大數(shù)據(jù)背景下高職院校系部教學檔案管理的問題與對策

倪春美 于正永

(淮安信息職業(yè)技術學院 江蘇淮安 223003)

0 引言

《中華人民共和國國民經(jīng)濟和社會發(fā)展第十三個五年規(guī)劃綱要》提出將大力促進大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)技術的廣泛應用。江蘇省早在2014年5月就制訂發(fā)布了《江蘇省云計算與大數(shù)據(jù)發(fā)展行動計劃》，提出推動云計算與大數(shù)據(jù)示范應用，突破核心關鍵技術，加快引進和培育龍頭企業(yè)，整合資源，發(fā)揮江蘇區(qū)域優(yōu)勢和特色，優(yōu)化產(chǎn)業(yè)生態(tài)環(huán)境，促進云計算與大數(shù)據(jù)融合發(fā)展，把江蘇省建設成為全國云計算與大數(shù)據(jù)發(fā)展的重要基地。隨著云計算發(fā)展規(guī)劃的進一步落地以及云計算和云存儲技術的日益成熟，越來越多的企事業(yè)單位將會選擇把信息管理系統(tǒng)建在云端，這也為各個單位建設和實施檔案的大數(shù)據(jù)管理提供了技術和平臺。

大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理模式從傳統(tǒng)、低效的紙質(zhì)記載轉(zhuǎn)變?yōu)楦痈咝У男畔⒒?、?shù)字化存儲，大大提高了檔案管理的效率[1，2]，但同時大數(shù)據(jù)環(huán)境下也面臨著網(wǎng)絡安全等方面的問題，給檔案管理帶來了挑戰(zhàn)[3，4]。對于高職院校系部教學檔案管理來說，如何運用大數(shù)據(jù)分析手段獲取有價值的信息來優(yōu)化和改進專業(yè)教學，從而提升人才培養(yǎng)質(zhì)量，是大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的關鍵所在。本文歸納了大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式發(fā)生的變化，分析了高職院校系部教學檔案管理存在的問題，并結(jié)合實際提出了相應的對策。

1 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式的變化

1) 檔案歸檔效率更高。傳統(tǒng)檔案管理模式的歸檔工作煩瑣且工作量大，檔案存儲采用紙質(zhì)形式，不僅需要使用大量的紙張，增加檔案管理的成本，且工作效率較低。在云計算和大數(shù)據(jù)的時代背景下，新的檔案管理模式應運而生，該模式要求所有的檔案材料均使用計算機技術轉(zhuǎn)換成電子文件的形式，傳統(tǒng)的紙質(zhì)記載材料將越來越少，檔案材料存儲形式趨于信息化、電子化和數(shù)字化，檔案管理人員只要在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案歸檔相關信息即可實現(xiàn)長時間保存，采用信息化系統(tǒng)管理更加便于檔案信息的分類和匯總，其工作量大大減少，有效提高了檔案歸檔的工作效率[5]。

2) 檔案保存質(zhì)量更好。傳統(tǒng)檔案管理模式采用紙質(zhì)檔案，抗風險能力較差，一旦檔案保存地點發(fā)生水災或火災，就會帶來致命性的損壞甚至丟失，就算在正常保存狀態(tài)下長時間的紙質(zhì)檔案也易出現(xiàn)紙張老化、字跡模糊等現(xiàn)象，難以確保檔案保存的質(zhì)量。大數(shù)據(jù)背景下，一是檔案保存采用電子化存儲，可以很容易實現(xiàn)檔案的永久保存，有效克服了紙質(zhì)檔案管理的不足；二是通過云備份等多種手段，將存儲的電子檔案備份到云計算服務器上，實現(xiàn)遠程備份，避免檔案在災害中損壞和丟失；三是通過設置檔案管理系統(tǒng)用戶權限，不同用戶對應不同級別的檔案查閱權限，有效控制了檔案材料的安全保密?？傊?，通過存儲電子化和云備份技術，大幅度地提高了檔案保存的質(zhì)量。

3) 檔案服務功能更強。傳統(tǒng)檔案管理模式主要完成檔案材料的標準化、規(guī)范化建設，將檔案按照要求進行存檔，以便后期查詢和使用，并沒有進行檔案深層次的統(tǒng)計和分析，也沒有過多地為后期工作開展提供有價值的參考。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理模式發(fā)生了質(zhì)變，由于具備大數(shù)據(jù)技術的優(yōu)勢，更加注重檔案管理數(shù)據(jù)的深層次挖掘、提取和分析，更加關注不同檔案材料之間的關聯(lián)性，從而提煉出對后期工作開展有參考價值的信息，為單位管理者做決策提供參考意見，從而增強了檔案服務功能。

2 大數(shù)據(jù)背景下高職院校系部教學檔案管理的問題

1) 檔案管理觀念更新不夠及時。以往系部教學檔案管理觀念主要遵循檔案收集、整理、保存、后期使用與維護、報廢等工作流程，一般來說首先會根據(jù)教學檔案的重要程度以及國家檔案管理的有關規(guī)范和制度來確定其保存的時長，接著對教學檔案材料進行整理和保存，最后為師生提供相應的檔案服務。根據(jù)教學檔案實際保存的情況，實時進行日常維護，對多年過期限的、可報廢的系部教學檔案材料按照相關規(guī)定進行報廢處理。在大數(shù)據(jù)背景下，上述傳統(tǒng)的教學檔案管理觀念受到了很大的影響，原有的檔案管理模式顯然已不能滿足當前的檔案管理要求，現(xiàn)在更加強調(diào)系部教學檔案的利用，為師生提供更為多樣化的檔案服務。但多數(shù)高職院校的系部教學檔案管理人員及相關分管領導重視程度不夠，還沒有意識到大數(shù)據(jù)背景下教學檔案信息化、電子化和數(shù)字化的必要性和重要性，系部教學檔案的管理觀念還停留在以前“重保存、輕利用”的層面。

2) 檔案管理人員綜合能力普遍不高[6]。由于高職院校系部教學檔案管理工作的復雜性、重要性以及保密性，要求檔案管理人員應具備相應的計算機技術、檔案管理理論以及檔案管理能力，檔案管理人員綜合能力的高低直接影響著系部教學檔案管理的水平。就目前來說，高職院校系部教學檔案管理人員多數(shù)由行政管理人員兼職，并沒有聘請專職人員，他們?nèi)狈n案管理專業(yè)基礎；部分系部檔案管理人員尚未具備熟練操作使用計算機的能力；部分系部檔案管理人員雖然是檔案管理相關專業(yè)出身，其綜合能力也較強，但由于其對檔案管理崗位的認識不到位，認為系部教學檔案管理不是學校的主要崗位，不適合個人事業(yè)的長期發(fā)展，往往從事一段時間后就轉(zhuǎn)崗了，導致系部教學檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高，直接影響了檔案服務和利用的效果。

3) 檔案管理的網(wǎng)絡安全意識較為薄弱。傳統(tǒng)的系部教學檔案管理以紙質(zhì)為主，一般做到防水、防火、防盜，基本上就能確保檔案的安全，不存在網(wǎng)絡安全隱患問題。但在大數(shù)據(jù)背景下，系部教學檔案的網(wǎng)絡安全成為重要的話題，對高職院校系部教學檔案的安全性管理提出更為嚴重的挑戰(zhàn)。由于教學檔案材料多數(shù)已從傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问剑嬖谳^大的網(wǎng)絡安全隱患，很容易受到木馬和病毒的攻擊，從而造成檔案數(shù)據(jù)的損壞和丟失。主要原因表現(xiàn)為：一方面目前多數(shù)系部教學檔案管理人員的網(wǎng)絡安全意識較為薄弱，不能有效地做好相應的預防和保護措施，比如設置防火墻，做好檔案遠程的云備份等，這些措施做得不到位就會導致檔案管理系統(tǒng)被非法訪問和材料泄漏；另一方面有些系部教學檔案管理人員在計算機使用上比較隨意，缺乏網(wǎng)絡安全防護知識，在瀏覽網(wǎng)頁或使用相關軟件時由于操作不當導致木馬和病毒的入侵，以致系統(tǒng)被篡改和非法利用，從而損壞教學檔案材料。

3 大數(shù)據(jù)背景下高職院校系部教學檔案管理的應對策略

1) 及時轉(zhuǎn)變系部教學檔案的管理觀念。大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理觀念要實現(xiàn)從傳統(tǒng)的“重保存、輕利用”向更加注重教學檔案的利用和服務方向轉(zhuǎn)變。具體做法：一是建立現(xiàn)代化的系部教學檔案管理理念。大力宣傳大數(shù)據(jù)背景下的現(xiàn)代化檔案管理工作的必要性，分析大數(shù)據(jù)給檔案管理工作帶來的影響，以及新背景下檔案管理所發(fā)生的變化和檔案管理功能的轉(zhuǎn)變，強調(diào)檔案管理由保存功能轉(zhuǎn)變?yōu)榉展δ埽幼⒅貙ΜF(xiàn)有檔案信息的二次挖掘和分析，提取對提升教學質(zhì)量和專業(yè)人才培養(yǎng)質(zhì)量有幫助的信息。二是加大推進系部教學檔案信息化建設的力度[7]。在大數(shù)據(jù)背景下，信息化是必然的趨勢之一，也是做好系部教學檔案管理的基礎。從系部層面，應進一步加大對教學檔案管理信息化的硬件設備、檔案管理系統(tǒng)軟件以及搜索引擎等的資金投入，及時更新設備，確保與新技術保持同步；從教研室層面，強化系部教學檔案信息化建設對專業(yè)建設改革和提升人才培養(yǎng)質(zhì)量的促進作用，做好教研室教學檔案的信息化整理和歸檔；從教師個人層面，要求教師掌握系部教學檔案的信息化處理技術和手段，并能借助相關大數(shù)據(jù)分析軟件獲得系部教學檔案材料的內(nèi)在價值，反哺課程教學。三是積極推進系部教學檔案管理標準化建設。檔案管理標準化主要是指檔案管理制度的標準化，即按照國家檔案管理相關的規(guī)范和制度要求，制訂系部教學檔案歸檔、信息化建設、利用等方面的系列化管理制度，構(gòu)建系部教學檔案信息化管理體系，從而規(guī)范系部教學檔案管理工作，推進其標準化建設。四是構(gòu)建基于大數(shù)據(jù)的系部教學檔案管理平臺[8]。以大學城高教園區(qū)為單位，建立大數(shù)據(jù)平臺，在保證安全的前提下促使檔案資源實現(xiàn)一定程度的共享，相互借鑒，進一步提升系部教學檔案管理水平和提高專業(yè)人才培養(yǎng)的質(zhì)量。

2) 提升系部教學檔案管理人員的綜合能力。為積極適應大數(shù)據(jù)背景下系部教學檔案管理的需要，高職院校應做好檔案管理人員素質(zhì)和能力的培養(yǎng)工作，這直接關系系部教學檔案管理工作能否有序、高效的開展。主要采用“內(nèi)培外引”方式，具體做法：一是引進專業(yè)化檔案管理人才。引進具備網(wǎng)絡技術等方面的檔案管理專業(yè)技術人員，提高準入門檻，提升檔案管理團隊整體水平。二是加強對現(xiàn)有系部教學檔案管理人員的知識培訓[9]。大數(shù)據(jù)背景下教學檔案管理需要較為專業(yè)的計算機和網(wǎng)絡方面的知識，需要大數(shù)據(jù)挖掘和分析等技術，需要不斷更新檔案管理知識，所以應定期組織現(xiàn)有教學檔案管理人員參加相關培訓，及時更新和提升他們的知識水平和技能，提高教學檔案管理人員的綜合素質(zhì)。三是加強系部教學檔案管理經(jīng)驗的交流和合作。加強與兄弟院校及國內(nèi)外相關檔案管理部門的交流和合作，學習別人在檔案管理方面的經(jīng)驗和好的做法，不斷提升自身的檔案管理水平。

3) 強化系部教學檔案管理的網(wǎng)絡安全意識。大數(shù)據(jù)背景下，檔案存儲形式趨于電子化，網(wǎng)絡安全成為大數(shù)據(jù)時代最受關注的問題，為了確保系部教學檔案的保密性和完整性，務必做好網(wǎng)絡安全的保護措施。具體做法：一是提高對檔案網(wǎng)絡安全管理重要性的認識。只有樹立危機意識和加強重視，才能時刻保持警惕，做到避免安全問題的發(fā)生。同時應該選聘政治上可靠、工作責任心強、工作積極性高的人員作為系部教學檔案管理人員。二是學習和掌握網(wǎng)絡安全技術。要積極順應大數(shù)據(jù)時代的要求，學習系部教學檔案管理過程中需要具備的網(wǎng)絡技術、安全防護措施，檢查網(wǎng)絡防火墻和局域網(wǎng)控制權限等是否設置恰當、殺毒軟件安裝和升級到位，遇到網(wǎng)絡安全突發(fā)問題能及時加以解決。三是采用云計算技術做好系部教學檔案的云備份工作。云備份即通過集群應用、網(wǎng)格技術或分布式文件系統(tǒng)等功能，將網(wǎng)絡中眾多不同類型的存儲設備運用應用軟件建成資源池來協(xié)同工作，共同對外提供數(shù)據(jù)存儲備份和業(yè)務訪問的功能服務[10]。系部教學檔案的云備份實際上就是通過云存儲的方式將檔案材料備份在網(wǎng)絡上，備份的數(shù)據(jù)更加安全，不會發(fā)生丟失現(xiàn)象。通過云備份操作，可以避免意外災害導致近端電腦中檔案材料損壞或丟失，實現(xiàn)遠程存儲和備份。

4 結(jié)束語

高職院校系部教學檔案管理是系部管理工作中一項重要任務，云計算技術發(fā)展和大數(shù)據(jù)時代的到來，系部教學檔案管理工作挑戰(zhàn)和機遇并存，利用好大數(shù)據(jù)技術挖掘教學檔案所蘊含的有用價值信息，有利于指導專業(yè)教學改革、優(yōu)化專業(yè)人才培養(yǎng)和提高人才培養(yǎng)質(zhì)量。檔案管理工作是一項系統(tǒng)性工程，大數(shù)據(jù)背景下需要更加注重其信息化、規(guī)范化、標準化建設工作，因此作為檔案管理人員應及時更新檔案管理觀念，提升自身檔案管理綜合能力和強化檔案管理的網(wǎng)絡安全意識。