淺談科研管理信息系統(tǒng)在企業(yè)中的建設

葛磊

【摘 要】科學、實用、先進的科研管理信息化系統(tǒng)已成為增強企業(yè)創(chuàng)新動能、提高科研成果產出、加快成果產業(yè)化進展的重要手段，企業(yè)開展科研項目管理信息化已成為必然的趨勢。本文就企業(yè)中科研管理信息化系統(tǒng)的建設全周期入手，對科研管理信息系統(tǒng)在企業(yè)中的建設必要性、建設思路、建設價值等進行了詳細論述。

【關鍵詞】科研管理信息系統(tǒng)；信息化；企業(yè)

中圖分類號：F272 文獻標識碼： A 文章編號： 2095-2457（2018）31-0233-003

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2018.31.113

【Abstract】The scientific， practical and advanced scientific research management information system has become an important means to enhance the innovation kinetic energy of enterprises， improve the output of scientific research achievements， and accelerate the progress of industrialization of results. It has become an inevitable trend for enterprises to carry out scientific research project management informationization. This paper starts with the full cycle of the construction of the scientific research management information system in the enterprise， and discusses the necessity， construction ideas and construction value of the scientific research management information system in the enterprise.

【Key words】Scientific research management information system； Informationization； Enterprise

0 引言

在科技與信息飛速發(fā)展的時代，科技創(chuàng)新能力是企業(yè)發(fā)展的核心動能，只有充分發(fā)揮企業(yè)的創(chuàng)新主體作用，不斷提高企業(yè)自主創(chuàng)新能力，才能保持企業(yè)在新時期下的核心競爭力。隨著管理理念的逐步發(fā)展以及飛速發(fā)展的現(xiàn)代電子信息技術、網絡技術在項目管理領域中的廣泛應用，科學、實用、先進的科研管理信息化系統(tǒng)已成為增強企業(yè)創(chuàng)新動能、提高科研成果產出、加快成果產業(yè)化進展的重要手段，企業(yè)開展科研項目管理信息化已成為必然的趨勢。

傳統(tǒng)的科研管理模式信息化程度低，主要依靠人工、紙質文件或簡單辦公軟件等進行科研項目管理。例如大多數(shù)企業(yè)及科研院所對于科研成果的管理還處于手工處理階段，主要還是采用手工、紙質文檔的方式進行論文著作、專利申報與過程管理等，成果管理的信息化運用僅僅限于最終的統(tǒng)計匯總。這種管理模式不僅流程繁瑣、審批冗長、時效性差，還容易形成信息孤島，不利于管理人員的樹形管理和項目組成員間的橫向溝通，無法較好的服務于科研工作的信息管理和需求[1-2]。

1 科研管理系統(tǒng)建設必要性

科技工作信息化建設一項基礎性、長期性和經常性的工作，其實質就是運用信息技術和現(xiàn)代系統(tǒng)思維以及經濟學、管理學的方法，對企業(yè)科研工作中的各要素、各方面進行改造和重新整合。隨著科技項目數(shù)量大幅增加，大部分企業(yè)及科研院所對科研項目的計劃控制、經費調配保障、成果管理難度加大、矛盾突出，并且任務全過程的粗放管控局面沒有得到顯著改觀，遇到的問題主要體現(xiàn)在：

項目計劃可操作性差：由于項目數(shù)量多、任務多，各業(yè)務部門或人員承擔多個項目的多項任務，加上不可預見因素多，資源沖突嚴重，往往造成資源調整頻繁，項目計劃往往難以有效保證，急需提升多項目綜合優(yōu)化的管理水平。

項目進展可視化差：由于項目管理的不規(guī)范，加上沒有有效的監(jiān)控手段，管理者往往缺乏對項目進展進行監(jiān)控的能力，不能全面了解項目進展和項目成員負荷的實際情況，因此很難及時協(xié)調工作，實現(xiàn)閉環(huán)管理。

項目溝通不暢：缺乏集成統(tǒng)一的項目溝通平臺，項目執(zhí)行過程中項目信息、科研數(shù)據、成果體系較為分散、存在信息不夠透明、責任不夠明確，對規(guī)劃工作目標和內容的認識和理解容易產生不統(tǒng)一。

橫向協(xié)同效率較低，管理成本加高。在日常工作運作過程中，需各部門之間共同參與、協(xié)作，但當前缺乏有效、快速的橫向聯(lián)通，項目計劃任務的傳遞和反饋費時費力，及時性不夠，決策和問題管控滯后。

項目管理與跟蹤困難：項目管理薄弱，技術和管理人員投入大量時間于信息的查找、收集和協(xié)調，難以實時、直觀的監(jiān)視及了解項目進度、計劃結點的產出條目及項目交付等信息。

項目知識管理薄弱：沒能結合不同類型項目特點，建立項目管理的模板庫、知識庫，項目管理完全依賴于項目負責人的個人水平，不能達到組織的共同發(fā)展。另外，缺乏項目過程資產庫的管理，導致過程資產不能充分得到利用，組織層面的項目管理在低水平上重復。

為覆蓋科研項目全生命周期，逐步建立共享數(shù)據中心，將企業(yè)各部門有效聯(lián)通，保障各類數(shù)據的及時收集、統(tǒng)一整合，達到數(shù)據共享、為決策者提供決策依據的目的，提升項目整體管理水平，提高管理效率，故科研項目管理系統(tǒng)建設是很有必要和意義的[3-4]。

2 科研管理系統(tǒng)建設思路

科研項目管理系統(tǒng)遵循實用性、適用性及先進性原則，需以實現(xiàn)科研院所項目全生命周期管理，支撐各部門整體科研計劃推進為核心思路進行建設。一般要求實現(xiàn)的功能有人員管理、項目管理、成果管理、數(shù)據查詢分析等功能。

2.1 實現(xiàn)多項目多部門協(xié)同管理模式

系統(tǒng)需支持多項目協(xié)同管理模式。即在存在多個項目或計劃的前提下，充分協(xié)調和分配現(xiàn)有項目資源、獲取最佳項目實施組合，實現(xiàn)以統(tǒng)一數(shù)據為核心的全價值鏈集成，滿足多用戶和多部門的共享、協(xié)同。這樣既保證每個項目/計劃內上下級工作的配合與協(xié)調，又能夠協(xié)調各項目/計劃之間的沖突與矛盾。

管理部門將多個項目/計劃進行責任分解，將分解任務下達至各個業(yè)務部門，各業(yè)務部門針對多個項目的任務包，協(xié)調和分配現(xiàn)有資源，再分解任務至具體責任人，從而實現(xiàn)多項目并行協(xié)同管理的目標。

2.2 涵蓋項目管理關鍵領域和全過程

根據項目要求組建項目團隊，優(yōu)化并設計規(guī)范統(tǒng)一的管理流程，以計劃管理為核心，覆蓋項目預研、申報、立項、中期檢查、結題、成果管理等全周期過程。通過對任務的進度、經費的協(xié)調控制，避免這兩者之間的不協(xié)調，使任務目標、時間實現(xiàn)整體最優(yōu)的目標。同時通過知識管理將項目全過程數(shù)據、經驗、結論、教訓積淀，形成經驗共享平臺。

2.3 分層多級計劃任務實現(xiàn)高效協(xié)同

體現(xiàn)多層計劃的管理思路，計劃編制采用多級審批與下發(fā)，計劃反饋采用層層上報審核。采用多層計劃的方式為各層管理人員提供不同的管理視圖，聚焦不同層面管理人員關注點，步入細節(jié)。并且根據計劃目標，實現(xiàn)任務指標量化。

通過將系統(tǒng)分為"決策層"、"管理層"和"執(zhí)行層"三層，根據三層管理模式，項目經費及計劃實現(xiàn)自上而下的層層分解和分級維護等功能。執(zhí)行層接收上級分配的任務，執(zhí)行過程中定期反饋進度及經費執(zhí)行，而管理層和決策層通過不斷獲取執(zhí)行數(shù)據進行項決策分析。

2.4 基于流程驅控實現(xiàn)職能有形化

工作流實現(xiàn)了根據不同的業(yè)務需求自定義工作流程，能夠支撐在大并發(fā)用戶量、大數(shù)據量應用環(huán)境下高效、穩(wěn)定運行。首先，基于工作流的計劃管理使得計劃協(xié)同過程可控；其次，工作流監(jiān)控使得計劃協(xié)同過程可跟蹤；最后，工作流定義使得計劃協(xié)同過程規(guī)范化。

所有項目執(zhí)行數(shù)據可借助工作流實現(xiàn)在各級部門之間的縱向審批與部門內部的橫向審批，使得組織內各級業(yè)務部門在統(tǒng)一軟件平臺上的"職能有形化"。

2.5 精細化的權限體系保障數(shù)據安全

制定縝密的安全管理體系，保證跨組織協(xié)同的域間信任。使不同的職能管理部門、不同角色、不同人員分別擁有不同的系統(tǒng)功能和數(shù)據操作、訪問權限，做自己職責范圍、項目明確規(guī)定事項，了解僅限于自己了解的信息。

2.6 “互聯(lián)網+”技術提高業(yè)務處理便捷性

借助“互聯(lián)網+”信息科技手段，充分利用碎片化時間，通過移動APP端實現(xiàn)對項目數(shù)據的及時處理，提高業(yè)務處理時效性及便捷性。另還可通過圖像智能識別識別技術，將非結構化數(shù)據如圖片、文件掃描件等轉化為可檢索、可統(tǒng)計的結構化數(shù)據，實時統(tǒng)計匯總，提供決策依據。

2.7 貫穿整個項目管理過程的溝通管理

良好的溝通是項目成功的基本保障，項目管理過程需要大量的溝通。通過系統(tǒng)實現(xiàn)標準化、規(guī)范化的溝通管理模塊，可以提高項目信息溝通效率，保證項目團隊成員的高效溝通。

在共享的平臺中可以快速方便的獲取、發(fā)布、傳輸項目公告、項目簡報、會議信息及會議行動項、項目問題等項目相關信息和資料，實時掌握項目進展、重大問題等情況。

2.8 實現(xiàn)多維項業(yè)務數(shù)據統(tǒng)計分析

系統(tǒng)需支持豐富多樣的業(yè)務統(tǒng)計分析，可以從項目、部門、個人等多維度、多角度進行數(shù)據分析，實現(xiàn)從全局到局部、從多項目組合到單項目監(jiān)控，滿足科研院所領導層、部門管理層、業(yè)務人員不同的數(shù)據需求。數(shù)據展現(xiàn)方式豐富多彩，有圖形、報表或圖表，可充分滿足日常業(yè)務需求，并且后期還可以根據需求進行個性化定制。

2.9 實現(xiàn)精細化成果管理及分析

系統(tǒng)需實現(xiàn)高效率、高質量的成果管理及分析，以便更有效地配合科技創(chuàng)新工作。以專利管理為例，專利是研發(fā)企業(yè)重要的科研成果，是企業(yè)技術創(chuàng)新、提高市場競爭力的有力武器。現(xiàn)代企業(yè)的競爭在一定意義上是專利技術的競爭。系統(tǒng)需覆蓋專利的申請、授予、證書發(fā)送過程，統(tǒng)一上傳歸檔管理專利申請、專利權的許可與轉讓、專利交易、專利許可、專利糾紛的處理等全過程中的文檔，保證專利資料資料完整性、準確性，提高企業(yè)專利的申請、保護、運用、交易等業(yè)務處理和效率。同樣，針對論文，也需要對科研論文進行登記、跟蹤管理，包括對論文的題目、字數(shù)、刊物名稱、級別、影響因子、發(fā)表時間、獲獎情況、被引次數(shù)等進行管理，以便隨時能對公司整體論文發(fā)表情況進行檢索分析，也可基于此作為對各科室、人員的考核依據[5-6]。

3 科研管理系統(tǒng)建設價值

企業(yè)提升科研創(chuàng)新能力離不開科學、先進的科研管理系統(tǒng)的創(chuàng)新與建立。通過建立科研管理系統(tǒng)能有力支撐企業(yè)科技工作管理體系的深化，通過該系統(tǒng)可以實現(xiàn)各部門高效協(xié)同、項目全面、實時的監(jiān)控，避免以往項目管理粗放、數(shù)據時效性較弱、成果管理任務繁重等情況出現(xiàn)。從而達到提高管理效率、提升管理水平。具體包括以下幾個方面的效益：

3.1 促進了企業(yè)科技項目管理水平的穩(wěn)步提升

通過系統(tǒng)應用，將以往的粗放式管理變革為主動管理、精細化管理和科學管理，形成了統(tǒng)計計劃管理、統(tǒng)一技術管理、統(tǒng)一項目協(xié)同的項目管理思想，促進了各科研項目管理水平的穩(wěn)步提升，管理成果具有極大的推廣和應用價值。

3.2 提升了項目管理規(guī)范化水平，降低了管理成本

借助系統(tǒng)的落地，實現(xiàn)了各項業(yè)務流程的規(guī)范化和統(tǒng)一。各項目管理工作組織有序，項目過程管控力度加強，實現(xiàn)了實時在線監(jiān)控，確保了任務執(zhí)行過程中問題的提前發(fā)現(xiàn)和及時解決，降低了項目風險；項目協(xié)調、溝通、梳理的工作量大大壓縮，協(xié)調、溝通會議數(shù)量大幅降低。項目管理趨于制度化、規(guī)范化，逐步形成了項目管理最佳實踐，建立、建全、完善了項目管理的體系、方法、工具與手段，項目管理的制度逐步明晰化，實現(xiàn)了全方位、立體式的管理全景計劃管理。

3.3 高效協(xié)同、聯(lián)動管理，提升了信息透明度

提高了計劃流轉、任務分配、經費收支等各環(huán)節(jié)的信息透明度，各部門相關負責人能在系統(tǒng)中監(jiān)控各自相關任務的執(zhí)行狀態(tài)，業(yè)務數(shù)據透明并可共享。同時借助圖像識別技術和人工智能技術，自動識別、統(tǒng)計匯總相關業(yè)務數(shù)據，避免人工錄入及分析，大幅降低手工匯總工作量，提高業(yè)務人員日常工作效率的同時也保障了數(shù)據的準確性及時效性。

3.4 創(chuàng)建了精細化、扁平化的規(guī)劃工作管控模式

系統(tǒng)的成功實施與應用，為科研院所管理層提供了專業(yè)的機會管理及監(jiān)督手段，為其提供了全方位的科研項目管理全要素的管控方案，構建了先進的、實時的兩級管控模式，實現(xiàn)了科研規(guī)劃工作管理過程中的上下管控，橫向協(xié)同，增加了各部門在計劃執(zhí)行中的參與感和責任感。

【參考文獻】

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