淺談檔案管理工作的重要性

譚彥

摘 要：目前，我國市場化經(jīng)濟不斷發(fā)展，企業(yè)管理水平在很大程度上代表了一個企業(yè)的綜合實力，檔案管理工作作為企業(yè)管理的重要部分，它可以直接影響整個單位的工作效率和工作質(zhì)量，也反映了一個單位管理水平的高低。本文將從檔案管理工作的重要性入手，談及新時期給檔案管理工作帶來的新要求，另外簡單分析新時期檔案管理工作現(xiàn)存的一些問題，并針對如何解決這些問題提出了一些相應(yīng)的對策和方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理；管理工作；企業(yè)檔案；檔案重要性

企業(yè)檔案管理工作量大，且難度高，要想科學(xué)、有效的進行檔案管理工作，就必須對企業(yè)檔案管理進行規(guī)范化建設(shè)。我國企業(yè)檔案管理建設(shè)正處于發(fā)展階段，在其建設(shè)管理中還存在一定的不足，要想不斷完善企業(yè)的檔案管理建設(shè)，就必須著手于規(guī)范建設(shè)的途徑與措施。開展對企業(yè)檔案管理建設(shè)研究，不僅可以推動我國其他領(lǐng)域檔案管理發(fā)展，還可以為檔案管理的相關(guān)學(xué)者提供科學(xué)、有效的參考依據(jù)。

1 做好檔案管理工作的重要性

文件的科學(xué)規(guī)范管理，是衡量單位績效和管理水平的重要指標(biāo)。檔案記錄了本單位發(fā)展歷史上優(yōu)秀研究成果以及單位經(jīng)營業(yè)績，為企業(yè)的科學(xué)發(fā)展提供第一手資料，為企業(yè)的科學(xué)發(fā)展提供了良好的方向。在中國綜合經(jīng)濟發(fā)展的歷史背景下，我們將做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理理念，勇于探索，嘗試新的檔案管理手段，充分、真實地反映企業(yè)整體發(fā)展情況和經(jīng)營業(yè)績。檔案管理結(jié)果與單位管理相結(jié)合，決定了單位資源配置的方向和方式，決定了單位的商業(yè)布局和未來發(fā)展，對實現(xiàn)單位業(yè)務(wù)戰(zhàn)略具有深遠(yuǎn)的影響，不斷提高管理效率。因此，做好檔案管理工作，促進經(jīng)濟社會綜合發(fā)展，不斷提高企業(yè)市場經(jīng)濟競爭力具有重要意義。

2 新時期檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案管理工作者的管理意識薄弱

企業(yè)要想在新時代有長足的進步發(fā)展，就必須要重視企業(yè)檔案管理工作，努力提高企業(yè)檔案管理工作水平。但長期以來，很多企業(yè)檔案管理人員只是做一些微不足道的程序性工作，沒有把企業(yè)檔案管理工作落到實處，只是單純的注重工作流程，而沒有關(guān)注結(jié)果，僅僅只是對檔案進行過目檢查，裝訂，歸檔，收集成冊，這些原有企業(yè)檔案管理工作中常用的方式方法被一直沿襲至今，企業(yè)管理層不予以重視和解決，檔案工作人員也不會查漏補缺，這些陋習(xí)逐漸擴大，最后使得企業(yè)檔案管理水平變得機械化，低效化，最后讓企業(yè)在新興產(chǎn)業(yè)鏈條中被逐漸邊緣化，讓企業(yè)利益蒙受巨大的損失，無形中也給國家的經(jīng)濟和社會發(fā)展帶來不必要的損耗。

2.2 檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)有待完善

企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)中還存在著許多有待完善的地方。首先，企業(yè)的檔案管理缺乏對檔案管理緊急事故的準(zhǔn)備和規(guī)劃，這就導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理存在一定的風(fēng)險，檔案管理工作一旦出錯，將會造成不可挽回的損失。其次，我國企業(yè)沒有專門為檔案管理設(shè)置相應(yīng)辦公室，這就導(dǎo)致其檔案管理工作的進行缺乏效率，同時也加大了檔案人員的工作難度。再者，個別企業(yè)對會議信息和人員編制信息等收集、記錄不夠及時，甚至出現(xiàn)一拖再拖的嚴(yán)重現(xiàn)象，長此以往，就會導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理存在疏漏。

2.3 檔案收集不齊全

長期以來，很多部門的員工為了自己工作上的便利，沒有及時將自己負(fù)責(zé)或參與的工作項目的文件資料及時收集整理按階段移交檔案部門，不顧企業(yè)的安全利益，占據(jù)了大量的科技信息資源，導(dǎo)致企業(yè)的科技檔案資料的未收集歸檔或收集不完整：具體表現(xiàn)為：第一，國外信息考察資料不足：海外培訓(xùn)人員將文件信息，結(jié)果據(jù)為己有，使單位，企業(yè)信息資源丟失；第二，設(shè)備開箱不通知文件管理人員參加，導(dǎo)致設(shè)備資料不完整。給后面的設(shè)備設(shè)施運行維護檢修埋下不安全的隱患。

2.4 基礎(chǔ)設(shè)施匱乏，管理保存不到位

對檔案管理工作的不重視也直接造成檔案辦公經(jīng)費不足，檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，基礎(chǔ)條件差。有些單位沒有設(shè)立專門的檔案庫房，而是與辦公房屋合二而一，有些則與倉庫庫房合為一體，檔案與雜物堆放在一起，防蟲防潮防霉設(shè)備措施不到位，對檔案資料造成了嚴(yán)重?fù)p毀。

3 加強和改進檔案管理工作的對策

3.1 明確崗位責(zé)任，優(yōu)化工作環(huán)境

堅持分工負(fù)責(zé)的原則，明確檔案管理崗位的工作職責(zé)，細(xì)化任務(wù)分工，責(zé)任落實到人。分管領(lǐng)導(dǎo)有分管責(zé)任，要定期聽取檔案管理工作匯報，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題；工作人員有具體責(zé)任，要定期接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在工作中恪盡職守，認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保檔案管理有序有效。投入人力物力，切實改善檔案管理工作環(huán)境，配備必需的辦公場所和設(shè)備，做好通風(fēng)、防蟲、防霉、防火、防盜、防鼠、防光等保護措施。

3.2 要培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員

建設(shè)一個強大的高效的檔案隊伍，多多吸納一些復(fù)合型的技術(shù)人才。檔案管理人員不僅應(yīng)該有過硬的專業(yè)素質(zhì)，還要有較強的接受和學(xué)習(xí)新事物的能力，要不斷給自己充電，學(xué)習(xí)專業(yè)領(lǐng)域以外比如計算機技術(shù)等新的技術(shù)。同時要有敬業(yè)精神，熱愛自己的工作崗位，具有嚴(yán)格的保密素質(zhì)，以保證檔案的安全性。此外，還要多組織檔案管理工作者參加培訓(xùn)會或者是工作心得交流會，號召大家多學(xué)習(xí)別人的經(jīng)驗，提高自己的能力。

3.3 完善檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)

針對完善檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)，企業(yè)可以專門設(shè)置檔案管理辦公室，組建檔案管理工作小組，對組內(nèi)人員工作任務(wù)的劃分要秉持合理、有序、明確的原則，以求方便檔案管理工作高效進行的同時，引導(dǎo)管理工作人員明確自我任務(wù)和相應(yīng)責(zé)任。再者，企業(yè)應(yīng)該組建檔案信息、會議信息的記錄小組，對人員調(diào)動、人員編制等進行及時記錄和入檔，為今后的查找工作提供便利條件。最后，企業(yè)應(yīng)該注重對檔案安全性的建設(shè)，完善檔案存儲室的建設(shè)，以提升檔案存放的安全性和可靠性。

3.4 提高檔案管理水平

需要加強檔案管理人員的素質(zhì)，然后實施文件管理政策的規(guī)范化，以確保文件管理工作在不同部門的影響程度。文件管理工作也可以從文件準(zhǔn)備著手，使檔案管理工作能夠反映完整性，真實性和相關(guān)性。目前的文件管理工作一直涉及員工晉升和員工待遇等實際關(guān)系的許多問題，需要確保檔案管理工作誠信，真實，有針對性，要求員工必須在文件管理過程中，提高員工的紀(jì)律，從而提高文件管理工作水平，可以反映公平性等諸多要求。要實現(xiàn)企業(yè)文件管理工作的完善，必須在軟件和硬件中升級方式和手段，使用專用的文件管理工具進行文件管理和其他工作。

3.5 加強督導(dǎo)檢查，強化隊伍建設(shè)

檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，要經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)知識學(xué)習(xí)和專業(yè)技能培訓(xùn)，同時需要引進當(dāng)?shù)貦n案館等外部專業(yè)機構(gòu)協(xié)助開展?？山柚獠繉I(yè)力量對本單位檔案管理工作加強督導(dǎo)檢查，以提高檔案管理水平。積極引導(dǎo)檔案管理人員樹立高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度和樂于奉獻的工作精神，通過加強培訓(xùn)具備扎實的專業(yè)知識、較高的專業(yè)技能和專業(yè)素養(yǎng)，同時掌握現(xiàn)代化技術(shù)和先進管理理念。

4 結(jié)語

無論是過去還是現(xiàn)在，檔案管理工作對于不同的領(lǐng)域都有著重大的意義。新時期、新階段實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化勢在必行。這是時代交給各個檔案管理工作者的重任。所以，檔案管理工作者應(yīng)該順應(yīng)時代潮流，打破因循守舊的舊觀念，開拓新思想、新觀念。同時要不斷學(xué)習(xí)新知識，靈活利用信息化技術(shù)，勇于創(chuàng)新善于創(chuàng)新，發(fā)現(xiàn)和創(chuàng)造新的管理方法，提高檔案管理水平。最終實現(xiàn)檔案更好地為單位的發(fā)展而服務(wù)，為社會的現(xiàn)代化建設(shè)而服務(wù)的目的。

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