淺談公路建設工程檔案管理中存在的問題和對策

張婧怡

摘要：公路工程檔案對于工程施工及后期的養(yǎng)護有著十分重要的作用，相對于飛速提高的公路施工技術(shù)而言，公路檔案管理工作仍有很多問題。本文針對公路工程檔案管理工作的主要問題提出了有效提高公路工程檔案管理工作質(zhì)量的對策。

關(guān)鍵詞：公路建設工程；檔案管理；問題；對策

一、引言

公路工程檔案管理工作過程特別繁雜，但是系統(tǒng)性又特別強，此項工作直接影響到公路項目施工和后期養(yǎng)護工作。隨著社會經(jīng)濟市場競爭壓力不斷增強，政府頒布了大量的政策文件來提高公路工程檔案管理工作水平，以期能夠?qū)崿F(xiàn)高效管理運行。相關(guān)部門要及時發(fā)現(xiàn)管理工作中出現(xiàn)的難題，而且還要總結(jié)出行之有效的完善舉措，進而增強管理工作質(zhì)量。眾所周知，公路工程檔案管理工作非常繁瑣，而且強度比較高，如果該工作出現(xiàn)問題，那么公路項目施工以及路權(quán)工作就會無法順利進行，該論文結(jié)合筆者實際經(jīng)驗，對下文問題進行深入研究。

二、公路檔案管理工作問題分析

（一）對檔案管理工作的重視度不夠。公路工程檔案數(shù)據(jù)信息會隨著施工不斷推進而持續(xù)增多，也是未來施工管理工作以及養(yǎng)護工作的數(shù)據(jù)保障。相關(guān)單位機構(gòu)一定要保管好自己工作范疇中的數(shù)據(jù)信息，將相關(guān)資料進行分類整理，只有這樣才可以將公路檔案文件信息完整保存下來。但是事實上，很多公路建設單位尤其是施工單位還沒有形成檔案保存意識，他們覺得此類工作并不在自己工作范疇中，沒有實際意義，他們沒有認識到檔案資料對施工的重要性，只是一味的覺得檔案整理工作會拖慢施工步伐，因此，很多公路部門在遭遇難題需要文件數(shù)據(jù)時，無法找到真實準確資料，進而導致工作難題無法及時解決。

（二）檔案管理人員缺乏必要的專業(yè)素養(yǎng)。從事檔案管理工作者直接對文件資料收集整理以及錄入工作負責，工作者的能力以及素質(zhì)水平可以對管理質(zhì)量造成影響。事實上，現(xiàn)在很多單位都是安排應屆畢業(yè)生來負責檔案管理工作，他們?nèi)狈I(yè)技能水平，還有些是年齡較大的“關(guān)系戶”，這都給公路工程檔案管理工作質(zhì)量的提高帶來了不小的困難。

（三）檔案管理制度有待完善。建立健全公路檔案管理機制是公路管理工作有效實施的基本條件。結(jié)合現(xiàn)實中檔案管理工作實際情況來說，很多管理體系還有很多不足之處，這樣就造成管理工作崗位職責混亂現(xiàn)象，工作人員在實際操作中無法可依，有的時候一人會負責好幾個工作模塊，直接對工作開展造成不利影響。除此之外，電子文件信息編號混亂，沒有統(tǒng)一標準。很多公路項目會發(fā)生改建擴建現(xiàn)象，他們名稱也會因為而改變，但是工作人員卻沒有及時更新檔案中的信息內(nèi)容，這就造成現(xiàn)實情況和檔案記錄存在差異現(xiàn)象。

（四）檔案管理信息化管理有待提高。很多資料都是源自檔案內(nèi)容，因此，檔案管理工作最主要的特性就是真實有效。在信息化管理背景下，工作人員一定要擁有專業(yè)素養(yǎng)技能，而且存儲設備也要安全可靠，只有這樣才可以做好檔案管理工作。

三、有效提高公路工程檔案管理工作質(zhì)量的措施

（一）提高對公路檔案管理工作的重視度。要認識到上層建筑對生產(chǎn)力的影響程度，認識到檔案管理工作的重要性。各相關(guān)單位一定要注重相關(guān)管理工作，尤其是項目的業(yè)主單位要在其中起到監(jiān)督作用，周期性的對施工單位、監(jiān)理單位等參與建設單位文件信息進行審核分析，了解其相關(guān)工作現(xiàn)狀，對于其面臨的難題也要及時提供幫助。除此之外，項目業(yè)主單位要任用專業(yè)技能水平較高的工作人員來負責檔案管理工作，對公路檔案進行定期檢查、集中收集，這樣可以保障檔案信息數(shù)據(jù)更真實有效，而且還能為以后管理制度的制定提供數(shù)據(jù)保障。

（二）加強對檔案管理人員進行培訓。要認識到對相關(guān)工作人員進行培訓工作的重要性，要讓工作人員養(yǎng)成工作負責的態(tài)度，努力提升他們的職業(yè)素養(yǎng)以及技能水平，讓工作人員及時掌握先進的管理理論，打破固有的工作體系，敢于創(chuàng)新。而且還要完善工作人員服務態(tài)度問題，制定完善的文件錄入規(guī)范體系，促進其資料填寫的規(guī)范性、科學性和完整性，不斷增強他們的技能水平，而且還要注重對工程制表相關(guān)工作者實施政策方面以及施工項目管理方面的培訓工作，可以聘請該行業(yè)中的專業(yè)人士開展講座，也可以通過互聯(lián)網(wǎng)授課培訓，以期完善工程制表流程，使得工作更加合理規(guī)范。

（三）建立健全公路檔案管理工作的各項規(guī)章制度。正所謂“沒有規(guī)矩不成方圓”，因此，相關(guān)部門要不斷完善檔案管理體系規(guī)定，只有這樣才可以切實提高管理質(zhì)量以及水平，實現(xiàn)管理工作的高效運行。唯有有法可依有法可循，才能夠?qū)崿F(xiàn)管理工作全方位科學發(fā)展，提高管理工作系統(tǒng)化程度水平。明確崗位職責以及權(quán)力內(nèi)容能夠保障管理工作順利實施，端正工作人員責任態(tài)度，健全的工作激勵體系能夠切實激發(fā)他們的工作熱情，增強工作積極性，進而實現(xiàn)管理工作高效運行，提高管理質(zhì)量以及水平。

（四）提高檔案管理工作的信息化程度。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的出現(xiàn)發(fā)展，人們的工作以及生活方式發(fā)生了翻天覆地的變化，因此，筆者認為，可結(jié)合以下情況來增強公路檔案管理工作信息化水平：首先要打造健全的相關(guān)數(shù)據(jù)存儲空間，要持續(xù)更新已保存的信息內(nèi)容，而且還要制定完善的數(shù)據(jù)傳輸審查核定體系，借此可以查詢各方面信息內(nèi)容，如此可以為以后的施工以及養(yǎng)護工作提供數(shù)據(jù)保障，后續(xù)工作會更加順利實施；其次，相關(guān)部門要充分發(fā)揮網(wǎng)絡作用，形成完善的業(yè)主單位、施工單位、監(jiān)理單位等機構(gòu)間的互聯(lián)網(wǎng)信息共享數(shù)據(jù)庫，要認識到信息共享對管理工作的重要性；然后相關(guān)單位要注重增強自身管理質(zhì)量及水平，充分發(fā)揮電子計算機工具，努力把紙質(zhì)資料變成電子資料，使得資料信息能夠長時間存儲，工作人員也便于查詢?？梢詮囊韵乱环矫鎭硪?guī)范相關(guān)管理工作，一是制定規(guī)范的管理指標，二是規(guī)范實際工作流程。這樣可以提高管理工作效率，工作人員可以按照規(guī)范有條理的安排工作。如果出現(xiàn)工作人員出差或者離職現(xiàn)象，交接工作會更快速有效，如此檔案數(shù)據(jù)才會更好的防止失誤現(xiàn)象發(fā)生，切實實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理信息化進程；最后，檔案數(shù)據(jù)信息最主要的是真實安全，所以，相關(guān)工作人員一定要形成完善的安全意識。尤其是互聯(lián)網(wǎng)時代，網(wǎng)絡安全一直是重中之重，只有安全的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境才可以防止檔案數(shù)據(jù)被破壞，不僅如此，還要努力提高技術(shù)水平，要想切實保障資料安全，可以結(jié)合檔案實際特性制定安全資料管理體系，通過管理體系可以隨時監(jiān)管資料傳輸進程，保障資料安全。要結(jié)合資料安全、管理工作內(nèi)容和工具等實際情況，不斷完善電子資料管理流程制度，而且還要制定科學合理的權(quán)限制度，進一步對文件資料進行加密，切實保護文件資料信息安全。

總而言之，公路工程檔案管理工作直接影響到該行業(yè)未來發(fā)展，但是現(xiàn)實中此項工作還有很大不足，相關(guān)單位一定要持續(xù)學習科學規(guī)范的管理知識，提高自身管理水平，要結(jié)合實際情況和未來發(fā)展策略來完善檔案管理工作，在實際工作中采用先進理論知識來進行管理，只有這樣才能更好的提高管理工作效率，公路行業(yè)才可以實現(xiàn)穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：廣州市道路養(yǎng)護中心南城養(yǎng)護所）