新時期高校檔案管理系統(tǒng)的研究

摘 要：現(xiàn)代社會變化迅猛，巨大的競爭壓力要求各行業(yè)有更高的工作效率以及更低的勞動成本，而信息技術(shù)可滿足這一愿景，改善各行業(yè)現(xiàn)有模式存在的缺陷，為此高校檔案管理領(lǐng)域也在推進信息化建設(shè)。高校檔案主要用于記錄高校的關(guān)鍵信息，是學(xué)校發(fā)展歷史的縮影。隨著時間的推移，高校需管理的檔案信息越來越多，檔案管理處工作人員的工作強度也越來越大，因此有必要采取相應(yīng)措施來降低工作人員勞動強度，而引入信息系統(tǒng)替代現(xiàn)有模式是可行的解決方案。

關(guān)鍵詞：新時期；高校；檔案管理

高校檔案，存儲了大量珍貴的學(xué)生檔案資料，包括不同歷史時期各個學(xué)生的學(xué)籍信息以及成績信息等，這些檔案對學(xué)生和高校而言是非常珍貴和難得的。然而該高校檔案處依然采用單一落后的模式管理檔案信息，這種模式存在很多缺陷，如檔案查詢困難、檔案信息易丟失以及檔案信息無法共享等，這些都極大地限制了檔案管理處的作用，因此構(gòu)建一個滿足學(xué)校實際的需求的檔案管理系統(tǒng)是未來的發(fā)展趨勢。建立檔案管理系統(tǒng)的作用主要體現(xiàn)在如下幾個方面：

1. 完善紙質(zhì)檔案管理模式，提高檔案的存儲周期。學(xué)校檔案的傳統(tǒng)管理模式，主要是以紙質(zhì)文件作為載體，以各種存在規(guī)律的編碼來支持檔案的收藏和查詢，事實上都屬于對檔案原始信息的記錄。然而紙質(zhì)管理模式容易丟失或者損壞，而引入信息技術(shù)可完善檔案管理模式，提高檔案信息的存儲周期。

2. 加強高校檔案全流程的管理檔案管理工作所涵蓋的內(nèi)容十分龐雜，工作量相對較大，所涉及的業(yè)務(wù)種類較多，因此建設(shè)一套系統(tǒng)來理順這些業(yè)務(wù)的工作流程，管理這些復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程。通過對檔案管理信息系統(tǒng)需求的分析，重新認識檔案管理信息化業(yè)務(wù)的流程，實現(xiàn)檔案管理信息化業(yè)務(wù)的再造。

國內(nèi)外研究現(xiàn)狀和發(fā)展動態(tài)。

在國內(nèi)，對檔案管理系統(tǒng)目前使用情況對比調(diào)查分析，我們發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)企業(yè)和政府機構(gòu)、學(xué)校等單位多采用軟件定制的方式，根據(jù)自身檔案管理的特點和要求采用不同的系統(tǒng)軟件。有些是獨立的系統(tǒng)，有些是與信息管理系統(tǒng)結(jié)合為一體，或者附屬于信息管理系統(tǒng)。這些軟件系統(tǒng)的共性是以檔案管理為目的，以傳統(tǒng)紙質(zhì)媒體的圖像化處理、儲存為處理方式，把傳統(tǒng)紙質(zhì)媒體資料電子化管理，這樣一定程度上節(jié)約了紙質(zhì)的使用，節(jié)約了資源，但其管理內(nèi)容是二維的，靜態(tài)的，對資料之間的關(guān)系和動態(tài)化沒能徹底解決。這樣會造成在實際運用中，很多動態(tài)的圖像資料不能很快地處理，導(dǎo)致了檔案處理的不及時，影響了使用的方便性和快捷性。其原因一方面是開發(fā)能力的缺失，譬如一些檔案管理軟件采用的數(shù)據(jù)庫比較簡單，使數(shù)據(jù)之間的關(guān)系不夠密切；另一方面是在動態(tài)化管理檔案的設(shè)計上沒有理論的創(chuàng)新。對文檔和資料沒有很好的結(jié)構(gòu)化，沒有結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)只能采用文件化管理的方式，不能對結(jié)構(gòu)管理、數(shù)據(jù)對比、版本和安全進行支持和保障，雖然可以對二維化形式的表格數(shù)據(jù)進行整理和查詢，但對文件化存儲的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)就不能很好地處理。因此可以說面向?qū)ο蟮臄?shù)據(jù)庫系統(tǒng)還處于一種不夠成熟的階段。

檔案管理系統(tǒng)對動態(tài)過程管理所遇到的問題進行根本性解決，就需要從理論上進行創(chuàng)新，以全新的角度對問題做分析，全面研究目前國內(nèi)檔案管理系統(tǒng)的特點后，當前檔案管理系統(tǒng)有以下幾點不足：

1. 在檔案管理的主要處理方式上基于文件系統(tǒng)，這種環(huán)境下用戶對目錄結(jié)構(gòu)沒有標準化的操作，也沒有遵守國家檔案局設(shè)定的標準來進行限制。這直接導(dǎo)致了檔案編號和取名的不夠統(tǒng)一化，從而造成其可讀性差。

2. 因為文件取名的隨意性，用戶無法根據(jù)其名字很好地判斷文件的實際含義。這種情況下文件的使用者要具備一定的網(wǎng)絡(luò)知識，對網(wǎng)絡(luò)的架構(gòu)、文件的具體路徑才能進行訪問和控制操作。

3. 因為數(shù)據(jù)庫的簡單，檔案管理系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的操作如查詢和檢索也太過單一?，F(xiàn)在多數(shù)檔案管理系統(tǒng)只能在現(xiàn)有的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)上操作，不能智能地選擇構(gòu)化新的數(shù)據(jù)形式。查詢是數(shù)據(jù)管理的最重要的功能，其優(yōu)劣直接決定了檔案管理的性能。

4. 數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出能力差。檔案管理一般都有很多歷史遺留數(shù)據(jù)，需要在使用時把過去的數(shù)據(jù)全部或者有選擇地輸入到系統(tǒng)內(nèi)部，完成無痕交接。而目前的檔案管理系統(tǒng)不能很好地導(dǎo)入數(shù)據(jù)，出現(xiàn)丟失、批量錯誤等問題，而對數(shù)據(jù)打印等導(dǎo)出也有不兼容的情況發(fā)生。

5. 在國外，檔案管理也是一個研究熱點，但是由于我國檔案管理需求與國外檔案管理需求不一樣，所以我國檔案管理研究重點與國外檔案管理存在一定的區(qū)別，在檔案管理信息化平臺研究中，由于歐美等發(fā)達國家的計算機技術(shù)以及信息管理系統(tǒng)的研究與應(yīng)用都比我國起步要早，發(fā)達國家的檔案管理技術(shù)的研究與應(yīng)用技術(shù)也更加的成熟，在歐美等發(fā)達國家，高校都有成熟的檔案管理系統(tǒng)，由于我國和國外檔案管理的需求不一樣，因此我國的檔案管理系統(tǒng)不能夠完全使用國外的相關(guān)系統(tǒng)。

基于高校檔案管理需求開發(fā)了相關(guān)的檔案管理系統(tǒng)。隨著信息化的不斷加強，檔案管理系統(tǒng)也有了相應(yīng)的變化，目前隨著檔案管理中數(shù)據(jù)的海量化過程，使得大型檔案管理系統(tǒng)成為了一個研究熱點，通過大數(shù)據(jù)管理技術(shù)以及智能化檔案管理技術(shù)，建立大型的成熟檔案管理系統(tǒng)，進一步提高檔案管理的效率以及信息化管理水平是國內(nèi)以及國外在檔案管理方面的研究重點。

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作者簡介：

譚婷婷，湖南省株洲市，湖南鐵路科技職業(yè)技術(shù)學(xué)院。