，因此對(duì)管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)要求極高。以往的醫(yī)院檔案管理人員計(jì)算機(jī)操作水平普遍偏低，在使用計(jì)算機(jī)工作的過(guò)程中容易出現(xiàn)不同類型的失誤，從而大幅度降低醫(yī)院檔案的整體管理水平，因此，采取相應(yīng)措施以提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)十分必要。①醫(yī)院在挑選檔案管理人員時(shí)需結(jié)合崗位特點(diǎn)，選擇專業(yè)對(duì)口的人才，并確保其具備相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，從而可以更快地勝任此類工作。②醫(yī)院可通過(guò)讓管理人員外出培訓(xùn)或聘請(qǐng)專家入院培訓(xùn)[5]等方式，對(duì)檔案管理相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)等方面的培訓(xùn)，同時(shí)建立獎(jiǎng)懲制度，實(shí)時(shí)進(jìn)行考核，使其增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，提高工作積極性。③檔案管理人員需增強(qiáng)學(xué)習(xí)主動(dòng)性，不斷提高自身的專業(yè)知識(shí)水平，并積累實(shí)際工作中的經(jīng)驗(yàn)，不斷創(chuàng)新檔案管理模式，改變管理方法，以此提高檔案管理工作水平和工作效率。

2.3 完善醫(yī)院檔案管理制度

醫(yī)院的檔案管理部門應(yīng)將檔案管理相關(guān)法律法規(guī)和醫(yī)院自身實(shí)際情況進(jìn)行有效結(jié)合，對(duì)檔案的資料收集、分類、錄入、完善、保管等工作環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范管理，以此完善醫(yī)院檔案管理制度，確保醫(yī)院檔案管理工作得以順利開(kāi)展。主要方法為：①相關(guān)檔案管理人員需認(rèn)真了解檔案管理的相關(guān)知識(shí)、具體內(nèi)容等，將個(gè)人工作職責(zé)落實(shí)到位，不斷更新相關(guān)資料和數(shù)據(jù)信息，使各科室醫(yī)護(hù)人員可以更便捷地查閱資料，從而對(duì)患者進(jìn)行對(duì)癥治療，提升醫(yī)療質(zhì)量。②檔案管理人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集各科室患者的疾病信息，進(jìn)行電子歸檔，并及時(shí)錄入結(jié)果，不斷完善患者的病情變化，同時(shí)尊重和保護(hù)患者的個(gè)人隱私，禁止隨意公開(kāi)或泄露患者的檔案信息，以此避免醫(yī)患糾紛。③醫(yī)院檔案管理人員需多與各科室的醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行溝通交流，及時(shí)了解檔案管理的不足之處，廣泛聽(tīng)取他人意見(jiàn)，更好地完善檔案管理體系[6]。

2.4 增加醫(yī)院檔案管理的資金投入

傳統(tǒng)的檔案管理模式由于資金投入不足，導(dǎo)致檔案管理部門無(wú)法及時(shí)更新管理設(shè)備，不利于管理工作的順利進(jìn)行，使檔案管理質(zhì)量和管理水平大幅度降低。因此，國(guó)家和政府方面應(yīng)針對(duì)性地給予技術(shù)支持，并出臺(tái)一系列地資金扶持政策，加大對(duì)醫(yī)院檔案管理的資金投入，倡導(dǎo)醫(yī)院積極采用信息化的方式進(jìn)行檔案管理；醫(yī)院方面需加大對(duì)檔案管理設(shè)備的資金投入，大力引進(jìn)新型管理設(shè)備，使醫(yī)院檔案實(shí)現(xiàn)信息化、科學(xué)化管理。

3 結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院是公共衛(wèi)生的重要組成部分，醫(yī)院檔案可以真實(shí)記載就醫(yī)患者的過(guò)往疾病、疾病進(jìn)度、處理方式和結(jié)果等信息，但在新型醫(yī)療改革的背景下，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式已無(wú)法滿足當(dāng)代需求，因此，醫(yī)院應(yīng)通過(guò)對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行信息化管理、提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)、增加醫(yī)院檔案管理的資金投入、完善醫(yī)院檔案管理制度等方式來(lái)改善以往的檔案管理模式，使醫(yī)院檔案管理工作往規(guī)范、高效的方向發(fā)展。

綜上，全面、高效的檔案管理工作有利于實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)性發(fā)展，但此類工作內(nèi)容較為枯燥、繁瑣，加上管理方式、管理制度、人員素質(zhì)、資金投入不足等原因，造成檔案管理人員在工作過(guò)程中出現(xiàn)許多問(wèn)題，不利于檔案管理工作的有效進(jìn)行，因此在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，還需有效結(jié)合新醫(yī)改來(lái)全面改進(jìn)管理模式。

[參考文獻(xiàn)]

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[3] 韋慶支.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法[J].人力資源管理，2017（8）：341-342.

[4] 楊麗.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法研究[J].納稅，2017（21）：72.

[5] 鄒麗萍.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法以及有關(guān)策略[J].中國(guó)管理信息化，2017，20（21）：149-151.

[6] 劉莉莉.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2016（22）：76，160.

（收稿日期：2018-02-26）