談行政管理工作中辦公室的溝通協(xié)調(diào)作用

聶瑜 四川大學(xué)錦城學(xué)院

從工作職能的角度來看，協(xié)調(diào)溝通發(fā)揮著非常重要的作用。在溝通與協(xié)調(diào)工作的作用下，有利于在各個部門之間搭建橋梁，提高其聯(lián)系的緊密性，為信息在各個部門之間的流通和傳遞創(chuàng)造了有利的條件，也使得領(lǐng)導(dǎo)與員工之間的關(guān)系得到進一步遞進。強化辦公室溝通工作具有關(guān)鍵性的意義。因此，相關(guān)部門應(yīng)該對這項工作給予足夠的重視。

一、溝通協(xié)調(diào)工作的職能

(一)上下級之間協(xié)調(diào)

首先，在領(lǐng)導(dǎo)之間發(fā)揮“潤滑”作用。不同部門的領(lǐng)導(dǎo)其工作權(quán)利以及范圍都存在較大的差異，在工作方面經(jīng)常會產(chǎn)生不同的意見。針對這樣的情況，就需要辦公室在不同的領(lǐng)導(dǎo)之間進行協(xié)調(diào)，避免誤會的形成[1]。其次，在領(lǐng)導(dǎo)與員工之間發(fā)揮“粘合”作用。在領(lǐng)導(dǎo)與群眾關(guān)系之間，辦公室應(yīng)該盡量維護。將上級領(lǐng)導(dǎo)的精神真確傳遞下去，面對政務(wù)工作，應(yīng)該以平穩(wěn)的心態(tài)去處理，仔細聆聽員工的建議，積極幫助員工等。最后，在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮“催化”作用。在實際的工作中，應(yīng)該保持科學(xué)的態(tài)度，將創(chuàng)新理念滲透進日常的工作當中，使辦公室的樞紐作用能被充分發(fā)揮出來，服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)做出的決策。

(二)平行關(guān)系協(xié)調(diào)

首先，在各個部門之間建立和諧關(guān)系。辦公室人員應(yīng)該對不同部門的工作形成基本的了解，采用合理的方法維護各個部門之間的關(guān)系，使每個員工都能感受到真誠之心。這樣才能使各個部門之間充分發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，實現(xiàn)整體發(fā)展的目標。其次，促進員工與員工之間的溝通和交流。在日常工作中，不同的部門之間在思想認知等方面表現(xiàn)出一定的不同點，有些部門僅僅將重心放在本部門的工作當中，忽略了其他部門的要求，這就會逐漸產(chǎn)生隔閡。針對這樣的問題，辦公室應(yīng)該從全面的角度進行綜合考慮，從不同的角度進行調(diào)和，將公平精神滲透進工作當中，促進不同部門員工之間形成和諧的關(guān)系。

(三)下級關(guān)系協(xié)調(diào)

從下級關(guān)系的角度考慮，主要的協(xié)調(diào)方式是深入到基層當中，真誠為員工服務(wù)。首先，應(yīng)該建立信任關(guān)系。信任能加速人與人之間形成緊密關(guān)系，更好的使員工參與到當中。其次，建立真誠關(guān)系。辦公室應(yīng)該真正走進員工隊伍當中，與廣大員工建立和諧的關(guān)系，構(gòu)建良好的工作環(huán)境，營造健康和諧的員工關(guān)系。最后，充分發(fā)揮帶頭作用。與其指揮，不如參與到實際工作中為員工提供指導(dǎo)[2]。在工作中切實的領(lǐng)導(dǎo)比任何命令更有力量。如果領(lǐng)導(dǎo)能深入到員工當中，與員工共同完成工作，能在很大的程度上提高員工的認同感，從而對其工作熱情發(fā)揮鼓舞作用。

(四)主次工作協(xié)調(diào)

在實際的工作當中，無法保證事無巨細，所有的工作都能面面俱到。這就需要在工作中進行協(xié)調(diào)，將不同的工作內(nèi)容按照輕重緩急的原則進行分類，將工作的重心放在領(lǐng)導(dǎo)給予重視的問題、與群眾相關(guān)的問題以及工作難點上。工作開展的過程中，應(yīng)該對領(lǐng)導(dǎo)所表達的意思形成正確的認識，并能按照其要求合理掌握工作的動態(tài)，根據(jù)實際情況對工作進行合理的預(yù)期。在日常事務(wù)方面盡量為領(lǐng)導(dǎo)分憂，使領(lǐng)導(dǎo)能將更多的注意力集中在重大決策上。

二、溝通協(xié)調(diào)工作的技巧

首先，對他人給予尊重。尊重是我國從古流傳至今的一種品德。辦公室的主要工作形式就是與他人進行溝通和交流。尊重具有雙向性，在給予他人尊重的同時也會收獲到同等的尊重。所以，要想使他人清楚自己的想法，并能按照要求來完成，就應(yīng)該站在對方的角度考慮，以平等的姿態(tài)與他人進行交流。其次，適當投入感情。這個方面主要指的是在工作以外，應(yīng)該適當?shù)耐度敫星?，促進彼此之間建立真誠的關(guān)系，使對方感受到關(guān)心和關(guān)愛。將誠信作為溝通的基礎(chǔ)和前提[3]。第三，保持微笑。微笑是一種積極向上的態(tài)度，與地位、權(quán)利和財富都不存在任何直接的聯(lián)系。微笑可以作為人與人之間溝通的一種工具和語言。在一些場合，微笑的力量非常強大，可以代替任何的語言。微笑可以互相感受到溫暖，增加自己或者他人的信心。在實際的工作中，可以經(jīng)常向他人展露微笑，從而增進彼此間的關(guān)系。最后，掌握溝通的技巧。在與他人進行溝通和交流的過程中，應(yīng)該注意語氣、語調(diào)以及內(nèi)容的得體性。通過交流這個過程將自己的想法充分表達出來，在聆聽他人表達時，不僅應(yīng)該理解其表面的意思，更應(yīng)該理解其話語中包含的其他內(nèi)容，從而做出正確的回應(yīng)。如果雙方因為溝通的不徹底，無法達到意見一致的情況下，可以暫停交流，給彼此一定的空間，調(diào)節(jié)一些自己的感情和氣氛。

三、結(jié)論

綜上所述，盡管辦公室沒有任何的權(quán)利，但是卻在實際的行政管理工作中發(fā)揮著不可替代的作用。在新時代背景下，辦公室在行政管理中的溝通協(xié)調(diào)工作職能也得到了充分的發(fā)揮。因此，相關(guān)部門應(yīng)該在對辦公室溝通協(xié)調(diào)工作職能的基礎(chǔ)上，運用合適的工作技巧開展這項工作。通過本文對行政管理工作中辦公室的溝通協(xié)調(diào)作用的相關(guān)內(nèi)容展開的一系列淺談，希望能為促進行政管理工作發(fā)展提供一些參考。