試論信息時代文書工作與檔案管理工作的規(guī)范銜接

黎浩云（廣州城市規(guī)劃技術(shù)開發(fā)服務部，廣東 廣州 510230）

一、引言

隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展與進步，信息技術(shù)日新月異的變更，辦公自動化水平的不斷提高，信息化和網(wǎng)絡化已成為時代發(fā)展的主題。計算機的出現(xiàn)象征著真正“信息時代”的到來，使人類社會從工業(yè)時代劃入到信息時代。信息時代下，對企業(yè)文書事務和檔案管理事務提出了尤其深刻的需求，怎樣改革現(xiàn)行的處置方式和處置流程，已經(jīng)成為每一個企業(yè)文書工作者與檔案管理工作者必須面臨的一個重要的新課題，不論是對未來還是當下都非常重要，因此，在現(xiàn)階段必須對文書工作與檔案管理工作重新定位。

二、文書工作與檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀

隨著信息時代的快速發(fā)展，人們對文書工作與檔案管理工作的要求比以往更加嚴格規(guī)范，文書工作與檔案管理工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)與機遇，因此必須正確掌握它們的概念并熟悉其發(fā)展現(xiàn)狀。

（一）工作重視程度不夠

文書工作與檔案管理工作不易引人注意，也不易獲得顯然的成就。很多人對現(xiàn)階段文書與檔案管理工作的了解方面含有一些誤解，覺得企業(yè)的文書工作與檔案管理工作就是一般的抄寫、保存和辦理資料等等，與企業(yè)發(fā)展沒有直接的關系，只要確保檔案信息不泄露、不缺少，可應付平時查檔就行。這些看法則致使企業(yè)的文書與檔案辦理工作不被注重，辦理不夠?qū)I(yè)，忽視對檔案管理職員的培育，檔案辦理工作方式較為落后，導致文書工作與檔案管理工作不能為企業(yè)經(jīng)營管理提供重要的信息支持，文書檔案的價值也無法全面發(fā)揮出來。就像現(xiàn)階段，社會上仍然有許多企業(yè)沒有專門的檔案館，也沒有專門的文書與檔案管理工作者，基本是其他工作人員兼職這些，甚者有的找一些大學生兼職做這些；我以前的學校，對文書和檔案的重視程度不夠，臨近畢業(yè)才開始建專門的檔案館。由此可見，許多企業(yè)事業(yè)單位非常不重視有關文書工作與檔案管理工作。

（三）管理制度不健全

當前，我國企業(yè)對文書與檔案管理的規(guī)定普遍的不健全，缺乏完善性和標準性。有很多企業(yè)不能有效地挖掘檔案應有的作用，只重視檔案的搜集、整理、保存等環(huán)節(jié)，以為把文檔管好、不丟失、不損壞就盡到了義務，從而忽略了對檔案資源的深度開拓。

（四）部門配合不當

企業(yè)的歸檔工作需要從各個部門收集重要的文件資料，而一些部門有時會為了自己的便利，不愿意將一些必須歸檔的文件材料交給檔案管理員專門保存。一些負責任的檔案管理員因為沒有相關職能部門的配合，在做檔案管理工作時常常覺得力不從心，一些重要的文件材料由于不能及時歸檔，時間長了，也易于丟失，等到那個時候要究查責任也已經(jīng)太晚。筆者曾在法院做過見習工作，有時候因為一個案件同時涉及民事和刑事方面，材料收集在時間上便會有間隔，還要等檢察院、看守所、當事人的送達回證，文書工作的不及時處置往往會不利于后期的檔案管理事務。

三、實現(xiàn)文書工作與檔案管理工作規(guī)范銜接的應對策略

在信息時代這個大背景下，文書工作與檔案管理工作面臨越來越多的挑戰(zhàn)與機遇，如何正確處理二者關系，使之有機結(jié)合，實現(xiàn)二者的規(guī)范銜接，有效避免以上問題，需要從以下六個方面做起。

（一）強化“文檔一體化”的意識

當前,我國電子文檔的技術(shù)特征和管理體制還未成熟，因而電子文檔的處理比紙質(zhì)文件的處理有更多、更繁雜、更難辦的問題。每個文書職員和檔案管理職員應從自身做起，解放思想、勤于摸索、樂于面對新出現(xiàn)的事物，加強“文檔一體化”意識；必須認識到，當前的文件材料不再是僅為現(xiàn)階段的工作服務，從長遠角度來說，現(xiàn)在的文檔就是未來的檔案，因而必須時刻謹記對歷史負責，依據(jù)嚴謹?shù)囊?guī)定，勇于鉆研電子文檔辦理的規(guī)則、方式與體系，引導電子文檔的實際辦理。我覺得文書職員與檔案管理職員的工作可以互通，一段時間，文書職員專心做好文書工作，檔案管理職員專心做好檔案管理事務；一段時間后，等前期各自對應的工作都已做好，二者可以相互互換崗位，文書工作者去做檔案管理工作人員的工作，檔案管理工作人員來做文書工作者的工作，這樣結(jié)合下去，“文檔一體化”的意識會在潛移默化中得到加強，確保了電子文檔的準確性和標準性，有利于系統(tǒng)辦理好每一份文檔。

（二）強化“全過程管理”工作

在文書與檔案管理工作的全部環(huán)節(jié)中，起初，應該加強每個工作人員對文書工作與檔案管理工作崗位的職業(yè)思想，只有確保每個工作事務流程的質(zhì)量合格、責任優(yōu)先，才能為“全過程管理”提供質(zhì)量保障。最為重要的，要理順辦理系統(tǒng)，不斷完善管理體制，建立安全科學的組織體系，創(chuàng)設一支優(yōu)秀、專業(yè)的事業(yè)隊伍，為檔案的全過程管理打下堅定的基礎；不斷引進信息時代先進的裝備和技術(shù)，與單位的現(xiàn)代化同步發(fā)展，并配備性能優(yōu)良的設備，強化操作的熟練性，使檔案管理工作更加層次、科學、統(tǒng)一。

（三）完善電子檔案的組織和管理

隨著信息時代的來臨，計算機和網(wǎng)絡被普遍的運用到文書工作與檔案管理工作之中，對文書事務與檔案辦理事務提出了更廣、更深的需求。實踐證實，在各事業(yè)單位內(nèi)部，制定一項科學有效的制度，有助于提高工作效率，況且，當前我國各企業(yè)單位的檔案辦理工作中的弊端之處，有一部分原因便是電子檔案體制不健全，所以制定相應的制度規(guī)范是非常有必要的。舉個例子，在法院，每一個案件從開庭到宣判，許多材料都要錄入系統(tǒng)中，有的材料書記員可以自己操作，有的材料就需要通過法官、庭長審核，然后才進入最終程序，一步一步，不僅加強了電子檔案的組織和管理，也大大有效的提高了工作的質(zhì)量和效率。法院卷宗在歸檔之前，卷宗里的每一份材料基本都要先掃描、錄入系統(tǒng)里，兩手準備，既保障了文檔材料的紙質(zhì)檔案的存儲，也保障了電子檔案的完整性，因此，健全電子檔案的組織和管理，增強其管理隊伍建設是重中之重。

結(jié)論

在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的信息時代背景下，社會信息化步伐的不斷推進，文書工作與檔案管理工作面臨越來越多的機遇與挑戰(zhàn)，但文書與檔案管理事務的一體化，是社會發(fā)展的定然趨向。因此，企業(yè)在實際工作過程中，如何實現(xiàn)文書工作與檔案管理工作的規(guī)范銜接非常重要，在信息時代開展文書與檔案管理工作，要明確二者內(nèi)在的關聯(lián)性，強化文書事務與檔案管理事務一體化的投入，提高過程中全部環(huán)節(jié)的完善，提升相關職員自身的專業(yè)素質(zhì)和能力，進而確保信息技術(shù)使用的安全性，提高工作的效率，為企業(yè)的發(fā)展奠定堅實的基礎，從而實現(xiàn)信息時代下文書工作與檔案管理工作的規(guī)范銜接。