高校儀器設備維修管理系統(tǒng)的設計與開發(fā)

姚延立

(濱州學院 國有資產(chǎn)管理處，山東 濱州 256600)

實驗室儀器設備是保證高校順利進行教學和科研工作的重要物質(zhì)條件，是提高學生實踐和創(chuàng)新能力的有力保障，也是反映一所高校辦學水平和綜合實力的重要標志之一[1－3]。隨著高校的建設和發(fā)展，儀器設備的品種和數(shù)量不斷增加，儀器設備的日常維修和管理工作也日益繁重，因此，完善地方高校儀器設備維修管理機制，以最大限度地保證儀器設備的完好率為出發(fā)點，以操作規(guī)范化、報修實時化和維修快速化來提高儀器設備的使用效率為展開點，以實驗資源效用的較大化的實現(xiàn)為目標點，建立高效便捷和嚴謹?shù)脑O備維修管理系統(tǒng)，縮短維修周期，提高維修工作效率，成為地方高校設備管理的一個重要課題[4－8]。

1 高校設備維修管理現(xiàn)狀

近幾年來，各高等院校結(jié)合本校實際，積極探索和改革，設計和開發(fā)了相關(guān)儀器設備維修管理系統(tǒng)，克服了通過手工方式對儀器設備維修情況進行管理的一些困難，如報修過程繁瑣、報修周期長；維修申請表填寫不規(guī)范，不利于維修人員及時有效解決設備故障；各個單位對儀器設備的維修情況難以匯總等。為適應儀器設備管理新形勢，本文設計開發(fā)了一套完整的儀器設備維修管理系統(tǒng)，解決了辦公區(qū)域受限、所有設備的維修記錄及跟蹤查詢、對設備的維修情況按單位和使用時間段的分類匯總及數(shù)據(jù)庫自動實時更新等問題，進一步推動高校儀器設備維修管理方式向網(wǎng)絡化、數(shù)字化和高效化轉(zhuǎn)型。

2 工作流程

系統(tǒng)管理員可以把計算機、打印機和空調(diào)等設備根據(jù)名稱或資產(chǎn)分類號自定義為通用設備，其他設備定義為專業(yè)儀器設備，當設備使用人發(fā)現(xiàn)設備出現(xiàn)故障后，由資產(chǎn)管理員登陸儀器設備維修管理系統(tǒng)，根據(jù)故障設備的資產(chǎn)編號填寫設備維修信息，生成相應的維修申請表。

3 系統(tǒng)設計

該系統(tǒng)從設備管理部門的日常工作出發(fā)，根據(jù)設備管理部門和設備使用部門的職能，按照工作流模式對設備進行跟蹤管理，本著先進合理性、安全可靠性、開放擴展性、維護和升級的經(jīng)濟性、簡單易學性為原則設計開發(fā)本系統(tǒng)。

系統(tǒng)以計算機網(wǎng)絡為載體，搭建包含客戶端、Web服務器和數(shù)據(jù)庫服務器的基于B/S模式的三層體系結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)運行在服務器上，用戶只需安裝瀏覽器就可以使用，方便、快捷[9－10]；系統(tǒng)采用VS2010為開發(fā)工具，以NET Frame－work4.0框架為基礎，應用ASP.NET的三層架構(gòu)模式，即表現(xiàn)層、業(yè)務邏輯層和數(shù)據(jù)訪問傳送層，實現(xiàn)表現(xiàn)層與業(yè)務邏輯層、數(shù)據(jù)訪問傳送層之間相對獨立，使開發(fā)效率更高，后期維護更容易[11－12]。

數(shù)據(jù)庫是設備維修管理系統(tǒng)的基礎，為確保數(shù)據(jù)庫信息的完整性和準確性，建立數(shù)據(jù)庫間的實時共享和維護機制，保證信息與高校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設備信息、資產(chǎn)管理員信息和單位信息的實時統(tǒng)一，解決了因設備新增、變動和處置導致數(shù)據(jù)無法實時更新，系統(tǒng)管理員需定期從高校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)導出數(shù)據(jù)，然后再導入設備維修管理系統(tǒng)的問題。

4 主要功能

4.1 儀器設備維修信息的申報驗收功能

儀器設備維修信息的申報驗收工作由資產(chǎn)管理員負責。維修管理系統(tǒng)中已導入資產(chǎn)管理員的相關(guān)信息，資產(chǎn)管理員根據(jù)待修設備的資產(chǎn)編號進行檢索，系統(tǒng)自動調(diào)取該設備相關(guān)資料，如圖1所示。點擊維修按鈕，進入設備維修信息錄入狀態(tài)，在設備維修單中輸入設備的故障原因，如圖2所示。提交并打印生成維修單。專業(yè)設備報修還需填寫維修經(jīng)費預算和維修公司的相關(guān)信息，待設備主管部門審核后打印維修申請單。型號、規(guī)格相同的設備可以使用批量維修，在一份維修單上生成多件設備維修信息，一次完成多件設備的報修工作。設備完成維修后，資產(chǎn)管理員登陸系統(tǒng)，點擊設備驗收按鈕，檢索待驗收設備的資產(chǎn)編號，根據(jù)設備的具體維修情況進行驗收，對于未完成修復的設備，資產(chǎn)管理員可駁回驗收，待徹底修復后再予以驗收。

圖1 儀器設備清單列表界面

圖2 儀器設備報修界面

4.2 儀器設備維修信息的審核派發(fā)功能

儀器設備維修信息提交后，設備主管部門負責系統(tǒng)維修信息的審核工作，系院領(lǐng)導負責紙質(zhì)維修單的審核工作。通用設備維修信息由設備主管部門審核后并根據(jù)設備類型在系統(tǒng)中選擇相應維修公司，派發(fā)該設備的維修申請單，如圖3所示，維修人員予以維修；專業(yè)設備維修信息由設備主管部門對維修經(jīng)費預算和維修公司審核批復后，由設備維修信息申報單位自行聯(lián)系維修。

圖3 儀器設備維修信息派發(fā)界面

4.3 儀器設備維修信息的及時提示功能

儀器設備維修信息提交后，負責維修信息審核派發(fā)人員的計算機上自動彈出該維修信息的相關(guān)對話框，及時提示審核派發(fā)相關(guān)維修信息，如圖4所示。同時可以將系統(tǒng)設置為該維修信息提示的相關(guān)對話框發(fā)送到智能手機上，以保證提示及時審核派發(fā)相關(guān)維修信息。根據(jù)審核派發(fā)情況，相關(guān)維修公司聯(lián)系人手機接到相同維修信息，依據(jù)維修信息及時完成維修工作，進一步提高維修效率。

圖4 儀器設備維修信息提示界面

4.4 儀器設備維修信息的統(tǒng)計匯總功能

申報人可以查看所有設備前期的相關(guān)維修記錄，設備信息申報后，系統(tǒng)實時更新維修單的處理狀態(tài)，利于申報人查看待維修設備的處理狀態(tài)。申報人能夠按照設備的使用方向、不同時間段統(tǒng)計本單位維修情況。設備主管部門可以根據(jù)時間段統(tǒng)計各個系院設備維修總臺套數(shù)和維修費使用情況，如圖5所示。

圖5 儀器設備維修信息統(tǒng)計匯總界面

4.5 儀器設備維修款項的核算結(jié)算功能

維修人員完成設備維修，經(jīng)驗收合格后，填寫維修情況及費用，經(jīng)設備主管部門核算后確定最終費用，如圖6所示。設備主管部門對同一維修公司完成的多份維修單匯總生成結(jié)算單并結(jié)賬。

圖6 儀器設備維修款項的核算結(jié)算界面

5 結(jié)束語

在高校儀器設備維修管理方式日趨網(wǎng)絡化、數(shù)字化和高效化的趨勢下，根據(jù)本校設備維修工作實際利用微軟VS2010設計開發(fā)了高效、便捷和嚴謹?shù)膬x器設備維修管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了與高校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫對接，保證數(shù)據(jù)實時更新；單件設備維修記錄跟蹤查詢，使設備管理員更準確地了解設備的維修和運行狀況；維修信息提示功能解決了辦公區(qū)域受限問題，以保證提醒及時完成維修工作等信息化管理，縮短了維修周期，提高了維修工作效率，推動了學校教學科研工作的順利開展。

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