提升高職院校檔案管理工作規(guī)范性探討

黃春蓓 劉學(xué)軍

[摘 要]檔案管理是提高學(xué)校管理水平，充分發(fā)揮檔案作用的重要工作。也是衡量高職院校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志。為此，以廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，介紹了學(xué)院通過針對學(xué)校實(shí)際制定檔案管理辦法、加強(qiáng)對各職能部門及系部檔案管理員的指導(dǎo)、強(qiáng)化信息化管理、統(tǒng)一檔案管理方式等有效提升檔案管理工作規(guī)范性的做法，以此為其他高職院校做好檔案管理工作提供參考。

[關(guān)鍵詞]成本視角；企業(yè)采購；供應(yīng)商數(shù)量高職院校；檔案管理；規(guī)范性

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.11.108

1 引 言

高職院校的檔案管理工作是高職院校規(guī)范化辦學(xué)的一個(gè)重要組成部分。日常檔案管理的規(guī)范性與否也體現(xiàn)了高職院校在資料收集整理、歸檔的水平和能力。必須全面貫徹國家檔案工作法令、法規(guī)和各項(xiàng)方針政策，加強(qiáng)檔案建設(shè)、保持檔案工作與高職院校各方面工作的協(xié)調(diào)發(fā)展，這樣才能更好地為教學(xué)、科研、管理和其他各項(xiàng)工作服務(wù)。本文以廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作為例，淺談如何規(guī)范高職院校檔案管理工作。

2 檔案管理隊(duì)伍構(gòu)成

廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案工作由學(xué)院行政辦公室綜合檔案室管理，設(shè)有專職檔案管理主辦干事及檔案管理員。為了使檔案管理工作有序推進(jìn)，檔案管理主辦干事需要制定學(xué)院的檔案管理辦法。各系部針對學(xué)院的檔案管理辦法需要制定各部門的檔案管理實(shí)施細(xì)則，并報(bào)學(xué)院檔案室。檔案管理員的主要職責(zé)在于監(jiān)督、檢查各職能部門及各系部檔案管理是否規(guī)范、有序，檔案提交是否及時(shí)。

各職能部門及系部為更好地推進(jìn)檔案管理工作，需要設(shè)置一名兼職檔案管理員（聯(lián)絡(luò)員），系部檔案管理員需要不定期向?qū)W院檔案室匯報(bào)部門檔案整理工作。

3 有效提升檔案管理的辦法及措施

3.1 制定完善的檔案管理辦法，使檔案管理工作規(guī)范性有法可依

合理的制度是使檔案管理工作規(guī)范化的重要保障。為此，廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和1989年原國家教委頒發(fā)的《普通高等學(xué)校檔案管理頒發(fā)》，結(jié)合廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院辦學(xué)實(shí)際，針對檔案管理制定了《廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理辦法》《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案》《廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案工作年度評比辦法》以及《廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案工作管理辦法》等。這些管理辦法的制定既確保檔案管理的規(guī)范性，同時(shí)又對檔案管理工作細(xì)則認(rèn)真的部門和個(gè)人給予獎勵，激勵了各類檔案管理人員工作的積極性和主動性。

3.2 加強(qiáng)對各職能部門及系部檔案管理員的指導(dǎo)，使檔案管理規(guī)范化工作從基層做起

廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案室每年對各部門檔案管理員進(jìn)行集中培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案分類方法、資料整理方法及檔案提交流程等內(nèi)容。通過對各部門檔案管理員的培訓(xùn)，強(qiáng)化了他們的檔案分類管理意識，也提升部門的資料整理的科學(xué)性和規(guī)范性。

3.3 強(qiáng)化信息化管理，提升檔案管理的效率

信息化管理是現(xiàn)代檔案管理工作的重要手段，同時(shí)也對檔案管理員提出了更高要求。傳統(tǒng)的檔案管理在歸檔方式、歸檔時(shí)間以及檔案管理辦法等方面與信息化檔案管理存在較大差異。為了促使檔案管理員能及時(shí)掌握信息化檔案管理方法，學(xué)院不定期安排檔案主管干事及檔案管理員赴外培訓(xùn)。并針對實(shí)體檔案、機(jī)讀檔案管理、電子檔案管理方式以及電子檔案編碼方式等內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)性學(xué)習(xí)。

檔案管理人員在熟悉信息化檔案管理的理論知識后，針對學(xué)院檔案管理的一些特殊性提出信息化檔案管理平臺的構(gòu)建辦法。學(xué)院通過科研立項(xiàng)等方式，鼓勵學(xué)院綜合檔案室聯(lián)合交通信息工程系、現(xiàn)代教育技術(shù)部等部門開發(fā)學(xué)院的檔案管理信息系統(tǒng)。

3.4 統(tǒng)一檔案管理方式，提升各類檔案的調(diào)閱效率

目前，各類高職院校內(nèi)普遍設(shè)有三類檔案，即人事檔案、學(xué)生檔案檔案以及學(xué)院行政檔案。由于三類檔案的管理部門不相同，一些高職院校出現(xiàn)了檔案的編碼方式、歸類方式大相徑庭的現(xiàn)象，在檔案管理中容易出現(xiàn)混亂。為此，廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院制定了《廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案工作管理辦法》，根據(jù)學(xué)院檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案的內(nèi)容性質(zhì)，確定了十一個(gè)類目，并在每個(gè)一類目下設(shè)置若干二級類目，以此提升檔案管理的規(guī)范性。

4 充分發(fā)揮檔案管理的作用

檔案管理在未來工作中不僅僅只是資料的收集、歸類，同時(shí)應(yīng)讓檔案成為大數(shù)據(jù)分析的重要支撐平臺。

根據(jù)《教育部辦公廳關(guān)于建立職業(yè)院校教學(xué)工作診斷與改進(jìn)制度的通知》（教職成廳〔2015〕2號）、《關(guān)于印發(fā)高等職業(yè)院校內(nèi)部質(zhì)量保證體系診斷與改進(jìn)指導(dǎo)方案（試行）啟動相關(guān)工作的通知》（教職成司函〔2015〕168號）等多個(gè)文件，高職院校的管理將走向質(zhì)量管理階段，而運(yùn)用大數(shù)據(jù)對學(xué)院的辦學(xué)情況進(jìn)行分析將是一種趨勢。

檔案收集、整理及歸檔的過程其實(shí)也是各項(xiàng)指標(biāo)數(shù)據(jù)收集記錄的過程。高職院校檔案管理、質(zhì)量管理等部門應(yīng)結(jié)合學(xué)院的發(fā)展規(guī)劃，收集各指標(biāo)，如教學(xué)、招生、就業(yè)、科研等，讓各職能部門、各系部在上報(bào)檔案材料時(shí)一并提交，以此確保學(xué)院各項(xiàng)數(shù)據(jù)出處的一致性。

在進(jìn)行數(shù)據(jù)分析時(shí)，必須以學(xué)院檔案室提供的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，以此提高數(shù)據(jù)分析結(jié)果的可靠性。

5 結(jié) 論

為了提升檔案管理工作規(guī)范性，需要各高職院校針對學(xué)校實(shí)際制定檔案管理辦法，使檔案管理工作規(guī)范性有法可依；加強(qiáng)對各職能部門及系部檔案管理員的指導(dǎo)，使檔案管理規(guī)范化工作從基層做起；強(qiáng)化信息化管理，提升檔案管理的效率；統(tǒng)一檔案管理方式，提升各類檔案的調(diào)閱效率。

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[作者簡介]黃春蓓（1985—），女，壯族，廣西寧明人，廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院教師，研究方向：檔案管理；劉學(xué)軍（1977—），男，漢族，山東濰坊人，廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院教授，工學(xué)博士，研究方向：汽車機(jī)電一體化技術(shù)、職業(yè)教育。