淺談大數(shù)據(jù)背景下檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與對策

舒 麗

（上海市松江區(qū)衛(wèi)生人才培訓(xùn)中心，上海 201600）

在當(dāng)今信息社會，大數(shù)據(jù)的概念已經(jīng)非常普遍地被應(yīng)用于商業(yè)、金融、通訊、政務(wù)等各個(gè)領(lǐng)域，大數(shù)據(jù)是現(xiàn)代社會未來發(fā)展不可或缺的重要內(nèi)容和推動力量，它對以社會檔案的保存和提供為己任的檔案管理工作增加了新的課題，提供了新的環(huán)境。較傳統(tǒng)社會，大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作每天需要記錄的信息數(shù)量和種類更加的龐大和繁雜。因此，檔案管理者要勇于面對大數(shù)據(jù)的潮流，需要轉(zhuǎn)變思路，用大數(shù)據(jù)的思維模式去應(yīng)對未來的挑戰(zhàn)，才是正確的選擇。

一、大數(shù)據(jù)的內(nèi)涵和影響

“大數(shù)據(jù)”的概念最早是由全球知名咨詢公司麥肯錫提出，先是作為互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)行業(yè)的專業(yè)詞匯被廣泛應(yīng)用，后來逐步被社會所認(rèn)知和接納，開始流行開來?！按髷?shù)據(jù)”研究機(jī)構(gòu)是這樣定義“大數(shù)據(jù)”：需要新處理模式能具有更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)。百度百科對“大數(shù)據(jù)”的定義是：大數(shù)據(jù)指的是所涉及的資料量過于巨大，以致于無法通過普通所應(yīng)用的軟件或分析工具進(jìn)行有效的分析、梳理和研究，達(dá)到供相關(guān)企業(yè)和機(jī)構(gòu)運(yùn)用的咨詢。徐子沛先生在《大數(shù)據(jù)：正在到來的數(shù)據(jù)革命》一書中指出：“‘大數(shù)據(jù)’之大，不僅僅意味著數(shù)據(jù)之多，還意味著每個(gè)數(shù)據(jù)都能在互聯(lián)網(wǎng)上獲得生命，產(chǎn)生智能，散發(fā)活力和光彩?！?/p>

雖然各行各業(yè)對大數(shù)據(jù)有著不同的定義，但是無一例外地都著重強(qiáng)調(diào)了“大數(shù)據(jù)”的大不僅僅是數(shù)量的龐大，更重要的是數(shù)量的龐大所帶來的影響，它使人們在數(shù)據(jù)的收集、保存、維護(hù)和共享方面的難度和復(fù)雜程度呈現(xiàn)幾何級數(shù)的增加。同時(shí)，這種數(shù)量之大給數(shù)據(jù)處理所帶來的挑戰(zhàn)也孕育著更好的機(jī)遇，因?yàn)椋藗兛梢詮暮Ａ康臄?shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)新的知識，探尋新的規(guī)律，創(chuàng)造新的價(jià)值，帶來大數(shù)據(jù)時(shí)代知識經(jīng)濟(jì)的信息管理的“新發(fā)展”。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）檔案管理的信息數(shù)量和類型明顯增多

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，社會檔案工作所面臨的首要挑戰(zhàn)就是信息資源量的迅速增加。具有關(guān)部門預(yù)計(jì)，到2020年，全國檔案館的社會資源存儲量將達(dá)到6億多卷。隨著時(shí)間的推移和社會的發(fā)展，這一數(shù)量還將進(jìn)一步上漲。當(dāng)前時(shí)期，整個(gè)檔案資源管理已經(jīng)轉(zhuǎn)向運(yùn)用電子化管理，用于海量規(guī)模的檔案資源的儲存。雖然，電子文件的管理提高了檔案信息存貯的效率，但是想要從如此龐大的電子文件中閱讀到有價(jià)值的信息，成為了一個(gè)難題。傳統(tǒng)社會用“直接鑒定法”來閱檔的方式將會成為歷史，因?yàn)槲募b定人員已經(jīng)不可能逐一進(jìn)行文件的閱讀了。

另外，大量的異構(gòu)數(shù)據(jù)的存在也增加了檔案管理的難度。與傳統(tǒng)社會不同，信息社會所產(chǎn)生的檔案資料已經(jīng)不局限于紙質(zhì)、聲像、實(shí)物等類型，而更多的是圖片、圖表、音頻、視頻等電子檔案，這些成為了現(xiàn)代檔案管理中的主要檔案類型。如此復(fù)雜、種類繁多的數(shù)據(jù)類型，形成了當(dāng)今時(shí)代檔案管理的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和類型，是當(dāng)前檔案管理面臨的重大挑戰(zhàn)。

（二）檔案存儲安全與風(fēng)險(xiǎn)防控的壓力

高效穩(wěn)定的檔案信息的存儲是檔案管理工作的基礎(chǔ)和重要內(nèi)容。只要做好檔案信息存儲，后續(xù)的信息整理、研究以及提供服務(wù)等工作才能得到更好的開展和完成。大數(shù)據(jù)時(shí)代到來后，龐大的檔案信息量給現(xiàn)有檔案管理的存儲提出了更高的要求，有關(guān)部門必須要改變傳統(tǒng)的存儲模式和方法，改進(jìn)存儲和管理技術(shù)，才能應(yīng)對大數(shù)據(jù)時(shí)代迅猛發(fā)展的數(shù)據(jù)處理需求，形成穩(wěn)定的數(shù)據(jù)存儲和管理模式。

另外，檔案風(fēng)險(xiǎn)防控也是檔案管理工作的重要內(nèi)容。數(shù)據(jù)資源的安全是確保檔案管理工作順利進(jìn)行的保證。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案更多的是用電子信息的模式進(jìn)行存儲，與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)產(chǎn)生了不可分割的聯(lián)系，因此，在實(shí)際的工作過程中，就會存在檔案信息泄露、丟失以及篡改的現(xiàn)象。所以，檔案存貯安全實(shí)際上就是信息安全的問題，檔案管理工作人員必須對提高安全防范意識，提前采取有效的防范措施，才能確保檔案存儲的安全，保證后續(xù)的檔案信息管理和運(yùn)用。

（三）檔案資源的利用率明顯提升

共享是大數(shù)據(jù)時(shí)代重要特征，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的推動下，傳統(tǒng)的、封閉的檔案管理和查閱模式已經(jīng)成為了歷史，通過信息終端實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享已經(jīng)成為了不可逆轉(zhuǎn)的大趨勢。檔案信息的需求方可以自行進(jìn)行檔案信息的檢索和獲取，并加以運(yùn)用，因此，當(dāng)前時(shí)代的檔案信息的運(yùn)用率明顯提升。

另外，基于用戶需求的改變，現(xiàn)代檔案管理已經(jīng)開始從傳統(tǒng)的實(shí)體管理向知識管理轉(zhuǎn)變。當(dāng)前時(shí)期的檔案用戶不僅僅是從檔案館中獲取單一的數(shù)據(jù)資料，而是更多的要從龐大的數(shù)據(jù)資料中獲取背后蘊(yùn)藏的知識。因此，服務(wù)方式和內(nèi)容的轉(zhuǎn)型是當(dāng)前檔案管理工作的重點(diǎn)，由提供單一的信息轉(zhuǎn)為提供系統(tǒng)的知識，是未來檔案管理工作人員的努力方向。搜索引擎是檔案知識服務(wù)的核心技術(shù)，也是實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)轉(zhuǎn)變的重點(diǎn)所在。大數(shù)據(jù)時(shí)代所產(chǎn)生的海量檔案數(shù)據(jù)需要新型知識服務(wù)引擎的參與才能更好地進(jìn)行知識輸出。新型知識服務(wù)引擎可以對各類學(xué)術(shù)資源、信息按照用戶的需求和喜好進(jìn)行分類和編碼，以便于有序的輸出。同時(shí)，大數(shù)據(jù)時(shí)代，搜索引擎需要進(jìn)一步革新，以滿足用戶不同的個(gè)性化需求。因此，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)推進(jìn)檔案工作中新型知識服務(wù)引擎的引用和推進(jìn)，這是實(shí)現(xiàn)知識管理的必要步驟。

新的技術(shù)需要新的技術(shù)人員進(jìn)行使用操作和改進(jìn)，檔案管理工作要能夠順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，成為知識輸出的重要力量，需要大量的大數(shù)據(jù)人才作為支撐。目前，人才短缺成為檔案管理大數(shù)據(jù)時(shí)代知識生產(chǎn)和管理的主要短板。因此，加強(qiáng)檔案分析人才的培訓(xùn)和儲備力度，培養(yǎng)大量的檔案管理的技術(shù)人才，是當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展的重要內(nèi)容。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的應(yīng)對策略

大數(shù)據(jù)時(shí)代的技術(shù)變革和管理方式的改進(jìn)對于檔案管理工作來說既是挑戰(zhàn)，更是機(jī)遇。面對海量繁雜的信息，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以提供解決數(shù)據(jù)收集、分類、整理和挖掘的實(shí)用辦法，同時(shí)可以提供更加有效的的管理和服務(wù)思路。因此，檔案管理工作要借大數(shù)據(jù)對于社會變革的潮流，進(jìn)一步推動各個(gè)方面的轉(zhuǎn)型和革新，才是最佳的應(yīng)對策略。

（一）由傳統(tǒng)管理模式向信息管理模式轉(zhuǎn)型

傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)信息為主要保存方式，通過分類、編號、排序等程序進(jìn)行管理，這種管理模式存在保存、借閱、管理不方便等缺點(diǎn)，更為主要的是，這種管理方式早已經(jīng)與大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息產(chǎn)生、存儲和傳輸?shù)闹饕问礁窀癫蝗肓?。大?shù)據(jù)時(shí)代，檔案的信息化管理已經(jīng)成為了必然。檔案信息化管理的核心信息數(shù)據(jù)的編碼和信息的線上傳輸，從而實(shí)現(xiàn)資源管理和使用的高效。實(shí)際上，檔案管理的信息化是傳統(tǒng)“存檔”的模式向現(xiàn)代“用檔”模式的轉(zhuǎn)變，是從“管理需求導(dǎo)向”向“用戶需求導(dǎo)向”的轉(zhuǎn)變。只有明確了這種轉(zhuǎn)變，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

（二）由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變

大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理工作的主戰(zhàn)場是在網(wǎng)絡(luò)上，而非實(shí)體的檔案館，其覆蓋面更寬，受眾面更廣。受眾獲取檔案信息的時(shí)間、空間、便利度都發(fā)生了翻天覆地的變化。因此，傳統(tǒng)的封閉的檔案工作管理環(huán)境已經(jīng)被開放的檔案網(wǎng)絡(luò)管理空間所取代。檔案管理工作必須從檔案館中走出來，緊跟社會的發(fā)展，服務(wù)于社會的發(fā)展，在大數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)中尋求服務(wù)的定位。這就要求各級檔案管理工作者改變思維模式，提升運(yùn)用大數(shù)據(jù)的能力，學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)技術(shù)，強(qiáng)化大數(shù)據(jù)的服務(wù)意識，改進(jìn)服務(wù)內(nèi)容，積極探索各種服務(wù)功能等等，盡快實(shí)現(xiàn)將檔案管理工作轉(zhuǎn)型成為開放型、“用戶需求導(dǎo)向”型的目標(biāo)。

（三）由分散型向集約型轉(zhuǎn)變

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作要有“大檔案”的理念。傳統(tǒng)的檔案管理是分散式的，各個(gè)地區(qū)、各個(gè)縣市都有自己的檔案館和檔案管理系統(tǒng)，不同的檔案管理系統(tǒng)各自為政，互不交融，資源比較獨(dú)立和分散，不能實(shí)現(xiàn)交流和共享。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，這種傳統(tǒng)的管理模式就會逐漸顯現(xiàn)出很多的弊端?！按髾n案”理念就是一種集約型檔案管理的理念，它是將分散在不同檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行資源的整合，建立跨地區(qū)、跨部門的檔案資源管理平臺。這種大檔案的理念和格局的優(yōu)點(diǎn)在于，它打破了不同檔案管理系統(tǒng)之間的界限和屏障，不僅方便管理、整合，而且還方便了用戶的使用，使檔案資源得到了充分的共享和使用。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)由分散型向集約型的轉(zhuǎn)變，必須與互聯(lián)網(wǎng)相融合，在構(gòu)建信息資源網(wǎng)絡(luò)平臺上下功夫，用網(wǎng)絡(luò)來“勾連”信息資源，提升集約效率。

（四）由保管型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變

檔案管理工作如果還是停留在“管理”的層面上，顯然已經(jīng)不能符合社會需求了。在今天，檔案管理工作不能僅僅發(fā)揮“保管”功能，更應(yīng)該凸顯“服務(wù)”功能，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的信息查詢服務(wù)是現(xiàn)代社會檔案管理工作的題中之義。因此，傳統(tǒng)的檔案管理需要轉(zhuǎn)變理念和角色，從一個(gè)“保管員”轉(zhuǎn)變成一個(gè)“服務(wù)員”。面對海量的數(shù)據(jù)，檔案管理工作不能僅僅把它“保存”起來，還要認(rèn)真的“研究”起來，把原始的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變成“可用”的數(shù)據(jù)。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理人員也要相應(yīng)的進(jìn)行轉(zhuǎn)型，要向“職業(yè)化”和“專家化”進(jìn)行轉(zhuǎn)變，提升主動提供參考信息的意識，提升信息服務(wù)的能力?？傊?，檔案管理工作務(wù)必要實(shí)現(xiàn)保管型向服務(wù)型的轉(zhuǎn)變，才能在大數(shù)據(jù)時(shí)代達(dá)到社會服務(wù)的高要求。