莒 萍,吳培煌
(1.福州外語(yǔ)外貿(mào)學(xué)院,福建福州350202;2.福建省高校人文社會(huì)科學(xué)研究基地開放型經(jīng)濟(jì)與貿(mào)易研究中心,福建福州350202;3.福州外語(yǔ)外貿(mào)學(xué)院學(xué)生發(fā)展中心,福建福州350202)
2010年5月,《教育部關(guān)于大力推進(jìn)高等學(xué)校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育和大學(xué)生自主創(chuàng)業(yè)工作的意見》強(qiáng)調(diào):“提高自主創(chuàng)新能力,建設(shè)創(chuàng)新型國(guó)家,促進(jìn)創(chuàng)業(yè)帶動(dòng)就業(yè)是重要的國(guó)家發(fā)展戰(zhàn)略”。把大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育提升到了一個(gè)嶄新的高度,全國(guó)各高校的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)也呈現(xiàn)出一派欣欣向榮的局面。大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)是一個(gè)系統(tǒng)工程,需要長(zhǎng)期有效的科學(xué)指導(dǎo)。針對(duì)當(dāng)前就業(yè)困境,作為大學(xué)生的“制造工廠”,高校必須采取強(qiáng)有力的措施來支持創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)。本文研究FY學(xué)院作為一所民辦本科院校,在開展在校大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)的過程中,運(yùn)用項(xiàng)目化管理的思想管理活動(dòng),根據(jù)項(xiàng)目管理的原理構(gòu)建了大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)實(shí)踐操作體系,文中以創(chuàng)業(yè)園為項(xiàng)目化管理的特色成果,詳細(xì)敘述FY學(xué)院運(yùn)用項(xiàng)目管理的思想指導(dǎo)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng),突出FY學(xué)院始終秉承培養(yǎng)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)人才,培養(yǎng)學(xué)生的實(shí)踐動(dòng)手能力的辦學(xué)理念。
FY學(xué)院為了大力推進(jìn)大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)的發(fā)展,把學(xué)校打造成學(xué)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)的孵化器。2008年省內(nèi)高校首家“大學(xué)生創(chuàng)業(yè)園”誕生于FY學(xué)院,次年6月被省人事廳授予“省高校畢業(yè)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)基地”。到2009年為止,F(xiàn)Y學(xué)院是省內(nèi)首家獲批此項(xiàng)目的民辦高校。2012年9月,隨著學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,F(xiàn)Y學(xué)院搬遷新校區(qū)到長(zhǎng)樂首占鎮(zhèn),至2016年學(xué)校已建成1.4萬多平方米的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育示范園區(qū),園區(qū)被福建省科技廳認(rèn)定為“福建省眾創(chuàng)空間”,學(xué)校被授予“全國(guó)民辦高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育師資培訓(xùn)示范基地”“全國(guó)高等學(xué)校創(chuàng)業(yè)教育研究與實(shí)踐先進(jìn)單位”和“全國(guó)民辦高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育示范學(xué)校綜合獎(jiǎng)(全國(guó)僅16所民辦高校獲此殊榮)”等榮譽(yù),2016年學(xué)校入選福建省普通本科轉(zhuǎn)型試點(diǎn)高校,創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育在省內(nèi)外產(chǎn)生較好輻射示范效應(yīng),影響力、成效和特色逐漸突顯。FY學(xué)院在大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)中廣泛推行項(xiàng)目化管理理念,大學(xué)生創(chuàng)業(yè)園就是項(xiàng)目化管理的特色成果。
FT學(xué)院的大學(xué)生創(chuàng)業(yè)園從2008年至今已經(jīng)成功運(yùn)行五年,其間經(jīng)歷了校區(qū)搬遷,同學(xué)們的創(chuàng)業(yè)熱情依舊,成功幫助很多同學(xué)實(shí)現(xiàn)了大學(xué)創(chuàng)業(yè)夢(mèng)想。FY學(xué)院的創(chuàng)業(yè)園推行“項(xiàng)目化管理,開放式經(jīng)營(yíng)”,規(guī)范了入園細(xì)則、運(yùn)作流程及退出預(yù)警機(jī)制,建立了創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目?jī)?yōu)勝略汰的獎(jiǎng)懲規(guī)則,實(shí)行績(jī)效末位淘汰制,并對(duì)園區(qū)內(nèi)的創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目實(shí)行項(xiàng)目控制,利用定期考核,專業(yè)老師指導(dǎo)等方面不斷提高項(xiàng)目的生存能力。FY學(xué)院的創(chuàng)業(yè)園取得成功得益于FY全體師生的共同努力,更得益于項(xiàng)目化管理的先進(jìn)管理方法。接下來,本文就項(xiàng)目化管理在創(chuàng)業(yè)園中如何運(yùn)作,如何發(fā)揮效力進(jìn)行全面的闡述。
依據(jù)項(xiàng)目管理過程理論,可以把FY學(xué)院大學(xué)生創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目分成5個(gè)過程:?jiǎn)?dòng)過程、計(jì)劃過程、執(zhí)行過程、控制過程、收尾過程。
FY學(xué)院創(chuàng)業(yè)園推行項(xiàng)目化管理離不開很多機(jī)制保障。首先,F(xiàn)Y學(xué)院的創(chuàng)業(yè)園由校長(zhǎng)分管協(xié)助開展工作,成立了大學(xué)生創(chuàng)業(yè)園管委負(fù)責(zé)日常工作。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的大力支持是推行項(xiàng)目化管理創(chuàng)業(yè)園的先決條件。其次,F(xiàn)Y學(xué)院雖然是民辦高校,但是舍得在創(chuàng)業(yè)園上加大投入,近千萬的投資為創(chuàng)業(yè)園項(xiàng)目化管理提供了充足的經(jīng)費(fèi)保障;為了順利推行創(chuàng)業(yè)園項(xiàng)目化管理,大學(xué)生創(chuàng)業(yè)園管理委員會(huì)制訂了10多項(xiàng)規(guī)章制度,如FY學(xué)院大學(xué)生創(chuàng)業(yè)園實(shí)施細(xì)則、入園流程、項(xiàng)目策劃評(píng)估表、創(chuàng)業(yè)園安全規(guī)范暫行條例、創(chuàng)業(yè)園學(xué)分獎(jiǎng)勵(lì)申請(qǐng)表、創(chuàng)業(yè)園預(yù)警機(jī)制、創(chuàng)業(yè)園退出機(jī)制等。最后,F(xiàn)Y學(xué)院為了檢驗(yàn)創(chuàng)業(yè)園項(xiàng)目化管理成果,建立創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目考評(píng)、質(zhì)量監(jiān)督、項(xiàng)目成本控制系統(tǒng)。可以說,F(xiàn)Y學(xué)院創(chuàng)業(yè)園推行項(xiàng)目化管理工作順利開展離不開這些保障機(jī)制。
圖1 FY學(xué)院大學(xué)生創(chuàng)業(yè)園項(xiàng)目化管理操作流程圖
創(chuàng)業(yè)園的項(xiàng)目啟動(dòng)是學(xué)校正式批準(zhǔn)一個(gè)新的創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目的過程。在這之前,要完成以下幾個(gè)工作:
1.招投標(biāo)
FY學(xué)院根據(jù)大學(xué)生創(chuàng)業(yè)園運(yùn)行規(guī)范,運(yùn)用項(xiàng)目化管理的方法,面向全校同學(xué)對(duì)有意愿進(jìn)入創(chuàng)業(yè)園進(jìn)行創(chuàng)業(yè)實(shí)踐的同學(xué)們發(fā)布項(xiàng)目招標(biāo)公告。同學(xué)們結(jié)合自身興趣愛好,自由組建創(chuàng)業(yè)團(tuán)隊(duì),準(zhǔn)備項(xiàng)目策劃書,向FY學(xué)院大學(xué)生創(chuàng)業(yè)管理委員會(huì)投標(biāo)。
2.項(xiàng)目立項(xiàng)
填寫《大學(xué)生創(chuàng)業(yè)園企業(yè)項(xiàng)目申報(bào)書》和《創(chuàng)業(yè)計(jì)劃書》,內(nèi)容包括創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目的內(nèi)容、目標(biāo)、可行性報(bào)告、項(xiàng)目資金籌資等。這一步很重要,確定的創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目要具體明確,有吸引力,要結(jié)合創(chuàng)業(yè)團(tuán)隊(duì)的水平和資源力量,還必須具有現(xiàn)實(shí)性。另外,創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目要獲得團(tuán)隊(duì)成員的一致認(rèn)可,才能發(fā)揮團(tuán)隊(duì)優(yōu)勢(shì)、團(tuán)結(jié)協(xié)助,完成項(xiàng)目。
3.項(xiàng)目評(píng)審
按照FY學(xué)院創(chuàng)業(yè)園項(xiàng)目流程中的要求,評(píng)審資料、面談,在評(píng)審過程中,由創(chuàng)業(yè)園管理委員會(huì)的專家對(duì)申報(bào)內(nèi)容進(jìn)行審核面談并最終進(jìn)行評(píng)估,通過評(píng)審的項(xiàng)目準(zhǔn)許進(jìn)入創(chuàng)業(yè)園,未通過評(píng)審的項(xiàng)目被淘汰。創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目通過評(píng)審后順利入駐創(chuàng)業(yè)園,創(chuàng)業(yè)團(tuán)隊(duì)需要同學(xué)校創(chuàng)業(yè)園簽訂《入園協(xié)議》和《房屋租賃合同》,同時(shí)進(jìn)行企業(yè)工商稅務(wù)登記,辦理營(yíng)業(yè)執(zhí)照等相關(guān)手續(xù)。
項(xiàng)目計(jì)劃也稱為項(xiàng)目計(jì)劃編制程序,內(nèi)容包括團(tuán)隊(duì)建設(shè)、項(xiàng)目實(shí)施的具體時(shí)間表、資金預(yù)算與人員等必要信息。這需要用到任務(wù)細(xì)分法(WBS),把項(xiàng)目整體分解為若干容易識(shí)別和管理的子項(xiàng)目或工作單元,WBS分解要細(xì)致完整,不能出現(xiàn)缺漏。
在項(xiàng)目的執(zhí)行與控制過程中,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)要根據(jù)既定的項(xiàng)目計(jì)劃過程做好項(xiàng)目時(shí)間、成本、質(zhì)量具體開展工作。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)要隨著掌握項(xiàng)目運(yùn)行的實(shí)際情況,協(xié)調(diào)項(xiàng)目資源的使用,對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行情況與計(jì)劃之間的偏差及時(shí)糾正和變更,以便創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目保質(zhì)保量完成。
1.項(xiàng)目的實(shí)施
項(xiàng)目在具體實(shí)施過程中,團(tuán)隊(duì)內(nèi)部也時(shí)常產(chǎn)生一定的沖突,客觀上這是無法避免的,及時(shí)溝通解決問題才是最重要的。在項(xiàng)目管理過程中,常見的引起沖突的因素有以下幾種:進(jìn)度計(jì)劃、資源分配、人際關(guān)系、技術(shù)觀點(diǎn)。對(duì)于沖突,可以根據(jù)實(shí)際情況采取以下措施予以解決:強(qiáng)制執(zhí)行、主動(dòng)和解、協(xié)調(diào)解決、回避問題,折中處理。
2.項(xiàng)目的質(zhì)量管理
在項(xiàng)目按照規(guī)劃執(zhí)行的同時(shí),F(xiàn)Y學(xué)院創(chuàng)業(yè)園管理委員會(huì)的工作人員會(huì)監(jiān)測(cè)創(chuàng)業(yè)團(tuán)隊(duì)成員對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行情況,一是觀察創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目的進(jìn)度和工作質(zhì)量是否都遵守了創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目計(jì)劃書中的安排,二是記錄創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目在實(shí)施過程中遇到的問題,并給出相應(yīng)的指導(dǎo)。如圖2:
圖2 項(xiàng)目質(zhì)量管理過程
3.項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理
項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)可能出現(xiàn)在項(xiàng)目運(yùn)行的各個(gè)階段,常常防不勝防,而且創(chuàng)業(yè)本身也是有各種各樣的風(fēng)險(xiǎn),這就要求項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)必須高度重視項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)控制。
在創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目運(yùn)作過程中,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)要做好項(xiàng)目控制,還要對(duì)創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目執(zhí)行過程中的變更事項(xiàng)做好控制,項(xiàng)目控制工作伴隨著項(xiàng)目的整個(gè)過程。
1.進(jìn)度控制
創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目進(jìn)駐創(chuàng)業(yè)園在簽訂《入園協(xié)議》的時(shí)候,就有規(guī)定創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目的孵化期是半年,因此創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目的進(jìn)度管理對(duì)創(chuàng)業(yè)團(tuán)隊(duì)是很重要的。項(xiàng)目進(jìn)度管理包括項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃和項(xiàng)目進(jìn)度控制。在項(xiàng)目計(jì)劃過程中,要做好進(jìn)度計(jì)劃安排,確保項(xiàng)目在預(yù)算時(shí)間內(nèi)完成。而在項(xiàng)目執(zhí)行過程中,要做好項(xiàng)目進(jìn)度控制,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員要做好記錄,掌握項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)程,一旦項(xiàng)目進(jìn)度偏離預(yù)期,要及時(shí)做好調(diào)整。
2.成本控制
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在進(jìn)行創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目成本控制之前,要編制好預(yù)算和預(yù)算控制,執(zhí)行期間項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)要定期核算成本,以保證各項(xiàng)開支的合理性。如果實(shí)際成本超過預(yù)算成本,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)要及時(shí)采取措施加以補(bǔ)救。誠(chéng)然,項(xiàng)目成本也不是越少越好,在創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目執(zhí)行過程中,還要妥善處理好時(shí)間、質(zhì)量、開支這三者之間的關(guān)系。總之,及時(shí)準(zhǔn)確的成本、進(jìn)度和質(zhì)量報(bào)告,是項(xiàng)目成本控制的依據(jù)。
3.質(zhì)量控制
就創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目質(zhì)量控制而言,首先要做好項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃,監(jiān)管項(xiàng)目質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。其次,在項(xiàng)目執(zhí)行過程中,按照要求做好項(xiàng)目檢查記錄,確保創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目在執(zhí)行過程中能及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題和發(fā)生偏差及時(shí)解決,減少損失,確保項(xiàng)目可控。
1.項(xiàng)目激勵(lì)
FY學(xué)院大學(xué)生創(chuàng)業(yè)園建立了相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制。對(duì)于執(zhí)行較好的創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目,給予創(chuàng)業(yè)團(tuán)隊(duì)學(xué)分獎(jiǎng)勵(lì),可以充當(dāng)部分選修課程。對(duì)于執(zhí)行較差的創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目,過了創(chuàng)業(yè)孵化期已然無法運(yùn)行的創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目,就要執(zhí)行創(chuàng)業(yè)預(yù)警或者退出機(jī)制。
2.項(xiàng)目綜合評(píng)估
當(dāng)創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目執(zhí)行到收尾階段后,F(xiàn)Y學(xué)院創(chuàng)業(yè)園管理委員及時(shí)要求創(chuàng)業(yè)團(tuán)隊(duì)總結(jié)創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目執(zhí)行過程中的成功與不足。同時(shí),相關(guān)專家對(duì)創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目進(jìn)行總體評(píng)估,內(nèi)容要涉及創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目本身和項(xiàng)目管理兩個(gè)方面,其評(píng)估結(jié)果作為對(duì)創(chuàng)業(yè)團(tuán)隊(duì)獎(jiǎng)懲的依據(jù)。
3.項(xiàng)目驗(yàn)收
項(xiàng)目驗(yàn)收階段是對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的歸檔和整理,F(xiàn)Y學(xué)院非常重視這一環(huán)節(jié),因?yàn)檫@些項(xiàng)目資料都是原始記錄,包含了創(chuàng)業(yè)學(xué)子的成長(zhǎng)過程。通過項(xiàng)目驗(yàn)收,F(xiàn)Y學(xué)院可以積累大量的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn),同時(shí)也是項(xiàng)目管理成果循環(huán)利用的重要環(huán)節(jié)。
FY學(xué)院對(duì)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)進(jìn)行項(xiàng)目化管理,使創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)實(shí)現(xiàn)流程化管理。大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)通過項(xiàng)目流程圖的解析,讓同學(xué)們清楚知道活動(dòng)的每個(gè)步驟,便于順利地完成工作。具體優(yōu)勢(shì)表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:一是通過流程化管理提高了創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)的受控程度;二是通過流程化管理提高了活動(dòng)工作效率;三是通過流程化管理使操作簡(jiǎn)單明了;四是通過流程化管理提高活動(dòng)資源配置程度;五是快速實(shí)現(xiàn)管理復(fù)制。創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)的項(xiàng)目流程化管理提高了FY學(xué)院舉辦活動(dòng)的整體水平。
活動(dòng)開展得好不好,往往取決于工作有沒有落實(shí)到每個(gè)人身上。FY學(xué)院創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)項(xiàng)目化管理后,能夠形成明確項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制度。在FY學(xué)院開展的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)中,都是以項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的形式參加比賽、培訓(xùn)、項(xiàng)目申報(bào),項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要負(fù)責(zé)項(xiàng)目的內(nèi)部管理和運(yùn)作,這包括項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成員溝通管理,聯(lián)系指導(dǎo)老師,對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行WBS,極大地促進(jìn)了創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)的順利開展。同時(shí),基于項(xiàng)目化管理的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制度也能鍛煉學(xué)生的能力,提高FY學(xué)院學(xué)生的創(chuàng)新素質(zhì)。
FY學(xué)院作為一所民辦高校,對(duì)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)進(jìn)行項(xiàng)目化管理的目標(biāo)之一就是實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。民辦高校資源相對(duì)缺乏是一個(gè)不爭(zhēng)的事實(shí),因此更加注重辦事效率,節(jié)約各項(xiàng)資源。以往很多學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)往往經(jīng)費(fèi)不少,但是缺乏系統(tǒng)的項(xiàng)目管理知識(shí)而出現(xiàn)資金浪費(fèi)、項(xiàng)目延緩、分工不明確等現(xiàn)象,進(jìn)而影響創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)的效果。FY學(xué)院早就關(guān)注到這一現(xiàn)象,果斷引入項(xiàng)目化管理的思想管理大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng),充分利用各項(xiàng)資源,嚴(yán)控時(shí)間和成本,避免目標(biāo)不明確的工作,減少浪費(fèi)現(xiàn)象,實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)所需資源的優(yōu)化配置。
FY學(xué)院創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)項(xiàng)目化管理的另一顯著成效是實(shí)現(xiàn)對(duì)活動(dòng)質(zhì)量的監(jiān)督控制,項(xiàng)目監(jiān)控也是項(xiàng)目管理的特色,這對(duì)于創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)的順利開展是非常重要的。既要監(jiān)控創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)中資源的有效使用、團(tuán)隊(duì)合作、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)控制等,更要保證這種監(jiān)督控制貫穿于創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)的整個(gè)過程,及時(shí)糾正偏差,保證活動(dòng)運(yùn)行效果,從而形成FY學(xué)院創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)的全面質(zhì)量控制。
FY學(xué)院創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)項(xiàng)目化管理的成效很多,這里不再一一列舉,F(xiàn)Y學(xué)院的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)選擇了一種科學(xué)的管理方法,成效卓著是可以預(yù)見的。FY學(xué)院的大學(xué)生創(chuàng)業(yè)園作為項(xiàng)目化管理的勝利果實(shí),將更加全面地告訴我們項(xiàng)目化管理帶領(lǐng)FY學(xué)院創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)走向輝煌,走向成功。
[1]湯力峰,趙昕麗.創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)實(shí)踐活動(dòng)項(xiàng)目化管理的“關(guān)鍵鏈”及價(jià)值[J].教育探索,2012(8):87-89.
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