關(guān)于企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新策略研究

摘要：隨著信息化技術(shù)的深入發(fā)展，企業(yè)檔案管理也與之建立起了緊密的聯(lián)系，這既是現(xiàn)代科技創(chuàng)新幫助企業(yè)更好履行檔案管理工作的體現(xiàn)，同時(shí)也是企業(yè)創(chuàng)新檔案管理辦法的內(nèi)在要求。因而加快企業(yè)檔案管理的策略創(chuàng)新研究則顯得尤為迫切。由此，本文便從創(chuàng)新企業(yè)檔案管理方法的必要性出發(fā)，通過對(duì)當(dāng)前管理實(shí)踐中的問題展開探究，進(jìn)而提出可行的創(chuàng)新管理方法，以期為各位讀者提供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；創(chuàng)新；策略；研究

企業(yè)檔案管理是企業(yè)活動(dòng)的重要組成部分，隨著市場(chǎng)環(huán)境的深刻變化，利用好檔案資料幫助企業(yè)更好地實(shí)現(xiàn)管理任務(wù)，不僅能夠讓企業(yè)直接獲得經(jīng)濟(jì)效益，同時(shí)也可以增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而為企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展奠定條件。據(jù)此，筆者針對(duì)企業(yè)檔案管理所做出的方法創(chuàng)新分析，也便具有了重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、創(chuàng)新企業(yè)檔案管理方法的必要性

企業(yè)檔案管理方法的創(chuàng)新，有著十分重要的作用，其必要性原因簡要來說可以概括為以下幾點(diǎn)：

第一，企業(yè)檔案管理方法的創(chuàng)新，能夠?yàn)槠髽I(yè)提升服務(wù)、挖掘深層價(jià)值帶來幫助。無論是什么類型的企業(yè)，都需要建立關(guān)聯(lián)的、系統(tǒng)化的檔案信息，因而企業(yè)檔案的管理工作也成為了與各個(gè)部門、各個(gè)層級(jí)相互貫穿的任務(wù)活動(dòng)。構(gòu)建企業(yè)檔案并不局限于某一特定形式，而是可以利用不同載體作為創(chuàng)建檔案的方式，從而使企業(yè)可以在發(fā)展進(jìn)程中形成了無形的企業(yè)資產(chǎn)。一方面，企業(yè)檔案成為企業(yè)活動(dòng)的記錄，通過企業(yè)檔案中的資料信息為企業(yè)決策提供科學(xué)可靠的參考依據(jù)。另一方面，企業(yè)檔案也能夠反作用于企業(yè)，促使企業(yè)不斷加快發(fā)展步伐。舉例來說，隨著我國經(jīng)濟(jì)逐漸融入到全球化、一體化的浪潮中，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭中，要使得企業(yè)的內(nèi)在優(yōu)勢(shì)得到充分發(fā)揮，則還需加強(qiáng)關(guān)于企業(yè)檔案的開發(fā)與利用強(qiáng)度。

第二，檔案管理方法的創(chuàng)新，能夠極大提高其信息資料的安全性，進(jìn)而也為改善企業(yè)服務(wù)能力開辟了有利條件。一些檔案信息內(nèi)容涉及到商業(yè)秘密，所以為了樹立牢固的檔案管理理念，營造安全的檔案管理環(huán)境，關(guān)鍵需要拓展企業(yè)檔案管理的保密服務(wù)功能。信息化的檔案資料因?yàn)槭褂梅奖?、處理高效等特征越來越成為檔案建設(shè)的重點(diǎn)，但是電子檔案所具有的信息傳播快，容易遭受沖擊等特點(diǎn)也使得管理人員在加快資源共享的同時(shí)需要更加注意對(duì)于企業(yè)檔案的保密要求，若是企業(yè)信息化檔案遭受到破壞，并且核心信息不能被恢復(fù)，那么給企業(yè)所造成的損失也是難以彌補(bǔ)的。

第三，檔案管理方法的不斷完善升級(jí)，也能夠促進(jìn)企業(yè)檔案的信息化建設(shè)獲得更好成果。企業(yè)檔案的建立需要適應(yīng)企業(yè)服務(wù)的目標(biāo)，因而檔案管理工作也無法與企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)相互脫離，反之，二者之間是緊密依存的關(guān)系。要使得企業(yè)信息檔案的管理工作能夠?yàn)槠髽I(yè)生產(chǎn)力的提高注入動(dòng)力，做好企業(yè)檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，也能促使其達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

二、企業(yè)檔案管理實(shí)踐中存在得到問題現(xiàn)狀

在企業(yè)檔案管理人員的實(shí)踐過程中仍舊存在一些不足之處亟待改善，概括來說主要有以下幾個(gè)方面：

第一，企業(yè)檔案的管理模式較為陳舊，是管理過程中最為常見的問題。對(duì)于許多企業(yè)來說，對(duì)檔案管理的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。一方面，這導(dǎo)致了企業(yè)在檔案管理實(shí)踐中處于落后位置，不能為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展帶來有利影響。即使企業(yè)建立起檔案管理部門，但是在檔案管理的過程中也只是墨守成規(guī)的沿用傳統(tǒng)的管理方法，一旦面臨問題，企業(yè)檔案管理人員也無法應(yīng)對(duì)，進(jìn)而也使得企業(yè)檔案不能得到合理利用。另一方面，由于不同企業(yè)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力與企業(yè)目標(biāo)要求存在較大差異，所以在不同企業(yè)的檔案管理建設(shè)方面也是嚴(yán)重不平衡的，有的企業(yè)已經(jīng)構(gòu)建起健全、完備的檔案資料庫，其中各類信息化服務(wù)一應(yīng)俱全，而有的企業(yè)則依舊采取手工管理的模式，這既使得檔案管理的效率無法保證，而且在管理規(guī)劃、查找資料的過程中也更加容易出錯(cuò)。

第二，關(guān)于企業(yè)檔案管理方式的創(chuàng)新路線與實(shí)際需要相互背離，也成為企業(yè)檔案管理中不容忽視的重要難題。實(shí)現(xiàn)管理手段的創(chuàng)新并不是一句口號(hào)，而是需要制定出引領(lǐng)路線與付諸實(shí)際行動(dòng)。所以，在創(chuàng)新過程中不僅需要合理、全面的規(guī)劃，而且還要按照由局部到整體的步驟順序落實(shí)整個(gè)計(jì)劃目標(biāo)，當(dāng)創(chuàng)新路線本身存在問題時(shí)，那么同樣無法達(dá)到加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的效果。例如，檔案管理中的任務(wù)分配不盡合理，讓各個(gè)部門之間不能相互統(tǒng)一起來，既不能實(shí)現(xiàn)有效的溝通，而且也無法達(dá)到協(xié)調(diào)工作的目的，從而給企業(yè)檔案管理帶來重大阻滯。

三、創(chuàng)新企業(yè)檔案管理方法的具體策略

要切實(shí)創(chuàng)新企業(yè)檔案的管理方法，使之能夠在管理過程中獲得成為顯著的成效，關(guān)鍵需要從以下方面予以把握：

第一，加快實(shí)施企業(yè)檔案的數(shù)字化、信息化管理戰(zhàn)略。信息時(shí)代的發(fā)展已經(jīng)成為不可阻擋的歷史潮流，而企業(yè)檔案作為資源信息中的重要部分，也與信息化的目標(biāo)相互契合。近年來，電子文件、電子資源在人們生活中已經(jīng)屢見不鮮，快速的信息普及不僅完全顛覆了人們對(duì)于檔案載體的認(rèn)知，而且隨著傳播速率的提升與存儲(chǔ)媒介的升級(jí)，也讓電子信息檔案能夠?qū)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案形成替代。當(dāng)前許多企業(yè)已經(jīng)建立了各類信息管理系統(tǒng)，例如OA、CIMS、SCM、ERP等，由此，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)也隨著信息化建設(shè)任務(wù)的逐步實(shí)現(xiàn)而建立起來。

第二，完成好企業(yè)檔案管理的互動(dòng)化與自動(dòng)化功能建設(shè)任務(wù)。企業(yè)檔案要實(shí)現(xiàn)數(shù)字智能化管理，單單依靠電子資源這種存儲(chǔ)形式的改變還是不夠的，在創(chuàng)新管理方法的過程中，必然會(huì)運(yùn)用到諸多的信息技術(shù)，例如數(shù)據(jù)掃描、數(shù)據(jù)遷移、數(shù)據(jù)倉庫、數(shù)據(jù)推進(jìn)、數(shù)據(jù)加密、數(shù)字簽名、OCR識(shí)別以及身份認(rèn)證等多項(xiàng)技術(shù)手段。只有通過切實(shí)加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的自動(dòng)化、互動(dòng)化技術(shù)實(shí)踐，才能憑借先進(jìn)技術(shù)達(dá)到提升工作效率、實(shí)現(xiàn)交互性操作的管理效果。譬如，當(dāng)企業(yè)檔案信息系統(tǒng)具備自動(dòng)化功能時(shí)，便可以在無員工參與的情況下自動(dòng)對(duì)信息進(jìn)行獲取，從而優(yōu)化工作流程。當(dāng)交互性的檔案系統(tǒng)建成后，也能夠極大提升不同信息系統(tǒng)之間的協(xié)同性與兼容性。再如，通過企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，便可以對(duì)所有的電子檔案實(shí)現(xiàn)在線管理，其不僅可以兼容各個(gè)子系統(tǒng)中的新型功能，使得整個(gè)管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)得到充分發(fā)揮，同時(shí)檔案工作也能在溝通平臺(tái)中為需要檔案資料的用戶提供更好的服務(wù)，而用戶也能借助該系統(tǒng)平臺(tái)反饋真實(shí)評(píng)價(jià)，從而為企業(yè)節(jié)約資金與時(shí)間成本、縮短服務(wù)流程、升級(jí)資源配置、提升工作效益產(chǎn)生重大作用。

第三，要增強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力，創(chuàng)新企業(yè)檔案管理方法，人員因素也是創(chuàng)新管理方法中的重要構(gòu)成，為了使其在面臨實(shí)際工作問題時(shí)，可以采取更加行之有效的應(yīng)對(duì)策略。企業(yè)檔案的任務(wù)需要落實(shí)到管理人員上，因而通過積極提高檔案管理人員的知識(shí)技能與素質(zhì)水平也可以保障企業(yè)檔案管理工作的順利進(jìn)行。舉例來說，為了滿足企業(yè)檔案電子化的需求，檔案人員必須具備計(jì)算機(jī)操作技能，并且能夠熟悉電子檔案的整體、保管、查找與利用等工作環(huán)節(jié)，通過打造一支高水準(zhǔn)、高效率的檔案管理隊(duì)伍，也可以為企業(yè)檔案的管理帶來實(shí)質(zhì)性效益。

結(jié)束語：

檔案管理在企業(yè)發(fā)展過程中有著基礎(chǔ)性作用，只有不斷進(jìn)行檔案管理方法創(chuàng)新，使管理方式具備服務(wù)性、合理性特征，從而才能將企業(yè)檔案的積極作用有效調(diào)動(dòng)起來。此外，管理人員還需把握信息時(shí)代的發(fā)展機(jī)遇，力求通過資源配置優(yōu)化、數(shù)字信息集成化的提升來推動(dòng)企業(yè)檔案管理向前發(fā)展，進(jìn)而才能為企業(yè)的繁榮發(fā)展奠定更為堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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作者簡介：瞿立菲（1969.06），女，籍貫，昆明，學(xué)歷，本科，研究方向：檔案專業(yè)，職稱，副研究館員。