論不同檔案用戶利用需求及利用需求規(guī)律分析

馬莉莉

摘 要：檔案利用工作是檔案工作的核心。為了更好的開展利用工作，就必須深入了解檔案用戶利用需求，有的放矢，制定對(duì)策。本文即從分析不同檔案用戶利用需求的不同要求，總結(jié)檔案用戶利用需求的規(guī)律，最后提出提升檔案用戶利用需求的對(duì)策。

關(guān)鍵字：檔案用戶；利用需求；檔案利用

1 不同檔案用戶利用需求分析

1.1 個(gè)體檔案用戶利用需求分析

不同的檔案用戶利用檔案的目的不要，其需求也呈現(xiàn)個(gè)體差異性。檔案部門要重視個(gè)體檔案用戶的利用需求，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1.1.1 個(gè)體檔案用戶利用需求心理

1.求實(shí)心理

個(gè)體利用者希望通過查閱檔案有效的解決問題。這是檔案用戶最基本的心理，也是將利用需求付諸行動(dòng)的根本原因。

2.求快心理

利用者希望盡快的獲得相關(guān)檔案資料。利用者需求欲望越強(qiáng)烈，求快心理也越強(qiáng)。所以，檔案工作人員應(yīng)協(xié)助利用者，盡早找到資料。

3.求準(zhǔn)心理

利用者希望獲得的檔案資料是全面而準(zhǔn)確的。只有提供正確的資料，利用者的需求才可能得到滿足。

4.求尊心理

利用者希望在查閱檔案過程中獲得尊重，維護(hù)自我形象。自我形象是檔案利用者對(duì)自己的認(rèn)識(shí)和評(píng)價(jià)，它會(huì)影響到利用者查閱檔案時(shí)的思想和行為。檔案工作人員要隨時(shí)觀察、研究不同的檔案利用者維護(hù)自我形象的心理特點(diǎn)，有針對(duì)性地采取適當(dāng)?shù)姆?wù)態(tài)度和服務(wù)方式，以防止檔案利用者的利用行為結(jié)果產(chǎn)生負(fù)面作用。[1]

1.1.2 個(gè)體檔案用戶利用需求特點(diǎn)

1.個(gè)體檔案用戶利用需求具有局限性。

個(gè)體檔案用戶需求的產(chǎn)生是為了解決其自身的生產(chǎn)或者是生活中的問題，涉及內(nèi)容多為處理婚姻、財(cái)產(chǎn)、學(xué)歷等。

2.個(gè)體檔案用戶利用需求具有迫切性。

由于其利用需求與自身密切相關(guān)，因而這類用戶希望檔案部門可以快速的滿足其需求，盡快獲得檔案信息。

3.個(gè)體檔案用戶利用需求具有盲目性。

個(gè)體檔案用戶與檔案接觸不多，因而在表述檔案需求時(shí)不夠清楚。對(duì)此，檔案部門的工作人員應(yīng)給以耐心的幫助，協(xié)助查詢資料。

1.2 群體檔案用戶利用需求分析

檔案用戶的需求雖各不相同，然而分析其利用行為的趨同性，又很有關(guān)聯(lián)。因此，可以將檔案用戶利用需求大致分為三個(gè)用戶群體，即一般用戶利用群體、實(shí)際工作利用群體和學(xué)術(shù)利用群體。

1.2.1 一般用戶利用群體利用需求分析

一般用戶利用群體主要包括普通群眾，其利用需求的動(dòng)機(jī)也是來自日常生活中信息的匱乏。這類用戶群體是所有用戶中所占比例最大的。但相對(duì)而言，這類群體用戶的檔案利用意識(shí)也是最薄弱的。他們利用檔案多是為了處理日常生活的事物，如查詢學(xué)歷、處理財(cái)產(chǎn)等。因而這類用戶群體的利用需求比較少，只有在遇到與自身利益密切相關(guān)的問題時(shí)才會(huì)想到去檔案部門查閱檔案，且查閱檔案大多為會(huì)計(jì)檔案、婚姻檔案和文書檔案，查閱內(nèi)容比較單一。[2]此外，一般用戶利用群體的利用需求還呈現(xiàn)突發(fā)性。其需求的產(chǎn)生很急迫，且由于檔案利用意識(shí)薄弱，故而希望檔案部門可以予幫助，協(xié)助查詢。

1.2.2 實(shí)際工作利用群體利用需求分析

實(shí)際工作利用群體包括企事業(yè)單位的管理人員和決策人員，他們?cè)谥贫ǜ黜?xiàng)政策、方針時(shí)，需要參考檔案。這類群體所需檔案具有明顯的針對(duì)性。若是制定政策的需要，則需要近幾年相關(guān)政策文件。這類群體需要的檔案不要求內(nèi)容專業(yè)，而是簡(jiǎn)潔明了的實(shí)用檔案信息，因而檔案部門編纂的二次文獻(xiàn)也是其利用的主要內(nèi)容。

1.2.3 學(xué)術(shù)利用群體利用需求分析

學(xué)術(shù)研究利用群體主要這包括從事社會(huì)科學(xué)以及自然科學(xué)研究的人員，他們的利用需求一般都很專業(yè)，需要檔案部門提供資料，輔助其研究。學(xué)術(shù)利用群體不僅要求檔案的專業(yè)性，且要求檔案內(nèi)容的全面和完整。只有這樣，研究人員才可以全面、系統(tǒng)的了解不同時(shí)代、不同形式的內(nèi)容，才可以為學(xué)術(shù)研究提供一個(gè)完整的環(huán)境。

2 檔案用戶利用需求規(guī)律分析

2.1 檔案用戶利用需求規(guī)律

2.1.1 檔案用戶需求的普遍性

雖然檔案需求的目的性有所不同，但是人們都有利用需求已經(jīng)成為一種共識(shí)。隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，各個(gè)階層、各個(gè)行業(yè)，無論是生產(chǎn)還是生活，用戶的利用需求日益增加，人們的檔案意識(shí)越來越普遍。隨著社會(huì)的進(jìn)步，這種需求的普遍性將繼續(xù)延續(xù)下去，隨著文明的進(jìn)步而進(jìn)一步擴(kuò)大。

2.1.2 檔案用戶需求的層次性

不同檔案用戶需求內(nèi)容不同，層次也不同。按照檔案利用行為將檔案需求分為學(xué)術(shù)利用需求、實(shí)際利用需求和普通利用需求，則普通利用需求是最普遍的，而學(xué)術(shù)利用需求是層級(jí)很高的需求。

2.1.3 檔案用戶需求的地方性

不同的地方社會(huì)環(huán)境不同，政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技等情況也不相同，這必然影響著一個(gè)地區(qū)社會(huì)需求，使得不同地方的信息需求差異明顯。以經(jīng)濟(jì)因素的影響為例，我國(guó)東部地區(qū)的用戶需求明顯多于西部。經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不平衡導(dǎo)致了不同地區(qū)對(duì)檔案事業(yè)的投入不平衡。針對(duì)這種地區(qū)差異，較為薄弱的檔案部門要盡量加大宣傳，加大投入，試圖改善檔案利用服務(wù)的條件。

2.2 提升檔案用戶利用需求的對(duì)策

在理清楚影響檔案利用的各種因素，檔案部門就可以有的放矢，根據(jù)這些因素，制定出對(duì)策，積極、主動(dòng)的適應(yīng)檔案用戶的心理需求，不斷提升檔案工作服務(wù)的水平。

2.2.1 檔案部門要做到有的放矢，了解檔案用戶的利用需求

深入了解檔案用戶的需求是提升需求的第一步，也是最為重要的一步。檔案部門可以通過問卷調(diào)查或者是調(diào)研的方式，了解不同人群、不同層次的用戶需求，從而總結(jié)出需求的一般形式，提供最佳的服務(wù)。這種了解需求，不僅要收集群體需求的資料，更應(yīng)該重視個(gè)體的，尤其是有特殊需求的個(gè)人的需要，從而完善需求的種類。

2.2.2 檔案部門要加大宣傳，引導(dǎo)用戶利用需求的實(shí)現(xiàn)

為了避免用戶有需求卻無跡可尋的局面，提高用戶的檔案利用的意識(shí)，滿足用戶潛意識(shí)里的利用需求，檔案部門要加大宣傳力度，積極引導(dǎo)用戶的需求，將需求轉(zhuǎn)化為最終的利用。檔案部門可以舉辦知識(shí)講座，或者是咨詢會(huì)，提高人們的檔案利用意識(shí)，從而引導(dǎo)用戶的利用需求最終實(shí)現(xiàn)。

2.2.3 檔案部門要優(yōu)化館藏，實(shí)現(xiàn)用戶利用需求

滿足用戶的利用需求不僅需要檔案部門提供一個(gè)舒適的場(chǎng)地，更重要的是檔案部門的館藏可以滿足需求。館藏量的豐富和優(yōu)化與否，是實(shí)現(xiàn)檔案利用者利用需求的前提條件和必要手段。檔案部門要加強(qiáng)檔案的接受和征集工作，千方百計(jì)地?cái)U(kuò)大檔案的接受范圍和征集門類，力爭(zhēng)建成檔案數(shù)量充足、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量?jī)?yōu)化并富有特色的檔案信息資源保障體系。[3]只有這樣，檔案部門才有可能為用戶提供利用，滿足其需求。

2.2.4 檔案部門要提升服務(wù)品質(zhì)，更好滿足用戶利用需求

檔案工作人員作為滿足用戶需求的直接參與者，責(zé)任重大。檔案部門應(yīng)該強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提升工作人員的綜合素質(zhì)，以期服務(wù)態(tài)度、服務(wù)水平、服務(wù)質(zhì)量都可以更上一個(gè)臺(tái)階。檔案工作人員要樹立良好的職業(yè)道德，擁有豐富的專業(yè)知識(shí)，秉著熱情、周密的態(tài)度，為用戶提供服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]馬仁杰，邵華.論檔案利用者利用行為過程中的利用心理[J].蘭臺(tái)世界，2007（1）：6-8.

[2]王娟，黃存勛.淺談檔案館普通用戶需求的特點(diǎn)及滿足的需求的途徑[J].湖北檔案，2010（8）：18-19.

[3]馬仁杰，龔云蘭.新形勢(shì)下我國(guó)檔案利用工作的對(duì)策[J].檔案學(xué)通訊，2000（5）：22-25.