貨款平臺全過程管理

郭俊

（大全集團有限公司，江蘇 鎮(zhèn)江 212200）

0 引言

本文以大全集團的貨款平臺為研究對象，分析其銷售全過程現(xiàn)狀以及解決方案，然后對貨款管理方案的關(guān)鍵點以及提升價值展開詳細(xì)的探討，實現(xiàn)貨款平臺全過程管理，以此供相關(guān)人士參考借鑒。

1 銷售全過程分析

1.1 銷售全過程背景

目前大全集團貨款業(yè)務(wù)的銷售活動管理主要通過營銷系統(tǒng)完成，簽訂合同前駐外人員通過營銷系統(tǒng)維護活動信息。一旦合同簽訂后，貨款業(yè)務(wù)合同的維護以及執(zhí)行在金蝶EAS中完成，實現(xiàn)銷售全過程的管理。銷售全過程管理預(yù)期達(dá)到的目標(biāo)為：銷售全過程數(shù)據(jù)集成共享，駐外人員實時了解項目狀況，根據(jù)項目進度實施相應(yīng)的管理工作，以此來提高貨款平臺的工作效率和管理水平。其中數(shù)據(jù)集成共享包括營銷系統(tǒng)與報價系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成以及營銷系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)集成[1]。

1.2 銷售全過程現(xiàn)狀

目前，大全集團的貨款平臺中營銷、報價以及SAP系統(tǒng)相互獨立，同時各系統(tǒng)實現(xiàn)的功能沒有特定的邏輯關(guān)系，系統(tǒng)之間的信息集成不足，不能有效將商機管理、項目立項、投標(biāo)報價、報價管理以及合同管理串聯(lián)起來。SAP系統(tǒng)中執(zhí)行合同維護、分批訂單以及應(yīng)收賬款記錄等數(shù)據(jù)信息不能及時反饋到營銷系統(tǒng)中，從而影響到營銷系統(tǒng)中商機管理以及項目推進工作，最后不便于駐外人員查找銷售活動信息，影響到大全集團貨款業(yè)務(wù)的發(fā)展[2]。

1.3 銷售全過程解決方案

根據(jù)上文提到銷售全過程存在的問題，制定出以下解決方案：首先，建立和規(guī)范客戶維護數(shù)據(jù)以及維護流程，尤其是做好SAP系統(tǒng)的規(guī)范編制和管理，統(tǒng)一客戶更新機制；其次，營銷系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)集成，有效整合商機管理、報價管理以及合同管理，并且還能實現(xiàn)項目信息、客戶資源、應(yīng)收賬款記錄、合同執(zhí)行情況等數(shù)據(jù)的交互，進而達(dá)到銷售全過程信息共享的預(yù)期目標(biāo)；最后，營銷系統(tǒng)以及SAP系統(tǒng)數(shù)據(jù)通過BI數(shù)據(jù)抽取，作為報表展現(xiàn)數(shù)據(jù)源，并且營銷系統(tǒng)、報價系統(tǒng)以及SAP系統(tǒng)通過接口集成實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享功能。實施該解決方案，報價系統(tǒng)中的報價申請、報價執(zhí)行到報價結(jié)果能夠?qū)崿F(xiàn)閉環(huán)處理，實現(xiàn)合同履約狀態(tài)下內(nèi)外部人員信息共享。此外，EAS系統(tǒng)中應(yīng)收賬款信息能夠及時的反饋到營銷系統(tǒng)中，然后制定提醒機制，記錄應(yīng)收賬款執(zhí)行的情況，進而加強催收過程管理[3]。

1.4 解決方案的關(guān)鍵點

銷售全過程解決方案的關(guān)鍵點如下：（1）客戶信息以營銷系統(tǒng)作為統(tǒng)一源頭，駐外人員只能通過營銷系統(tǒng)了解客戶信息；（2）項目立項申報審核成功后，項目信息中應(yīng)該明確指出銷售人員的業(yè)績分配比例，后續(xù)合同金額的分配就可以參考營銷系統(tǒng)的項目信息，制定出更加合理的分配比例；（3）營銷系統(tǒng)的“項目+產(chǎn)品（代表制造公司）”和SAP系統(tǒng)中的“項目+銷售組織”建立項目和合同的對應(yīng)關(guān)系。從而能夠?qū)崿F(xiàn)客戶信息的集中管理，使其只能通過營銷系統(tǒng)管理客戶信息，保障了客戶信息的唯一性和機密性。此外，通過該方案大全集團駐外銷售人員能夠借助營銷系統(tǒng)，查詢項目立項信息以及對應(yīng)合同履約狀態(tài)，從而管理好后續(xù)合同維護工作。并且建立營銷立項與銷售合同的對應(yīng)，實現(xiàn)銷售全過程管理，使得商機管理、項目立項、投標(biāo)報價、合同管理以及訂單執(zhí)行等環(huán)節(jié)能夠有序的開展下去。

2 貨款管理方案分析

2.1 貨款管理方案實施的前提條件

首先，貨款平臺的營銷系統(tǒng)是銷售部客戶的唯一源頭，營銷系統(tǒng)必須與SAP整合到一起，將客戶信息的同步到SAP系統(tǒng)的合同管理中（以組織機構(gòu)代碼證必填排重）；其次，報價系統(tǒng)只接受來自營銷系統(tǒng)發(fā)出的報價申請，沒有經(jīng)過營銷系統(tǒng)的申請不可以啟動報價。此外，中標(biāo)項目應(yīng)經(jīng)過項目支持確定后回傳到SAP系統(tǒng)；最后，營銷系統(tǒng)立項每個產(chǎn)品只在一個公司，每個項目都要按照要求記錄到銷售合同中[4]。

2.2 管理方案概述

建立應(yīng)收計劃平臺，從合同維護作為起點維護應(yīng)收計劃，從合同約定維度和公司考核維度分別制定跟進計劃執(zhí)行狀況，并針對計劃執(zhí)行偏差分析。同時還要銜接責(zé)任界定功能，針對偏差部分進行責(zé)任界定，并確定后續(xù)措施。所以管理方案中，應(yīng)該綜合考慮合同約定維度以及公司考核維度制定應(yīng)收計劃，當(dāng)應(yīng)收計劃下達(dá)的具體責(zé)任人時，需要及時反饋應(yīng)收賬款信息，實際應(yīng)收賬款對比應(yīng)收計劃，然后與履約、財務(wù)集成更新執(zhí)行情況，進行偏差分析。該方案能夠提高應(yīng)收管理水平，確保數(shù)據(jù)的實時性，同時根據(jù)應(yīng)收計劃制定、下達(dá)、追蹤、回籠、偏差分析構(gòu)建一個完整的貨款全過程管理體系。因此可以根據(jù)平臺前端反饋的信息，及時更新和接收每筆貨款會回籠中存在的問題，便于后續(xù)問題的處理以及平臺的優(yōu)化升級。

3 貨款平臺管理全過程分析

大全集團貨款平臺貨款管理步驟為：維護應(yīng)收計劃、應(yīng)收計劃更新、應(yīng)收下達(dá)、催收反饋、應(yīng)收計劃更新、責(zé)任界定（資金成本）以及逾期貨款。下面根據(jù)貨款管理步驟具體分析大全集團貨款平臺管理。

3.1 維護應(yīng)收計劃

維護應(yīng)收計劃中貨款性質(zhì)、合同約定回款日期以及考核日期尤為重要，應(yīng)收計劃回款日期主要通過合同條款以及公司規(guī)定記錄更新。因此，在實施大全集團貨款平臺全過程管理之前，維護應(yīng)收計劃需要具備以下要素：（1）根據(jù)合同簽訂回款日期制定應(yīng)收計劃和催收下達(dá)，作為逾期和偏差分析的基準(zhǔn)；（2）所有銷售合同的不同貨款性質(zhì)，都能制定對應(yīng)的收款計劃；（3）根據(jù)大全集團考核起始日期和截止日期來計算是否符合傭金結(jié)算條件[5]。

3.2 應(yīng)收計劃更新

應(yīng)收計劃更新中關(guān)鍵元素有到貨日期、合同約定回款日期。其中到貨日期的確定是基于履約計劃到貨節(jié)點和合同條款更新應(yīng)收計劃系統(tǒng)應(yīng)該按照合同約定將所有貨款業(yè)務(wù)拆分成多個不同合同，然后根據(jù)到貨時間關(guān)聯(lián)天數(shù)計算到貨款。如果存在分批發(fā)貨，則以最后一次到貨作為合同約定回款日期計算應(yīng)收基數(shù)。通過與履約計劃集成，可以實現(xiàn)計劃回款日期與貨物到貨日期的集成。

3.2 應(yīng)收計劃下達(dá)

應(yīng)收計劃下達(dá)包括計劃下達(dá)日期的確定、收款階段應(yīng)收比率以及催收人員分配。針對各貨款合同，可以在維護應(yīng)收計劃中制定催收日期，并且可以根據(jù)到貨節(jié)點計算出到貨款。當(dāng)一個合同對應(yīng)多個履約計劃時，應(yīng)該在WBS中維護到貨款項目，從而及時下達(dá)貨款應(yīng)收計劃，責(zé)任到人。應(yīng)收計劃下達(dá)必須滿足以下前提條件：收款計劃中可以根據(jù)到貨情況以及簽訂合同的信息，及時更新維護可催收日期，跟進人員可以根據(jù)可催收日期執(zhí)行催收查詢時間，為后續(xù)應(yīng)收計劃催收反饋以及應(yīng)收更新做好鋪墊[6]。

3.3 應(yīng)收計劃催收反饋

應(yīng)收計劃催收反饋中包括催收信息的更新以及確認(rèn)計劃反饋。催收人員反饋確認(rèn)計劃回收日期，并且可以作為后續(xù)跟蹤計劃。因此，針對每筆應(yīng)收計劃下達(dá)后，對應(yīng)的接收催款人按照收款信息更新應(yīng)收賬款，并且記錄催收反饋中存在的問題。應(yīng)收計劃催收反饋中更新的確認(rèn)日期可以作為后續(xù)催款的依據(jù)，既不會更改到原計劃日期，還不會影響到逾期計算。其中包括催收信息的更新以及確認(rèn)計劃反饋，反饋主要用于貨款回收偏差分析以及責(zé)任界定參考。通過一線催款人員獲取計劃執(zhí)行進展情況，便于及時跟蹤處理催收反饋中出現(xiàn)的問題。以合同號S09717為例，2016年9月10號為確認(rèn)回款日期，確認(rèn)回款金額為40000元，出現(xiàn)驗收未完成的問題[7]。

3.4 應(yīng)收更新

應(yīng)收計劃更新包括問題處理結(jié)果、貨款收款信息以及貨款認(rèn)領(lǐng)。接收催收反饋中出現(xiàn)的問題并及時處理，然后將貨款收款信息傳遞到貨款系統(tǒng)中，并及時確認(rèn)貨款財務(wù)部門在應(yīng)收計劃更新中起到重要的作用，及時維護更新收款信息，然后便于銷售部將收款信息拆分到合同和收款性質(zhì)。進而能夠達(dá)到收款系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)集成的效果，確保收款信息的真實可靠[8]。

3.5 偏差分析

偏差分析主要包括逾期責(zé)任以及責(zé)任資金成本的核算。偏差分析的關(guān)鍵在于逾期偏差的計算，每筆逾期偏差確定具體責(zé)任人員。其中逾期責(zé)任是基于應(yīng)收計劃日期和實際回收日期統(tǒng)計逾期情況，逾期責(zé)任又分為銷售代表責(zé)任和各業(yè)務(wù)部門責(zé)任。如果涉及到責(zé)任部門，一般需要采用責(zé)任界定流程。偏差分析實現(xiàn)貨款偏差責(zé)任明晰，及時計算偏差產(chǎn)生的獎懲信息，進而促進逾期貨款回籠改進。比如以合同號S09717為例，該合同簽訂時間為2016年3月1號，公司考核日期為2016年10月31號，其中銷售代表為楊某，應(yīng)收金額為200000元，但是合同逾期天數(shù)為35天，偏差金額為200000元，產(chǎn)生的責(zé)任資金為35000元（200000*35*0.005）。

4 結(jié)論

綜上所述，大全集團貨款平臺管理流程主要有：應(yīng)收計劃維護、應(yīng)收計劃更新、應(yīng)收下達(dá)、催收反饋、應(yīng)收更新以及偏差分析等。通過營銷系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成，加強貨款平臺全過程管理，能夠?qū)崿F(xiàn)應(yīng)收貨款管理系統(tǒng)化，確保貨款信息的真實可靠。將其應(yīng)用到貨款平臺中，能夠提高貨款平臺的工作效率和管理水平。