FOCUS-PDCA在縮短大型醫(yī)療設(shè)備購(gòu)前市場(chǎng)論證時(shí)間中的應(yīng)用

羅麗華

佛山市中醫(yī)院 設(shè)備科，廣東 佛山 528000

引言

醫(yī)學(xué)技術(shù)的發(fā)展離不開高精尖的醫(yī)療設(shè)備。在新形勢(shì)下，許多醫(yī)院每年都使用幾千萬(wàn)，甚至上億元的資金來(lái)購(gòu)置各種各樣的醫(yī)療設(shè)備，以改善就醫(yī)環(huán)境和擴(kuò)大醫(yī)院規(guī)模[1]。醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院開展醫(yī)療服務(wù)的基礎(chǔ)平臺(tái)，是創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的重要硬件。醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備購(gòu)置前論證的科學(xué)性，發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備的技術(shù)作用，通過(guò)設(shè)備購(gòu)置論證規(guī)避采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)[2]。

大型醫(yī)療設(shè)備是指單個(gè)項(xiàng)目≥10萬(wàn)元人民幣的醫(yī)療設(shè)備。市場(chǎng)論證是在市場(chǎng)上找到符合用戶需求的同類同檔產(chǎn)品品牌的過(guò)程。市場(chǎng)論證時(shí)間是從設(shè)備審批通過(guò)后到完成《市場(chǎng)論證表》時(shí)間。近年來(lái)，我院在醫(yī)療設(shè)備購(gòu)置市場(chǎng)論證時(shí)間較長(zhǎng)，阻礙了臨床科室業(yè)務(wù)的發(fā)展，因此，我院醫(yī)療設(shè)備科通過(guò)運(yùn)用FOCUS-PDCA循環(huán)這一科學(xué)的管理工具，縮短大型醫(yī)療設(shè)備的購(gòu)前市場(chǎng)論證，從而提高工作效率，節(jié)約采購(gòu)時(shí)間，提高臨床滿意度，讓臨床盡早配備醫(yī)療設(shè)備，提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

1 FOCUS-PDCA的應(yīng)用

PDCA循環(huán)是管理學(xué)的通用模型，是全面質(zhì)量管理應(yīng)遵循的科學(xué)程序[3]。FOCUS-PDCA是美國(guó)醫(yī)院組織于20世紀(jì)90年代創(chuàng)造的一項(xiàng)持續(xù)質(zhì)量改進(jìn)的模式，旨在更仔細(xì)了解和分析程序中的環(huán)節(jié)，改進(jìn)質(zhì)量。其將聚焦問(wèn)題（FOCUS）和改進(jìn)問(wèn)題兩個(gè)階段相結(jié)合，可分為9大步驟：① 發(fā)現(xiàn)需要改進(jìn)的問(wèn)題，選定改進(jìn)的主題；② 成立質(zhì)量改進(jìn)小組；③ 明確現(xiàn)行流程和規(guī)范，查找最新知識(shí)和有用的信息，設(shè)立改進(jìn)目標(biāo)；④ 出現(xiàn)問(wèn)題的根本原因分析；⑤ 選擇改進(jìn)流程的方案；⑥ 制定行動(dòng)計(jì)劃和數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)計(jì)劃；⑦ 實(shí)施階段；⑧ 檢查改進(jìn)效果；⑨ 標(biāo)準(zhǔn)化處理，鞏固改進(jìn)成果或?qū)ふ疫M(jìn)一步改進(jìn)空間[4]。FOCUS-PDCA程序是一種主動(dòng)尋求質(zhì)量改進(jìn)的科學(xué)方法，是“以患者為中心”、提高醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量和確?；颊甙踩捏w現(xiàn)，其內(nèi)容涉及醫(yī)院管理的各個(gè)方面[5]。其優(yōu)點(diǎn)是從發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、成立小組、查找原因、明確規(guī)范，有目標(biāo)、有計(jì)劃地進(jìn)行改進(jìn)，能正確地落實(shí)到責(zé)任人，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并給予解決[6]。

2 資料來(lái)源

資料來(lái)源于2015年年度購(gòu)置計(jì)劃的30個(gè)十萬(wàn)元以上項(xiàng)目，2016年5月1日至2016年11月18日，我院醫(yī)療設(shè)備科應(yīng)用FOCUS-PDCA循環(huán)管理方法，分別收集、統(tǒng)計(jì)并分析FOCUS-PDCA循環(huán)實(shí)施前（2015年年度購(gòu)置計(jì)劃的30個(gè)十萬(wàn)元以上項(xiàng)目）、實(shí)施后的市場(chǎng)論證時(shí)間，研究實(shí)施前后數(shù)據(jù)的變化，并計(jì)算最大降幅和目標(biāo)達(dá)標(biāo)率。

2.1 F階段：發(fā)現(xiàn)問(wèn)題

在醫(yī)院運(yùn)營(yíng)中，設(shè)備采購(gòu)的兩個(gè)主要職責(zé)是降低成本和提高速度。我院在供應(yīng)鏈的改革中，降低成本已取得一定的成績(jī)，接下來(lái)的工作重點(diǎn)是提高采購(gòu)速度。醫(yī)療設(shè)備科收集了2015年年度計(jì)劃的30個(gè)十萬(wàn)元以上項(xiàng)目的數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)平均每個(gè)項(xiàng)目的市場(chǎng)論證時(shí)間為239天，約占設(shè)備整個(gè)采購(gòu)時(shí)間的46%，市場(chǎng)論證時(shí)間長(zhǎng)而導(dǎo)致整個(gè)采購(gòu)時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，臨床科室對(duì)此非常不滿意。

2.2 O階段：成立質(zhì)量改進(jìn)小組小組

根據(jù)平常工作的職責(zé)，從科室的不同層面恰當(dāng)?shù)剡x擇成員組成PDCA質(zhì)量改進(jìn)（Continous Quality Improvement，CQI）小組，共7人，具體人數(shù)與分工，見表1。

表1 CQI小組成員及其職責(zé)

2.3 C階段：明確現(xiàn)有問(wèn)題流程與規(guī)范

2.3.1 繪制流程圖

CQI小組成員根據(jù)醫(yī)療設(shè)備科現(xiàn)有的市場(chǎng)論證流程進(jìn)行溝通、討論，并繪制出流程圖，見圖1。

圖1 大型醫(yī)療設(shè)備購(gòu)前市場(chǎng)論證流程

2.3.2 數(shù)據(jù)收集結(jié)果分析

小組成員運(yùn)用5W2H法，收集并分析2015年年度購(gòu)置計(jì)劃的30個(gè)十萬(wàn)元以上項(xiàng)目，平均每個(gè)項(xiàng)目的市場(chǎng)論證時(shí)間為239天，具體見表2。

表2 購(gòu)前市場(chǎng)論證時(shí)間查檢表

2.3.3 改善前柏拉圖

根據(jù)2015年年度計(jì)劃的市場(chǎng)論證數(shù)據(jù)表明，科室確定品牌、收到初步推薦書、推薦書內(nèi)容齊全、市場(chǎng)調(diào)查員填寫、工程師審核、科室修改或補(bǔ)充內(nèi)容等是造成市場(chǎng)論證時(shí)間長(zhǎng)的原因；根據(jù)二八法則，改善重點(diǎn)為“科室確定品牌”“收到初步推薦書”。改善前柏拉圖，見圖2。

圖2 改善前柏拉圖

2.3.4 目標(biāo)及目的

根據(jù)現(xiàn)狀分析，參照廣東省內(nèi)幾家大醫(yī)院的市場(chǎng)論證時(shí)間為標(biāo)桿，將180天/項(xiàng)目定為改善目標(biāo)值。并通過(guò)活動(dòng)提高組員的PDCA手法、積極性、責(zé)任感、溝通配合、團(tuán)隊(duì)凝聚力、解決問(wèn)題的能力等。

2.4 U階段：?jiǎn)栴}的根本原因分析

運(yùn)用頭腦風(fēng)暴法，組員們根據(jù)多年的工作經(jīng)驗(yàn)，羅列出種種原因，繪制成特性要因圖（圖3），再進(jìn)行歸納總結(jié)出市場(chǎng)論證時(shí)間長(zhǎng)的根本原因?yàn)椋孩?對(duì)產(chǎn)品信息了解不足；② 推薦書不規(guī)范；③ 無(wú)按規(guī)定時(shí)間交推薦書；④ 市場(chǎng)調(diào)查員跟進(jìn)不及時(shí)。

2.5 S階段：選擇流程改進(jìn)方案

全體組員運(yùn)用頭腦風(fēng)暴法和5W2H法，依據(jù)可行性、經(jīng)濟(jì)性、效益性、自主性等項(xiàng)目，針對(duì)選出的根本原因進(jìn)行對(duì)策擬定討論[7]，把提出的改進(jìn)方案整合為：① 優(yōu)化市場(chǎng)論證流程；② 制定設(shè)備推薦書模板及供應(yīng)商信用評(píng)估制度；③ 實(shí)行看板管理。

2.6 P階段：制定行動(dòng)計(jì)劃

根據(jù)改進(jìn)方案，明確制定行動(dòng)計(jì)劃、資料收集與分析計(jì)劃，落實(shí)責(zé)任負(fù)責(zé)人及每個(gè)實(shí)施步驟的工作和方法，根據(jù)工作內(nèi)容及完成工作的難易程度，估計(jì)各階段所需時(shí)間，并將整體內(nèi)容繪制成甘特圖，見圖4。

2.7 D階段：實(shí)施階段

2.7.1 優(yōu)化市場(chǎng)論證流程

醫(yī)療設(shè)備科由被動(dòng)式服務(wù)變主動(dòng)服務(wù)，積極下去臨床科室。成立尋源小組，由臨床科室負(fù)責(zé)人、醫(yī)療設(shè)備科科長(zhǎng)、市場(chǎng)調(diào)查員、工程師等人共同商議，根據(jù)臨床需求選定品牌，再通知廠商推薦相應(yīng)型號(hào)。通過(guò)各種方式了解設(shè)備的技術(shù)性能，例如：舉行產(chǎn)品介紹會(huì)，3個(gè)廠商同場(chǎng)PK，試用設(shè)備，參觀考察，醫(yī)院同行推薦，參加醫(yī)療器械展銷會(huì)等。并改由市場(chǎng)調(diào)查員和工程師共同填寫《市場(chǎng)論證表》，節(jié)約時(shí)間。

圖4 縮短大型醫(yī)療設(shè)備購(gòu)前市場(chǎng)論證時(shí)間改進(jìn)計(jì)劃甘特圖注：計(jì)劃線…；實(shí)施線——。

2.7.2 制定設(shè)備推薦書模板和供應(yīng)商信用評(píng)估制度

制定設(shè)備推薦書模板，統(tǒng)一格式，在模板上附加批注，讓供應(yīng)商清晰了解模板填寫要求，避免或減少反復(fù)修改、補(bǔ)充的時(shí)間，加快速度。限定供應(yīng)商在10個(gè)工作日內(nèi)遞交推薦書，制定供應(yīng)商信用評(píng)估制度，規(guī)范其行為。在發(fā)送推薦書模板的同時(shí)，把信用評(píng)估制度作為附件，并告知供應(yīng)商。

2.7.3 實(shí)行看板管理及OA公布項(xiàng)目進(jìn)展情況

圖3 醫(yī)療設(shè)備購(gòu)前市場(chǎng)論證時(shí)間長(zhǎng)的魚骨圖

引入精益化管理理念，實(shí)行看板管理，根據(jù)項(xiàng)目的輕重緩急用不同顏色區(qū)別，例如急需采購(gòu)的項(xiàng)目用紅色作標(biāo)記。項(xiàng)目進(jìn)度管理員責(zé)任到人，互相監(jiān)督和提醒，跟蹤整個(gè)設(shè)備采購(gòu)進(jìn)程，提升工作透明度，提高工作效率[8]。每周二舉行項(xiàng)目進(jìn)度管理員會(huì)議，通報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展，及時(shí)跟進(jìn)，同時(shí)將每周舉行的例會(huì)列為常規(guī)會(huì)議，納入績(jī)效考核。每周五在院內(nèi)OA系統(tǒng)的陽(yáng)光院務(wù)欄公示項(xiàng)目進(jìn)度，接受臨床科室的監(jiān)督。

2.8 C階段：實(shí)施效果評(píng)價(jià)

通過(guò)此次FOUCS-PDCA活動(dòng)，小組成員運(yùn)用各種PDCA手法，使目標(biāo)達(dá)標(biāo)率為133.9%，進(jìn)步率為33.05%，改善后市場(chǎng)論證時(shí)間從239天/項(xiàng)目降至天/項(xiàng)目160天/項(xiàng)目。

2.9 A階段：標(biāo)準(zhǔn)化

將以上實(shí)施效果良好的措施進(jìn)行文件標(biāo)準(zhǔn)化、格式化，形成規(guī)章制度和操作標(biāo)準(zhǔn)，使之能夠長(zhǎng)期執(zhí)行，最終制定的標(biāo)準(zhǔn)化流程文件如下：① 建立市場(chǎng)論證流程標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化，形成制度化；② 制定供應(yīng)商信用評(píng)估制度，并把此制度納入到醫(yī)療設(shè)備科的管理制度里。將成功的經(jīng)驗(yàn)納入標(biāo)準(zhǔn)并固化，存在問(wèn)題進(jìn)入下一個(gè)循環(huán)，做到持續(xù)改進(jìn)[9]。

3 結(jié)束語(yǔ)

醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)是一個(gè)要求很高的技術(shù)性工作，通過(guò)對(duì)采購(gòu)各個(gè)階段進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，為醫(yī)院和患者提供安全、有效的物資保障[10]。在衛(wèi)生部頒發(fā)的《三級(jí)綜合醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則》（2011年版）中指出：科室要能夠運(yùn)用質(zhì)量管理工具開展質(zhì)量與安全管理，持續(xù)改進(jìn)[11]。PDCA循環(huán)的建立和有效執(zhí)行能夠顯著提升醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的采購(gòu)工作管理水平[12]。借助FOCUS-PDCA的方法分析日常工作程序，判斷導(dǎo)致購(gòu)前市場(chǎng)論證時(shí)間長(zhǎng)的關(guān)鍵影響因素，根據(jù)問(wèn)題組建專業(yè)團(tuán)隊(duì)，通過(guò)專業(yè)的討論與分析，運(yùn)用頭腦風(fēng)暴法、回顧法等對(duì)購(gòu)前論證流程進(jìn)行全面剖析，借助團(tuán)隊(duì)的力量找出問(wèn)題及影響因素，制訂干預(yù)措施，使購(gòu)前論證流程更加規(guī)范，可操作性更強(qiáng)，從而節(jié)約時(shí)間[13]。實(shí)現(xiàn)設(shè)備采購(gòu)流程的科學(xué)化、規(guī)范化，提高醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)效益，保障供應(yīng)，更好地為臨床醫(yī)療、科研、教學(xué)工作服務(wù)，促進(jìn)醫(yī)院的全面建設(shè)[14]。

實(shí)踐證明，PDCA循環(huán)運(yùn)用于醫(yī)療設(shè)備管理可以有效提高醫(yī)療設(shè)備工作效果[15]，將FOCUS-PDCA應(yīng)用于大型醫(yī)療設(shè)備購(gòu)前市場(chǎng)論證中，有效縮短了市場(chǎng)論證時(shí)間，從而縮短整個(gè)采購(gòu)時(shí)間，提高工作效率。我院運(yùn)用FOCUSPDCA循環(huán)管理方法這一強(qiáng)有力的管理工具，最大限度地找出導(dǎo)致時(shí)間長(zhǎng)的各個(gè)原因，擬定對(duì)策，嚴(yán)格執(zhí)行[16]。FOCUS-PDCA使PDCA循環(huán)更為細(xì)化，準(zhǔn)備更為充分。在本次活動(dòng)中，使團(tuán)隊(duì)合作更為緊密，有利于團(tuán)隊(duì)精神的發(fā)展。在今后的工作中，我院仍將運(yùn)用FOCUS-PDCA循環(huán)管理方法繼續(xù)縮短市場(chǎng)論證時(shí)間以及采購(gòu)其他環(huán)節(jié)中的時(shí)間，不斷持續(xù)質(zhì)量改進(jìn)。

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