探究辦公室文檔管理中的公文管理與保密工作

龍富平

【摘要】對于辦公室來說，文檔管理與保密工作涉及相關(guān)機(jī)密，一旦發(fā)生公文泄露事件，則可能給企業(yè)帶來巨大的損失，但現(xiàn)階段的辦公室文檔管理工作中依舊存在一定的問題，影響文檔安全。基于此，本文首先闡述并分析辦公室文檔管理工作中暴露的問題，繼而有針對性地提出應(yīng)對措施與解決辦法。

【關(guān)鍵詞】辦公室;文檔管理;公文管理

現(xiàn)代辦公室工作中，文檔是其基礎(chǔ)性的組成部分，涉及到各種文檔、文獻(xiàn)、報(bào)表、記錄等資料，是辦公室在工作與管理過程中產(chǎn)生的、能夠起到信息記錄、傳遞與保存等功能的文本資料。隨著我國社會相關(guān)制度的不斷完善，以及辦公室管理與工作水平的不斷提升，以往的文檔管理工作弊端也逐漸浮現(xiàn)出來。

一、辦公室文檔管理工作中存在的問題

（一）公文管理制度不健全。公文管理工作是一項(xiàng)具有系統(tǒng)性與整體性的工作，公文的接收、登記、保存、調(diào)取與審閱等全部環(huán)節(jié)，都是相互關(guān)聯(lián)的，因此公文管理需要通過有效的規(guī)章制度來起到規(guī)范與指導(dǎo)的作用，確保公文管理工作的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)性，并起到一定的約束效果，確保公文管理與使用過程中嚴(yán)格按照制度進(jìn)行，保證公文的安全與完整?，F(xiàn)代化的公文管理工作，在很大程度上依賴管理與保密制度的完善，但許多辦公室都存在制度缺位的問題，公文管理與保密制度存在缺陷，或者制度未能得以貫徹與落實(shí)。許多辦公室的文檔管理人員自身都并不按照相關(guān)制度進(jìn)行工作，更遑論辦公室的其他工作人員，公文保存與管理的規(guī)章制度并沒能起到有效的指導(dǎo)作用。另外，許多辦公室的公文管理與保密工作依舊沿用陳舊而刻板的傳統(tǒng)制度，按照老辦法進(jìn)行的公文管理，無法與時代接軌，也無法滿足辦公自動化建設(shè)的需要。除了制度陳舊之外，許多文檔管理人員未掌握先進(jìn)的電子文檔管理技術(shù)，缺少足夠的信息技術(shù)，公文管理與保存的有效性難以提高，辦公效率低下，公文安全漏洞百出。

（二）缺少公文保密意識。公文管理與保密問題，許多情況下都是由于文檔管理人員與辦公室其他工作人員缺少文檔保密意識而導(dǎo)致的。在保密意識缺失的情況下，辦公室對于文檔的管理、登記與保密重要性缺少正確的認(rèn)知，未將文檔保密工作與辦公室利益及自身利益有效結(jié)合起來，認(rèn)識不到文檔的丟失與泄密會給辦公室?guī)砭薮髶p失，這就限制了公文保密工作開展的有效性。另外，許多辦公室都存在人情問題，將能否順利查閱公文與信任、人情、關(guān)系、工作甚至事業(yè)相互掛鉤，認(rèn)為文檔管理人員拒絕自己不正當(dāng)?shù)墓牟殚喕驗(yàn)g覽要求，就是“不給面子”，就是“信不過自己”，就容易引起辦公室的爭端。同時，在人情的影響下，文檔管理人員常常會在上級領(lǐng)導(dǎo)的要求下向領(lǐng)導(dǎo)提供公文信息，并且不予登記，這就進(jìn)一步增加了公文的安全性威脅。

二、公文管理與保密工作優(yōu)化策略

（一）健全并完善公文管理制度。1.歸檔保存制度的建設(shè)。辦公室的公文管理工作，是出于保留資料以供后用的目的，文檔管理人員需要對公文進(jìn)行登記、整理與保存，在這個過程中，制定完善的公文歸檔與保存制度，能夠起到非常有效的指導(dǎo)作用。首先，辦公室需要結(jié)合以往的公文保存機(jī)制，將公文按照不同的部門、歸檔時間、公文類型、公文重要程度等進(jìn)行劃分，并加以妥善保存。傳統(tǒng)的文檔歸檔與保存制度下，需要將類型相同、互相關(guān)聯(lián)的文檔保存在文檔柜中，涉及相關(guān)事件需要使用公文時，則能夠及時調(diào)取與審閱公文。另外，文檔管理人員需要對重要文檔的原件與復(fù)印件進(jìn)行單獨(dú)保存。結(jié)合傳統(tǒng)的文檔管理機(jī)制，健全文檔歸檔保存制度，應(yīng)當(dāng)結(jié)合信息技術(shù)，將文檔等重要資料進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)換，構(gòu)建電子文檔管理系統(tǒng)，并制定相應(yīng)的歸檔保存制度，如不同級別公文的歸檔與保存辦法、公文銷毀辦法、公文保存時限等，以確保公文管理的安全性，減少信息管理空間不必要占用的情況。2.公文查閱制度建設(shè)。對于公文的調(diào)取與查閱工作，也需要制定相應(yīng)的查閱制度，用以限制公文調(diào)取與查閱資格，并對相關(guān)人員起到約束作用。例如，公文在歸檔與保存之后，需要對公文的登記、調(diào)取與查閱進(jìn)行跟蹤，經(jīng)過登記之后才能夠調(diào)取與查閱公文，并記錄查閱項(xiàng)目、查閱時間、查閱人等信息，構(gòu)建公文查閱安全責(zé)任制，即公文丟失或泄露問題由文檔管理人員與公文查閱人員共同承擔(dān)責(zé)任。公文查閱制度在健全與完善之后，還應(yīng)當(dāng)確保制度的貫徹與落實(shí)。現(xiàn)階段，許多文檔管理人員在高級領(lǐng)導(dǎo)或直屬領(lǐng)導(dǎo)查閱文檔時，并沒有按照調(diào)取與查閱制度進(jìn)行登記，這在一定程度上增加了文檔丟失與泄露的可能性，為了避免這種情況的發(fā)生，就需要文檔管理人員嚴(yán)格遵循并落實(shí)文檔查閱制度。

（二）加強(qiáng)公文保密意識建設(shè)。針對公文保密意識缺失的問題，應(yīng)當(dāng)著重強(qiáng)化辦公室人員的保密意識。公文的安全管理，需要在公文登記制度、查閱制度與保存制度合理的前提下得以保障的，需要文檔管理人員、公文經(jīng)手人員、公文調(diào)取與查閱人員共同努力來實(shí)現(xiàn)公文的保密工作。因此，上榜公示需要充分意識到公文保密的重要性。具體可以從以下角度入手：第一，文檔管理人員需要提升自己的公文保密意識，從公文的保存、歸檔、等級、調(diào)取、查閱等全部環(huán)節(jié)，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度，切實(shí)保證公文安全。第二，辦公室全體人員都應(yīng)當(dāng)樹立公文保密意識，具備警惕心理，在接觸公文的時候，要約束自己的行為，在內(nèi)心敲響警鐘，做到不該自己了解的不去了解，不該自己傳播的不去傳播，在公文借閱的過程中要切實(shí)保障公文安全，避免泄密的可能性。從制度的角度來看，還需要對不按正規(guī)程序借閱公文的工作人員或允許無關(guān)人士查閱公文的文檔管理人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理，可以從經(jīng)濟(jì)層面加以懲處，提高辦公室全體工作人員對于公文保密的警惕意識。

（三）做好辦公自動化環(huán)境下的電子文檔保密管理。在辦公自動化環(huán)境下，辦公室公文的管理與保密面臨著全新的挑戰(zhàn)，公文的保存與管理不需要耗費(fèi)大量的人力資源與空間資源，但公文調(diào)取、審閱與修改也更加不易留下痕跡，同時，電子文檔的保存也存在一定的外部攻擊的可能性，就需要在辦公室營造更加良好的公文保密環(huán)境，提高電子文檔管理系統(tǒng)的安全性，以權(quán)限認(rèn)證、公文加密、網(wǎng)絡(luò)攻擊檢測與防范、安全漏洞管理、網(wǎng)絡(luò)病毒預(yù)防等技術(shù)手段避免公文出現(xiàn)安全問題。嚴(yán)格限制公文的使用權(quán)限與管理流程，根據(jù)不同層級的系統(tǒng)訪問者設(shè)定專門的訪問權(quán)限，禁止不具備訪問權(quán)限的人進(jìn)入系統(tǒng)?？梢约訌?qiáng)對于公文保密的過程與管理，建立集中性的公文存儲平臺，對于涉密公文與涉密信息進(jìn)行專門管理，對公文與信息進(jìn)行全程監(jiān)控，包括公文的生成、記錄、歸檔、流轉(zhuǎn)、調(diào)取、審閱、存儲與銷毀等全部環(huán)節(jié)，明確公文信息的來源與去向，確保電子文檔的管理與保密工作得以有效執(zhí)行。此外，還應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)對于文檔管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，提高其信息技術(shù)的應(yīng)用能力與水平。

三、結(jié)語

在辦公室中，對于公文管理的公文管理與保密工作，首先應(yīng)當(dāng)建立健全相關(guān)制度，從制度的層面對工作方式與管理方法加以規(guī)范與約束，繼而從思想層面提高文檔管理人員及辦公室工作人員的公文保密意識。從技術(shù)角度來說，在辦公自動化的環(huán)境下，辦公室也需要做好電子文檔的保密管理工作，提高文檔管理人員的技術(shù)應(yīng)用水平。

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