房管局房地產(chǎn)檔案管理工作常見問題及改善措施

張改梅

【摘要】隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，城市建設(shè)步伐也逐漸加快，在很大程度上推動(dòng)了房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展。對(duì)于房地產(chǎn)行業(yè)而言，房地產(chǎn)檔案管理屬于其中最重要的工作之一，它關(guān)系到整個(gè)房地產(chǎn)行業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行。近年來因房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展速度的加快，各種文件、資料、數(shù)據(jù)信息也呈幾何式增加，對(duì)房地產(chǎn)檔案管理工作帶來了極大的負(fù)擔(dān)與壓力。本文結(jié)合筆者實(shí)際工作研究，從當(dāng)前房地產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)出發(fā)，提出了房地產(chǎn)檔案管理工作的有效對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn)；檔案管理；存在問題；改善措施

房地產(chǎn)檔案即是房產(chǎn)管理部門在開展各項(xiàng)工作的過程中所產(chǎn)生的擁有保存利用價(jià)值的各類文字、圖表、聲像、電子文件等材料，也是房地產(chǎn)行政管理部門進(jìn)行房地產(chǎn)管理工作的詳細(xì)準(zhǔn)確的記錄，是房地產(chǎn)所有權(quán)以及使用權(quán)的重要憑證?，F(xiàn)階段在房地產(chǎn)檔案管理工作過程中依舊還有一些需要解決的問題，所以充分認(rèn)識(shí)到房地產(chǎn)檔案管理工作的特點(diǎn)，尋求科學(xué)有效的工作方法，是一個(gè)需要深入研究的課題。

1、房地產(chǎn)檔案管理特點(diǎn)

第一，房地產(chǎn)檔案表現(xiàn)出法律依據(jù)性。和房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)與法律行為相關(guān)的，除開房地產(chǎn)權(quán)屬證書之外，其他檔案文件材料是受到法律認(rèn)可和保護(hù)的，是確認(rèn)房地產(chǎn)權(quán)歸屬、簽訂房地產(chǎn)權(quán)屬處置的重要證明材料。針對(duì)怎樣裁決房地產(chǎn)交易、分拆、抵押以及評(píng)估活動(dòng)中出現(xiàn)的糾紛問題，房地產(chǎn)檔案更是關(guān)鍵的法律依據(jù)。

第二，房地產(chǎn)檔案表現(xiàn)出館藏動(dòng)態(tài)性。對(duì)于檔案?jìng)€(gè)體來說，因?yàn)榉课莶鸪鸬漠a(chǎn)權(quán)變化，房產(chǎn)測(cè)量方式的轉(zhuǎn)變，房地產(chǎn)交易帶來的權(quán)屬轉(zhuǎn)移等，必然會(huì)造成檔案具體內(nèi)容的變更。因?yàn)槌擎?zhèn)人口數(shù)量日益增多以及房地產(chǎn)業(yè)的蓬勃發(fā)展，相應(yīng)房地產(chǎn)檔案材料數(shù)量也越來越多，在房地產(chǎn)交易、抵押、查封以及評(píng)估過程中，檔案利用率日益提升，管理任務(wù)也逐漸加大。

第三，房地產(chǎn)檔案表現(xiàn)出管理壟斷性。房地產(chǎn)管理需要遵循屬地管理的原則，相關(guān)部門在開展管理活動(dòng)時(shí)，對(duì)轄區(qū)中房地產(chǎn)檔案處于獨(dú)占與壟斷地位[1]。檔案材料是否可以有效保護(hù)，其所包含的產(chǎn)權(quán)信息是否可以科學(xué)利用，在很大程度上關(guān)系到房地產(chǎn)行業(yè)的健康發(fā)展。

第四，房地產(chǎn)檔案表現(xiàn)出內(nèi)容成套性。房地產(chǎn)管理工作必須遵循更加規(guī)范的流程與標(biāo)準(zhǔn)，所以檔案內(nèi)容也應(yīng)當(dāng)是完整全面的。比如說土地資源調(diào)查活動(dòng)產(chǎn)生的工程許可文件，包含上級(jí)指導(dǎo)性文件、組織專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍、目標(biāo)責(zé)任制度建設(shè)、成本經(jīng)費(fèi)等材料，相互之間具有非常緊密的聯(lián)系，必須要將其按照規(guī)定進(jìn)行收集整理，才可以更加客觀準(zhǔn)確的反映出工作過程。

第五，房地產(chǎn)檔案表現(xiàn)出建檔周期性。房地產(chǎn)管理過程中，部分專業(yè)技術(shù)活動(dòng)或持續(xù)較長(zhǎng)的周期，常常需要跨年度實(shí)現(xiàn)，需要把房產(chǎn)文件收集整理齊全，合理分類后歸入臨時(shí)卷，等待專業(yè)活動(dòng)完成后第一時(shí)間將其移交到管理部門。

2、房管局房地產(chǎn)檔案管理工作常見問題

2.1檔案意識(shí)薄弱利用率低

建立房地產(chǎn)檔案的目的是讓檔案用戶使用以最大限度地提高其資源利用率，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的價(jià)值。但是當(dāng)前部分房管局領(lǐng)導(dǎo)人員以及檔案管理人員管理意識(shí)較為薄弱，對(duì)于檔案管理的重視程度不足，且沒有樹立信息化管理概念，導(dǎo)致許多檔案資料長(zhǎng)期處于堆放的狀態(tài)，對(duì)房地產(chǎn)檔案的歸檔做不到及時(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，導(dǎo)致房地產(chǎn)檔案與實(shí)際的房產(chǎn)信息不一致，房地產(chǎn)相關(guān)資料的缺失或不全面，造成積壓，影響利用[2]。不僅如此，房地產(chǎn)檔案的開放度也極低，即使檢察院要獲取相關(guān)的房產(chǎn)資料，也有相當(dāng)?shù)碾y度，而對(duì)平常老百姓來說，想利用房地產(chǎn)檔案資料來化解糾紛，在當(dāng)前實(shí)施起來還是有一定難度。

2.2欠缺完善檔案管理制度

檔案管理工作順利開展的基礎(chǔ)是管理制度，雖說很多房產(chǎn)局已經(jīng)針對(duì)房地產(chǎn)檔案管理工作制定有相關(guān)管理制度，但制度不夠完善，對(duì)于檔案收集、保管、借閱、保密等方面還存在著一些問題，如檔案資料收集不全，信息缺失；借閱檔案時(shí)不履行相關(guān)手續(xù)，經(jīng)常有借無還；還有些檔案人員隨意涂改、銷毀甚至出售檔案資料，嚴(yán)重違反了房地產(chǎn)檔案管理的要求。此外，長(zhǎng)期以來房管局職工對(duì)檔案的利用效益知之甚少，信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

2.3管理數(shù)字化建設(shè)程度低

隨著數(shù)字信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，極大程度上提高了檔案管理質(zhì)量與管理效率，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案模式相比，檔案管理數(shù)字化建設(shè)在管理對(duì)象、管理載體、管理方法及管理理念上都存在較大差異[3]?，F(xiàn)階段，還有很多房管局在進(jìn)行房地產(chǎn)檔案管理上數(shù)字化建設(shè)程度較低，部分區(qū)域由于受到經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等因素影響，甚至沒有進(jìn)行數(shù)字化檔案管理建設(shè)，導(dǎo)致房地產(chǎn)檔案管理進(jìn)度難以滿足實(shí)際工作需求，這在一定程度上降低了房地產(chǎn)檔案管理準(zhǔn)確性和高效性。

2.4管理人員素質(zhì)有待提升

房地產(chǎn)檔案管理具有極強(qiáng)的專業(yè)性、連續(xù)性的特點(diǎn)，事務(wù)非常繁瑣。要想確保檔案管理質(zhì)量，必須投入大量的人力、物力、財(cái)力。然而，由于部分房產(chǎn)局領(lǐng)導(dǎo)對(duì)房地產(chǎn)檔案工作不重視，加之國企改革的日益深化，編制人員大幅削減。在此背景下，檔案管理一般由其他部門的人員兼任，或者聘請(qǐng)臨時(shí)工負(fù)責(zé)。這些檔案員缺乏專業(yè)知識(shí)，檔案不及時(shí)歸檔、檔案管理不夠規(guī)范等問題比較常見，檔案管理水平不高，房地產(chǎn)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升。

3、房管局房地產(chǎn)檔案管理工作改善措施

3.1創(chuàng)新檔案管理工作意識(shí)

在信息化時(shí)代，房產(chǎn)局房地產(chǎn)檔案管理工作要想保持持久的活力，更好為民眾提供良好服務(wù)，首當(dāng)其沖的就是思想觀念的創(chuàng)新。第一，要增強(qiáng)檔案管理服務(wù)大局的意識(shí)。在經(jīng)濟(jì)新常態(tài)背景下，黨和國家將經(jīng)濟(jì)建設(shè)作為主要目標(biāo)，這要求房產(chǎn)局房地產(chǎn)檔案管理工作也必須圍繞經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)行。要將服務(wù)大局作為房地產(chǎn)檔案管理的基本定位，對(duì)房地產(chǎn)檔案資源進(jìn)行合理的開發(fā)與利用。第二，改革傳統(tǒng)房地產(chǎn)檔案管理理念。加大對(duì)房地產(chǎn)檔案管理工作的改革力度是實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新的有效途徑[4]。一方面要摒棄傳統(tǒng)的守舊與自我封閉的思想，另一方面要構(gòu)建起一個(gè)與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)，并房產(chǎn)局房地產(chǎn)檔案管理自身發(fā)展相適應(yīng)的運(yùn)行管理機(jī)制[3]。同時(shí)，在確保檔案資源安全保密的基礎(chǔ)上，適度擴(kuò)大房地產(chǎn)檔案管理工作的開放范圍，讓檔案工作能夠走進(jìn)房產(chǎn)局內(nèi)部人員的實(shí)際工作中。這既能充分發(fā)揮出檔案的社會(huì)服務(wù)化功能，也能提升房地產(chǎn)檔案管理在房產(chǎn)局各項(xiàng)工作中的影響力。

3.2制定健全檔案管理制度加以落實(shí)

無規(guī)矩不成方圓，健全的檔案管理制度是房地產(chǎn)檔案管理質(zhì)量提升的基礎(chǔ)保障。一是房管局要基于自身實(shí)際情況以及檔案管理的特殊性，建立合理的、科學(xué)的檔案管理制度；二是保證檔案管理制度的簡(jiǎn)明與實(shí)用，提高其可操作性，以便用制度有效約束、規(guī)范房地產(chǎn)檔案管理工作；三是在完善檔案管理制度時(shí)要保證獎(jiǎng)懲分明，及時(shí)獎(jiǎng)勵(lì)嚴(yán)格房地產(chǎn)管理檔案信息的人員，激勵(lì)他們更好地工作，同時(shí)處罰非法操作檔案信息的人員，杜絕他們惡意篡改信息，保證房地產(chǎn)檔案管理工作有序開展。當(dāng)然，建立制度的最終目的是執(zhí)行，規(guī)范房地產(chǎn)檔案管理工作，所以在檔案管理改革中不但要建立完善的制度，還要重視在管理過程中有效執(zhí)行相關(guān)制度，由領(lǐng)導(dǎo)充分關(guān)注制度的執(zhí)行情況，確保房地產(chǎn)檔案人員認(rèn)真執(zhí)行檔案管理制度。

3.3加強(qiáng)檔案管理數(shù)字建設(shè)

把現(xiàn)代化的管理技術(shù)和設(shè)備引進(jìn)，借助計(jì)算機(jī)展開信息化房地產(chǎn)檔案管理。房產(chǎn)局檔案部門應(yīng)立足于實(shí)際情況，創(chuàng)造條件，竭盡所能運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行房地產(chǎn)檔案管理，構(gòu)建局域網(wǎng)，在其中納入設(shè)備、圖書、人事、文書和科研檔案，擴(kuò)建為房地產(chǎn)檔案信息中心，并在中心網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上將相應(yīng)的檔案管理自動(dòng)化軟件編制出來，形成房地產(chǎn)檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)。促進(jìn)辦公效率的提高，以便于相關(guān)人員更好地展開閱讀，在線利用檔案資料，立足于完善保密的條件，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，促使資源共享的順利實(shí)現(xiàn)，同時(shí)具備一套可靠安全的檢索系統(tǒng)，以便于利用者快捷、及時(shí)的查找信息，對(duì)所需檔案資料進(jìn)行閱讀[5]。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展促進(jìn)了房地產(chǎn)檔案管理的不斷發(fā)展，科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)逐漸替代了傳統(tǒng)的人工式檔案管理工作。房產(chǎn)局檔案管理的數(shù)字化建設(shè)成為大勢(shì)所趨。

3.4注重管理人員素質(zhì)提升

房地產(chǎn)檔案管理人員自身專業(yè)能力及實(shí)踐操作直接影響著檔案管理工作成功與否，構(gòu)建一支現(xiàn)代化檔案管理隊(duì)伍是將順利實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)局檔案管理質(zhì)量提升的關(guān)鍵。在房產(chǎn)局戰(zhàn)略管理方案中納入房地產(chǎn)檔案人員的培養(yǎng)，全面促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)的提高。加大對(duì)房地產(chǎn)檔案管理人員檔案知識(shí)的培訓(xùn)力度，定期針對(duì)檔案管理人員開展專業(yè)檔案管理培訓(xùn)班，借助進(jìn)修學(xué)習(xí)、知識(shí)更新、繼續(xù)教育和專業(yè)培訓(xùn)等，促進(jìn)其業(yè)務(wù)知識(shí)和知識(shí)水平的提升。同時(shí)，由于房產(chǎn)局檔案管理較為特殊，因此應(yīng)組織檔案管理人員積極更新檔案管理知識(shí)及現(xiàn)代化信息技術(shù)，以便更好適應(yīng)新形勢(shì)下房產(chǎn)局檔案管理工作需求，為房產(chǎn)局檔案管理發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

結(jié)語：

總而言之，在當(dāng)前現(xiàn)代信息化發(fā)展背景下，房產(chǎn)局必須針對(duì)房地產(chǎn)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，尋求全新管理機(jī)制及管理方法，增強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)，充分挖掘房地產(chǎn)檔案自身價(jià)值，結(jié)合房產(chǎn)局與社會(huì)對(duì)房地產(chǎn)檔案資源的需求，提供更多有針對(duì)性的檔案服務(wù)，最大限度提高房地產(chǎn)檔案資源的利用價(jià)值。

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作者簡(jiǎn)介：

張改梅，包頭市九原區(qū)住房保障和房屋管理服務(wù)中心，內(nèi)蒙古包頭。