智慧校園環(huán)境下的智慧檔案館建設(shè)

宋嘉會(huì) 南通大學(xué)檔案館

隨著物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等技術(shù)的普及推廣，高校信息化的進(jìn)程也穩(wěn)步邁進(jìn)，2012年教育部印發(fā)了《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃》，規(guī)劃中提出以數(shù)字化校園建設(shè)為基礎(chǔ)的智慧校園建設(shè)是高等教育信息化建設(shè)核心任務(wù)之一，檔案館作為高校的重要機(jī)構(gòu)之一，也應(yīng)該在智慧校園的大環(huán)境下，利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)推進(jìn)智慧檔案館的建設(shè)。

一、智慧校園與智慧檔案館概述

(一)智慧校園的概述

2008年11月IBM公司首次提出了智慧地球的概念，繼而引發(fā)了教育界眾學(xué)者對(duì)智慧校園建設(shè)的研究與探討。目前由于各領(lǐng)域?qū)W者研究的側(cè)重點(diǎn)不同，所給出的智慧校園的定義也不盡相同，在筆者看來(lái)智慧校園是在數(shù)字校園基礎(chǔ)上更深層次的發(fā)展，是教育信息化發(fā)展到一定階段所產(chǎn)生的更高級(jí)的形態(tài)，就是以物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)為基礎(chǔ)，將物理空間與數(shù)字空間有機(jī)銜接，為師生建立智能開(kāi)放的教育教學(xué)環(huán)境和便利舒適的生活環(huán)境，改變師生與學(xué)校資源、環(huán)境的交互方式，開(kāi)展以人為本的個(gè)性化創(chuàng)新服務(wù)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校智慧運(yùn)行，支撐學(xué)校開(kāi)展智慧教育[1]。由此可見(jiàn)智慧校園具有三個(gè)核心特征，其一是為廣大師生創(chuàng)造一個(gè)智能開(kāi)放的信息環(huán)境，提供個(gè)性化服務(wù)；其二是利用物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)將學(xué)校各部門(mén)有機(jī)聯(lián)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)信息的互聯(lián)與協(xié)作；其三是通過(guò)智能化的服務(wù)平臺(tái)，為學(xué)校提供一個(gè)與外部社會(huì)環(huán)境相互交流的窗口。

(二)智慧檔案館的概述

目前，業(yè)內(nèi)還未對(duì)智慧檔案館的定義形成統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)。智慧檔案館的概念最早是由青島市檔案局楊來(lái)青年提出的，他認(rèn)為智慧檔案館是采用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等新技術(shù)智能管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務(wù)的檔案館模式[2]。北京航空航天大學(xué)畢娟則將智慧檔案館定義為檔案館+物聯(lián)網(wǎng)+云計(jì)算+智慧化設(shè)備+智能館舍+信息資源+人力資源。它以一種更智慧的方法，通過(guò)利用新的信息技術(shù)來(lái)改變用戶和檔案館系統(tǒng)信息資源交互的方法，提高檔案館服務(wù)的靈活、準(zhǔn)確、便捷，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)智慧化服務(wù)和管理的檔案館模式[3]。雖然不同學(xué)者對(duì)智慧檔案館的概念有不同的理解，但也存在一定共性?；诖斯P者認(rèn)為智慧檔案館是在傳統(tǒng)實(shí)體檔案館的基礎(chǔ)上，利用物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，更智慧化的管理檔案，利用檔案，為用戶提供比數(shù)字檔案館更智能的信息化服務(wù)。

(三)智慧校園與智慧檔案館的關(guān)系

智慧校園與智慧檔案館的關(guān)系可以概括為三個(gè)方面：首先智慧檔案館作為學(xué)校各類(lèi)數(shù)據(jù)最全面的保管單位，為智慧校園的智慧教學(xué)環(huán)境，智慧教學(xué)資源，智慧校園管理，智慧校園服務(wù)等智慧校園的服務(wù)應(yīng)用層面提供智慧的檔案資源服務(wù)；其次智慧校園的建設(shè)所產(chǎn)生的龐大的具有保存價(jià)值的數(shù)據(jù)資源也是智慧檔案館重要的數(shù)據(jù)來(lái)源；最后智慧檔案館是智慧校園建設(shè)中的不可或缺的重要組成部分，智慧校園服務(wù)在智慧校園建設(shè)中處在重要位置，而檔案館作為服務(wù)部門(mén)，是學(xué)生了解學(xué)校、學(xué)校與社會(huì)溝通的一個(gè)重要的窗口，也因此智慧檔案館是智慧校園的有機(jī)組成部分。也可以說(shuō)智慧檔案館提供的檔案開(kāi)放利用服務(wù)是智慧校園建設(shè)的關(guān)鍵。

二、智慧校園環(huán)境下智慧檔案館建設(shè)存在的問(wèn)題

智慧檔案館的建設(shè)需要投入大量的資金、技術(shù)支持，既然智慧檔案館是智慧校園的有機(jī)組成部分，那智慧檔案館自然獲得了建設(shè)智慧校園的專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的支持，物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)則提供了技術(shù)保障。但是除去這些，智慧檔案館的建設(shè)還是存在許多問(wèn)題與阻礙，這些問(wèn)題一定程度上限制著智慧檔案館的建設(shè)。

(一)檔案館的重要性得不到重視。檔案館一直以來(lái)在高校都屬于一個(gè)邊緣化的職能部門(mén)，在高校發(fā)展建設(shè)的過(guò)程中，在學(xué)校提升社會(huì)影響力、提高科研水平、辦學(xué)水平的道路上，檔案館往往被認(rèn)為是貢獻(xiàn)較小的部門(mén)之一，由此引發(fā)的問(wèn)題就是檔案館的信息化、智慧化建設(shè)沒(méi)有受到足夠的重視，因此檔案館難以爭(zhēng)取到專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)進(jìn)行檔案館的信息化建設(shè)；與此同時(shí)，即使智慧檔案館的建設(shè)在智慧校園建設(shè)的計(jì)劃當(dāng)中，由于受到經(jīng)費(fèi)限制，檔案館的智慧化也被安排在智慧校園建設(shè)最后的位置，所以智慧檔案館的建設(shè)一直得不到有效的推進(jìn)。

(二)智慧校園環(huán)境下高校檔案的信息安全難以保障。在物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支撐下，基本所有的數(shù)據(jù)都儲(chǔ)存在云端，同時(shí)也在云端運(yùn)行數(shù)據(jù)，而檔案的特殊點(diǎn)在于，具有一定的涉密性，因此如何保證檔案信息的安全是建設(shè)智慧檔案館的過(guò)程中首先要考慮的問(wèn)題，這也是為什么大部分高校的檔案管理系統(tǒng)都有獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫(kù)，不予聯(lián)網(wǎng)的原因。由此可見(jiàn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)具有兩面性，既有利于高效便捷的管理檔案，也加大了檔案泄露的風(fēng)險(xiǎn)，必須建立健全的安全保障體系，確保檔案信息的安全。

(三)智慧檔案館的建設(shè)缺乏專(zhuān)業(yè)人才。檔案館屬于邊緣化部門(mén)，因此檔案館的工作人員大都不是檔案專(zhuān)業(yè)出身，雖然大部分人從事檔案工作很長(zhǎng)時(shí)間，具有豐富的實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)，但是缺乏檔案專(zhuān)業(yè)的理論知識(shí)，也缺乏創(chuàng)造性；其次由于檔案的信息化是近幾年才逐漸普及的，隨著智慧檔案館建設(shè)的開(kāi)展，也缺乏具備信息化專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才；再次在當(dāng)前的教育機(jī)制下，不僅具有檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)、同時(shí)又有信息技術(shù)知識(shí)的復(fù)合型人才更是少之又少；最后檔案館的工作往往枯燥乏味，待遇也不高，使得檔案館很難吸引優(yōu)秀的專(zhuān)業(yè)人才。以上幾點(diǎn)在很大程度上阻礙了智慧檔案館的建設(shè)。

三、智慧校園環(huán)境下智慧檔案館建設(shè)的總體架構(gòu)

2018年6月國(guó)家市場(chǎng)監(jiān)督管理總局中國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)公布了國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)文件《智慧校園總體框架(GBT36342-2018)》，規(guī)定了智慧校園建設(shè)的總體框架，智慧檔案館可以參照智慧校園的架構(gòu)模式進(jìn)行建設(shè)，主要分為基礎(chǔ)設(shè)施層、支撐平臺(tái)層、應(yīng)用平臺(tái)層、應(yīng)用終端和信息安全體系等?；A(chǔ)設(shè)施層是智慧檔案館建設(shè)的保障，是智慧化的管理檔案、為用戶提供個(gè)性化利用的前提；支撐平臺(tái)層為智慧檔案館建設(shè)提供硬件支持與軟件支持；應(yīng)用平臺(tái)層是智慧檔案館提供利用與服務(wù)的內(nèi)容體現(xiàn)，是智慧檔案館建設(shè)的核心；應(yīng)用終端是智慧檔案館與用戶之間連接的窗口；信息系統(tǒng)安全體系是貫穿整個(gè)智慧檔案館整體框架的安全保障，不僅要確保檔案的實(shí)體安全，還要保證檔案的內(nèi)容安全。

(一)基礎(chǔ)設(shè)施層，廣義上來(lái)說(shuō)基礎(chǔ)設(shè)施是傳統(tǒng)意義上的符合檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，只不過(guò)對(duì)于智慧檔案館的建設(shè)來(lái)說(shuō)，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)更加嚴(yán)格。檔案館的選址、建筑、水電都要利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行規(guī)劃。特別是檔案館庫(kù)房的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，不僅要符合原有的八防，更要進(jìn)行智慧化的改進(jìn)，例如溫濕度數(shù)據(jù)時(shí)刻聯(lián)網(wǎng)監(jiān)控，根據(jù)需要自動(dòng)開(kāi)啟除濕機(jī)空調(diào)等。狹義上來(lái)說(shuō)基礎(chǔ)設(shè)施是指信息基礎(chǔ)設(shè)施，包括檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施和檔案信息共享基礎(chǔ)設(shè)施等等，使檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施滿足用戶無(wú)所不在的檔案管理和利用需求[4]。檔案信息的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施是高速、便利、覆蓋全面的網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備，不僅在校內(nèi)能自由訪問(wèn)，在校外其他任何地方都可以毫無(wú)阻礙的利用。檔案信息共享基礎(chǔ)設(shè)施是通過(guò)傳感器、智能終端、電腦等感知設(shè)備將智慧檔案館所需要的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行全面系統(tǒng)的感知，再將數(shù)據(jù)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)傳輸?shù)皆贫?，?dāng)需要利用的時(shí)候，再通過(guò)感知設(shè)備感知用戶的潛在需求，并將數(shù)據(jù)進(jìn)行深度分析，從而為用戶提供個(gè)性化的服務(wù)。

(二)支撐平臺(tái)層包括硬件支持和軟件支持。智慧檔案館的建設(shè)離不開(kāi)物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)，這些新興技術(shù)為智慧檔案館提供了硬件支持。物聯(lián)網(wǎng)是檔案實(shí)物與網(wǎng)絡(luò)之間橋梁，通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)讀取檔案的具體信息并將其再加工成適合儲(chǔ)存于網(wǎng)絡(luò)的格式，便于后續(xù)的數(shù)據(jù)計(jì)算與操作；智慧檔案館將數(shù)量龐大的資源存儲(chǔ)于網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)大數(shù)據(jù)分析，不僅可以提供更便捷的利用，也有利于對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，從而進(jìn)行檔案資源的再開(kāi)發(fā)；云計(jì)算的基礎(chǔ)是云平臺(tái)，智慧檔案館將所有數(shù)據(jù)都儲(chǔ)存在云平臺(tái)上，當(dāng)需求產(chǎn)生時(shí)，只需要在本地提出，就可以直接在云端完成云計(jì)算，再反饋給用戶，極大地提高了效率。軟件支持包括資金的保障，法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的健全以及人才的培養(yǎng)。首先雖然智慧檔案館的建設(shè)在智慧校園建設(shè)的框架之下，具有專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，但是前文提到，當(dāng)資金有限的時(shí)候，往往對(duì)智慧檔案館的資金投入是最少的，因此智慧檔案館的建設(shè)不能只依靠建設(shè)智慧校園所獲得的專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為了保障資金，還需要?jiǎng)訂T社會(huì)力量參與到智慧檔案館的建設(shè)中來(lái)，可以申請(qǐng)銀行貸款，企業(yè)融資，也可以拉取商業(yè)贊助，從而吸引到社會(huì)各界的資金援助；同時(shí)在建設(shè)智慧檔案館的過(guò)程中，還需要專(zhuān)款專(zhuān)用，做好預(yù)算，加強(qiáng)審批和驗(yàn)收，爭(zhēng)取在每一個(gè)流程節(jié)省資金的利用。其次建立健全關(guān)于物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的政策法規(guī)，以及關(guān)于智慧檔案館的法律法規(guī)，使得可能出現(xiàn)的技術(shù)、信息安全等方面的問(wèn)題有法可依；同時(shí)制定智慧檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)體系，出臺(tái)類(lèi)似于《智慧校園總體框架》的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)文件，來(lái)規(guī)范智慧檔案館的建設(shè)。最后對(duì)人才的培養(yǎng)要到位，在學(xué)校層面要落實(shí)人才政策，獎(jiǎng)勵(lì)優(yōu)秀人才，從而吸引專(zhuān)業(yè)人才，創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境；在檔案館層面要對(duì)在館的工作人員開(kāi)展繼續(xù)教育培訓(xùn)，不僅要加強(qiáng)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，也要開(kāi)展信息技術(shù)相關(guān)的培訓(xùn)，強(qiáng)化工作人員的檔案信息化意識(shí)；同時(shí)要開(kāi)展與各兄弟院校檔案館之間的交流學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)其他學(xué)校在智慧檔案館建設(shè)中的經(jīng)驗(yàn)，交流各自在建設(shè)過(guò)程中遇到的問(wèn)題，往往能產(chǎn)生新的思路。

(三)應(yīng)用平臺(tái)層和應(yīng)用終端，在智慧校園環(huán)境下，智慧檔案館的建設(shè)目標(biāo)是將學(xué)校中的各個(gè)系統(tǒng)都與智慧檔案系統(tǒng)連接，從而擴(kuò)大檔案資源利用的范圍，并提升利用的效率。在高校由于智慧校園、智慧檔案館尚未普及開(kāi)來(lái)，有相當(dāng)一部分檔案資源分布在學(xué)校不同的部門(mén)中，像是人事檔案、學(xué)生檔案等；也有雖然檔案保存在檔案館，但是由于檢索復(fù)雜，目錄索引并不由檔案館保管，例如財(cái)務(wù)檔案等，這極大程度上增加了利用檔案的難度，也不利于檔案的統(tǒng)一管理。在智慧校園的構(gòu)架下，通過(guò)智慧檔案館的建設(shè)，學(xué)校的辦公系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等都可以與智慧檔案系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的集中儲(chǔ)存與管理。各系統(tǒng)各部門(mén)產(chǎn)生的文件都可以通過(guò)智慧檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)收集，檔案館也可以更好的為各部門(mén)提供檔案利用，極大簡(jiǎn)化了收集、利用檔案的程序，提高了效率。另一方面，通過(guò)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)分析各系統(tǒng)儲(chǔ)存在云端的數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)之間存在的聯(lián)系，從而加強(qiáng)了對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。智慧檔案系統(tǒng)不僅包括管理系統(tǒng)，還包括服務(wù)利用系統(tǒng)，都是智慧檔案館的應(yīng)用終端。無(wú)論是學(xué)校的老師、學(xué)生還是社會(huì)各界人士，都可以通過(guò)檔案利用系統(tǒng)安全訪問(wèn)，智慧檔案館通過(guò)對(duì)用戶基本信息的感知，通過(guò)數(shù)據(jù)分析將用戶需要的檔案資源反饋給用戶，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地獲取資源和服務(wù)。

(四)信息系統(tǒng)安全體系。智慧檔案館的建設(shè)要從兩個(gè)層面來(lái)健全安全體系，一是檔案實(shí)體的安全，在智慧檔案館的建設(shè)中，對(duì)有可能出現(xiàn)檔案的地方實(shí)行全面監(jiān)控，不留任何死角。檔案庫(kù)房，檔案利用室，整理歸檔室，檔案信息化室等有可能出現(xiàn)實(shí)體檔案的地方都要做到嚴(yán)密監(jiān)控，確保檔案不遺失、不被改動(dòng)；檔案庫(kù)房，信息化室、機(jī)房等重要部門(mén)要安裝門(mén)禁，可以采用人臉識(shí)別技術(shù)，最大程度的保障檔案實(shí)體的安全；對(duì)于儲(chǔ)存在云端的檔案數(shù)據(jù)，要做好備份工作，做到多個(gè)備份，多地備份。二是檔案內(nèi)容的安全，在智慧檔案館的建設(shè)中，還要確保檔案內(nèi)容的安全。由于檔案的特殊性，不同檔案會(huì)有不同的保管期限，自然會(huì)有不同的保密要求。智慧檔案館要根據(jù)不同檔案的涉密程度，采取不同的保密措施，可以利用設(shè)置防火墻、VPN控制訪問(wèn)、身份認(rèn)證、設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限等手段，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，對(duì)于尚未公開(kāi)利用的檔案，要確保不會(huì)傳到公共網(wǎng)絡(luò)上去。

四、結(jié)語(yǔ)

在智慧校園的環(huán)境下，運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，智慧檔案館的建設(shè)變得更加容易推進(jìn)，但目前，智慧檔案館還處在萌芽階段，還需要不停地規(guī)范，還需要漫長(zhǎng)的發(fā)展，我們不僅要對(duì)其充滿耐心，更要滿懷希望，相信隨著技術(shù)的進(jìn)步，制度的規(guī)范，智慧檔案館一定會(huì)逐漸成熟，甚至成為以后的主流。