高校財務(wù)檔案規(guī)范化管理措施研究

摘 要：高等教育是我國教育現(xiàn)代化的宏大構(gòu)想的重要組成部分，高等教育學(xué)校的財務(wù)工作是在建設(shè)現(xiàn)代化的教育體系中不可缺少的一環(huán)。高等教育學(xué)校是我國事業(yè)單位的組成部分，所以高等教育的財務(wù)管理系統(tǒng)大體上應(yīng)該遵循事業(yè)單位的核算方法完成，但是其與其他事業(yè)單位相比又具有其特殊性，需要按照《高等學(xué)校會計制度》執(zhí)行。這其中的重點問題有財務(wù)檔案管理問題以及高等教育學(xué)校的會計核算問題。

關(guān)鍵詞：檔案；規(guī)范化；管理；改革措施

我們在進行高校的財務(wù)檔案管理工作的過程中要明確兩點，什么是財務(wù)檔案，我們應(yīng)該管理的是什么。這兩個問題雖然看似相同，但是它們涵蓋的范圍卻不同。高校的財務(wù)檔案的范圍主要按《會計檔案管理辦法》規(guī)定，這之中包含會計核算資料也即事業(yè)單位經(jīng)濟活動資料。這是不僅僅核算和審計的重要依據(jù)，也是國家進行經(jīng)濟宏觀調(diào)控，劃撥高等學(xué)校教育經(jīng)費的重要參考資料，是國家檔案的重要組成部分。國家檔案共分為三類，財務(wù)檔案與其他檔案資料有著本質(zhì)的區(qū)別，我將在第一部分進行區(qū)分。針對第二個問題，我共有三個方面的考慮。我們應(yīng)該管理的是什么，我認為主要有三個方面的問題，第一個就是單純的財務(wù)檔案，這是財務(wù)檔案管理的狹義范圍，而廣義的財務(wù)檔案管理不應(yīng)該包括這單一的部分，現(xiàn)在社會主義市場經(jīng)濟已經(jīng)影響到了方方面面，高校也不例外，而市場離不開的就是信息和人力資源管理。信息和人力資源管理是我所要探討的另外兩個問題。所謂信息，包括信息交互和信息管理，這一點問題是一個較為宏大的問題，在這篇文章中我僅作部分說明。第二點問題是人力資源管理問題，財務(wù)部門離不開人員，那么人員的個人素質(zhì)和團隊精神以及組織協(xié)調(diào)能力是人力資源管理的重點問題，如果財務(wù)人員的素質(zhì)提升不上去，那么財務(wù)檔案管理的改革也就成了一紙空談。下面我將闡述第一個問題，就是財務(wù)檔案和其他國家檔案資料的區(qū)分，即財務(wù)檔案的質(zhì)的規(guī)定性。

一、高校財務(wù)檔案的質(zhì)的規(guī)定性

（一）涵蓋領(lǐng)域

任何具備會計核算需求的單位，其必須有財務(wù)檔案，這是國家規(guī)定的，并且其涵蓋領(lǐng)域有兩個方面，一方面是形成領(lǐng)域，財務(wù)檔案在高校，企業(yè)、事業(yè)單位，社會團體，研究機構(gòu)都有廣闊的形成領(lǐng)域，這是由經(jīng)濟活動決定的，可以說只要存在經(jīng)濟活動的地方，都有財務(wù)檔案的形成。另一方面是形成資料的范圍之廣泛，財務(wù)檔案資料包括憑證賬簿會計報告等重要資料，并且其保存年限各有不同，相比于文書檔案和科技檔案，其產(chǎn)生數(shù)量可以用卷帙浩繁來形容了。

（二）種類穩(wěn)定

會計工作背后的經(jīng)濟活動有多種，包括商業(yè)、金融、科技等，行業(yè)之間有著明確的分類，所以財務(wù)檔案可以準確的分類管理，可以采用不同的方法分別管理不同的行業(yè)財務(wù)檔案。正如高校的財務(wù)檔案管理應(yīng)該遵循《高等學(xué)校會計制度》一樣，不同行業(yè)有其專門的管理辦法，這就為針對性財務(wù)檔案管理提供了可能，有利于管理制度的優(yōu)化以及實際改革進行的深入。

（三）形式繁多

財務(wù)檔案的外在表現(xiàn)形式可以說是諸多檔案資料中最具特點的一種，財務(wù)檔案的外在形式有訂本賬、活頁賬等，可以說是每一個具體問題都有其獨特的外在形式，這就為分類管理提供了可能，使得財務(wù)檔案管理更加高效。

二、財務(wù)檔案管理面臨的問題

（一）信息化改革不徹底

隨著信息時代的到來，各行各業(yè)都在進行信息化的改革。而高等教育學(xué)校作為科技的前沿也不例外，科技的氣息氤氳在高校的方方面面，從實驗室到教務(wù)系統(tǒng)，從科研項目建設(shè)到圖書館數(shù)據(jù)庫的設(shè)計，卻忽略了財務(wù)部門的信息化改革，有的學(xué)校還停留在手工記賬階段，這是不利于財務(wù)部門的發(fā)展和學(xué)校具體體制建設(shè)的。信息還帶來的不僅僅是信息交流上的進步，更多的是效率上的增強。我們不能因噎廢食，應(yīng)該積極迎接信息化的改革。

（二）財務(wù)檔案管理制度落后

財務(wù)檔案管理制度應(yīng)該緊隨經(jīng)濟發(fā)展的腳步，我們進行檔案管理的改革首先應(yīng)該改革的就是制度問題，一種優(yōu)良的制度不僅僅會激發(fā)財務(wù)人員的積極性，而且還可以在制度建設(shè)中培養(yǎng)優(yōu)秀的人才。財務(wù)檔案管理在現(xiàn)階段通常由賬務(wù)人員一人負責(zé)，并不能完全的做好完整的檔案管理體系，在移交，銷毀等過程中賬務(wù)人員明顯力不從心，不能更好的完成任務(wù)。而且有的賬務(wù)管理人員未經(jīng)審計人員審計和核查就將財務(wù)檔案移交，這是不負責(zé)任的表現(xiàn)。同時檔案管理人員對財務(wù)檔案一無所知，導(dǎo)致審計人員前來審計過程中不知檔案為何物，這是不利于檔案管理的。

（三）檔案管理人員專業(yè)技術(shù)知識不夠

檔案管理人員的缺乏使得高校以會計人員作為檔案管理人員，而會計人員的檔案管理知識顯然不能滿足日益增長的財務(wù)檔案管理任務(wù)的需要，這就導(dǎo)致的管理體系的崩潰，有的財務(wù)檔案就存放在會計人員手中，這就導(dǎo)致的財務(wù)檔案不能及時有效迅速的上交到學(xué)校檔案管理部門，學(xué)校日常的檔案管理工作就會受到波及，使得高校的檔案不能及時的管理、清冊。導(dǎo)致的檔案的冗余，這是高速發(fā)展的經(jīng)濟活動中所不應(yīng)該出現(xiàn)的。

三、財務(wù)檔案管理問題的解決措施以及方法探究

（一）健全財務(wù)檔案管理體系

高校的財務(wù)檔案管理制度建設(shè)，在經(jīng)濟活動中有兩個方面值得注意，一種是預(yù)算管理制度，還有一種是收支制度，第一個方面比較好理解，第二個方面的問題尤為突出，高校在執(zhí)行自我單位的用款收支之外還在執(zhí)行學(xué)校的預(yù)算收入，這就使得財務(wù)檔案管理混亂，我們應(yīng)該避免這種多接口收入的混亂局面發(fā)生。

（二）加強檔案管理人員的職業(yè)能力問題以及思想態(tài)度

高校有部分檔案管理人員對財務(wù)檔案管理不以為意，對其不夠重視，這就使得在財務(wù)檔案管理的活動開展中困難重重，下面執(zhí)行者不積極，便不能從根本上解決問題。我們應(yīng)該加強檔案管理人員的繼續(xù)教育工作，并且爭取設(shè)立專職的檔案管理人員。在繼續(xù)教育方面還有個問題尤為突出，高校是事業(yè)單位，不可避免的存在官僚作風(fēng)，我們應(yīng)該予以抵制，絕對不能讓不正之風(fēng)蔓延。

四、總結(jié)

財務(wù)檔案的管理工作是完善高校檔案管理問題的樞紐所在，我們要從管理制度、人員職業(yè)能力方面進行改革。

參考文獻：

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作者簡介：李姍（1968—），女，漢族，河南博愛人，本科，館員，主要研究方向：財務(wù)檔案方面。