探討醫(yī)院人事檔案管理工作如何適應(yīng)新形勢的需要

林潔珩

[摘要] 隨著我國醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展，當(dāng)前醫(yī)院管理方式也在一定程度上發(fā)生變化，而信息化、全球經(jīng)濟(jì)一體化更是加速了我國法治體系建設(shè)，以知識、信息、服務(wù)等為主要特征的新經(jīng)濟(jì)時代對傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。人事檔案工作主要是對人力資源價值進(jìn)行保存的憑證材料，同時也是人才信息資料的主要載體形式，并且作為醫(yī)院人力資源管理部門對醫(yī)務(wù)人員實(shí)施全面考察、人力資源合理分配的重要依據(jù)，進(jìn)而為醫(yī)院相關(guān)的人事調(diào)動等工作提供有力參考，以促進(jìn)醫(yī)院長期穩(wěn)定發(fā)展。該文將結(jié)合實(shí)際情況對如何在新形勢下做好醫(yī)院人事檔案管理工作進(jìn)行探討，旨在有效提高當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院人事檔案管理；新形勢；有效措施

[中圖分類號] R197.3 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）07（c）-0015-03

醫(yī)院人事檔案管理工作主要是依據(jù)醫(yī)院人事政策、人事制度為基本方針，作為具有高素質(zhì)、高層次人才的單位，醫(yī)院應(yīng)充分做好人事檔案管理工作，只有這樣才可以將醫(yī)院內(nèi)人力資源進(jìn)行有效配置，同時有助于加強(qiáng)醫(yī)務(wù)人才培養(yǎng)、管理，為醫(yī)院今后發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。在醫(yī)院經(jīng)營管理過程中，人事檔案管理工作是極其重要的一項(xiàng)工作，可以為醫(yī)院人事調(diào)度、人才選拔、各類專業(yè)技術(shù)人員職稱評定、醫(yī)務(wù)人員享有福利待遇等提供有力參考依據(jù)。隨著信息化時代的到來，以知識、信息、服務(wù)等為主要特征的新經(jīng)濟(jì)時代為醫(yī)院人事檔案管理工作帶來一定挑戰(zhàn)，同時也提高了對管理人員的要求。因此，在今后管理過程中如何有效加強(qiáng)人事檔案管理工作已經(jīng)成為檔案管理人員需要考慮的重要問題。該文將結(jié)合實(shí)際情況對如何在新形勢下做好醫(yī)院人事檔案管理工作進(jìn)行探討，以期為今后相關(guān)工作提供寶貴經(jīng)驗(yàn)。

1 醫(yī)院人事檔案管理工作的重要作用

由于醫(yī)院人事檔案管理工作可以實(shí)現(xiàn)對個人歷史真實(shí)記錄，并且可以將個人的實(shí)際水平真實(shí)反映出來，是醫(yī)院人力資源管理部門對醫(yī)務(wù)人員實(shí)施全面考察、人力資源合理分配的重要依據(jù)。隨著我國醫(yī)療體制的不斷健全，當(dāng)前醫(yī)院的管理法方式也在逐漸發(fā)生變化，醫(yī)院也開始針對人力資源管理部門進(jìn)行一系列變革，以保證相關(guān)管理工作符合當(dāng)前時代發(fā)展需求。醫(yī)院人事檔案管理工作，可以為衛(wèi)生制度改革提供有力參考依據(jù)，通過建立人事檔案的方式充分了解并掌握當(dāng)前醫(yī)院各個醫(yī)務(wù)人員的真實(shí)情況，結(jié)合當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際情況對人力資源配置進(jìn)行優(yōu)化，遵循以人為本基本原則，以保證各醫(yī)務(wù)人員可以處于適合的崗位上開展相關(guān)工作，實(shí)現(xiàn)人力資源利用率最大化。人事檔案可以為個人提供公正平整，為干部提供歷次任職、學(xué)歷以及職稱評定等憑證信息，為醫(yī)院內(nèi)部工資制度變革、職稱評定等工作提供有力參考依據(jù)。另外，通過完善人事檔案管理工作可以為衛(wèi)生人才隊(duì)伍建設(shè)提供有效服務(wù)，醫(yī)院可以在管理過程中通關(guān)完整的人事檔案充分了解并掌握職工成長，而通過對不同種類人事檔案進(jìn)行分析，可以充分掌握職工在長期發(fā)展、工作、學(xué)習(xí)過程中所展示出的特點(diǎn)及規(guī)律，有助于醫(yī)院選拔高素質(zhì)優(yōu)秀人才，為醫(yī)院培養(yǎng)優(yōu)秀人才創(chuàng)造良好條件，有效加強(qiáng)醫(yī)院的人才隊(duì)伍建設(shè)，為醫(yī)院長期穩(wěn)定發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

2 醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的主要問題

2.1 沒有充分認(rèn)識到醫(yī)院人事檔案管理工作的重要性

現(xiàn)階段醫(yī)院在進(jìn)行經(jīng)營管理的過程中，主要是將醫(yī)療工作作為中心任務(wù)，著力于向社會群眾提供更為良好的醫(yī)療服務(wù)，在這種思想態(tài)度的影響下，管理層中普遍存在著重醫(yī)療、輕管理的現(xiàn)象，認(rèn)為提高醫(yī)療質(zhì)量、加強(qiáng)業(yè)務(wù)水平是醫(yī)院主要工作，從而忽視了人事檔案管理工作的重要性，在一定程度上限制了當(dāng)前人事檔案管理工作的發(fā)展，且不具備人事檔案有效利用與歸檔意識。大部分科室以及相關(guān)醫(yī)療人員在實(shí)際工作過程中均不同程度忽視歸檔工作，沒有將自身工作業(yè)績資料、進(jìn)修培訓(xùn)資料等其他個人信息進(jìn)行進(jìn)行歸檔，導(dǎo)致這些醫(yī)務(wù)人員的人事檔案中缺乏個人工作能力、業(yè)務(wù)能力等方面的詳細(xì)資料，最終造成人事檔案內(nèi)容缺失，無法為相關(guān)人事工作提供有力的參考依據(jù)。

2.2 缺乏健全的人事檔案管理制度

隨著近幾年我國醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展，當(dāng)前醫(yī)院管理方式逐漸發(fā)生變化，而醫(yī)院人事檔案管理工作也得到進(jìn)一步完善，并取得較好成績，與此同時國家相關(guān)部門也陸續(xù)發(fā)布有關(guān)人事檔案管理方面的法律發(fā)揮，而相關(guān)工作也得以有效落實(shí)。然而，事實(shí)上當(dāng)前有關(guān)醫(yī)院人事檔案管理制度方面的法律條文仍然存在的以下問題，限制了人事檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。在實(shí)際管理過程中，檔案資料收集、管理制度規(guī)范、人事檔案檢索與查閱制度規(guī)范等工作仍然具有較大的隨意性，缺乏有效的管理措施，導(dǎo)致檔案管理人員的管理工作缺乏有力參考依據(jù)。

2.3 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不健全

由于醫(yī)院在長期發(fā)展過程中并沒有充分認(rèn)識到醫(yī)院人事檔案管理工作的重要性，因此醫(yī)院人事檔案管理工作中采用的各類基礎(chǔ)設(shè)施及配套建設(shè)較為落后，導(dǎo)致相關(guān)管理工作質(zhì)量及效率無法有效提升。通常情況下，醫(yī)院人事檔案會以紙質(zhì)材料儲存在鐵質(zhì)檔案材料柜中，然而這些鐵質(zhì)檔案材料柜不具備較強(qiáng)的隔熱防潮功能，導(dǎo)致大部分陳舊醫(yī)院人事檔案普遍存在的蟲蛀、霉變、受潮等現(xiàn)象，還有一部分紙質(zhì)檔案在整理、重新裝訂的過程中出現(xiàn)損毀現(xiàn)象，無法充分保證醫(yī)院人事檔案的完整性、真實(shí)性、安全性。此外，部分醫(yī)院在利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行醫(yī)院人事檔案管理工作時，仍然處于初級單機(jī)管理階段，與信息化建設(shè)存在較大差距，且隨著近幾年醫(yī)院人事檔案的使用頻率不斷提高，上述管理問題日益凸顯，需要及時采取有效措施進(jìn)行解決。

2.4 管理?xiàng)l件、方式落后

人事檔案管理工作是一項(xiàng)具有較強(qiáng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性的工作，因此在實(shí)際工作過程中需要將相關(guān)人事資料單獨(dú)存放，并進(jìn)行單獨(dú)管理?，F(xiàn)階段我國大部分醫(yī)院中存在將人事檔案存放在人事辦公室的現(xiàn)象，且大部分人事檔案管理工作仍然停留在手工抄錄的方式，同時缺乏專門人事管理人員，導(dǎo)致部分醫(yī)院人事檔案管理工作由非專業(yè)人員進(jìn)行管理。隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用至社會生產(chǎn)中的各個領(lǐng)域。然而，目前醫(yī)院在人事檔案管理工作方面普遍存在忽視管理工作重要性的問題，因此沒有注重管理工作的信息化建設(shè)，這就為檔案管理工作人員的相關(guān)工作帶來一定困難，仍然采用手工編輯、檢索等方式進(jìn)行醫(yī)院人事檔案管理工作，導(dǎo)致人事檔案材料無法進(jìn)行及時更新，降低了管理工作的整體質(zhì)量及效率。

2.5 缺乏高素質(zhì)管理人才

在醫(yī)院人事檔案管理人員中普遍存在著年齡老化現(xiàn)象，無法適應(yīng)當(dāng)前時代發(fā)展需求，且部分醫(yī)院的檔案管理人員多從臨床科室中產(chǎn)生，不具備較強(qiáng)專業(yè)水平，再加上醫(yī)院人事檔案管理工作較為繁瑣復(fù)雜，醫(yī)院大部分醫(yī)務(wù)工作人員面臨考核、調(diào)資、晉升、等情況，這些都需要經(jīng)過人事檔案管理部門處理相關(guān)事務(wù)，因此若是想充分保證人事檔案管理工作的效率，就必須要有專業(yè)素質(zhì)優(yōu)秀的人員擔(dān)任這份工作，然而當(dāng)前絕大多數(shù)醫(yī)院并沒有聘請專門的管理人員進(jìn)行相關(guān)管理，而往往都是由相關(guān)行政管理人員來兼職，使得當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理人員隊(duì)伍整體上表現(xiàn)為學(xué)歷低、檔案管理意識淡薄、專業(yè)素質(zhì)落后、實(shí)際工作能力偏低等現(xiàn)象，而這一現(xiàn)象也直接導(dǎo)致了大部分醫(yī)院的人事檔案管理工作缺乏合理性、科學(xué)性。要求管理人員具備較強(qiáng)的專業(yè)知識、專業(yè)技能，以保證醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量及效率。醫(yī)院應(yīng)定期組織檔案管理人員參加專題業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、研討會等，同時定期進(jìn)行業(yè)務(wù)考核，對員工工作進(jìn)行鼓勵，同時充分調(diào)動管理人員工作積極性，以適應(yīng)當(dāng)前新經(jīng)濟(jì)時代對醫(yī)院人事檔案管理人員的要求。

3 新形勢下解決醫(yī)院人事檔案管理問題的有效措施

3.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念

首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)管理層應(yīng)充分認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，將人事檔案管理工作納人到醫(yī)院的重要工作日程中來，作為醫(yī)院日常運(yùn)作過程中的重要工作內(nèi)容加以對待，讓醫(yī)院人事檔案管理工作切實(shí)和醫(yī)院其他各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行同步發(fā)展、同步規(guī)劃、同步執(zhí)行。與此同時，應(yīng)強(qiáng)化醫(yī)院全體醫(yī)務(wù)工作人員的人事檔案意識，通過宜傳教育等方式讓每一名醫(yī)療衛(wèi)生工作人員都能夠充分認(rèn)識到認(rèn)識檔案管理工作的重要性，充分理解人事檔案和自身日常工作與生活間存在的密切聯(lián)系，進(jìn)而更加主動積極地支持醫(yī)院人事檔案管理工作的開展。

3.2 健全人事檔案管理制度

為了有效提高當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量醫(yī)院在今后發(fā)展過程中應(yīng)構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制，同時完善現(xiàn)有的制度規(guī)范，并且要求相關(guān)工作人員嚴(yán)格按照歸程中的具體要求相關(guān)工作。針對醫(yī)院人事檔案管理中存在的各種問題，檔案管理人員應(yīng)做好應(yīng)急預(yù)案，以保證人事檔案管理工作的正常進(jìn)行。人事檔案管理中的資料收集與整理、人事檔案資料銷毀、人事檔案資料的安全與保密等工作均需要依靠制度規(guī)范對檔案管理人員的工作進(jìn)行限制與約束，只有這樣才可以有效提高醫(yī)院人事檔案管理工作，確保工作的周密、規(guī)范、正規(guī)、高效，從而有效推動當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

3.3 加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理工作的信息化建設(shè)

隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)逐漸被應(yīng)用至社會生產(chǎn)中的各個領(lǐng)域，然而計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)院人事檔案管理工作中卻并未得到有效應(yīng)用，這主要是由于醫(yī)院缺乏對醫(yī)院人事檔案管理工作的重視，導(dǎo)致檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不健全現(xiàn)象。因此在今后發(fā)展過程中，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，促使醫(yī)院人事檔案管理工作逐漸朝著信息化方向發(fā)展。醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期工作，醫(yī)院各項(xiàng)人事制度改革、辦公自動化水平、科學(xué)決策、人才預(yù)測等工作均需要醫(yī)院人事檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)作為支撐。這就說明，醫(yī)院人事檔案管理信息化已經(jīng)成為一種必然趨勢。

3.4 實(shí)施動態(tài)化管理

人事檔案主要是反映人的成長軌跡，其中包括人的成長經(jīng)歷、學(xué)歷變化、職務(wù)變遷、職稱晉級、工資增減、獎勵處罰、家庭及社會關(guān)系、政治面貌等方面的具體內(nèi)容。因此，醫(yī)院應(yīng)結(jié)合當(dāng)前人事檔案管理工作的實(shí)際情況，改變傳統(tǒng)的管理方式，實(shí)行全面動態(tài)管理，同時注重檔案新內(nèi)容的及時更新，以保證醫(yī)院人事檔案可以充分反映出個體在成長過程中各個階段所展示出的真實(shí)面貌，并充分體現(xiàn)個人特色，同時還要針對醫(yī)療技術(shù)水平以及科研成果進(jìn)行相關(guān)記錄，只有這樣才可以有效確保人事檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，進(jìn)而為醫(yī)院相關(guān)的人事調(diào)動工作提供有力的參考依據(jù)。

3.5 加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)

為了有效提高當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理質(zhì)量及效率，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視加強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)，只有這樣才可以有效提高醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量及效率，為醫(yī)院的長期穩(wěn)定發(fā)展奠定有力基礎(chǔ)。首先，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的思想教育，提高管理人員思想素質(zhì)。醫(yī)院人事檔案管理人員應(yīng)具備較強(qiáng)的責(zé)任感、事業(yè)心，在實(shí)際工作過程中以全心全意為人民服務(wù)為主要原則，充分做好檔案管理的相關(guān)工作，醫(yī)院應(yīng)定期對員工進(jìn)行思想政治教育，幫助管理人員樹立正確工作觀念，以保證在今后工作過程中可以認(rèn)真完成相關(guān)管理工作。其次，提高管理人員文化素質(zhì)。當(dāng)前大部分醫(yī)院的管理人員普遍存在文化素質(zhì)較低的現(xiàn)象，因此醫(yī)院應(yīng)針對這一現(xiàn)象采取有效措施，對管理人員專業(yè)理論知識、醫(yī)學(xué)知識、公文知識、寫作技能等方面進(jìn)行培養(yǎng)。

4 結(jié)論

綜上所述，在時代發(fā)展過程中傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前新經(jīng)濟(jì)時代發(fā)展需求，而在以知識、信息、服務(wù)等為主要特征的新經(jīng)濟(jì)時代，檔案管理人員應(yīng)及時轉(zhuǎn)變工作思路，同時結(jié)合當(dāng)前法律法規(guī)中的相關(guān)規(guī)定，充分做好人事檔案管理工作。在此基礎(chǔ)上，檔案管理人員應(yīng)深化對檔案管理工作的認(rèn)識，充分認(rèn)識到檔案管理工作對于人力資源配置、醫(yī)院經(jīng)營管理與發(fā)展的重要意義，在今后工作過程中重視提高自身的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)以及人文素養(yǎng)，增強(qiáng)服務(wù)意識，而醫(yī)院也應(yīng)結(jié)合當(dāng)前時代發(fā)展需求，建立現(xiàn)代化管理模式，多渠道、多途徑有效利用檔案信息資源，只有這樣才可以有效提高檔案資源的有效利用率，為醫(yī)院今后開展的各項(xiàng)人事工作提供有力參考依據(jù)，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院的長期穩(wěn)定發(fā)展。

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（收稿日期：2018-04-26）