分析電子文件的特點(diǎn)與電子文檔管理

齊春英

摘要：本文主要根據(jù)對電子文件特點(diǎn)的分析，了解電子文件的優(yōu)點(diǎn)和方便。并以此展開對電子文檔管理的重要性的進(jìn)行闡述以及對規(guī)范化電子文檔管理的方法進(jìn)行探索。

關(guān)鍵詞：電子文檔；管理；信息數(shù)據(jù)

隨著社會和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們在生活工作活動中產(chǎn)生的文件越來越多，而數(shù)據(jù)信息的電子化處理大大方便了對文件的管理，此文就電子文件的特點(diǎn)淺析電子文檔管理的便利和作用。

一、電子文件的特點(diǎn)

（一）多元化

電子文件可以以文本、圖片、表格、視頻、多媒體等形式記錄和保存。同時(shí)，重要的郵件信息以及數(shù)據(jù)也可以視為電子文件。電子文件的特殊性質(zhì)使我們便于編寫和修改，但同時(shí)也容易造成文件信息數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確。電子文檔數(shù)據(jù)存儲于“光盤”“磁盤”等介質(zhì)中，以數(shù)字代碼的形式保存，這種形式不能直接閱讀，必須通過存儲介質(zhì)和計(jì)算機(jī)軟硬件才能讀取。

（二）存儲技術(shù)更新周期短

隨著科技發(fā)展的速度越來越快，存儲技術(shù)的更新速度也越來越快。對于電子文件而言，它對存儲的地方的面積要求不大，但是它對地點(diǎn)的要求較高，盡量避免潮濕和強(qiáng)干擾，否則易造成存儲文件的載體受損。然而，技術(shù)更新過快，之前的存儲技術(shù)過時(shí)也快，會導(dǎo)致有些老式的載體無法被讀取。同時(shí)，由于商業(yè)性原因，某些單個(gè)廠商生產(chǎn)或銷售的電子文件設(shè)備會由于廠家的破產(chǎn)或改變產(chǎn)品生產(chǎn)而難找到配套產(chǎn)品。對電子文件中信息的長期存取而言，技術(shù)過時(shí)比載體受損對文件的危害更大。

（三）展示立體化

以往的文件都是平面的形式，而電子文件的出現(xiàn)開拓了一個(gè)新的形式——將文本，圖像，視頻影像利用多媒體技術(shù)結(jié)合，使電子文件的展示變得立體化，圖文并茂，繪聲繪色，表現(xiàn)了電子文件的再現(xiàn)功能。電子文件可謂是變革了文件功能，開創(chuàng)了功能先進(jìn)和展現(xiàn)能力強(qiáng)的文件存儲形式[1]。

二、電子文件管理的概念

隨著科學(xué)技術(shù)和社會的快速發(fā)展，文件的產(chǎn)生也越來越多，電子文件數(shù)量也急劇增加，這時(shí)，合理及時(shí)的管理則是必須的。電子文件由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改的，包括文本文件，圖像文件，音頻文件，影視文件和多媒體文件等，而電子文件管理就是在文件形成后通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)綑n案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證。檔案部門的人員根據(jù)文件的特點(diǎn)和性質(zhì)分門別類，給每個(gè)文件設(shè)置查詢編號并且進(jìn)行保護(hù)，設(shè)置訪問限制級別，以便查詢。

三、電子文檔管理的原因

（一）有利于管理的時(shí)間縮短和速度提高

電子檔案可以在短時(shí)間內(nèi)收集大量的檔案信息資源，并且大量投入使用。檔案與我們的社會生活密切相關(guān)，記錄著我們工作活動的一點(diǎn)一滴。一個(gè)檔案越是完善，它的連貫性越好，其對社會的利用價(jià)值就越高。反之，則其對社會的貢獻(xiàn)就會降低。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息的生命力必須通過對其載體的保存，運(yùn)輸和交流所體現(xiàn)。這樣無論是從形式，傳遞方法，還是保存方式都不利于檔案信息的收集和管理，檔案的完整性，連貫性和安全性都不能得到保障，而且不易收集的紙質(zhì)資料，使文檔的管理變得分散化。電子信息化的發(fā)展，電子檔案的存儲方式發(fā)生了根本性的變革，形式多樣化，使文件的展示變得更加立體化，并且觀賞性更強(qiáng)。這種電子文件可以通過磁盤光盤等形式得以保存，并且可以直接存儲到電腦硬件中。傳輸方式多樣、傳輸速度快使得管理的時(shí)間變短，速度變快。

（二）節(jié)約占用空間

紙質(zhì)文檔雖然可直讀且方便閱讀，但是它會隨著數(shù)量的增加，管理難度也增加。紙質(zhì)資料數(shù)量越多，占地面積越大，然而信息內(nèi)容卻不多。并且，紙質(zhì)檔案在多次的使用過程中容易得到磨損，不利于保存。電子檔案的壓縮性存儲方式?jīng)Q定了它的面向范圍更廣，存儲量更大的特點(diǎn)，這有利于檔案信息能夠全面系統(tǒng)及時(shí)的給社會做貢獻(xiàn)。

（三）資源信息的共享

紙質(zhì)檔案的信息資源容易在傳輸?shù)倪^程中受到地形，氣候和不確定因素的影響，容易造成文件的磨損。并且由于其唯一性，用戶無法同時(shí)享用同一份資料。而電子文檔的出現(xiàn)打破了這個(gè)局面，它使信息以數(shù)字化的狀態(tài)存儲，加上互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，文件不僅可以突破時(shí)間限制安全快速的傳輸?shù)绞澜绺鞯?，還能突破空間限制使多個(gè)用戶可以同時(shí)觀看同一份資料，滿足大部人對檔案資源利用的需求[2]。

四、規(guī)范化管理電子文檔的原因分析

（一）稿件的原始性容易被忽視，隨意被編輯

由于可以直接在計(jì)算機(jī)上修改文件，而一般單位對文件的編輯也沒有嚴(yán)格限制，任意在文件上修改刪減，一旦文件形成后打印好，原稿就不被重視，甚至被改頭換面，覆蓋上新的文件信息，這樣會不利于文件的立檔歸案，給檔案管理造成麻煩。

（二）歸檔文件的技術(shù)不穩(wěn)定

電子文件是由信息數(shù)碼化的技術(shù)得以實(shí)現(xiàn)。而信息的編碼解碼離不開計(jì)算機(jī)這個(gè)工具。所以我們不僅僅要在意文件本身，還要重視其載體的操作系統(tǒng)。所以檔案管理部門必須在普遍使用的操作系統(tǒng)硬件和應(yīng)用軟件上留有備份，并且對特殊的操作系統(tǒng)要保留說明和配套設(shè)備。

（三）歸檔文件不經(jīng)篩選，真?zhèn)坞y辨

文件收集歸檔階段需對電子文件進(jìn)行鑒別，判斷其真假。如果不進(jìn)行篩選，將所有電子文件歸檔，不僅無法分辨文件的真?zhèn)?，而且珍貴的文檔會被繁瑣的文件掩蓋，造成文件管理的不便。

五、提高文件管理的效率的策略

（一）建立電子檔案數(shù)據(jù)庫和電子檔案管理系統(tǒng)

電子文檔的快速檢索功能是人工無法實(shí)現(xiàn)的，必須利用計(jì)算機(jī)和相關(guān)的管理系統(tǒng)，完善的檔案資料庫才能進(jìn)行。而作為檢索的對象，檔案目錄數(shù)據(jù)庫和檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫是必不可少的。兩個(gè)數(shù)據(jù)庫應(yīng)互相配合，同時(shí)規(guī)劃建設(shè)，以現(xiàn)代化的管理方式進(jìn)行管理。

（二）建立嚴(yán)格的文件歸檔管理制度

為了防止文件的丟失或損失，應(yīng)對文件進(jìn)行備份處理。電子檔案應(yīng)制作兩套備份，原件保存至檔案管理部門，一份提供利用，一份妥善保存。原件只能拷貝和校對，為保證其原稿的安全性，應(yīng)禁止對外提供使用。而提供使用的文檔應(yīng)限制訪問級別和編輯權(quán)限，才能更好的保證文件不被篡改。

（三）開展檔案管理專業(yè)培訓(xùn)課，提高管理人員的能力和水準(zhǔn)

首先，積極引進(jìn)檔案管理的人才。因?yàn)闄n案信息的龐大和繁瑣，要求其管理人員需有廣博的知識量可以理解文件內(nèi)容范圍和良好的耐心去篩選文件、辨別真?zhèn)?。所以，要對管理人員的職業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行定期的檢查和培訓(xùn)，使其積極配合適應(yīng)電子文檔管理的發(fā)展，才能更好的管理電子文檔[3]。

參考文獻(xiàn)：

[1]檀民.電子文件的特點(diǎn)及運(yùn)行管理[J].科技檔案，2014，（02）：24-25

[2]靳陸.淺析電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理比較[N].山西青年報(bào)，2016-01-24（009）

[3]江巖.淺析電子文件及電子檔案的管理[J].科技信息，2014，（06）：470-471